Verwalten von Speicher durch das Löschen von Dokumenten oder Datenkomprimierung

Eine zentrale Rolle, wie der Anwendungsadministrator, muss regelmäßig die Datenspeicherung bereinigen, indem historische Dokumente, Mediendateien, verschiedene Arten von Einträgen usw. gelöscht oder komprimiert werden. Dieser Artikel beschreibt einige integrierte Tools, die es Administratoren erleichtern, unbenötigte Daten zu verwalten.

Tip

Erfahren Sie mehr über andere Möglichkeiten, die Menge der in einer Datenbank gespeicherten Daten zu reduzieren. Lesen Sie dazu Reduzierung der in Business Central Datenbanken gespeicherten Daten in unserer Dokumentation für Entwickler und IT-Profis.

Bereinigen von Daten

Die Seite zur Datenverwaltung bietet Batch-Jobs und Arbeitsblätter zum Löschen veralteter Daten. Um die Seite zu öffnen, wählen Sie das Symbol Nach Seite oder Bericht suchen, geben Sie Datenverwaltung ein und wählen Sie anschließend den entsprechenden Link aus. Im Menü Aktionen wählen Sie Datenbereinigung und wählen Sie dann eine Aktion aus einer der folgenden Kategorien.

Important

Überprüfen Sie die Filter auf der Anfrageseite, bevor Sie einen Lösch-Batchjob ausführen. Manche Batch-Jobs verlangen keine Bestätigung der Löschung, und leere Filter können alle berechtigten Datensätze enthalten. Gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden.

Die verfügbaren Aktionen hängen von den Funktionen ab, die Ihr Unternehmen nutzt.

Dokumentenarchive

Die folgende Aktion löscht Verkaufsangebote, die nicht mehr gültig sind.

Action Description
Abgelaufene Verkaufsangebote löschen Löscht Verkaufsangebote, bei denen das Angebotsgültig-bis-Datum vor dem von Ihnen angegebenen Datum liegt. Sie können die Angebote nach Nummer und Verkauf an Kunden filtern.

Fakturierte Dokumente

Die folgenden Aktionen löschen offene Dokumente, die nach vollständiger Verarbeitung noch verbleiben. Sie löschen die veröffentlichten Dokumente, die die Transaktionshistorie liefern, nicht.

Action Description
Löschen von Blanket-Verkaufsaufträgen Löscht Blanket-Verkaufsaufträge, die Rechnungslinien und keine ausstehenden Mengen haben, Versandmengen, die nicht abgerechnet werden, oder verbleibende Verkaufslinien, die sich auf den Blanket-Auftrag beziehen.
Verkaufsaufträge löschen Löscht vollständig versandte und fakturierte Verkaufsaufträge. Artikelabrechnungen, die nicht vollständig abgerechnet sind, können verhindern, dass die vollständige Bestellung gelöscht wird.
Verkaufsrückgaben löschen Löscht vollständig erhaltene und fakturierte Rückgaben. Artikelabrechnungen, die nicht vollständig in Rechnung gestellt werden, können verhindern, dass die vollständige Rücksendebestellung gelöscht wird.
Pauschale Bestellungen löschen Löscht Rahmenbestellungen, die fakturierte Zeilen und keine offenen Mengen, nicht fakturierte Wareneingangsmengen oder verbleibende Bestellzeilen enthalten, die sich auf die Rahmenbestellung beziehen.
Bestellungen löschen Löscht vollständig empfangene und fakturierte Bestellungen. Die Bestellung wird nicht gelöscht, wenn eine Zuordnung von Artikelkosten nicht vollständig fakturiert wurde.
Einkaufsrücksendeaufträge löschen Löscht vollständig versandte und fakturierte Rücksendeaufträge. Positionskontierungen, die noch nicht vollständig in Rechnung gestellt wurden, können dazu führen, dass der gesamte Retourenauftrag nicht gelöscht werden kann.
Löschen von Zustellungsaufträgen Löscht vollständig versandte und fakturierte Serviceaufträge. Diese Aktion ist verfügbar, wenn Sie Service Management verwenden. Es löscht keine veröffentlichten Dienstdokumente.
Lösche registrierte Lagerhausdokumente Löscht registrierte Lageraktivitätsbelege einschließlich ihrer Belegzeilen und Kommentare anhand der von dir angegebenen Typ- und Nummernfilter. Der Batch-Job verlangt nicht, dass die Dokumente älter als ein bestimmtes Datum sind.

