AutoAusfüllspalten erstellen

Copilot in SharePoint hilft Ihnen beim automatischen Generieren von Metadaten für Ihre Dokumentbibliotheken mithilfe von AutoAusfüllen-Spalten.

Die Funktion "AutoAusfüllen-Spalten erstellen" analysiert Dateien in der Bibliothek und schlägt Metadatenspalten und Extraktionsaufforderungen vor. Diese Spalten füllen automatisch Metadaten aus Dateiinhalten auf, um Bibliotheken zu organisieren, die Erkennung zu verbessern und Automatisierungsszenarien zu unterstützen.

Vorgeschlagene Spalten und Metadaten abrufen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um vorgeschlagene Spalten und Metadaten basierend auf den ersten 20 Dateien in Ihrer Dokumentbibliothek zu erhalten.

1. Starten Sie die schnelle Aktion.
2. Verwenden Sie eine vorgeschlagene Eingabeaufforderung, oder geben Sie eine benutzerdefinierte Eingabeaufforderung ein.
3. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Starten der Schnellaktion

1. Wählen Sie das Copilot in SharePoint-Symbol in der unteren rechten Ecke Ihrer Dokumentbibliothek aus.

2. Wählen Sie im Menü "Schnelle Aktionen" die Option "AutoAusfüllen-Spalten erstellen" aus.

3. Der Chatbereich wird geöffnet und zeigt eine Liste der vorgeschlagenen Eingabeaufforderungen im Zusammenhang mit der Erstellung von Spalten an.

   Hinweis

   Wenn Sie Copilot zum ersten Mal in SharePoint in der Bibliothek verwenden, werden automatisch bis zu drei Spalten basierend auf den verfügbaren Dateien vorgeschlagen.

4. Sie können auch eine eigene Spalte im Chatbereich anfordern.

Verwenden eines vorgeschlagenen Prompts

1. Wählen Sie im Chatbereich eine Aktion aus. In diesem Beispiel verwenden wir das Erstellen von AutoFill-Spalten oder das Hinzufügen von AutoFill-Spalten.

2. Lesen Sie im Chatfeld die bereitgestellten Anweisungen. Bei Bedarf können Sie den Text so ändern, dass er besser zu Ihren Absichten passt. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie "Senden " aus, um Ihre Aktion zu übermitteln.

3. KI analysiert bis zu 20 zuletzt verwendete Dateien in der Dokumentbibliothek, um Spaltenvorschläge zu generieren. Diese Dateien werden für unterstützte Dateitypen (z. B. Office-Dokumente und PDF-Dateien) ausgewählt, um eine repräsentative Analyse zu ermöglichen.

   Wenn Sie bestimmte Dateien auswählen, bevor Sie das automatische Ausfüllen ausführen, analysiert die KI nur die ausgewählten Dateien.

   Die vorgeschlagenen Spalten werden hervorgehoben und als KI-generiert gekennzeichnet. Dies kann einige Augenblicke dauern.

   

   Tipp

   Die Informationen der vorgeschlagenen Spalte werden im Chatbereich zusammengefasst.

4. Überprüfen Sie die vorgeschlagenen Spalten und die zugehörigen Metadaten, um sicherzustellen, dass sie für Ihren Inhalt geeignet sind.

5. So entfernen Sie eine vorgeschlagene Spalte:

   • Wählen Sie auf der Dokumentbibliotheksseite den Spaltennamen und dann Spalte entfernen aus.
   • Wählen Sie im Chatbereich in der Spalte Karte Entfernen aus.

6. So benennen Sie die Spalte um oder verfeinern die Metadaten in einer vorgeschlagenen Spalte:

   • Wählen Sie auf der Dokumentbibliotheksseite den Spaltennamen und dann Spalte bearbeiten aus.
   • Wählen Sie im Chatbereich in der Spalte Karte Bearbeiten aus.

