Vorhandene Versionen kürzen

Erfahren Sie, wie Sie den Versionsspeicherverbrauch reduzieren, indem Sie Dateiversionen auf Bibliotheks-, Standort- oder Mandantenebene analysieren, verwalten und kürzen.

Achtung

Versionen, die mithilfe von Kürzungsaufträgen gelöscht wurden, werden dauerhaft gelöscht. Durch diesen Löschworkflow wird die normale Aufbewahrung des Papierkorbs umgangen, und gelöschte Versionen können nicht wiederhergestellt werden, es sei denn, die Daten wurden zuvor mit Microsoft 365-Backup oder einer ähnlichen Sicherungslösung gesichert. Um unerwünschten Datenverlust zu vermeiden, wird dringend empfohlen, vor dem Trimmen der Aktivität eine What-If Analyse durchzuführen .

Als globaler Administrator oder SharePoint-Administrator in Microsoft 365 können Sie einen Auftrag in die Warteschlange stellen, um vorhandene Versionen zu kürzen und so den Speicherbedarf für Versionen in Ihrer organization zu verringern. Zuschneiden kann auf verschiedene Bereiche angewendet werden:

  • Website-, Bibliotheks- oder OneDrive-Ebene: Richten Sie das Targeting bestimmter Websites, Dokumentbibliotheken oder OneDrive-Benutzerkonten ein.
  • Mandantenebene : Wenden Sie Ihre Versionsrichtlinie auf Mandantenebene in einem Vorgang auf alle Websites an.

Die Versionsverfügbarkeit ist entscheidend für Wiederherstellungsszenarien wie das Rückgängigmachen unerwünschter Änderungen. Bevor Sie in einem beliebigen Bereich trimmen, bewerten Sie sorgfältig Ihre Wiederherstellungsziele und überprüfen Sie die prognostizierten Auswirkungen.

Vorhandene Versionen von Website, Bibliothek oder OneDrive kürzen

Sie können einen Auftrag in die Warteschlange stellen, um vorhandene Versionen auf einer Website, einer Bibliothek oder einem OneDrive-Benutzerkonto zu kürzen und so den Speicherbedarf Ihrer Website zu reduzieren. Sie können den vorhandenen Versionsspeicher auch an die aktualisierten Versionsverlaufsgrenzen anpassen, indem Sie einen Auftrag zum Kürzen vorhandener Versionen planen.

Phase Empfohlene Maßnahmen
Vorbereiten Bewerten Sie Ihre Wiederherstellungsziele und die Speichernutzung der Zielversion: Bestimmen Sie den richtigen Zuschneidemodus und den richtigen Kürzungsbereich, die Sie benötigen, um die Wiederherstellungsziele Ihrer organization zu erreichen. Auswirkung der Überprüfung: Bevor Sie vorhandene Versionen kürzen, haben Sie die Möglichkeit, die Auswirkungen der Bereinigungsaktion zu überprüfen, indem Sie eine "Was-wäre-wenn"-Analyse des ausgewählten Kürzungsmodus auf dem angegebenen Bereich ausführen.
Auftrag in Warteschlange einreihen Sobald Sie bereit sind, einen Kürzungsauftrag vorzunehmen, können Sie einen Versionskürzungsauftrag in die Warteschlange stellen, um Versionen, die den Kriterien entsprechen, die im Kürzungsmodus auf einer Website, in einer Bibliothek oder in einem OneDrive-Benutzerkonto angegeben sind, asynchron zu löschen.
Nachverfolgen des Fortschritts Sie können den Fortschritt aller Aufträge in der Warteschlange verfolgen, um den Fortschritt beim Trimmen von Versionen zu überprüfen.

Hinweis

Kürzungsaufträge sind Hintergrundaufträge, die von Faktoren wie der Menge der auszuwertenden Dateiversionen, der Dienstintegrität und anderen Aufträgen beeinflusst werden, die in der Farm verarbeitet werden. Sie unterliegen auch der Verarbeitungslogik außerhalb der Spitzenzeiten. Der Fortschritt eines Zuschneideauftrags kann immer verfolgt werden.

