Byg en løsning til administration af regulatoriske ansøgninger

Lovgivningsmæssige ansøgningsprocesser strækker sig ofte over flere forretningsområder, interessenter og godkendelsesfaser. Denne arkitektur viser, hvordan du bruger Microsoft Power Platform og Copilot Studio AI-agenter til at give en ensartet ansøgeroplevelse, samtidig med at du understøtter administration af ansøgninger, vurderinger, godkendelser og rapportering i en enkelt løsning.

Arkitekturdiagram

Applikationsdetaljer (flere tabeller) repræsenterer forretningsområdespecifikke applikationsdetaljetabeller, der er sammenkædet med Application-tabellen via et polymorf opslag. Denne fremgangsmåde gør det muligt for hvert forretningsområde at registrere entydige applikationsdata, samtidig med at der bevares en fælles ansøgningsproces og understøttes fremtidig udvidelse.

Workflow

I følgende trin beskrives den arbejdsproces, der vises i arkitekturdiagrammet.

1. Indsendelse af applikationer

Ansøgere bruger Power Pages til at oprette, fuldføre og indsende ansøgninger og derefter spore deres fremskridt.

Ansøgeren opretter en ansøgning

1. En bruger navigerer til Power Pages-portalen og logger på.

2. Power Pages-portalen gengiver en applikationsmålside (webskabelon), hvor brugeren kan vælge den type applikation, der skal oprettes, baseret på forretningsområdet og andre almindelige oplysninger.

3. Brugeren vælger Start program for at oprette et "multi-stepper"-program.

4. Power Pages-portalen udløser et Power Automate-cloudflow for at oprette ansøgningsposten baseret på de indledende input. Desuden opretter en arbejdsproces i realtid en applikationsdetaljepost og udfylder det polymorfe opslag (applikationsdetaljer) på applikationstabellen baseret på det valgte forretningsområde. Hvert forretningsområde har en relevant forretningscentrisk detaljepost for applikation baseret på den arbejdsproces i realtid, som det udløser.

5. Når ansøgningsposten oprettes, udløses en Azure Logic App for at omdøbe portalens SharePoint-mappe i overensstemmelse hermed og oprette en intern SharePoint-mappe, der er kædet til ansøgningsposten. Sagsbehandlere bruger den interne mappe til at administrere vurderingsdokumenter uden at vise dem i Power Pages.

6. Power Pages-portalen omdirigerer brugeren til det første trin i multistepper-applikationen.

Ansøgeren udfylder hvert ansøgningstrin

1. Power Pages gengiver alle formularfelter som valgfrie, så brugerne frit kan navigere mellem trin i programmet. Hvert trin er en webside med en grundlæggende formular og links til de andre trin.

   Hvert trin i multi-stepper-applikationen bruger enten applikationsposten eller den relaterede applikationsdetaljepost baseret på GUID-parameteren i URL-adressen. Hent forespørgsler, der bruger Liquid-scriptingsproget i webskabeloner til at gengive layoutet for ansøgningsformularen.

   Portalen markerer obligatoriske felter med en stjerne (*), så brugerne gradvist kan udfylde formularen og bekræfte den, før den indsendes.

2. Brugeren fuldfører hvert trin og vælger Gem og fortsæt. Grundlæggende formularindsendelse bruger standardadfærden for Gem og næste eller Gem og forrige. En brugerdefineret Save-knap gemmer ændringer på klientsiden via et indholdsstykke. Disse mekanismer omdirigerer brugeren til det forrige eller næste trin efter behov.

3. Den Power Pages portal omdirigerer til næste trin (webside).

Ansøger uploader supplerende dokumentation

1. Brugeren uploader et supplerende dokument under et trin i ansøgningen.

2. Dokumentet bliver uploadet til portalens SharePoint-mappe i applikationstabellen via standard-SharePoint API-integration.

3. Power Pages viser bekræftelsen af uploaden og viser element i dokumentlisten.

Ansøgeren indgiver en ansøgning om verifikation

1. Brugeren gennemser ansøgningen og sender ansøgningen.

2. Power Pages omdirigerer brugeren til en bekræftelsesside.

3. Power Automate cloudflow henter forudkonfigurerede bekræftelsestrinposter baseret på applikationens type og forretningsområde. De kontrollerer de påkrævede felter og relaterede poster og viser derefter resultaterne på portalbekræftelsessiden.