7. Im Bereich Spalte bearbeiten können Sie den Spaltennamen ändern oder die Anweisung zum Generieren der Metadaten ändern. Nachdem Sie die Anweisung bearbeitet haben, testen Sie sie an bis zu 10 Dateien, um sicherzustellen, dass Sie die gewünschten Informationen erhalten. Wenn Sie alle Änderungen an dieser Spalte vorgenommen haben, wählen Sie Speichern aus.

Geben Sie einen benutzerdefinierten Prompt ein

1. Geben Sie im Textfeld des Chatbereichs Ihre eigene Anweisung ein.

   Tipp

   Wenn Sie eine Spalte anfordern, geben Sie einen Klarnamen und die Art der Informationen an, die Sie erfassen möchten (z. B. Grund für die Dokumenterstellung oder Projektbegründung), sowie alle Einzelheiten zu Format und Länge. Dadurch können Sie sicherstellen, dass die Spalte Ihren Anforderungen entspricht.

2. Wählen Sie Senden aus, um Ihre Aktion zu übermitteln.

Save your changes

1. Wenn Sie alle Spaltenänderungen speichern möchten, wählen Sie Änderungen speichern aus.

2. Stellen Sie auf dem Bestätigungsbildschirm Speichern und Ihre Änderungen anwenden? sicher, dass Sie die aktuelle Bibliotheksansicht aktualisieren oder als neue Ansicht speichern möchten, und wählen Sie dann Änderungen anwenden aus.

   Tipp

   Wenn Sie eine neue Ansicht erstellen, ist dies der Name der Bibliothek, an den ein numerischer Wert angefügt wird. Die Namensgebung wird in zukünftigen Updates verbessert, aber vorerst können Sie die Ansicht über die Befehlsleiste der Bibliothek umbenennen.

3. Sie kehren zur aktualisierten Bibliothek zurück, und die Verarbeitung beginnt für die ersten 20 Dateien in der Bibliothek. Sie können den Fortschritt im Aktivitätsbereich überprüfen und überwachen.

4. Nachdem diese Eingabeaufforderungen in einer Spalte gespeichert wurden, werden alle neuen Dateien, die in die Bibliothek hochgeladen werden, automatisch verarbeitet, und die extrahierten Informationen werden in den entsprechenden Spalten gespeichert.

Neu hochgeladene Dateien

Nachdem Sie die Änderungen gespeichert und AutoAusfüllen-Metadatenspalten für eine Bibliothek erstellt haben, werden alle neu hochgeladenen Dateien automatisch mit Metadaten verarbeitet. Dies gilt unabhängig davon, ob die Person, die sie hochgeladen hat, über eine Copilot-Lizenz verfügt. Auf jede neue Datei, die der Bibliothek hinzugefügt wird, werden automatisch Metadaten angewendet.

Alle neu hinzugefügten Dateien sind auch als Teil Ihrer Copilot-Vorteile enthalten. Auch wenn die Bibliothek mit einem Verbrauchssteuergerät mit nutzungsbasierter Bezahlung verbunden ist, werden neue Dateien in dieser Bibliothek nicht mit einem nutzungsbasierten Bezahlungssatz berechnet und fallen stattdessen unter die Copilot-Lizenz.

Änderungen auf vorhandene Dateien anwenden

Sie können dieselbe Metadatenlogik auf vorhandene Dateien in der Bibliothek anwenden, indem Sie die Dateien auswählen, die Sie verarbeiten möchten. Nachdem Sie diese Option ausgewählt haben, wählen Sie die Schaltfläche Automatisches Ausfüllen , um Dokumente zu verarbeiten und mit Metadaten zu aktualisieren.

Erweitertes AutoAusfüllen

Das erweiterte AutoAusfüllen verwendet Copilot-Guthaben, um Dokumente schneller zu verarbeiten, wenn Sie zusätzliche Verarbeitungskapazität benötigen. Es ist nur für Organisationen verfügbar, die die nutzungsbasierte Abrechnung für Copilot in SharePoint aktiviert haben.

