Szenarien und Anwendungsfälle für SharePoint Embedded

Gilt für: Alle

Verwenden Sie diese Szenarien, um zu entscheiden, ob SharePoint Embedded zu Ihrer App passt. Jede beginnt mit einem Problem, mit dem Entwickler tatsächlich konfrontiert sind, zeigt, warum die üblichen Ansätze zu kurz greifen, und erklärt, warum SharePoint Embedded die richtige Wahl ist.

Szenario: Speichern von Dateien für eine mehrinstanzenfähige SaaS-App

Das Problem

Sie erstellen ein mandantenfähiges SaaS-Produkt, z. B. Vertragsmanagement für Unternehmensrechtsteams. Ihr größter Blockierer ist die Dateispeicherung. Unternehmenskunden akzeptieren nicht, dass ihre Dokumente in Ihrem Speicher gespeichert sind. Ihre IT-Teams wollen ihre eigenen Sicherheits- und Compliancerichtlinien anwenden, z. B. Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) und Aufbewahrungsregeln. Sie benötigen weiterhin die vollständige Kontrolle über die Dateien aus Ihrer App: Erstellen, Lesen, Organisieren, Zulassen und Löschen, alles über APIs.

Warum die üblichen Ansätze zu kurz greifen

• In Ihrem eigenen Blobspeicher werden Kundendaten außerhalb des Kundenmandanten platziert, was die Unternehmens-IT ablehnt.
• Konkurrierende Dateispeicher-APIs verwenden eine Lizenzierung pro Arbeitsplatz und geben dem Administrator des Kunden nur wenig Kontrolle über die Richtlinien.

Gründe für SharePoint Embedded

SharePoint Embedded speichert die Dateien jedes Kunden im eigenen Microsoft 365-Mandanten dieses Kunden, während Ihre App die vollständige programmgesteuerte Kontrolle behält:

• Inhalte befinden sich im Microsoft 365-Mandanten des Kunden, nicht in Ihrem.
• Der Speicher verwendet Dateispeichercontainer, eine reine API-Einheit, die von Ihrer App gesteuert wird.
• Die API-Oberfläche ist Microsoft Graph; Ihre App besitzt die gesamte Benutzererfahrung.
• Der Inhalt erbt die Microsoft Purview-Compliance des Kundenmandanten , einschließlich DLP und Aufbewahrung.

Weitere Informationen finden Sie unter Auswählen eines App-Modells und Erstellen und Verwalten von Containern.

Szenario: Hinzufügen der gemeinsamen Dokumenterstellung von Office zu Ihrer App

Das Problem

Sie verfügen über eine benutzerdefinierte App, und Ihre wichtigste Anforderung an ein Feature lautet: "Lasst mich Office-Dokumente auf die gleiche Weise bearbeiten, wie ich es gewohnt bin." Heute speichern Sie Dateien und verteilen Download-Links. Vielleicht verwenden Sie sogar einen WOPI-Host (Web Application Open Platform Interface). Ihre Benutzer möchten jedoch eine Word- oder Excel-Datei öffnen und in Echtzeit gemeinsam erstellen. Sie erwarten AutoSpeichern, Versionsverlauf und Freigabe sowie die vollständige Funktionalität von Office für das Web, Office Desktop und Microsoft 365 für Mobilgeräte.

Warum die üblichen Ansätze zu kurz greifen

• Das Erstellen eigener Inhalte mit konfliktfreien, replizierten Datentypen dauert Monate, und es fehlt immer noch das native Office-Rendering.
• Eine nicht von Microsoft stammende Zusammenarbeits-Engine öffnet .docx, .xlsxnicht und .pptx zwar mit voller Genauigkeit.

Gründe für SharePoint Embedded

Speichern Sie die Dateien in einem SharePoint Embedded-Container, und starten Sie sie in Office. Ihre App ist mit demselben Office-Dienst verknüpft, den Microsoft 365 verwendet, sodass Sie kein Modul für die Zusammenarbeit erstellen:

• Gemeinsame Dokumenterstellung in Echtzeit in Office für das Web und Office-Desktopclients.
• Automatisches Speichern und automatischer Versionsverlauf für Word, Excel und PowerPoint.
• Freigabe über teilbare Links, plus @mentions für lizenzierte Benutzer.
• Bereichsbezogene Zugriffsebenen: Anyone, People in your organization, Specific people und People with existing access.

Die Bearbeitung wird in Office und nicht in Ihrer App geöffnet. Office für das Web wird in einer neuen Browserregisterkarte oder einem neuen Fenster geöffnet, und Desktopclients werden in einer eigenen App geöffnet. Um Benutzer in der Benutzeroberfläche Ihrer App zu halten, betten Sie eine schreibgeschützte Dateivorschau ein. Verwenden Sie Office Launch zum Bearbeiten.

