Automatisieren von Mitarbeiterverschiebungsaufgaben bei Stellenwechseln mit dem Microsoft Entra Admin Center

Dieses Tutorial enthält eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Automatisieren von Aufgaben beim Wechsel mit Lebenszyklus-Workflows mithilfe des Microsoft Entra Admin Center. Der Anwendungsfall für dieses Lernprogramm ist ein vorhandener Benutzer, der einer neuen Abteilung hinzugefügt wird.

In diesem Mover-Szenario wird ein geplanter Workflow ausgeführt, um die folgenden Aufgaben zu erledigen:

1. Senden einer E-Mail, um Manager*innen über die Benutzerverschiebung zu benachrichtigen
2. Entfernt alle Zugriffspaketzuweisungen für den Benutzer (die geplante Entfernung ist standardmäßig auf 15 Tage festgelegt)
3. Hinzufügen von Benutzern zu Gruppen

Voraussetzungen

Für die Verwendung dieses Features sind Microsoft Entra ID Governance- oder Microsoft Entra Suite-Lizenzen erforderlich. Informationen zur richtigen Lizenz für Ihre Anforderungen finden Sie unter Microsoft Entra ID Governance-Lizenzierungsgrundlagen.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie mit diesem Tutorial beginnen, müssen Sie die in diesem Abschnitt aufgeführten Voraussetzungen erfüllen, da diese nicht im eigentlichen Tutorial enthalten sind. Zwei Konten sind erforderlich, ein Konto für den Benutzer als Vollzeitmitarbeiter (Jobprofiländerung) und ein anderes Konto, das als Vorgesetzter fungiert. Für das Benutzerkonto müssen die folgenden Attribute festgelegt werden:

• Ein vorhandener Benutzer, für den Sie den Workflow mit einem Manager-Attributsatz ausführen möchten, und das Vorgesetztekonto sollte über ein Postfach verfügen, um eine E-Mail zu erhalten.
• Eine Sicherheitsgruppe namens Vertrieb innerhalb Ihres Mandanten.

Detaillierte Aufschlüsselung der relevanten Attribute:

Das Mover-Szenario kann in die folgenden Schritte unterteilt werden:

• Voraussetzung: Erstellen Sie zwei Benutzerkonten, eine zur Darstellung eines Mitarbeiters und eines, um einen Vorgesetzten darzustellen.
• Voraussetzung: Eine Gruppe erstellen, um den Benutzer hinzuzufügen.
• Voraussetzung: Bearbeiten der für dieses Szenario erforderlichen Attribute im Admin Center
• Voraussetzung: Bearbeiten der Attribute für dieses Szenario mithilfe von Microsoft Graph Explorer
• Erstellen des Workflows
• Auslösen des Workflows
• Überprüfen, ob der Workflow erfolgreich ausgeführt wurde

Erstellen eines Workflows mithilfe der Mover-Vorlage

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen durch eine Attributänderung ausgelösten Mover-Workflow für einen Benutzer zu erstellen, der die Stelle wechselt.

1. Melden Sie sich bei Microsoft Entra Admin Center mindestens als Administrator*in für Lebenszyklus-Workflows an.

2. Navigieren Sie zu ID Governance>Lifecycle Workflows>Workflow erstellen.

3. Wählen Sie in den Vorlagen Mitarbeiterstellenprofiländerung aus.

4. Als Nächstes konfigurieren Sie die grundlegenden Informationen zum Workflow. Diese Informationen umfassen einen Namen, eine Beschreibung und einen administrativen Bereich. Sie können auch den Triggertyp des Workflows auswählen, bei dem es sich in diesem Fall um den Trigger für Attributänderungen handelt. Für das Trigger-Attribut können Sie definieren, welche Attributsänderung den Workflow auslöst, was in diesem Fall die Abteilung ist. Nachdem der Trigger festgelegt wurde, wählen Sie " Bereich konfigurieren" aus.

