Szenario 2: Erstellen eines Clientvorschlagsstapels

  • 15 Minuten

Es ist 12:45 Uhr an einem Mittwoch, und Shane, ein Business Development Associate, beendet gerade das Mittagessen, wenn eine Teams-Benachrichtigung angezeigt wird:

Manager: "Hey, kannst du heute um 15:00 Uhr einen Vorschlagssatz für die Kundenbesprechung zusammenstellen?"

Shanes Herz überspringt einen Schlag. Dies dauert etwas mehr als zwei Stunden, um eine ansprechende, clientbereite Präsentation zu erstellen. Es gibt keine formale Kurzform – nur ein paar verstreute Notizen aus einem Ermittlungsaufruf in der letzten Woche, ein Arbeitsblatt (Pricing.xlsx) und eine Handvoll E-Mails, die die Präferenzen und Problempunkte des Kunden skizzieren.

Shane öffnet Copilot Chat und atmet tief ein. Die Uhr tickt.

Shanes Situation ist eins, dem viele Profis gegenüberstehen:

  • Knappe Frist
  • Fragmentierte Informationen
  • Hohe Erwartungen an Schliff und Klarheit

Das Ziel ist es, eine überzeugende Angebotsmappe zu erstellen, die die Bedürfnisse des Kunden widerspiegelt, sich an der internen Preisstrategie orientiert und professionell genug aussieht, um führungskräften zu präsentieren – alles in unter zwei Stunden.

Es gibt keinen einzigen "richtigen" Weg, um dieses Szenario anzugehen. Abhängig von Shanes Stärken, den verfügbaren Daten und den Erwartungen des Teams gibt es mehrere Möglichkeiten, Microsoft 365 Copilot zu verwenden, um die Arbeit zu erledigen.

Nachdem Sie überlegt haben, wie Sie dieses Szenario angehen würden, wählen Sie die einzelnen Workflows aus, um Möglichkeiten zu sehen, wie Sie fortfahren können:

Ziel: Extrahieren Sie Clientanforderungen aus E-Mails, und erstellen Sie mithilfe von Outlook und PowerPoint eine ansprechende Angebotsmappe.

Schritt 1: Zusammenfassen der Clienteinstellungen aus E-Mail

Shane beginnt in den Copilot Chat und Typen von Outlook:
Fassen Sie clientpräferenzen und wichtige Diskussionspunkte aus E-Mails mit [Clientname] der letzten zwei Wochen zusammen.

Copilot scannt Outlook und gibt eine Zusammenfassung der Ziele, Probleme und spezifischen Anforderungen des Clients zurück, die in den E-Mail-Threads erwähnt werden.

Dieser Schritt hilft Shane dabei, lange E-Mail-Ketten nicht erneut zu lesen, und stellt sicher, dass nichts Wichtiges verpasst wird.

Schritt 2: Überprüfen und Verfeinern der Zusammenfassung

Shane überprüft die Zusammenfassung und stellt Folgefragen:
Was hat der Kunde zur Preisflexibilität gesagt?
Gab es Bedenken hinsichtlich der Implementierungszeitpläne?

Diese Nachverfolgung hilft Shane dabei, vage Punkte zu klären und gezieltere Inhalte für den Vorschlag zu sammeln.

Wenn Copilot etwas verpasst, kann Shane manuell nach Schlüsselwörtern wie "Budget", "Zeitleiste" oder "Bedenken" in Outlook suchen.

Schritt 3: Erstellen des Stapels in PowerPoint

Shane öffnet PowerPoint und fordert Copilot auf:
Erstellen Sie mithilfe der E-Mail-Zusammenfassung einen Vorschlagssatz für [Clientname]. Fügen Sie Folien für Clientanforderungen, Unsere Lösung, Preise und nächste Schritte hinzu.

Copilot generiert basierend auf den E-Mail-Erkenntnissen einen strukturierten Stapel mit Platzhalterinhalten. Shane passt die Folien durch Hinzufügen von Branding, Anpassen des Tons und Einfügen von Visuals oder Logos an.

Mit Copilots Hilfe wandelt Shane verstreute Notizen in einen kundenfertigen Vorschlag um – rechtzeitig für die Besprechung.