Überprüfen Sie die Auswirkungen durch Ausführen einer Was-wäre-wenn-Analyse

Bevor Sie vorhandene Versionen zuschneiden, können Sie die Auswirkungen der Bereinigungsaktion überprüfen, indem Sie eine "Was-wäre-wenn"-Analyse ausführen. Das Ausführen eines "Was-wäre-wenn"-Vorgangs umfasst die folgenden Schritte:

  • Generieren eines Versionsspeicherverwendungsberichts für eine Website oder Bibliothek: Dieser Bericht unterstützt mehrere Verwendungen, einschließlich Versionsspeicheranalysen und wichtige Erkenntnisse über die Auswirkungen der Anwendung verschiedener Kürzungseinstellungen.
  • Führen Sie eine "Was-wäre-wenn"-Analyse durch , indem Sie verschiedene Kürzungsmodi festlegen, um eine Vorschau der Änderungen anzuzeigen und die Auswirkungen der Anwendung eines der Kürzungsmodi auf die CSV-Datei des Versionsspeicherberichts zu analysieren.

Wichtig

Je nach Größe der Website oder Bibliothek kann die Ausführung des Auftrags einige Tage in Anspruch nehmen. Überprüfen Sie den Fortschritt des Auftrags, bis der Status als "Abgeschlossen" zurückgegeben wird.

Modi zum Trimmen von Versionen

Mit Workflows zum Kürzen von Versionen können Sie einen der Kürzungsmodi auswählen und anwenden, um einen Zuschneideauftrag auf einer Website, in einer Dokumentbibliothek oder einem OneDrive-Konto in die Warteschlange zu stellen.

Der automatische Zuschneidemodus wendet den automatischen Algorithmus an, um vorhandene Versionen zu löschen. Je nach Versionsalter löscht der Auftrag Versionen dauerhaft oder legt die Ablaufzeit gemäß dem automatischen Versionsspeicheralgorithmus fest.

Weitere Informationen zum automatischen Zuschneidemodus finden Sie unter Grundlegendes zur Versionsspeicherung unter Automatische Limits.

Manueller Ablauf, Zuschneidemodus

Der manuelle Ablaufzuschnittmodus wertet das Alter von Versionen aus und löscht Versionen, die die Ablaufkriterien erfüllen.

Beispiel: Im folgenden Beispiel wird ein Trimmauftrag in die Warteschlange eingereiht, um Versionen zu kürzen, die älter als 60 Tage sind. Am 31. August wird der Auftrag übernommen und es beginnt mit dem endgültigen Löschen von Versionen, die älter als 60 Tage sind, ab dem 31. August.

Wichtig

Bekannte Einschränkungen des manuellen Ablauftrimmmodus:

  1. Der Zuschneidemodus für manuelles Ablaufen löscht keine Versionen, die in den letzten 30 Tagen erstellt wurden. Dies bedeutet, dass Ihre Eingabe nicht kürzer als 30 Tage sein darf.
  2. Beim manuellen Ablauf-Kürzungsmodus werden immer alle Versionen gelöscht, die vor dem 1. Januar 2023 erstellt wurden. Wenn Sie Versionen kürzen möchten, können Sie keine älteren Versionen behalten, die vor dem 1. Januar 2023 erstellt wurden. Dies bedeutet, dass der Wert, den Sie für den Parameter verwenden, ein Datum nach dem DeleteBeforeDays 1. Januar 2023 ergeben sollte.

Manuelles Zähllimit Zuschneidemodus

Der Zuschneidemodus "Manuelles Zähllimit" löscht die ältesten Versionen, die das angegebene Zähllimit überschreiten.

Beispiel: Im folgenden Beispiel wird ein Zuschneideauftrag in die Warteschlange eingereiht, um Versionen zu löschen, die die Anzahl der Hauptversionen überschreiten. Am 31. August beginnt der Auftrag mit dem endgültigen Löschen älterer Versionen, die ab dem 31. August das Limit von 50 Hauptversionen überschreiten.

Tipp

Sie können die Auswirkungsanalyse ausführen, indem Sie entweder die Modi "Manuelle Anzahl", "Ablauf" oder "Automatisches Kürzen" anwenden, um die Auswirkungen der Versionslöschung in jedem Modus zu ermitteln.