5. Auf dem nächsten Bildschirm konfigurieren Sie den Umfang. Der Bereich bestimmt, für welche Benutzer dieser Workflow ausgeführt wird. In diesem Fall wird er für alle Benutzenden ausgeführt, die der Vertriebsabteilung hinzugefügt wurden. Fügen Sie auf dem Bildschirm "Bereich konfigurieren" unter "Regel " die folgenden Einstellungen hinzu, und wählen Sie dann "Aufgaben überprüfen" aus. Eine vollständige Liste der unterstützten Benutzereigenschaften finden Sie unter "Unterstützte Benutzereigenschaften und Abfrageparameter".

6. Auf dem Bildschirm " Aufgaben überprüfen " können Sie Aufgaben hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Entfernen Sie aus den Standardaufgaben Benutzer aus ausgewählten Gruppen entfernen, Benutzer aus ausgewählten Teams entfernen, und Anforderung der Zuweisung des Benutzerzugriffspakets aus der Liste an, und fügen Sie dem Bildschirm „Aufgabe hinzufügen” Benutzer zu Gruppen hinzufügen hinzu. Behalten Sie die Aufgabe Alle Zugriffspaketzuweisungen für den Benutzer entfernen bei, die standardmäßig mit einer geplanten Entfernung nach 15 Tagen festgelegt ist. Bearbeiten Sie die Aufgabe " Benutzer zu Gruppen hinzufügen ", sodass die Gruppe "Vertrieb" ausgewählt ist. Wählen Sie nach Abschluss die Option "Überprüfen" und "Erstellen" aus.

7. Überprüfen Sie auf dem Bildschirm „Überprüfen“, ob die Informationen korrekt sind, und aktivieren Sie den Zeitplan des Workflows. Wählen Sie nach der Überprüfung " Erstellen" aus.

Ausführen des Workflows

Nachdem der Workflow erstellt wurde, wechseln Sie zu dem Benutzer, für den Sie den Workflow ausführen möchten, und fügen Sie ihn der Vertriebsabteilung (Sales) hinzu. Innerhalb von 30 Minuten erscheint der Benutzer im Rahmen der Ausführungsbedingungen für den Workflow. Lebenszyklus-Workflows suchen alle drei Stunden nach Benutzern mit der zugehörigen Ausführungsbedingung und führen die konfigurierten Aufgaben für diese Benutzer aus.

Überprüfen des Workflowstatus und der Aufgaben

Nachdem Sie das Attribut für den Benutzer festgelegt haben, können Sie den Status des Workflows, wer den Geltungsbereich erfüllt, und die Aufgaben überprüfen. Zur Erinnerung: Zurzeit sind drei verschiedene Datenpivots verfügbar: Benutzer, Ausführungen und Aufgaben. Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung zum Überprüfen des Status eines Workflows. In diesem Lernprogramm überprüfen Sie den Status mithilfe der benutzerorientierten Berichte.

1. Wählen Sie im von Ihnen erstellten Workflow Ausführungsbedingungen aus, und navigieren Sie zum Abschnitt "Ausführungsbenutzerbereich ".

2. Auf der Seite "Ausführungsbenutzerbereich" werden Benutzer angezeigt, die sich derzeit innerhalb des Ausführungsbenutzerbereichs befinden, damit der Workflow zur nächsten Ausführungszeit auf sie angewendet wird.

3. Nachdem der Workflow für den Benutzer ausgeführt wurde, wählen Sie die Registerkarte "Workflowverlauf " aus, um die Benutzerzusammenfassung und die zugehörigen Workflowaufgaben und -status anzuzeigen.

4. Auf der Registerkarte Workflowverlauf wird die Seite mit dem Workflowverlauf angezeigt.

5. Auf dieser Seite sehen Sie eine allgemeine Benutzerzusammenfassung. Sie zeigt die Anzahl von Benutzenden, die insgesamt verarbeitet wurden, die erfolgreich verarbeitet wurden und bei denen Fehler aufgetreten sind, sowie die Anzahl erfolgreicher und fehlerhafter Aufgaben.

6. In der Liste der verarbeiteten Benutzer können Sie auch einen Benutzer auswählen, um zu überprüfen, welche Aufgaben für ihn ausgeführt wurden und ob diese erfolgreich waren. Wenn eine Aufgabe fehlgeschlagen ist, wird der Grund für den Fehler angezeigt.

Nächste Schritte

• Lernprogramm: Vorbereiten von Benutzerkonten für Lifecycle-Workflows