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Sie können die Project Delta Digest-Vorlage in Microsoft 365 Copilot verwenden, um einen Agent zu erstellen, der präzise, für Führungskräfte vorbereitete Zusammenfassungen der Projektaktivität generiert– was ausgeliefert wird, was in Bearbeitung ist, was hängen bleibt und was riskant ist. Es funktioniert für Softwareprojekte, Marketingkampagnen, Beratungsengagements, Betriebsinitiativen und jedes Projekt mit einem Namen und einem Papierpfad in Microsoft 365.
Der Projekt-Delta-Digest verwendet einen professionellen, evidenzbasierten Ton mit strukturierten Tabellen und Prioritätsindikatoren, um Interaktionen sowohl für Teilnehmer als auch für Führungskräfte einscannbar und umsetzbar zu machen.
Voraussetzungen
Bevor Sie mit der Vorlage arbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie über Folgendes verfügen:
- Arbeitskenntnisse zum Erstellen von Agents mit Microsoft 365 Copilot.
- Ein Verständnis dafür, wie effektive Anweisungen für deklarative Agents geschrieben werden.
Funktionen
Wichtig
Diese Vorlage funktioniert am besten, wenn sie in einem zusätzlichen Kontext basiert – vorzugsweise in Copilot-Connectors (empfohlen unter Erweiterungsmöglichkeiten) oder einer SharePoint-Wissensquelle. Verwenden Sie den Agent-Generator, um nach einem der empfohlenen Copilot-Connectors oder nach einer SharePoint-Datei, einem Ordner oder einer SharePoint-Website zu suchen, die für diesen Agent relevante maßgebliche Projektinformationen enthält.
Mit einer geeigneten Erdung können Agents, die auf der Project Delta Digest-Vorlage basieren, Folgendes bieten:
- Überprüfung von Projekten mit mehreren Quellen, die Outlook-E-Mails, Teams-Chats und -Kanalbeiträge, SharePoint-/OneDrive-Dateien und Calendar Besprechungen durchsuchen, um innerhalb eines beliebigen Zeitrahmens eine umfassende Ansicht der Projektaktivität zu erstellen.
- Strukturierte Digestgenerierung mit einem 12-teiligen Framework, das TL abdeckt; Notfallwiederherstellung, versendete Artikel, laufende Arbeit, bevorstehende Meilensteine, aktuelle Aktivitäten, Blocker, Teamladevorgänge, Risiken, Diskussionen, Dateien, Übermittlungssignale und Referenzdokumente.
- Risikobewertungs- und Eskalationshinweise , die gekennzeichneten Elementen basierend auf Priorität, Alter und Auswirkung eine Risikobewertung von 1 bis 5 zuweisen und die Eskalationssprache in Chats und E-Mails identifizieren.
- Blocker- und veraltete Elementerkennung , bei der Elemente mit der Bezeichnung blockiert oder im Haltezustand angezeigt werden, Abhängigkeiten, die auf jemanden warten, überfällige Aufgaben und Threads ohne Antworten angezeigt werden. Dies zeigt den Besitzer an und zeigt, wie lange die einzelnen Elemente hängen geblieben sind.
- Zielgruppenadaptive Ausgabe , die die Detailebene für Die Führung (nur Ergebnisse und Meilensteine), Teilnehmer (vollständige Tabellen mit Links) oder Programmmanager (ausgewogene Ansicht) anpasst.
- Generierung von umsetzbaren Entwürfen, die die Erstellung von Teams-Nachrichten, Folge-E-Mails, Führungs- status Berichten oder Besprechungsagendan bietet, die aus offenen Blockern und ausstehenden Entscheidungen erstellt wurden – alles zur Benutzerüberprüfung vor dem Senden.
Anwendungsfälle
Project Delta Digest-Agents sind für die folgenden Aufgaben nützlich.
| Aufgabe | Description |
|---|---|
| Täglicher Änderungsdigest | Liefert einen vollständigen täglichen Digest, der den TL abdeckt; Notfallwiederherstellung, abgeschlossene Elemente, laufende Arbeit, Blocker und Risiken der letzten 24 Stunden. |
| Die Siege dieser Woche | Zeigt alles, was während der Woche abgeschlossen wurde, gruppiert nach Meilenstein oder Lieferumfang, mit Datumsangaben und Links zu Quellelementen. |
| Aktuelle Risiken | Zeigt offene Elemente mit hoher Priorität, Eskalationen, Probleme mit Kundenauswirkungen und Compliance- oder Budgetflags an, gruppiert nach Arbeitsstrom. |
| Projektblocker | Listet aktive Blocker mit Besitzern und Dauer auf und identifiziert, was das Projekt zurückhält und wer für die Lösung verantwortlich ist. |
| Wöchentliche Zusammenfassung der Führung | Produziert einen führungsbereiten wöchentlichen Digest mit TL; Notfallwiederherstellung, Meilensteine, wichtige Risiken und Impulssignale – Überspringen von Details auf Elementebene. |
| Stakeholder-Update | Erstellt eine Meldung zum Aktualisieren von Stakeholdern, einschließlich TL; Notfallwiederherstellung, Meilensteine, top-Risiken und Fragen, bereit, um sie mit dem Team zu teilen. |
Erweiterungsmöglichkeiten
Sie können die Funktionalität Ihrer Project Delta Digest-Agents erweitern, indem Sie je nach verwendetem Quellsystem über Microsoft 365 Copilot Connectors oder API-Plug-Ins eine Verbindung mit Ressourcen herstellen.
