Übersicht über Kontostrukturen

Kontostrukturen verwenden die Hauptkonto- und Finanzdimensionen, um eine Reihe von Regeln zu erstellen, die die Reihenfolge und Werte bei der Eingabe der Kontonummer bestimmen. Sie können so viele Kontenstrukturen einrichten, wie Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Weisen Sie die Kontostrukturen dem Ledger-Setup eines Unternehmens zu, damit Sie sie teilen können. Eine detaillierte Definition finden Sie im Glossareintrag für die Kontostruktur.

Kontostrukturen werden als tabellarische Darstellungen präsentiert.

Eine Kontostruktur wird intern als Baumstruktur gespeichert, aber die Konfigurationsseite zeigt sie als flache Tabelle (Gitter) an, um die maximale Kompatibilität mit dem Export in Excel zu ermöglichen. Das Verständnis dieser Baumstruktur hilft, einige Verhaltensweisen zu erklären, denen Sie bei der Arbeit mit Kontostrukturen begegnen könnten.

Wie Änderungen über Zeilen verbreitet werden

Da das Raster eine flache Ansicht einer Struktur ist, stellt eine einzelne Zeile im Raster einen Pfad vom Stamm der Struktur nach unten zu einem Blatt dar. Mehrere Zeilen können denselben übergeordneten Zweig haben und sich dabei nur in ihren Segmenten ganz rechts (Blattsegmenten) unterscheiden.

Wenn Sie einen Wert auf einem Segment ändern, das über mehrere Zeilen geteilt wird – typischerweise eines der linkssten Segmente – gilt die Änderung für jede Zeile, die diesen Zweig teilt. Dieses Design stellt sicher, dass alle Zeilen Teil desselben Zweigs des Baumes sind, sodass die Bearbeitung des Zweigs alle Blätter aktualisiert.

Wenn beispielsweise vier Zeilen denselben Wert Geschäftsbereich von * (alle Werte) aufweisen und Sie in einer beliebigen Zeile den Wert Geschäftsbereich auf 001 ändern, werden alle vier Zeilen auf 001 aktualisiert.

In diesem Beispiel teilen sich alle vier Zeilen die gleichen MainAccount (400000..999999) und BusinessUnit (001) Werte – im grünen Feld hervorgehoben. Diese beiden Spalten bilden einen gemeinsamen Zweig des Baums. Da alle vier Zeilen diese Verzweigung gemeinsam nutzen, aktualisiert das Ändern des BusinessUnit-Werts in jeder einzelnen Zeile alle vier Zeilen gleichzeitig.

Die im roten Feld hervorgehobenen Spalten – Department, CostCenter und ItemGroup – sind die Blattsegmente, in denen sich die vier Zeilen voneinander unterscheiden. Da jede Zeile unterschiedliche Werte in diesen Spalten aufweist (z. B. Abteilungen 022, 023, 024 und 025..034), stellen sie separate Blätter auf derselben Verzweigung dar. Das Ändern eines Werts in diesen Spalten wirkt sich nur auf die einzelne Zeile aus, nicht auf die anderen.

Die zugrunde liegende Baumstruktur für dieses Beispiel sieht wie folgt aus:

• 400000..999999 (Hauptkonto – gemeinsamer Root)
  • 001 (BusinessUnit - gemeinsame Zweigstelle)
    • ""; 022 → ""; 007..008 → "";*
    • 023 → 009..012 → "";*
    • 024 → ""; 013..014 → "";*
    • 025..034 → ""; 007..014 → "";*

Wenn dieses Verhalten nicht ihren Vorstellungen entspricht, können Sie sie umgehen, indem Sie die Werte aus der vorhandenen Zeile in eine neue Zeile mit dem gewünschten Wert kopieren und dann die alte Zeile löschen, wenn sie nicht mehr benötigt wird.

Überlappende Kriterien

Für jede Kombination von Segmentwerten muss genau ein gültiger Pfad vorhanden sein - sowohl innerhalb einer einzelnen Struktur als auch über alle Strukturen im selben Buch hinweg. Wenn mehrere Pfade mit der gleichen Eingabe übereinstimmen können, meldet das System während der Aktivierung einen überlappenden Kriterienfehler .