Portal bekræfter indsendelse

1. Power Pages sender først ansøgningen, når bekræftelsen på serversiden bekræfter, at alle påkrævede felter og relaterede poster opfylder de konfigurerede indsendelseskrav. Et web-API-kald sætter ansøgningen til indsendt og tildeler den til et team, der repræsenterer det relevante forretningsområde i den modeldrevne app.

2. Et Power Automate cloudflow opretter en betalingsanmodningspost, der indeholder de påkrævede gebyrer. Den bestemmer gebyrerne fra referencedata i en brugerdefineret tabel og parametre, der er relateret til applikationens type og forretningsområde.

3. Brugeren omdirigeres til en takkeside. Liquid FetchXML-forespørgsler viser programoplysninger, herunder referencenummeret.

4. Ansøgningsbedømmeren kan få vist indkommende indsendte ansøgninger på teamets dashboard i den modeldrevne app.

Ansøger ser aktive ansøgninger

1. Brugeren logger på Power Pages-portalen.

2. Den Power Pages-portal omdirigerer brugeren til hovedportaldashboardet, som viser deres aktive ansøgninger, herunder dem, der er oprettet og indsendt. Dashboardet bruger en standardenhedsliste, portalweb-API-kald eller Liquid FetchXML-forespørgsler til Dataverse. En webskabelon understøtter yderligere tilpasning og brugergrænsefladebranding.

Ansøgeren får vist detaljer om en aktiv ansøgning

1. Brugeren logger på Power Pages-portalen.

2. Den Power Pages portal omdirigerer brugeren til hovedportaldashboardet, som viser deres applikationer.

3. Brugeren vælger det ønskede program fra listen.

4. Power Pages-portalen omdirigerer brugeren til Application Dashboard, som viser generelle programdetaljer og relaterede poster via portalweb-API'en til sporing.

5. Brugeren åbner den skrivebeskyttede formular for at få vist oplysninger om den indsendte ansøgning.

2. Portal-AI-agentinteraktioner

Ansøgere bruger portalens AI-agent til at få hjælp, finde vidensartikler og få vist oplysninger om offentlige licenser.

Ansøgeren interagerer med portalens AI-agent

1. Brugeren interagerer med portalagenten for at få hjælp.

2. Agenten bruger Copilot Studio, som er konfigureret til at søge i portalindholdet for at forstå og besvare brugerforespørgsler.

AI-agent søger i videnartikler

1. Agenten udtrækker søgeord fra brugerens forespørgsel ved hjælp af en AI Builder prompt.

2. Agenten bruger Dataverse-connectoren til at søge efter videnartikler, der opfylder kriterierne.

3. Agenten leverer resultater fra de matchende videnartikler.

Resultater for aktive licenser fra AI-agent

1. Agenten returnerer søgeresultaterne til brugeren i et Adaptive Card.

2. Brugeren kan vælge et opslag for at få vist oplysninger om en offentlig licens. Power Pages bruger en post-GUID-parameter til at omdirigere ansøgeren til den offentlige side Med licensoplysninger.

3. Applikationsstyring

Sagsbehandlere bruger den modeldrevne app til at validere ansøgninger, administrere interne dokumenter og indsende anbefalinger til godkendelse af lederen.

Officer validerer en ansøgning

1. Sagsbehandleren åbner en indsendt ansøgningspost og gennemser dens indhold.

2. Sagsbehandleren får vist alt indholdet af ansøgningen, herunder den forretningscentrerede "ansøgningsdetalje" direkte på ansøgningsformularen via kontrolelementerne polymorfe opslag og "formularkomponent".

3. Sagsbehandleren markerer, om ansøgningen er "gyldig" eller "ugyldig".

4. Programmets status opdateres af en klassisk Dataverse-arbejdsproces for respons i realtid.

   • For en gyldig ansøgning angiver arbejdsprocessen statusårsagen til "under vurdering".
   • For en ugyldig applikation angiver arbejdsprocessen status til "ugyldig".