Siehe "Office Co-Authoring ohne Erstellen hinzufügen " und "Office-Dateien in Ihrer App öffnen".

Szenario: Grounding eines KI-Agenten auf Unternehmensinhalten

Das Problem

Sie erstellen einen internen "Fragen Sie die Wissensdatenbank"-Agenten über Tausende von Dokumenten, die über Dateifreigaben und ein Legacysystem verteilt sind. Sie möchten sie konsolidieren, durchsuchbar machen und sie verwenden, um ein großes Sprachmodell zu erstellen. Ihr Sicherheitsteam lehnt das Kopieren aller Elemente in eine externe Vektordatenbank ab, und der Inhalt muss seine Aufbewahrungs- und eDiscovery-Steuerelemente beibehalten.

Warum die üblichen Ansätze zu kurz greifen

• Eine externe Vektordatenbank verschiebt Inhalte aus dem Mandanten und durchbricht die Compliancegrenze.
• Blobspeicher plus benutzerdefinierter Index zwingt Sie, DLP, Aufbewahrung und eDiscovery selbst neu zu erstellen.

Gründe für SharePoint Embedded

Speichern Sie die Dokumente in eingebetteten SharePoint-Containern, und verankern Sie Ihren Agenten:

• Der Inhalt verbleibt im Microsoft 365-Mandanten des Kunden.
• Die Auffindbarkeit von Inhalten ist eine Einstellung für den Containertyp – die Vorlage, die die Container Ihrer App definiert. Sie bestimmt, ob eingebettete SharePoint-Inhalte in Microsoft 365-Erlebnissen, einschließlich Copilot, auftauchen. Die Mandantengovernance steuert diese Einstellung, sodass eine App keine Inhalte durch Ändern der eigenen Konfiguration verfügbar machen kann.
• Rufen Sie Inhalte mit der Microsoft Search-API ab, eingegrenzt durch die Containertyp-ID (ContainerTypeId), oder mit einer Microsoft Foundry-Wissensquelle.
• Microsoft Purview-Verhinderung von Datenverlust (DLP), Aufbewahrung und eDiscovery gelten. Copilot wird erst angezeigt, wenn die Auffindbarkeit für den Containertyp aktiviert ist.

Siehe Ground AI ohne externe Vektordatenbank und Einrichten von SharePoint Embedded als Foundry-Wissensquelle.

Szenario: Ausführen eines kompatiblen reinen API-Dokumentspeichers

Das Problem

Ihre App sammelt im Rahmen eines Workflows Dokumente von Kunden innerhalb oder außerhalb Ihrer Organization. Beispiele sind das Anfügen von Beweisen an einen Hypothekenantrag oder die Überprüfung eines Ausweisdokuments. Sie wünschen sich ein einfaches Upload-Erlebnis sowie Microsoft 365-Speicher und Compliance, ohne Benutzern Zugriff auf Ihren Mandanten zu gewähren.

Warum die üblichen Ansätze zu kurz greifen

• SharePoint Online-Websites stellen eine Schnittstelle zur Verfügung, die Benutzer durchsuchen können, was Sie nicht möchten.
• Bei Blob Storage können Sie selbst den Papierkorb erstellen, wiederherstellen, durchsuchen und Compliance gewährleisten.

Gründe für SharePoint Embedded

SharePoint Embedded bietet Ihnen einen reinen API-Dokumentspeicher mit integrierten Microsoft 365-Funktionen:

• Nur API durch Microsoft Graph: Für jeden Datei- und Containervorgang wird Microsoft Graph verwendet, ohne dass die SharePoint-Benutzeroberfläche von Benutzern umgangen werden kann.
• Vollständiger Inhaltslebenszyklus: Upload und Download, Ordnerstruktur und Versionsverwaltung.
• Vorläufiges Löschen auf zwei Ebenen: Gelöschte Elemente werden in einen Containerpapierkorb verschoben, aus dem Sie wiederherstellen können, und gelöschte Container werden in eine gelöschte Containersammlung verschoben, die 93 Tage lang wiederhergestellt werden kann, bevor sie endgültig gelöscht wird.
• Durchsuchen Sie die Microsoft Search-API bezogen auf die Container Ihrer App.
• Microsoft Purview-Compliance , geerbt vom nutzenden Mandanten: DLP, Aufbewahrungsrichtlinien, Vertraulichkeitsbezeichnungen und eDiscovery.
• Die Endbenutzer Ihrer App benötigen für grundlegende Dateivorgänge keine Microsoft 365-Lizenz .

Weitere Informationen finden Sie unter Hochladen, Herunterladen und Verwalten von Dateien und Archiv- und Wiederherstellungscontainern.

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