Marketing

Die folgenden Maßnahmen löschen veraltete Beziehungsverwaltungsdatensätze und, wo zutreffend, deren zugehörige Datensätze.

Action Description
Kampagneneinträge löschen Löscht stornierte Kampagneneinträge gemäß den von Ihnen angegebenen Kampagnen-, Datums-, Vertriebs- und Eintragsnummern-Filtern. Verwandte Interaktionsprotokolleinträge werden ebenfalls gelöscht.
Protokollierte Segmente löschen Löscht stornierte protokollierte Segmente entsprechend den von Ihnen angegebenen Filtern für Eintragsnummer und Segmentnummer. Behält zugehörige Interaktionen und Kampagneneinträge, entfernt jedoch deren Links zum eingeloggten Segment.
Verkaufschancen löschen Löscht abgeschlossene Verkaufschancen entsprechend den von Ihnen festgelegten Filtern. Löscht außerdem zugehörige Chancen-Einträge und -Kommentare.
Aufgaben löschen Löscht abgesagte Aufgaben im Beziehungsmanagement. Löscht auch zugehörige Kommentare, Teilnehmer sowie untergeordnete Aufgaben von Teilnehmern oder Mitgliedern.
Interaktionsprotokolleinträge löschen Löscht stornierte Interaktionsprotokolleinträge entsprechend den von dir angegebenen Filtern. Löscht außerdem verwandte Kommentare, Kampagnenziel-Links und Anhänge, die von anderen Interaktionen nicht verwendet werden.

Kostenrechnung

Die folgenden Maßnahmen löschen die Kostenbuchungen nach Register oder Buchungsdatum.

Action Description
Kostenbudgeteinträge löschen Löscht eine Reihe von offenen Kostenbudgetregistern und die Einträge in diesen Registern. Du kannst geschlossene Kassen nicht löschen. Wenn Sie die Zuteilungsregister löschen, setzt Business Central den Zuteilungsstatus der betroffenen Einträge zurück.
Kosteneinträge löschen Löscht eine Reihe offener Kostenregister und die Einträge in diesen Registern. Du kannst geschlossene Register nicht löschen, und der Bereich muss beim neuesten Kostenregister enden. Wenn Sie die Zuteilungsregister löschen, setzt Business Central den Zuteilungsstatus der betroffenen Einträge zurück.
Lösche alte Kosteneinträge Löscht Kosteneinträge mit Buchungsdaten bis einschließlich des angegebenen Jahresenddatums. Das Datum muss das Ende eines Kalenderjahres sein und mindestens ein Jahr vor dem Arbeitstermin. Diese Aktion löscht die zugehörigen Kostenregister nicht.

Miscellaneous

Die folgenden Maßnahmen bereinigen Lagerbestände, Medien, geführte Erfahrungen, Service- und Fertigungsdaten.