Websiteadministratoren können das erweiterte AutoAusfüllen für alle Websitemitglieder aktivieren, indem sie ihr Copilot-Guthaben für die Website freigeben. Nach der Aktivierung verwendet AutoAusfüllen bei jeder Ausführung auf der Website eine erweiterte Verarbeitung.

Wenn kein Copilot-Guthaben verfügbar ist, verwendet AutoAusfüllen die Verarbeitungskapazität, die in der Microsoft 365 Copilot-Lizenz jedes Benutzers enthalten ist, bis das Guthaben wieder verfügbar ist.

Einrichten des erweiterten automatischen Ausfüllens

Nur Websiteadministratoren können die Einstellung für das erweiterte automatische Ausfüllen ändern.

So aktivieren Sie das erweiterte automatische Ausfüllen auf einer SharePoint-Website:

1. Wählen Sie auf der SharePoint-Website "Einstellungen" aus.
2. Öffnen Sie den Bereich "Website-KI".
3. Aktivieren Sie unter "Erweiterte AutoAusfüllen"-Spalten die Option Guthaben für erweitertes AutoAusfüllen freigeben.

Anforderungen und Einschränkungen

• Unterstützte Dateitypen: .csv, .docx, .pdf, .xlsx und andere Microsoft 365-kompatible Formate.
• Unterstützte Sprachen: Alle Sprachen werden von Microsoft Copilot für textbasierte Eingabeaufforderungen und Antworten unterstützt, es können jedoch nur Dateien in Englisch verarbeitet werden.
• Unterstützte Spaltentypen: Text, mehrere Textzeilen, Zahl, Ja/Nein, Datum und Uhrzeit, Auswahl, Link, Währung und verwaltete Metadaten.
• Einschränkungen:
  • Die Spaltentypen "Person oder Gruppe", "Standort", "Bild" und "Nachschlage" werden derzeit nicht unterstützt.
  • Für eine optimale Leistung empfehlen wir, nicht mehr als 10 Spalten pro Bibliothek hinzuzufügen und Dateien zu verarbeiten, die nicht größer als 65 Seiten sind.
  • Copilot in SharePoint kann nur Dateien verarbeiten, keine Ordner. Wenn Dateien in einem Ordner zum Konfigurieren der Bibliothek verwendet werden, gilt die Konfiguration für die gesamte Bibliothek.
  • Copilot in SharePoint verarbeitet während der anfänglichen Spaltenkonfiguration bis zu 20 Dateien. Um Informationen aus zusätzlichen Dateien zu extrahieren, markieren Sie die Dateien und wählen Sie AutoAusfüllen Spalten>AutoAusfüllen aus der Befehlsleiste. Sie können den Fortschritt überwachen, indem Sie Spalten für automatisches Ausfüllen auswählen: AutoAusfüllen-Aktivität>anzeigen.
• Wenn ein Spaltentyp mit verwalteten Metadaten verwendet wird, können nur die ersten 100 Begriffe eines zugeordneten Ausdruckssatzes verwendet werden. Wenn ein bevorzugter Begriff oder ein Synonym übereinstimmt, wird der bevorzugte Begriff in der Spalte gespeichert.
• Verschlüsselte Dateien können nicht analysiert werden, und ihre Metadaten sind in den Ergebnissen nicht enthalten. Wenn verschlüsselte Dateien vorhanden sind, werden sie möglicherweise als nicht verarbeitet angezeigt.
• Copilot in SharePoint kann nur Dokumentbibliotheken konfigurieren. Die folgenden Bibliothekstypen werden nicht unterstützt: FormServerTemplates, SitePages, Style Library und SiteAssets.
• Dieser Dienst ist nur für SharePoint-Websites verfügbar, einschließlich Hubwebsites, Websites, die einer Hubwebsite zugeordnet sind, und der primären Website einer Websitesammlung. Unterwebsites werden nicht unterstützt.