Oversigt over budgetstyring

Denne artikel introducerer budgetstyringsfunktionen og indeholder oplysninger, der kan hjælpe dig med at konfigurere budgetstyring for at optimere administrationen af organisationens økonomiske ressourcer.

Budgetstyring understøtter administrationen af en organisations økonomiske ressourcer via kontoplanen, arbejdsprocesser, brugergrupper, kildedokumenter og kladder. Den understøtter også konfigurerbar beregning af tilgængelige midler, budgetcyklusser og tærskler. Når du placerer kontrolelementer på plads, kan din organisation planlægge, måle, administrere og forudsige sine økonomiske ressourcer i løbet af regnskabsåret.

Når du har godkendt budgetter i systemet, kan du bruge budgetplaner til at generere budgetregisterposter, der registrerer udgiftsbudgettet for en organisation. Du kan også oprette eller importere poster i budgetregisteret fra et tredjepartsprogram i stedet for ved hjælp af budgetplanlægningens funktioner.

Registrer udgifter ved hjælp af hovedkonti og økonomiske dimensioner. Du kan konfigurere styringen af de samlede udgifter, så de opfylder organisationens politikker og krav, ved at gruppere kombinationer af økonomiske dimensioner og hovedkonti.

I følgende diagram vises budgetstyringens plads i faserne for en typisk budgetcyklus.

Du kan konfigurere budgetstyring ud fra flere faktorer:

• Økonomiske dimensioner – Hvilke økonomiske dimensioner skal bruges til rapportering af budget og faktiske oplysninger, og hvilke økonomiske dimensioner kræves der for at styre budgetter? Er der visse kombinationer af dimensioner eller hovedkonti, der kræver særlig opmærksomhed? Er der for eksempel et krav om at spore budget i forhold til faktiske værdier efter bærer og program? Kræver rejseudgifter særlig opmærksomhed?
• Tid – Hvilken tidsramme (regnskabsperiode, regnskabsperiode til dato osv.) vil blive anvendt til at vurdere tilgængelige budgetmidler?
• Kildedokumenter – Hvilke kildedokumenter skal evalueres for budgetstyring? Skal systemet evaluere dokumenterne pr. linje eller pr. dokument?
• Beregning af tilgængelige midler – Bør beregningen af tilgængelige midler tage hensyn til dokumenter som købsrekvisitioner (forudsigelser) og indkøbsordrer (byrder)? Bør beregningen tage højde for dokumenter, der er i udkaststilstand?
• Tilsidesætte rettighed – Hvem har tilladelse til at overskride det disponible budget?

Budgetstyring er fuldt integreret med programmet. Derfor kan du evaluere det disponible budget for både planlagte køb og faktiske køb. Budgetforespørgsler og -rapporter er tilgængelige. Brugerne kan evaluere budgettet i hele budgetcyklussen og foretage eventuelle nødvendige justeringer i form af budgetændringer eller -overførsler. En budgetadministrator kan også eksportere budgettet og faktiske oplysninger til Microsoft Excel for bedre at kunne analysere og beregne prognose efter behov.

Konfigurere budgetstyring

Tidsperiode for budgetcyklus

Når du har konfigureret grundlæggende budgettering, skal du definere tiden eller start- og slutperioderne for budgettering og budgetstyring på siden Tidsperiode for budgetcyklus . Budgetcyklusser svarer ofte til regnskabskalendere, men det kan spænde over flere regnskabsår.

Fuldfør de næste trin i konfigurationen under faner, som du åbner fra siden Konfiguration af budgetstyring .

Definer parametre

På baggrund af de økonomiske dimensioner, du aktiverer for budgettet, kan du bruge alle de økonomiske dimensioner til budgetstyring eller et undersæt af dem.

Derudover skal du angive det standardtidsinterval (f.eks . Regnskabsår, Regnskabsår til dato, Regnskabsperiode eller Kvartal), som budgetstyringen kører for i det relaterede budget. Du kan også angive en standardbudgetadministrator og den tærskel, der bruges til at give brugerne besked, når grænsen er nået. Værdierne i disse felter bruges som standardværdier i en ny budgetstyringsregel eller budgetgruppe, som du opretter. Du kan dog ændre standardværdierne for individuelle grupper eller regler.

De måder, du opretter budgetter og registrerer dem på i budgetregisteret, bestemmer det tidsrum, der vælges, når tilgængelige budgetmidler evalueres. Hvis du udvikler og bruger et årligt beløb til en kombination af dimensionsværdier, kan det give mening at anvende en tilgang med regnskabsår eller regnskabsår til dato. Men hvis en organisation opretter budgetter efter regnskabsperiode eller allokerer til regnskabsperioder og ønsker mere detaljeret kontrol, kan det være en god idé at overveje tidsperioder for regnskabsperioder eller kvartaler.

En organisations kultur, som den er relateret til budgettering og budgetkontrol, hjælper også med at definere konfigurationen.