Auftrag kürzen und Fortschritt nachverfolgen

Der Versionskürzungsworkflow verwendet einen Auftrag zum asynchronen Löschen von Versionen, die den im Kürzungsmodus angegebenen Kriterien entsprechen.

Um den Zuschneideauftrag in die Warteschlange zu stellen, müssen Sie den Bereich für die Versionslöschung und den Zuschneidemodus bestimmen, um die Kriterien für die Löschung vorhandener Versionen festzulegen. Sie können alte Dateiversionen basierend auf Versionsalter, Limits, Anzahl oder automatischem Algorithmus für alle Dokumentbibliotheken auf einer Website oder für eine bestimmte Dokumentbibliothek löschen.

Sobald Sie bereit sind, den Vorgang zu kürzen, können Sie den Auftrag in die Warteschlange stellen, um Versionen, die den Kriterien für den Kürzungsmodus entsprechen, asynchron zu löschen. Sie können den Fortschritt von festgeschriebenen Kürzungsaufträgen überwachen, um den Löschfortschritt nachzuverfolgen.

Hinweis

Weitere Informationen zur Funktionsweise des Versionszuschnitts bei Versionen, die einer Aufbewahrungsrichtlinie oder einer eDiscovery-Aufbewahrung unterliegen, finden Sie in den FAQs.

Vorhandene Versionen mit PowerShell kürzen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um vorhandene Versionen mithilfe von PowerShell zu kürzen.

  1. Neueste Microsoft Office SharePoint Online-Verwaltungsshell herunterladen.

    Hinweis

    Wenn Sie eine frühere Version der SharePoint Online-Verwaltungsshell installiert haben, wechseln Sie zu "Software", und deinstallieren Sie SharePoint Online-Verwaltungsshell.

  2. Stellen Sie eine Verbindung mit SharePoint als globaler Administrator oder SharePoint-Administrator in Microsoft 365 her. Eine Anleitung dazu finden Sie unter Erste Schritte mit der Microsoft Office SharePoint Online-Verwaltungsshell.

  3. Führen Sie einen der folgenden Befehle aus, um die vorhandenen Versionen zu kürzen:

    Aktion PowerShell-Befehl
    Einen Trimmauftrag in die Warteschlange stellen, damit die Versionen ablaufen Abgelaufene Versionen auf einer Website:New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -DeleteBeforeDays <days>Ablaufende Versionen für eine Bibliothek:New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -DeleteBeforeDays <days>
    Einen Trimmauftrag in die Warteschlange stellen, um Versionen zu löschen, die das angegebene Anzahllimit überschreiten Löschen von Versionen, die die Anzahl überschreiten, von einer Website:New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>Löschen von Versionen, die die Anzahl überschreiten, aus einer Bibliothek:New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
    Auftrag zum Trimmen in die Warteschlange stellen, um Versionen mithilfe des geschätzten automatischen Kürzungsalgorithmus zu löschen Automatische Logik anwenden, um vorhandene Versionen von einer Website zu kürzen:New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -AutomaticWenden Sie automatische Logik an, um vorhandene Versionen aus einer Bibliothek zu kürzen:New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName -Automatic
    Zuschneideauftrag auf Site-Ebene in die Warteschlange stellen, um Versionen anhand des Versionsverlaufslimits einzelner Dokumentbibliotheken zu löschen Synchronisieren Sie die Versionsverlaufsgrenze aller Dokumentbibliotheken, um sie mit der Website zu identisch, und schneiden Sie vorhandene Versionen von der Website ab:New-SPOSiteManageVersionPolicyJob -Identity $siteUrl -SyncListPolicy -TrimUseListPolicy
    Warteschlange auf Bibliotheksebene, um Versionen unter Verwendung der Versionsverlaufsgrenzen zu löschen Schneiden Sie vorhandene Versionen aus der Bibliothek unter Verwendung der Versionsverlaufsbeschränkungen zu:New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName -TrimUseListPolicy
    Die weitere Verarbeitung eines laufenden Zuschneideauftrags beenden So beenden Sie die Verarbeitung eines laufenden Zuschneideauftrags auf Site-Ebene:Remove-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl oder Remove-SPOSiteManageVersionPolicyJob -Identity $siteUrlSo beenden Sie die Verarbeitung eines laufenden Kürzungsauftrags auf Bibliotheksebene:Remove-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName
    Abrufen des Status für einen Dateiversionszuschneideauftrag So rufen Sie den Status eines Zuschneideauftrags auf Websiteebene ab:Get-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJobProgress -Identity $siteUrl oder Get-SPOSiteManageVersionPolicyJobProgress -Identity $siteUrlSo rufen Sie den Status eines Zuschneideauftrags auf Bibliotheksebene ab:Get-SPOListFileVersionBatchDeleteJobProgress -Site $siteUrl -List $libName