Action Description
Physisches Inventarbuch löschen Löscht Bestandsbuchhaltungssätze im angegebenen Datumsbereich sowie für die von Ihnen festgelegten Filter für Artikel und Bestandsbuchungsgruppen. Sie müssen ein Enddatum angeben, und Business Central überprüft die Einträge anhand geschlossener Lagerperioden.
Abgetrennte Medien löschen Öffnet eine Seite, auf der du Medien finden und löschen kannst, die nicht von einem Datensatz referenziert werden. Bevor ausgewählte Medien gelöscht werden, überprüft Business Central erneut, dass die Medien weiterhin getrennt sind. Sie können auch die Bereinigung einzelner Medien und Mediensätze planen.
Dupliziertes Element für die geführte Erfahrung löschen Öffnet eine Seite, auf der Guided-Experience-Elementcodes mit mehr als 100 Versionen gefunden werden. Für einen ausgewählten Code löscht die Bereinigung ältere Versionen und behält die Version mit der höchsten Versionsnummer.
Löschen der Service-E-Mail-Warteschlange Löscht Service-E-Mail-Warteschlangeneinträge entsprechend den von Ihnen angegebenen Status- und Absendungsdatum-Filtern. Ohne Filter löscht der Batch-Job die gesamte Warteschlange. Diese Aktion ist verfügbar, wenn Sie Service Management verwenden.
Service-Dokumentprotokoll löschen Löscht Servicedokument-Logeinträge entsprechend dem von Ihnen angegebenen Änderungsdatum, Dokumenttyp und Dokumentnummernfiltern. Du kannst die Löschung auf Protokolle von Dokumenten beschränken, die nicht mehr existieren. Diese Aktion ist verfügbar, wenn Sie Service Management verwenden.
Service-Item-Protokoll löschen Löscht Serviceartikel-Logeinträge entsprechend dem von Ihnen angegebenen Änderungsdatum und den von Ihnen angegebenen Serviceartikelnummern-Filtern. Diese Aktion ist verfügbar, wenn Sie Service Management verwenden.
Abgelaufene Komponenten löschen Löscht Produktions-BOM-Zeilen mit einem Enddatum vor dem von dir angegebenen Datum, löscht aber keine Produktions-BOM-Header. Diese Aktion ist verfügbar, wenn Sie Manufacturing verwenden.

Daten mit Datumskomprimierung komprimieren

Sie können Daten in Business Central komprimieren, um Platz in der Datenbank zu sparen, was Ihnen in Business Central Online sogar Geld sparen kann. Die Komprimierung, die auf Daten und Funktionen basiert, fasst mehrere alte Einträge zu einem neuen Eintrag zusammen.

Sie können Posten komprimieren, die alle der folgenden Bedingungen erfüllen:

  • Sie stammen aus abgeschlossenen Geschäftsjahren.
  • Das Feld Öffnen ist auf Nein festgelegt.
  • Sie sind mindestens fünf Jahre alt. Wenn Sie Daten komprimieren möchten, die weniger als fünf Jahre alt sind, wenden Sie sich an Ihren Microsoft-Partner.

So können z. B. Kreditorenposten aus früheren Geschäftsjahren komprimiert werden, sodass pro Konto und Monat nur ein Haben- und ein Sollposten vorhanden ist. Der Betrag des neuen Postens ergibt sich aus der Summe aller komprimierten Posten. Das zugewiesene Datum ist das Startdatum für den komprimierten Zeitraum, z. B. der erste Tag des Monats (wenn Sie Posten nach Monaten komprimieren). Nach der Komprimierung können Sie immer noch die Nettoveränderung für jedes Konto im vorherigen Geschäftsjahr sehen.

Die Anzahl der Posten, die im Zuge der Datumskomprimierung erstellt werden, hängt von der Anzahl der festgelegten Filter, den kombinierten Feldern und der ausgewählten Periodenlänge ab. Es gibt immer mindestens einen Posten. Wenn die Stapelverarbeitung beendet ist, können Sie das Ergebnis auf der Seite Datumskomprimierungsjournal sehen.

Sie können mit Stapelverarbeitungen die folgenden Datentypen komprimieren.