En officer uploader et dokument til intern arbejdshåndtering

1. Sagsbehandleren åbner en indsendt ansøgningspost og navigerer til fanen Dokumenter i formularen.

2. Officeren vælger Internt SharePoint-websted og uploader et dokument.

3. kontrolelementet overfører dokumenterne til den relevante mappe i applikationen på det interne SharePoint websted. Portalen viser ikke dokumenter på dette websted.

En officer udarbejder en anbefaling om at godkende ansøgningen

1. Sagsbehandleren bruger den modeldrevne app til at få vist en gyldig ansøgning.

   Sagsbehandleren kan også oprette og opdatere ansøgninger, uploade flere dokumenter, oprette vurderinger og registrere oplysninger, som portalen ikke fremviser.

2. Sagsbehandleren opretter en anbefalingspost under en vurdering for at bestemme de fasebaserede resultater af ansøgningen, f.eks. bestemmelse af vurderingsniveau, offentlige anmeldelser eller tildeling af en ny licens.

3. Sagsbehandleren udfylder anbefalingsoplysningerne for at godkende ansøgningen og indsender anbefalingen til godkendelse.

4. Et Power Automate cloudflow udløser for at angive status for applikationen til "godkendelse påkrævet" og tildeler posten til den nominerede leder. Flowet sender også en meddelelse i appen til lederen.

Leder godkender en anbefaling

1. Lederen får vist listen over anbefalinger, der kræver godkendelse, og godkender applikationen via kolonnen Sikkerhed på feltniveau i formularen.

2. Et Power Automate cloudflow udløses for at angive statusårsagen for anbefalingen til "godkendt" og statusårsagen for den overordnede ansøgningspost til "tildelt".

3. Det samme flow opretter en ny aktiv licenspost til yderligere administration og håndhævelse af compliance indtil udløb.

4. Rapportering og analyse

Denne arbejdsproces dækker applikationsrapportering og løsningsovervågning.

• Rapportering: Brugerne henter data fra datasøen via Power BI rapporter og opretter ad hoc-rapporter og dashboards til visualisering og analyse.

• Aktivitet og telemetri: Brugerne gennemser Power Pages-portalen og opretter applikationer og genererer telemetri i Application Insights. Application Insights indsamler også telemetri fra Power Automate flow, Azure Logic Apps og den Copilot Studio agent, herunder sidevisninger, brugerforespørgsler, agentsvar, fejllogge og målepunkter for ydeevne.

Komponenter

Følgende komponenter arbejder sammen for at understøtte indsendelse af ansøgninger, vurderinger, godkendelser og rapportering.

Microsoft Dataverse: Fungerer som det centrale lager for oplysninger relateret til ansøgere, ansøgninger, vurderinger, godkendelser, der leveres via anbefalinger fra bedømmere, gebyrer, der skal betales, og videnartikler, der indeholder understøttende kontekstuelle oplysninger relateret til en ansøgningstype. Fungerer som "sandhedens kilde" for alle oplysninger i reguleringssystemet.

Power Pages: Fungerer som hovedhub for oprettelse, indsendelse og overvågning af status for en applikation. Brugerne autentificerer sig på Power Pages-portalen via Microsoft Entra ID og sikrer sikker adgang til data. Power Pages integreres med andre Power Platform-komponenter for at hente applikationsdata i realtid.

Dynamics 365 Customer Service: Indeholder vigtige funktioner, f.eks. modulet videnstyring og AI-indsigt. Vidensadministrationsmodulet integrerer Dynamics 365 med Power Pages-portalen, så brugerne hurtigt kan finde vejledning. Den understøtter også en foruddefineret intern godkendelsesproces.

Power Apps: En modeldrevet app bruges til at administrere indgående ansøgninger og udføre de nødvendige vurderinger, administrative opgaver og godkendelser.

AI Builder prompts i Copilot Studio: Giver brugerne mulighed for at analysere brugerinteraktioner, forespørge om nøgleelementer i ansøgningsprocessen og give vejledning baseret på videnartikler og relevante aktive licenser.

SharePoint Online: Integreres direkte med programmet i både Power Pages-portalen og den modeldrevne app, så ansøgere og sagsbehandlere kan uploade dokumenter i deres respektive arbejdsområder. Et SharePoint websted for hver platform oprettes i overensstemmelse hermed, f.eks. et offentligt websted til Power Pages og et internt websted til Power Apps.