Vorhandene Versionen auf Mandantenebene kürzen

Hinweis

Das Zuschneiden der Versionen auf Mandantenebene befindet sich derzeit in der privaten Vorschau. Diese Funktion kann sich basierend auf Feedback ändern, einschließlich des Hinzufügens von Drosselungsgrenzwerten für die Anzahl der Aufträge, die Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausführen können.

Mandantenadministratoren können Vorgänge auf Mandantenebene verwenden, um einen Zuschneideauftrag für die Dateiversion auf allen Websites in einem Mandanten zu starten, Versionsrichtlinien der Dokumentbibliothek an die Mandantenrichtlinie anzupassen und die Auswirkungen des Zuschneidens auf den Speicher mithilfe einer Was-wäre-wenn-Analyse abzuschätzen.

Cmdlets zum Kürzen der Dateiversion auf Mandantenebene ermöglichen Ihnen:

  • Aktualisieren Sie alle Versionsrichtlinien der Dokumentbibliothek, damit sie mit der Mandantenrichtlinie übereinstimmen.
  • Kürzen Sie vorhandene Versionen, die auf dieser Richtlinie basieren.
  • Verfolgen Sie den Fortschritt nach, und löschen Sie den Auftrag auf Mandantenebene.

Um Ihnen das Verständnis der Auswirkungen des Kürzens zu erleichtern, können Sie mit zusätzlichen Cmdlets schnelle, synchrone Was-wäre-wenn-Analyseabfragen nach einem anfänglichen asynchronen Datensammlungsauftrag ausführen.

Achtung

Versionen, die mithilfe von Kürzungsaufträgen gelöscht wurden, werden dauerhaft gelöscht. Durch diesen Löschworkflow wird die normale Aufbewahrung des Papierkorbs umgangen, und gelöschte Versionen können nicht wiederhergestellt werden, es sei denn, die Daten wurden zuvor mit Microsoft 365-Backup oder einer ähnlichen Sicherungslösung gesichert.

Voraussetzungen und Einschränkungen

  • Erfordert eine Erweiterte SharePoint-Verwaltung-Lizenz oder Copilot-Lizenz.
  • Pro Mandant ist jeweils nur ein Auftrag zulässig.
  • Die folgenden Websitetypen sind von der Verarbeitung ausgeschlossen:
    • Schreibgeschützte Websites
    • Gesperrte Websites
    • Archivierte Websites
    • Websites mit unterbrochener Vererbung der Versionsrichtlinie
  • Wenn sich die Versionsrichtlinie auf Mandantenebene während der Ausführung des Auftrags ändert, wendet der Auftrag die aktualisierte Richtlinie auf verbleibende nicht verarbeitete Websites an. Bereits bearbeitete Seiten werden nicht neu bewertet.
  • Die Kürzung auf Mandantenebene verwendet die auf Mandantenebene konfigurierte Versionsrichtlinie (Automatisch, Manueller Ablauf oder Manuelles Anzahllimit). Informationen zu diesen Trimmenmodi finden Sie oben unter Versionstrimmmodi .
  • Die Was-wäre-wenn-Analyse gibt Auswirkungsdaten sowohl für SharePoint-Websites als auch für OneDrive-Konten zurück.
  • Wenn es sich bei Ihrem Mandanten um Multi-Geo handelt, müssen die Was-wäre-wenn-Analyse und das Versionstrimmen für jeden geografischen Standort separat ausgeführt werden.

1. Voraussetzungen

  1. Neueste Microsoft Office SharePoint Online-Verwaltungsshell herunterladen.

  2. Stellen Sie eine Verbindung mit SharePoint als globaler Administrator oder SharePoint-Administrator in Microsoft 365 her. Eine Anleitung dazu finden Sie unter Erste Schritte mit der Microsoft Office SharePoint Online-Verwaltungsshell.