Tilladelser til budgetoverskridelse

Over budget-tilladelser bestemmer, hvordan systemet opfører sig, når en transaktion overstiger det tilgængelige budget under budgetkontrolkontrol. Disse indstillinger påvirker direkte, om systemet blokerer eller tillader transaktioner, og hvilken besked det viser til brugerne under kørsel.

Følgende valgmuligheder er tilgængelige:

1. Tillad overbudgetbehandling Når du vælger denne mulighed, kan brugere, der er tilføjet til den angivne brugergruppe, fortsætte med at behandle transaktioner, der overstiger det tilgængelige budget, afhængigt af deres tildelte tilladelser. Hvis brugeren tilhører den konfigurerede overbudget-tilladelsesgruppe, viser systemet en advarselsmeddelelse, og transaktionen får lov til at fortsætte. Hvis brugeren ikke tilhører den konfigurerede overbudget-tilladelsesgruppe, viser systemet en fejlmeddelelse, og transaktionen blokeres og kan ikke gennemføres. Hvis du bruger Tillad overbudgetbehandling, skal du sikre dig, at du tildeler relevante brugere til overbudget-tilladelsesgruppen, og at interne revisionsprocesser er på plads til at spore overstyringer.

2. Forhindre behandling ved overskridende budgettærskel Denne mulighed tillader transaktioner at overskride budgettet op til et defineret toleranceniveau, hvorefter systemet blokerer behandlingen. Systemet bruger budgettærskelprocenten, der er konfigureret i budgetkontrolparametrene. Transaktioner må behandles, indtil den definerede tærskel overskrides. Eksempel:

Transaktioner inden for tærsklen viser ingen blokeringsfejl. Når tærsklen overskrides, blokerer systemet transaktionen og viser en fejlmeddelelse.

1. Forebyg overbudgetbehandling Denne mulighed håndhæver streng budgetkontrol. Systemet tillader ikke nogen transaktioner, når det tilgængelige budget er overskredet. Transaktioner er kun tilladt, mens budgetmidler er tilgængelige. Så snart budgettet overskrides, blokerer systemet transaktionen og viser en fejlmeddelelse. Hvis du vælger denne mulighed, anvendes der ingen tærskel eller tolerance.

Se følgende tabel, når du vælger den rette konfiguration til din virksomhed:

Tilgængelige budgetmidler

På fanen Budgetmidler tilgængelige definerer du formelen, der beregner de tilgængelige budgetmidler. Alt efter, hvor konservativt en organisation administrerer sine finansielle midler eller under hensyntagen til forordninger eller branchemæssige krav, kan beregningen omfatte kladde- eller ikke-bogførte dokumenter.

Dokumenter og journaler

Under fanen Dokumenter og kladder skal du vælge, hvilke kildedokumenter og kladder der skal kontrolleres af budgetstyringen. Vælg, om kontrollerne skal udføres på linjepostens niveau eller i hele dokumentet. Den nye funktion Forbedring af filtrering af budgetstyringsdokument indeholder desuden en forespørgselsbaseret filterindstilling for hvert dokument, der er inkluderet i budgetstyring. Du kan derfor angive, hvilke budgetstyringsdokumenter der skal budgetkontrol. På denne måde gør funktionen det kun muligt at kontrollere budgettet for et undersæt af en dokumenttype. Du kan f.eks. kun kontrollere indkøbsordrer, hvor feltet Pulje er angivet til 01. En ny kolonne, der føjes til fanen Dokumenter og kladder, angiver, om der er defineret en forespørgsel for den valgte dokumenttype. Derudover kan du tilføje, redigere eller slette filtrering ved at føje to nye knapper til værktøjslinjen over dokumentgitteret.

Match de kildedokumenter, du vælger, med afkrydsningsfelterne for saldi, der er inkluderet i beregningen af tilgængelige budgetmidler. Hvis du f.eks. vælger Budgetreservationer for behæftelser, skal du vælge indstillingen Indkøbsordrer . Når du udfører en budgetkontrol af beløbene og kontiene på en købslinje, er den budgetstyringskategori, du tildeler til reservationen , behæftet. Når du udfører en budgetkontrol af beløbene og kontiene på en indkøbsrekvisition, er den budgetstyringskategori, du tildeler til reservationen, Præpantsætning.

Hvis du medtager budgetreservationer for behæftelser og budgetreservationer for forhåndsbehæftelse i beregningen af tilgængelige budgetmidler, og du skal afspejle dem via bogføringer i finansmodulet, skal du markere disse valg i regnskabsgruppen Binding på siden Finansparametre .

Tildel budgetmodeller

Under fanen Tildel budgetmodeller skal du tildele budgetmodeller til de tidsperioder for budgetcyklussen, der skal inkluderes i budgetstyringen.