Power Automate: Automatiserer interne processer i Dataverse, herunder oprettelse af applikationer, validering, generering af betaling og godkendelser.

Azure Logic Apps: Håndterer forretningskritiske processer mellem platforme. I denne arkitektur opretter Azure Logic Apps en ekstra SharePoint-mappe for hver applikation, hvilket giver et internt arbejdsområde, hvor sagsbehandlere kan uploade dokumenter uden at vise dem via Power Pages-portalen. Azure Logic Apps blev valgt frem for Power Automate, fordi arbejdsgangene giver mere robust overvågning og alarmering på virksomhedsniveau og understøtter højere mængder, større logikkompleksitet og yderligere sikkerhedspolitikker for oprettelse af SharePoint-mapper.

Power BI: Gør det muligt at visualisere drifts- og programdata for at levere indsigt, der kan handles på. Valgt til problemfri integration med Dataverse og muligheden for at oprette interaktive dashboards i realtid, der giver slutbrugerne mulighed for at spore fremskridt og træffe velfunderede, datadrevne beslutninger.

Azure Data Lake Storage (Gen2): Gemmer og muliggør avanceret analyse af store datasæt. Giver skalerbarhed og mulighed for at håndtere strukturerede og ustrukturerede data. Giver direkte integration til Dataverse via Azure Synapse Link, hvilket opretter en fortløbende automatisk eksport af Dataverse-tabellerne.

Azure Synapse Analytics: Cloudbaserede analysefunktioner til program- og driftsdata. Kombinerer big data-analyser og datawarehousing på en enkelt platform.

Application Insights: Indsamler og analyserer programtelemetri, f.eks. ydeevne, tilgængelighed og brug. Bruges primært til at overvåge eventuelle interaktioner med AI-agenter, Power Pages portalaktivitets- og proceslogge fra Power Automate cloudflows og Logic Apps-arbejdsprocesser. Valgt for at gøre det muligt for administratorer at hjælpe med at registrere problemer, diagnosticere problemer og optimere programpålidelighed og brugeroplevelse.

Power Platform admin center: Bruges til at håndhæve styring og opretholde overholdelse på tværs af løsninger.

Azure DevOps: Bruges til kontinuerlig integration og kontinuerlig levering (CI/CD), automatisering af arbejdsprocesser for at sikre ensartet og effektiv test, validering og udrulning. Automatiserede buildpipelines udløses for at overføre ændringer til løsninger til en branch. Release pipelines udruller løsninger til test, test af brugeraccept (UAT) og produktionsmiljøer, når det er relevant. Denne fremgangsmåde muliggør hurtig implementering og en strømlinet proces til administration af udrulninger af Dynamics 365- og Power Platform-løsninger på tværs af miljøer.

Microsoft Entra ID: Sikrer, at kun godkendte brugere har adgang til data. Valgt til integration med Microsoft-tjenester og mulighed for at administrere brugeridentiteter og -adgang.

Microsoft Purview: Sikrer dataoverholdelse og styring ved at overvåge og klassificere data. Valgt at opfylde lovmæssige krav i den offentlige sektor.

Scenariedetaljer

Offentlige myndigheder skal modernisere ansøgningsprocesser for tilladelser og licenser, der er afhængige af indsendelser på papir og manuelle vurderinger. Denne løsning bruger Power Platform og AI-agenter til at strømline indsendelser, vurderinger og godkendelser, forbedre ansøgervejledningen og gennemsigtigheden og reducere den administrative indsats.

Virksomhedsudfordring

Offentlige myndigheder skal digitalisere og strømline ansøgningsprocesserne for tjenester, f.eks. tilladelser og licenser. Disse processer er ofte stadig afhængige af papirbaserede indsendelser og manuelle vurderinger. Disse forældede fremgangsmåder resulterer i lange behandlingstider og utilstrækkelig vejledning og gennemsigtighed. De påvirker den økonomiske vækst og offentlighedens tillid negativt. Mens myndigheder står over for et stigende pres for at modernisere, kan det være komplekst og udfordrende at navigere i digital transformation i stor skala.