Innerhalb einer einzelnen Struktur

Überlappende Kriterien innerhalb einer Struktur treten häufig auf, wenn:

• Man verschiebt eine Segmentspalte an eine andere Position, wodurch zuvor unterschiedliche Bereiche nun mehrere gültige Pfade erzeugen.
• Zwei Zeilen verwenden dieselben übergeordneten Werte, weisen jedoch überlappende (nicht identische) Kriterien für ein mittleres Segment auf.

Wenn z. B. zwei Zeilen die Geschäftseinheit001 zulassen, aber zu unterschiedlichen Kostenstellenkriterien führen, kann das System nicht bestimmen, welcher Zweig befolgt werden soll.

Um diesen Fehler zu beheben, konsolidieren Sie die Kriterien so, dass jede Kombination von Segmentwerten einem einzigen Pfad folgt. Führen Sie z. B. die überlappenden Kostenstellenwerte in eine einzige Zeile zusammen, mithilfe eines Bereichs wie 040;050.

Über Kontostrukturen hinweg

Dieselbe Regel gilt über alle Strukturen hinweg. Wenn Sie eine Struktur aktivieren, vergleicht das System seine Kriterien mit allen anderen aktiven Strukturen auf demselben Ledger. Wenn zwei Strukturen denselben Hauptkontowert (oder überlappende Bereiche) zulassen, schlägt die Aktivierung fehl.

Eine häufige Verwirrungsquelle ist, dass die Aktivierung immer den aktivierten Draft mit den aktiven Versionen anderer Strukturen vergleicht – nicht deren Drafts. Wenn Sie mehrere Strukturen gleichzeitig im Entwurfsmodus haben, zeigt das Formular die Entwurfsversionen an, doch bei der Aktivierung wird ein Abgleich mit den aktiven Versionen durchgeführt, die Sie auf dem Bildschirm nicht mehr sehen können.

Verschieben von Werten zwischen Strukturen

Wenn Sie einen Hauptkontowert von einer Struktur in eine andere verschieben möchten, ohne eine Überlappung auszulösen, verwenden Sie einen Zwei-Pass-Ansatz: Entfernen Sie zuerst, und fügen Sie sie hinzu.

Angenommen, AS1 (aktiv) erlaubt 100..199 und AS2 (aktiv) erlaubt 200..299, und Sie möchten das Konto 250 nach AS1 und 150 nach AS2 verschieben.

1. Bearbeiten Sie beide Strukturen, um die Werte zu entfernen, die Sie verschieben (schließen Sie 150 aus AS1 und 250 aus AS2 aus).
2. Aktivieren Sie beide Strukturen. Die verschobenen Werte sind vorübergehend nicht verfügbar.
3. Bearbeiten Sie beide Strukturen erneut, um die Werte an ihren neuen Platz hinzuzufügen (250 zu AS1, 150 zu AS2).
4. Aktivieren Sie beide Strukturen erneut.

Angeben gültiger Dimensionen mit Kontostrukturen

Erstellen und Anwenden von Kriterien

Der Abschnitt Segmente und Details zu zulässigem Wert bietet eine Rastererfahrung für die Eingabe der Regeln, die das System bei der Prüfung während der Buchung befolgt. Sie können direkt in die Zellen im Raster eingeben, die Regeln aus Excel importieren oder den Abschnitt "Zulässige Wertedetails " verwenden, um Anleitungen zu erhalten.

Der Abschnitt Details zu zulässigem Wert führt Sie durch das Erstellen von Kriterien mit Operatoren wie z.B. beginnt mit, liegt zwischen, umfasst und viele andere.

Zulässige Werte werden standardmäßig auf einer Journal- oder Buchhaltungsverteilungseintragsseite voreingestellt, wenn die Kontostruktureinrichtung keine anderen möglichen Werte zur Auswahl bereitstellt.

Dies ist ein Beispiel der Gewinn- und Verlust-Kontostruktur.