Definer budgetstyringsregler

På fanen Definér budgetkontrolregler skal du oprette specifikke regler baseret på de finansielle dimensioner, du aktiverer til budgetkontrol. For eksempel, hvis du fokuserer på udgifterne eller udgiftsintervallet for en afdeling, kan du bruge indstillingerne på denne fane til at definere og evaluere disse udgifter, såsom Department = Sales og Cost Center = *, hvor stjernen (*) er et jokertegn, der inkluderer ethvert omkostningscenter. Du kan sætte forskellige tærskler for hver budgetkontrolregel.

Vælg hovedkonti

Hvis du ikke vælger Hovedkonto som en budgetstyringsdimension på siden Definer parametre , men du vil administrere bestemte udgifter, skal du vælge disse udgifter under fanen Vælg hovedkonti . Indstillingen Vælg hovedkonti sikrer, at budgetstyringskontrol kun udføres for valgte hovedkonti (eller ikke udføres på ikke-markerede hovedkonti), også selvom Hovedkonto ikke er en del af Definerede parametre i budgetstyring.

Eksempel: På siden Definer parametre skal du vælge Dimensioner for budgetstyring. Budgettet styres kun på afdelings - og afdelingsniveau .

I dette eksempel kræves budgetstyring på alle konti, undtagen 600120, hvor budgetstyring ikke skal være aktiveret. Dette scenarie kan opnås ved at markere alle hovedkonti, undtagen 600120, under fanen Vælg hovedkonti.

Hvis du opretter en indkøbsordre for udgifter, der er knyttet til hovedkontoen 600120, udføres budgetkontrollen ikke for disse linjer. Alle andre hovedkonti, du vælger under fanen Vælg hovedkonti , styres. I dette eksempel er kategorien FREIGHT-indkøb knyttet til hovedkontoen 600120.

Når du vælger hovedkontoen som en budgetstyringsdimension, behøver du ikke at konfigurere fanen Vælg hovedkonti .

Definer budgetgrupper

Definer budgetgrupper for at oprette en budgetpulje eller en samling økonomiske dimensionsværdier, hvis budgetter er puljet til en sekundær budgetkontrol. De kombinationer af økonomiske dimensioner, du angiver i budgetstyringsreglen , kontrolleres for budgetbeløb. Hvis der også findes en kombination af økonomiske dimensioner i en budgetgruppe, udføres der endnu en budgetkontrol på budgetgruppeniveau.

Hvis du ønsker, at et budget skal kontrolleres for en bestemt regel eller et bestemt scenarie, skal du justere:

• kriterierne Budgetgruppe for at udelukke bestemte dimensionskombinationer, som du ikke vil kontrollere på både budgetstyringsregler og budgetkontrolgruppeniveau. eller
• Budgettilladelser for brugergruppe.

Aktivér budgetstyring

Når du har konfigureret budgetstyring, skal du slå den til og aktivere den på fanen Aktivér budgetstyring . Kladdeversionen træder derefter i kraft.

Transaktioner, herunder budgetregisterposter, som du bogførte, før budgetstyringen er slået til, anses ikke for at være budgetstyring. Slå derfor kun budgetstyring til i begyndelsen af en ny budgetcyklus. Sørg for, at budgetregisterposter, der indeholder begyndende budgetbalancer til budgetkontrol, først opdateres efter at budgetkontrol er slået til. Når en bruger manuelt udløser en budgetkontrolkontrol i dokumentet, tjekker systemet ethvert åbent dokument (for eksempel en indkøbsordre) for tilgængelige budgetmidler og får en budgetreservation til budgetkontrol.

Følgende tabel viser de retningslinjer, der skal følges.

Brug af budgetstyring

Når du slår budgetkontrol til, modtager du budgetkontroladvarsel og fejlmeddelelser i dokumenter og journaler, som du konfigurerer til budgetkontrol. Du kan konfigurere budgetstyring, så brugerne advares, når de overskrider budgetmidlerne, men de kan stadig fortsætte med at bekræfte eller bogføre transaktioner. Du kan få vist detaljer om mislykkede budgetkontroller på siden Fejl og advarsler i budgetstyring.

Fra denne side kan brugerne analysere ned i siden Statistik for budgetstyring fordelt på periode for at få vist oplysninger om budgettilgængelighed og reservationer for en valgt dimensionskombination i budgetstyring. Brugere kan analysere ned i siden Statistik for budgetstyring for at få vist tilgængeligheden af budgettet for alle kombinationer af økonomiske dimensioner, der bruges i budgetstyring.

Hvis du slår budgetkontrol til for indkøbsordrer, kan budgetchefen bruge Ledger-arbejdsområdet for budgetter og prognoser til at gennemgå køen af alle ubekræftede indkøbsordrer, der har budgetkontroladvarsler og fejl. Hvis budgetadministratoren har tilladelser til de konfigurerede budgetter, kan indkøbsordrerne bekræftes direkte i arbejdsområdet.