  • Finanzposten – Sachposten, Mehrwertsteuerposten, Bankposten, Finanzbudgetposten, Debitorenposten und Kreditorenposten
  • Lagerposten
  • Ressourcenposten
  • Artikelbudgetposten
  • Anlagenposten (FA), FA-Wartungsposten und FA-Versicherungsposten

Wenn Sie Kriterien für die Komprimierung festlegen, können Sie den Inhalt bestimmter Felder mit den Optionen unter Feldinhalte beibehalten beibehalten. Die verfügbaren Felder hängen von den Daten ab, die Sie komprimieren.

Note

Bevor Sie die Datenkomprimierung ausführen können, müssen Ihre Analyseansichten aktuell sein. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt Aktualisieren einer Analyseansicht.

Nach der Komprimierung werden die Inhalte der folgenden Felder in jedem Fall beibehalten: Buchungsdatum, Kreditorennr., Belegart, Währungscode, Buchungsgruppe, Betrag, Restbetrag, Ursprungsbetrag (MW), Restbetrag (MW), Betrag (MW), Einkauf (MW), Rechnungsrabatt (MW), Skonto gewährt (MW) und Skonto möglich.

Komprimierte Posten buchen

Komprimierte Posten werden ein wenig anders gebucht als Standardbuchungen. Dieser Unterschied dient dazu, die Anzahl der durch die Datumskomprimierung erstellten neuen Sachposten zu verringern. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Informationen wie Dimensionen und Belegnummern aufbewahren. Durch die Datumskomprimierung werden neue Posten wie folgt erstellt:

  • Auf der Seite Hauptbuchhaltungsposten werden neue Einträge für die komprimierten Buchungen erstellt. Das Feld Beschreibung enthält Datum komprimiert, damit die komprimierten Einträge leicht zu identifizieren sind.
  • Auf Sachkonto-Seiten, wie z.B. der Seite Kunden-Sachkonto-Einträge, werden ein oder mehrere neue Einträge erstellt.

Der Buchungsprozess erzeugt Lücken in der Nummernreihe für Einträge auf der Seite Sachposten. Diese Nummern können Sie nur den Posten auf den Sachkontoseiten zuweisen. Sie können den den Einträgen zugewiesenen Nummernbereich auf der G/L-Registerseite in den Feldern Von Eintrag Nr. und Zu Eintrag Nr. ansehen.

Note

Nachdem Sie die Datumskomprimierung ausgeführt haben, können Sie Kreditoren- oder Bankposten für von der Komprimierung betroffene Transaktionen nicht mehr stornieren.

Die Anzahl der Posten, die sich aus einer Datumskomprimierung ergeben, hängt davon ab, wie viele Filter Sie festlegen, welche Felder kombiniert werden und wie lang der von Ihnen gewählte Zeitraum ist. Es gibt immer mindestens einen Posten.

Warnung

Die Datumskomprimierung löscht Posten. Daher sollten Sie immer eine Datensicherung der Datenbank durchführen, bevor Sie die Stapelverarbeitung ausführen.

So führen Sie eine Datumskomprimierung aus

  1. Wählen Sie das Symbol Nach Seite oder Bericht suchen aus, geben Sie Datenverwaltung ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

  2. Führen Sie je nach Ihren Anforderungen einen der folgenden Schritte aus:

    • Um eine Anleitung zum Festlegen der Datenkompression für eine oder mehrere Arten von Daten zu verwenden, wählen Sie Datenverwaltungsanleitung.
    • Um die Komprimierung für einen einzelnen Datentyp festzulegen, wählen Sie Datenkomprimierung, Einträge komprimieren, und wählen Sie dann die zu komprimierenden Daten.

    Note

    Sie können nur Daten komprimieren, die älter als fünf Jahre sind. Wenn Sie Daten komprimieren möchten, die weniger als fünf Jahre alt sind, wenden Sie sich an Ihren Microsoft-Partner. Sie müssen das OnSetMinimumNumberOfYearsToKeep-Ereignis in der „Datumskomprimierung“-codeunit verwenden, um den Schwellenwert festzulegen.

Verwaltung

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