Wenn Sie ein Journal eingeben und ein Konto im Bereich „Gewinn und Verlust“ auswählen, setzt das System bei Auswahl der Geschäftseinheit 002 die Standardwerte 022 und 014 in der Kontosteuerung. Dieses Verhalten tritt auch mit der Buchhaltungsverteilungsseite auf.

Mehr als sieben Kriterien pro Zeile

Jede Zeile im Raster kann bis zu sieben Kriterien für ein bestimmtes Segment enthalten. Dieser Grenzwert basiert auf Faktoren wie Spaltenbreite, Datenspeicherung und Leistung des Steuerelements " Zulässige Wertedetails ".

Wenn Sie mehr als sieben Kriterien benötigen, wählen Sie "Duplizieren" im Abschnitt "Segment" und "Zulässige Werte" aus. Diese Aktion kopiert die Kriterien in eine neue Zeile, in der Sie den Abschnitt Erlaubte Wertdetails eingeben oder ändern können, um zusätzliche Kriterien hinzuzufügen.

Gültige und ungültige Zeichen in Kriterien

Das System vergleicht alle Kriterien in Kontostrukturen als Zeichenketten, nicht als Zahlen. Diese Unterscheidung beeinflusst, wie Reichweiten funktionieren.

Numerische Wertebereiche sind Zeichenfolgenbasiert

Da das System Bereiche als Strings vergleicht, können Werte unterschiedlicher Länge unerwartete Ergebnisse erzeugen. Beispielsweise liegt der Wert 1000000 (sieben Ziffern) im Zeichenfolgenbereich 100000..399999 (sechs Ziffern), obwohl numerisch 1.000.000 weit größer als 399.999 ist.

Dieses Ergebnis entsteht, weil der String-Vergleich Zeichen für Zeichen von links nach rechts funktioniert. Genauso ergibt das Sortieren einer Spalte mit Textzahlen in Excel die Reihenfolge: 1, 10, 11, 12, ..., 19, 2, 2, ...

Wenn Sie Bereiche mit Werten unterschiedlicher Länge verwenden müssen, präfixieren Sie kürzere Werte mit führenden Nullen, um einen konsistenten Zeichenfolgenvergleich sicherzustellen. Verwenden Sie z. B. den Bereich 0100000..0399999 statt 100000..399999 so, dass 1000000 er nicht mehr darin liegt.

Verwenden des richtigen Trennzeichens

Wenn Sie mehrere Kriterienwerte direkt ins Gitter eingeben, verwenden Sie Semikolon ( ; ), um Werte zu trennen – keine Kommas ( , ).

Kommas sind gültige Zeichen innerhalb eines Dimensionswerts. Wenn Sie Kommas als Trennzeichen verwenden, behandelt das System die gesamte durch Trennzeichen getrennte Zeichenfolge als einzelnen Wert und schneidet sie für Bemaßungswerte auf das Maximalwert von 30 Zeichen ab. Durch diese Kürzung werden Zeichen automatisch von der rechten Seite Ihres Eintrags abgeschnitten.

Wenn Sie beispielsweise 40000,49999,50000,52999,55000,59999 mit Kommas in der Spalte MainAccount eingeben, interpretiert das System die gesamte Zeichenfolge als einen einzigen „durchgehenden“ Wert: 40000 durch 49999,50000,52999,55000,5999 (auf 30 Zeichen gekürzt). Der Abschnitt Erlaubte Wertdetails zeigt dies als ein einzelnes Kriterium – "liegt zwischen und umfasst 40000 bis 49999.50000..52999.55000..5999" – statt der sechs separaten Werte, die du beabsichtigt hast.

Der Abschnitt "Zulässige Wertedetails " unten im Formular verwendet immer Semikolons. Wenn Ihre Kriterien in einem einzigen Eintrag reduziert angezeigt werden, überprüfen Sie, ob Kommas anstelle von Semikolons eingegeben wurden.

In Bereichen können keine Wildcards verwendet werden.

Verwenden Sie keine Platzhalterzeichen (Sternchen) innerhalb eines Bereichs. Ein Bereich soll alle Werte zwischen zwei Zeichenfolgenwerten derselben Länge angeben. Zum Beispiel: Um alle Konten zwischen 100000 und 399999 zuzulassen, geben Sie 100000..399999 ein - nicht 100*..399*.