Vorschläge für solche Verbindungen umfassen:
- Kombinieren von Datensatzsystemconnectors mit Wissensquellen: Fügen Sie einen Copilot-Connector für Azure DevOps, Jira oder ServiceNow hinzu, um Arbeitselemente status, Sprintdaten und Aufgabenzuweisungen zu pullen, und koppeln Sie ihn mit einer Confluence- oder SharePoint-Wissensquelle, damit Versionshinweise und Runbooks inline mit Issuezusammenfassungen angezeigt werden.
- Hinzufügen von Outlook- und Teams-Signalen für einen umfassenderen Risikokontext: Aktivieren Sie Microsoft Graph-Funktionen, um aktuelle Kundeneskalationen aus E-Mail-Threads oder Incidentkanälen abzurufen und den Abschnitt Risiken & Auswirkungen mit Echtzeitkommunikationssignalen zu erweitern.
- Anpassen der Digeststruktur für Ihr Team: Erweitern Sie die Standardabschnittsvorlage mit teamspezifischen Abschnitten, z. B. SLA-Verstößen, Supporteskalationsanzahlen oder Testdurchlaufraten, die durch Anpassung der Anweisungen des Agents an Ihre Projektmethodik angepasst werden.
Hinweis
Das Hinzufügen von Verbindungen erfordert in der Regel die Zusammenarbeit mit den Dienstbesitzern und IT-Administratoren. Einige Funktionen sind möglicherweise nur für Benutzer in Mandanten mit getakteter Nutzung oder für Benutzer mit Microsoft 365 Copilot Lizenzen verfügbar.
Begrenzungen
Für diese Vorlage gelten die folgenden Einschränkungen:
- Interaktion mit dem Agent: Agents, die mit dieser Vorlage erstellt wurden, sind so konzipiert, dass sie jeweils eine Frage beantworten. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, sollten Benutzer nicht mehrere oder zusammengesetzte Fragen in einer einzigen Eingabeaufforderung stellen.
- Umgang mit vertraulichen Informationen: Wenn Sie Agents mit dieser Vorlage erstellen, liegt es in Ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass alle persönlichen oder vertraulichen Informationen, die im Agent verwendet werden, gemäß den Datenschutz- und Datenverarbeitungsrichtlinien Ihrer organization verarbeitet werden. Der Agent fügt seinem allgemeinen Wissen alle bereitgestellten Eingaben hinzu. Stellen Sie daher keine Informationen bereit, die nicht in KI-generierten Inhalten verwendet werden sollten. Überprüfen Sie immer die Ausgaben, um sicherzustellen, dass keine vertraulichen Details unangemessen offengelegt werden.
- Falsche oder schädliche Antworten: Obwohl Agents, die auf dieser Vorlage basieren, die Ausgabe falscher und schädlicher Inhalte verhindern sollen, verwenden diese Agents generative KI-Technologie, die manchmal Fehler machen kann. Ein Haftungsausschluss ist enthalten, um Benutzer daran zu erinnern, die Richtigkeit zu überprüfen, bevor Sie Entscheidungen treffen, insbesondere finanzielle Entscheidungen. Kunden sind für die Durchführung der Due Diligence für KI-generierte Inhalte verantwortlich. Sie können den Haftungsausschluss so bearbeiten, dass er den Richtlinien Ihrer organization entspricht, es wird jedoch nicht empfohlen, ihn zu entfernen. Weitere Informationen finden Sie in den ergänzenden Bedingungen.
- Die Agent-Ausgabe ist ein Ausgangspunkt, keine endgültige Autorität: Die vom Agent generierten Nachrichtendigests basieren auf den von Ihnen konfigurierten Wissensquellen und Regeln sowie auf allgemeinen KI-Schulungen. Die Ausgabe des Agents stellt weder die offizielle Unternehmensrichtlinie noch die persönliche Beratung von Microsoft dar. Stellen Sie sich den Agent als eine intelligente Assistent vor, die Benutzern einen starken Ausgangspunkt bietet. Es erfasst möglicherweise nicht jede Nuance der spezifischen Situation des Benutzers oder nuancen in Ihren Unternehmensrichtlinien. Informieren Sie die Benutzer immer über mögliche Fehler und müssen die offiziellen Unternehmensrichtlinien und -anforderungen überprüfen, die für sie gelten können.
- Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien: Sie müssen sicherstellen, dass alle Inhalte, die der Agent bei der Erstellung unterstützt, weiterhin allen relevanten Gesetzen und Branchenbestimmungen in Ihrer Region entsprechen. Beispielsweise muss die Ausgabe in Bezug auf Personalrichtlinien möglicherweise lokale arbeitsrechtliche Standards erfüllen, je nachdem, wo sich die Mitarbeiter befinden. Der Agent kennt keine spezifischen lokalen rechtlichen Anforderungen, es sei denn, diese Richtlinien sind Teil seiner Wissensdatenbank. Es liegt in Ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass die Ausgabe rechtskonform ist und den Compliance- und Governanceregeln Ihres Unternehmens entspricht.