Forretningsværdi og resultater

Løsningen til håndtering af regulatoriske ansøgninger løser de forretningsmæssige udfordringer ved at levere en integreret, komplet platform, der understøtter ansøgningsindsendelser, vurderinger, godkendelser og licensprocesser. AI-agenter leverer en supplerende og central vejledningsmekanisme under hele processen. Platformen understøtter flowet fra indsendelse fra eksterne enheder via vurderinger og godkendelser fra de styrende organer, der kulminerer med udstedelse af tilladelser eller licenser til løbende overholdelse. Løsningen forbedrer ansøgeroplevelsen ved at minimere manuel formularhåndtering og forbedre datakvaliteten, pålideligheden og rapporteringsnøjagtigheden. Samtidig reducerer den administrativt merarbejde for reguleringsansvarlige ved at strømline den daglige behandling og beslutningsaktiviteterne.

Overvejelser

Disse overvejelser implementerer søjlerne i Power Platform Well-Architected, et sæt vejledende principper, der forbedrer kvaliteten af en arbejdsbyrde. Få mere at vide i Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

• Enkelthed og effektivitet: Brug indbyggede funktioner, hvor det er muligt, og minimer tilpasningen. Design hvert procestrin med et klart formål og minimale afhængigheder.

• Klassificering af kritiske flow: Identificer kritiske forretningsprocesser tidligt i designfasen. Evaluer hver proces baseret på forretningsmæssige krav, kompleksitet og driftsmæssige behov for at bestemme den mest passende implementeringsstrategi, f.eks. Power Automate eller Azure Logic Apps.

• Høj tilgængelighed: Sørg for høj tilgængelighed med den indbyggede redundans i Power Platform.

• Fejlhåndtering og håndtering af forbigående fejl: Brug fejlhåndtering, genforsøg og parallel udførelse i Power Automate-flow og Logic Apps til at håndtere fejl. Anvend try-catch-finally-mønstre, hvor det er relevant.

• Overvågning og varsling: Overvåg tilstanden af Power Pages-portalen, Power Automate cloudflows og Logic Apps-arbejdsprocesser ved hjælp af Application Insights. Konfigurer beskeder om kritiske problemer for at sikre rettidige svar og minimere nedetid. Power Platform Administration Center tilbyder yderligere overvågningsfunktioner og let tilgængelige rapporter.

• It-katastrofeberedskab: Brug de indbyggede funktioner i Power Platform til at automatisere sikkerhedskopiering af data i Dataverse og manuelt gendanne data efter behov. Brug SharePoint Onlines selvbetjeningsfunktioner til genoprettelse og restaurering med automatisk robusthed gennem replikering på tværs af flere datacentre.

Security

• Godkendelse: Alle komponenter understøtter forskellige godkendelsesmetoder, herunder Microsoft Entra ID, Microsoft konti og eksterne identitetsudbydere. Alle følsomme data krypteres i hvile og under overførsel. Det er kun godkendte brugere, der kan få adgang til de angivne komponenter.

• Rollebaseret adgangskontrol (RBAC): RBAC begrænser adgangen til bestemte sider, data og funktioner baseret på brugerroller (Power Pages-webroller, Dataverse-sikkerhedsroller og SharePoint Online-sikkerhedsgrupper). Derudover sikrer sikkerhed på kolonneniveau for bestemte kolonner i Dataverse større granularitet i anmodninger om dataadgang. Denne sikkerhedsforanstaltning sikrer, at brugerne kun har adgang til de oplysninger og handlinger, der er relevante for deres roller.

• Forebyggelse af datatab (DLP): Både Power Platform og SharePoint Online har indbyggede datapolitikker for at forhindre uautoriseret deling af følsomme oplysninger. Disse politikker beskytter data på tværs af alle Power Platform- og SharePoint Online-tjenester.

• Web Application Firewall: Azure Front Door beskytter portalen mod almindelige websårbarheder og -angreb, f.eks. SQL-injektion og cross-site scripting.

• Revision og overholdelse: Arkitekturen overholder de relevante databeskyttelsesregler. Sikkerhedspolitikker gennemgås og opdateres regelmæssigt for at opretholde overholdelse. Overvågningslogge er aktiveret for agentinteraktioner, Dataverse-tabeller og SharePoint dokumenter (via versionsstyring).