Wenn ein Platzhalter innerhalb eines Bereichs angezeigt wird, sucht das System nach Werten, die tatsächlich ein Sternchen enthalten, wobei normalerweise nichts übereinstimmt. Verwenden Sie stattdessen Wildcards mit den entsprechenden Operatoren im Abschnitt "Zulässige Wertedetails ":

• 500* mit dem Operator, der mit beginnt , - entspricht allen Werten, die mit 500 beginnen (zum Beispiel 500100, 500200).
• *500 mit dem Operator Endet mit – entspricht allen Werten, die mit 500 enden (zum Beispiel 100500, 200500).
• *500* mit dem Operator Is like – passt zu allen Werten, die 500 an beliebiger Stelle enthalten (zum Beispiel 150000, 250099).

Maximale Anzahl von Segmenten

Sie können bis zu 11 Segmente in einer Kontostruktur verwenden: ein Hauptkonto und bis zu 10 zusätzliche finanzielle Dimensionen.

Wenn Sie bereits über 11 Segmente in einer Struktur verfügen, ist die Schaltfläche " Segment hinzufügen " deaktiviert. Verwenden Sie erweiterte Regeln, die bis zu 16 Segmente insgesamt ermöglichen, um mehr Dimensionen über diese Grenze hinaus hinzuzufügen.

Wenn Sie mehr als 11 Segmente benötigen, sollten Sie Ihre Einrichtung und Ihre Anforderungen gründlich prüfen, da dies Auswirkungen auf die Benutzerfreundlichkeit hat. Überlegen Sie, ob ein Segment in einem Berichterstellungsszenario abgeleitet werden könnte, indem Sie anstelle der Dateneingabe eine Hierarchie oder ein benutzerdefiniertes Feld verwenden. Wenn Sie z. B. einen Bericht zum Standort erstellen möchten, aber den Standort nach Abteilung oder Kostenstelle ermitteln können, benötigen Sie keinen Standort als finanzielle Dimension.

Hauptkonto

Jede Kontostruktur erfordert ein Hauptkonto, aber es muss nicht das erste Segment sein. Der Hauptkontowert gibt an, welche Kontostruktur während der Kontonummerneingabe gilt. Aufgrund dieses Hauptkontenwerts kann er nur in einer Struktur vorhanden sein, die dem Buch zugeordnet ist. Andernfalls kann das System nicht bestimmen, welche Struktur es verwenden soll, und meldet Überschneidungen.

Example

Um eine bewährte Methode zum Einrichten einer Kontostruktur zu veranschaulichen, gehen Sie davon aus, dass ein Unternehmen seine Bilanzkonten (100000..399999) auf der Ebene der Finanzdimension "Konto" und "Geschäftseinheit" nachverfolgen möchte. Für Umsatzerlöse und Ausgabenkonten (400000..999999) verfolgen sie die Finanzdimensionen Unternehmenseinheit, Abteilung und Kostenstelle. Wenn sie einen Verkauf machen, verfolgen sie auch gerne den Debitor. Bei Verwendung dieses Szenarios empfiehlt es sich, zwei Kontostrukturen dem Hauptbuch des Unternehmens zugeordnet zu haben – eine für Bilanzkonten und eine für Gewinn- und Verlustkonten. Um die Benutzerfreundlichkeit und Prüfung zu optimieren, sollte Debitor eine erweiterte Regel sein, die nur bei Verwendung eines Verkaufskontos genutzt wird.

Bilanzkontostruktur

Gewinn- und Verlustkontostruktur

Erweiterte Regel für das Hinzufügen eines Debitors

Kriterien: Wenn das Hauptkonto zwischen 400000 und 499999 liegt, dann fügen Sie einen Debitor hinzu. Es kann nicht leer gelassen werden.

In diesem vereinfachten Beispiel sind alle Werte und Leerzeichen erlaubt, sodass * und " " verwendet werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Planen Sie Ihren Kontenplan, Finanzielle Dimensionen und Erfassen Sie Konto- und Dimensionskombinationen (segmentierte Erfassungssteuerung).