  3. Bestätigen Sie Ihre Versionsrichtlinie auf Mandantenebene, indem Sie Folgendes ausführen:

    Get-SPOTenantVersionPolicy

    Sie können auch Get-SPOTenant die EnableAutoExpirationVersionTrimEigenschaften , MajorVersionLimit, ExpireVersionsAfterDaysund VersionPolicyFileTypeOverride überprüfen und überprüfen.

Bevor Sie sich zu einer Kürzung verpflichten, können Sie die Auswirkungen Ihrer Mandantenversionsrichtlinie abschätzen, ohne Versionen zu löschen:

  1. Führen Sie einen Datensammlungsauftrag aus , um Versionsdaten auf allen Websites zu sammeln:

    New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -CollectVersionData

  2. Überwachen Sie den Datensammlungsauftrag , bis er abgeschlossen ist:

    Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobProgress

  3. Führen Sie Was-wäre-wenn-Abfragen aus , um die Auswirkungen der Anwendung Ihrer Richtlinie zu schätzen:

    Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobImpact

    Sie können mehrere Was-wäre-wenn-Abfragen mit unterschiedlichen Richtlinienoptionen Get-SPOVersionPolicyWithChanges ausführen, um geänderte Richtlinienobjekte für den Vergleich zu erstellen.

  4. Überprüfen Sie die voraussichtlichen Auswirkungen und wählen Sie eine gewünschte Versionsrichtlinie aus.

3. Vorhandene Versionen zuschneiden und Dokumentbibliotheksrichtlinien aktualisieren

Nachdem Sie Ihre Mandantenversionsrichtlinie bestätigt und die voraussichtlichen Auswirkungen überprüft haben:

  1. Führen Sie den Zuschneideauftrag mit den gewünschten Optionen aus:

    # Trim existing versions AND set version policy on all libraries
New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -TrimVersions -SetVersionPolicy

# Or trim only (without updating library policies)
New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -TrimVersions

# Or set policy only (without trimming existing versions)
New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -SetVersionPolicy

# Or specify a custom version policy object
$policy = Get-SPOVersionPolicyWithChanges -VersionPolicy (Get-SPOTenantVersionPolicy) -EnableAutoExpirationVersionTrim $true
New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -VersionPolicy $policy -TrimVersions

  2. Überwachen und validieren Sie den Trimmjob:

    Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobProgress

  3. Brechen Sie einen laufenden Auftrag ab (falls erforderlich):

    Remove-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob

    Hinweis

    Sobald das Cmdlet erfolgreich ausgeführt wird, wird das Löschen aller neuen asynchronen Versionen beendet. Das Abbrechen eines Kürzungsauftrags wirkt sich nicht auf Versionen aus, die während des Vorgangs dauerhaft gelöscht wurden.

PowerShell-Cmdlet-Referenz auf Mandantenebene

Aktion PowerShell-Cmdlet Referenz
Sammeln von Versionsdaten (Voraussetzung für Was-wäre-wenn) New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -CollectVersionData New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Auswirkungen schätzen (Was-wäre-wenn-Abfrage) Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobImpact Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobImpact
Vorhandene Versionen mit der aktuellen Mandantenrichtlinie kürzen New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -TrimVersions New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Festlegen der Versionsrichtlinie für alle Dokumentbibliotheken New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -SetVersionPolicy New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Trimmen + Richtlinie festlegen New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -TrimVersions -SetVersionPolicy New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Kürzen mit einem bestimmten Richtlinienobjekt New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -VersionPolicy $policy -TrimVersions New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Nachverfolgen des Auftragsfortschritts Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobProgress Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobProgress
Abbrechen eines laufenden Auftrags Remove-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob Remove-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Aktuelle Mandantenversionsrichtlinie abrufen Get-SPOTenantVersionPolicy Get-SPOTenantVersionPolicy
Lokales Erstellen eines geänderten Richtlinienobjekts Get-SPOVersionPolicyWithChanges Get-SPOVersionPolicyWithChanges

Weitere Informationen

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Ressourcen:

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