Dokumentbibliothek mit KI erstellen

Wenn Sie Copilot in SharePoint zum Erstellen einer Dokumentbibliothek verwenden, können Sie von einer einfachen Beschreibung zu einer gut konfigurierten, metadatenreichen Dokumentbibliothek wechseln. Anstatt eine Bibliothek manuell zu erstellen, Spalten zu definieren und Taggingregeln einzurichten, beschreiben Sie, wofür die Bibliothek gedacht ist, und stellen Sie optional eine Beispieldatei bereit. Copilot in SharePoint generiert dann den Bibliotheksnamen, die Beschreibung und ein vollständiges Metadatenschema – mit Spalten, die neue Dokumente automatisch markieren, wenn sie hinzugefügt werden.

Dieses Feature ist für Organisationen nützlich, die schnell gut organisierte Dokumentbibliotheken erstellen müssen, z. B.:

  • Finanz- und Rechnungswesen: Rechnungsdatenbanken, Spesenabrechnungsbibliotheken, Archive für Finanzaufstellungen.
  • Rechtliche Hinweise und Compliance: Vertragsbibliotheken, Repositories für behördliche Einreichungen, Sammlungen von Richtliniendokumenten.
  • Projektmanagement: Projektlieferbare Bibliotheken, Produktspezifikationen, Meilensteindokumentation.
  • Personalwesen: Bibliotheken für Mitarbeiterakten, Leistungsdokumentation, Sammlungen von Schulungsmaterialien.

So funktioniert die KI-gestützte Bibliothekserstellung

Bei der Bibliothekserstellung wird KI für die Einrichtung verwendet, die andernfalls eine manuelle Konfiguration durch einen Websitebesitzer oder Content Manager erfordern würde.

  1. Sie beschreiben den Zweck: Geben Sie eine Beschreibung des Zwecks der Bibliothek in natürlicher Sprache an, z. B. "Ich benötige eine Bibliothek für Lieferantenrechnungen."
  2. Sie stellen eine Beispieldatei zur Verfügung (empfohlen): Laden Sie ein Beispiel oder eine Seeddatei hoch, die den Typ des zu speichernden Inhalts darstellt. KI verwendet diese Datei, um die Dokumentstruktur besser zu verstehen und relevante Metadatenfelder vorzuschlagen. Wenn Sie keine Beispieldatei bereitstellen, generiert KI die Bibliothekskonfiguration allein anhand Ihrer Beschreibung.
  3. KI generiert die Konfiguration: Basierend auf Ihrer Beschreibung und Beispieldatei schlägt KI einen Bibliotheksnamen, eine Beschreibung und ein Metadatenschema mit Spalten vor, die auf Ihren Dokumenttyp zugeschnitten sind.
  4. KI erstellt und konfiguriert die Bibliothek: Die Bibliothek wird erstellt, Ihre Beispieldatei wird in die Bibliothek kopiert, falls Sie eine bereitgestellt haben, und KI-gestützte Spalten werden konfiguriert. Diese Spalten verwenden Prompts, um Metadaten aus unterstützten Dateien zu extrahieren, die der Bibliothek hinzugefügt wurden.

Voraussetzungen

  1. Benutzern muss eine Microsoft Copilot-Lizenz zugewiesen sein.
  2. Copilot in SharePoint ist für lizenzierte Benutzer standardmäßig aktiviert. Es ist kein Opt-In-Schritt erforderlich. Informationen zum Steuern der Verfügbarkeit finden Sie unter Erste Schritte mit Copilot in SharePoint.
  3. Benutzer müssen über Berechtigungen zum Erstellen von Dokumentbibliotheken auf der SharePoint-Website verfügen.

Schritte zum Erstellen einer Bibliothek mit KI

  1. Wählen Sie auf der Homepage der Website oder der Seite mit dem Websiteinhalt die Option + Neue>Dokumentbibliothek aus.
  2. Wählen Sie den KI-gestützten Erstellungsprozess aus.
  3. Beschreiben Sie den Zweck der Bibliothek im Textfeld. Zum Beispiel:
    • "Ich benötige eine Bibliothek, um Lieferantenrechnungen zu speichern und zu organisieren."
    • "Eine Bibliothek für Marketingkampagnenressourcen und -ergebnisse."
    • "Repository für Dokumente zum Onboarding von Mitarbeitern."
  4. Laden Sie optional eine Beispieldatei hoch, damit die KI die Struktur Ihrer Dokumente besser verstehen kann. Sie können eine Datei auswählen aus:
    • Aktuelle SharePoint-Website
    • Ein OneDrive-Speicherort
    • Ihr lokales Gerät
  5. Überprüfen Sie die KI-generierte Bibliothekskonfiguration:
    • Bibliotheksname: Ein beschreibender Name basierend auf Ihrer Eingabe.
    • Beschreibung der Bibliothek: Eine Zusammenfassung des Zwecks der Bibliothek.
  6. Wählen Sie zur Bestätigung "Erstellen " aus. KI erstellt die Bibliothek, kopiert Ihre Beispieldatei und konfiguriert die Metadatenspalten.

KI-gestützte Spalten

Wenn Sie die Bibliothek erstellen, enthält sie KI-gestützte Spalten, die auf dem Metadatenschema basieren, das aus Ihrer Beschreibung und Beispieldatei generiert wurde. Diese Spalten verwenden Prompts zum Extrahieren und Auffüllen von Metadaten aus unterstützten Dateien.

  • Automatisches Tagging: Wenn Sie Dokumente in die Bibliothek hochladen oder dort ablegen, liest KI den Inhalt und füllt automatisch die Spaltenwerte auf. Sie können die Werte nach Bedarf überprüfen und aktualisieren.
  • Benutzersteuerung: Sie können das Schema und die zugrunde liegenden Eingabeaufforderungen während der Erstellung und jederzeit danach überprüfen.

Unterstützte Dateitypen

Die KI-gestützte Bibliothekserstellung verwendet das gleiche zugrunde liegende AutoAusfüllen-Feature , das Dokumentinhalte liest und Metadatenwerte auffüllt. Diese Funktion bedeutet, dass die gleiche Dateitypkompatibilität sowohl für die ursprüngliche Beispieldatei, die Sie während der Bibliothekserstellung bereitstellen, als auch für alle Dokumente gilt, die Sie später zur Bibliothek hinzufügen.

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