• Microsoft Purview: Microsoft Purview, der bruges til datastyring og compliancestyring, opretholder dataintegritet og sikrer, at datahåndteringspraksisser opfylder lovmæssige krav.

Driftsmæssig ekspertise

• ALM-pipelines: Implementere automatiserede løsningsbevidste ALM-pipelines ved hjælp af Azure DevOps for at sikre, at ændringer af portalen og programmerne testes, valideres og udrulles konsekvent og effektivt til målmiljøer.

• Automatisering: Brug Power Automate og Azure Logic Apps til at strømline rutineopgaver, f.eks. meddelelser og godkendelser, hvilket reducerer den manuelle indsats og minimerer risikoen for menneskelige fejl.

• Power Platform admin center: Centralisér kontrol og tilsyn med platformens miljøer, sikkerhed, kapacitet og politikker ved hjælp af Power Platform admin center. Understøt ensartet drift via proaktiv overvågning, miljø- og livscyklusstyring, håndhævelse af datapolitikker og hurtig problemløsning.

Ydeevneeffektivitet

• Optimering: Brug indekserede Dataverse-tabeller til at forespørge store mængder indgående applikationsposter og andre sekundære poster. Oplær AI Builder modeller til relevante sprog, og optimer dem regelmæssigt for at forbedre nøjagtigheden.

• Skalerbarhed: Konfigurer samtidighedskontrolelementer i Power Automate flow og Azure Logic Apps arbejdsprocesser for at håndtere spidsbelastninger effektivt. Brug Azure Data Lake Storage Gen2 til at skalere datalageret, når du føjer nye forretningsområder til systemet.

Optimering af oplevelse

• Ensartet designmønster for brugergrænsefladen: Design Power Pages portal- og modeldrevne applayout for at give en ensartet brugeroplevelse, forbedre tilgængeligheden og reducere den kognitive belastning. Komponenter, der kan genbruges, og konfigurationsdrevne tilgange hjælper også med at fremskynde implementeringen af nye applikationsformularer.

• Større brugerengagement: Giv en enkel og intuitiv brugeroplevelse ved hjælp af moderne brugergrænsefladeelementer og AI-drevet hjælp. Større gennemsigtighed i hele ansøgningsprocessen hjælper med at forbedre brugerengagementet, øge indførelsen og reducere uddannelseskravene.

• Adaptivt og responsivt design: Designlayout, der tilpasser sig forskellige enheder og skærmstørrelser for at give en ensartet brugeroplevelse.

• Brugervejledning via AI: Design AI-interaktioner for at guide brugerne gennem hele ansøgningsprocessen. Hjælp brugerne med at udføre komplekse opgaver, f.eks. udfyldelse af ansøgningsformularer med flere navigationstrin og undersektioner, der kræver detaljeret kontekstafhængig forståelse.

Ansvarlig kunstig intelligens

• Retfærdighed: AI-modeller oplæres i ensartede datasæt i Dataverse, der trækker på videnartikler og oplysninger, der hentes direkte fra datakilden.

• Pålidelighed og sikkerhed: Arkitekturen leverer pålidelige AI-drevne beslutninger via konfidensscoring. Menneskeligt tilsyn er påkrævet for at gennemgå sager med lave tillidsscores. Brug "try-catch-finally"-mønstre i Power Automate flow for at administrere undtagelser effektivt.

• Beskyttelse af personlige oplysninger og sikkerhed: Data forbliver i sikre miljøer for at bevare fortroligheden med de korrekte datapolitikker på plads.

• Gennemsigtighed: AI-output spores og gemmes effektivt i Dataverse for at understøtte sporing og gennemsigtighed.

• Ansvarsskyldighed: Omfattende adgangs- og revisionslogge registreres for at sikre ansvarsskyldighed og sporing af alle systemaktiviteter.

Bidragydere

Microsoft vedligeholder denne artikel. Følgende bidragydere skrev denne artikel.

Hovedforfattere:

• Karthik Subramanian, teamleder for AI Business Solutions

Tilknyttede ressourcer

• Webskabeloner i Power Pages
• Forstå postreferencer og polymorfe opslag i canvasapps
• Rediger relaterede tabelposter direkte fra en anden tabels hovedformular (modeldrevne apps)