Entwerfen Ihrer Inhalte mit Microsoft Copilot

Das Verfassen effektiver Inhalte – ob Bericht, E-Mail oder Präsentation – erfordert oft ein Gleichgewicht zwischen Klarheit, Struktur und Kreativität. Mit Copilot, der in Microsoft 365 integriert ist, können Sie den Entwurfsprozess optimieren und die Qualität Ihrer Arbeit verbessern.

Copilot unterstützt Sie in jeder Phase der Inhaltserstellung. Er hilft Ihnen, Ihre Ideen zu organisieren, Ihre Sprache zu verfeinern und sicherzustellen, dass Ihre Botschaft klar und aussagekräftig ist. Durch die Bereitstellung intelligenter Vorschläge ermöglicht Copilot das schnelle Erstellen von Gliederungen, Entwerfen von Inhalten und den Feinschliff Ihrer Entwürfe mit professionellen Formulierungen und Formatierungen.

Mit Copilot können Sie:

• Beginnen Sie mit einer Eingabeaufforderung oder einigen wichtigen Punkten, und lassen Sie Copilot einen strukturierten Entwurf erstellen.
• Erhalten Sie Feedback und Vorschläge in Echtzeit, um Ton, Klarheit und Kohärenz zu verbessern.
• Integrieren Sie relevante Daten, Referenzen oder organisatorisches Wissen in Ihre Inhalte.
• Iterieren Sie schnell, und nehmen Sie Anpassungen basierend auf den Empfehlungen von Copilot vor, bis Ihr Dokument Ihre Ziele erfüllt.

Ganz gleich, ob Sie von Grund auf neu verfassen oder vorhandenes Material überarbeiten, Copilot ermöglicht es Ihnen, effizienter und sicherer zu arbeiten. Das Ergebnis sind gut gestaltete Inhalte, die Ihre Ideen effektiv kommunizieren und den Standards Ihrer Organization entsprechen.

Entwerfen neuer Inhalte in Word

Ein neues Dokument zu beginnen, kann sich oft entmutigend anfühlen, insbesondere wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie beginnen sollen. Mit Copilot in Word können Sie einen ersten Entwurf generieren, der die Richtung für Ihre Inhalte vorgibt.

Verwenden von Copilot zum Entwerfen von Inhalten

Öffnen Sie Word und wählen Sie das Copilot-Symbol im Startmenüband aus, um Copilot zu öffnen. Beachten Sie, dass Sie bei der Interaktion mit Copilot arbeits- oder webbasierte Ressourcen auswählen können.

• Arbeitsbasierte Daten beziehen sich auf interne Organisationsinhalte wie E-Mails, Dokumente, Besprechungen und Chats, auf die über Ihre Microsoft 365-Umgebung zugegriffen werden kann.
• Die Daten basieren auf öffentlichen Internetquellen über die Bing-Suche. Es ist ideal für externe Recherchen, das Entdecken von Trends und das Generieren von Inhalten auf der Grundlage aktueller Informationen, die über die internen Repositorys Ihrer Organization hinausgehen.

Die Chatschnittstelle für arbeitsbasierte Daten zeigt vorgeschlagene Eingabeaufforderungen an, mit denen Sie Fragen basierend auf dem Kontext des geöffneten Dokuments stellen können. Alternativ können Sie Eingabeaufforderungen eingeben wie:

• Schreiben Sie eine professionelle Einführung für unseren Q3-Performance-Bericht.
• Gestalten Sie den Ton optimistischer und zukunftsorientierter.
• Fügen Sie einen Satz hinzu, der die Erfolge unseres Teams hervorhebt.

Denken Sie daran, dass ein Schlüssel zum Erhalt der besten Antworten von Copilot darin besteht, Ihre Eingabeaufforderungen zu wiederholen. Sie können Folge-Prompts verwenden, um Ton, Länge oder Fokus anzupassen.

Copilot in Word kann auch automatisch Zitate in Ihre entworfenen Inhalte aufnehmen. Wenn Copilot aus Ihren Arbeitsdateien oder Webquellen zeichnet, um Text zu generieren, kann es Verweise inline hinzufügen – so können Sie glaubwürdigere Dokumente ohne manuelle Quellenverfolgung erstellen.

Copilot kann auch bereits verfasste Inhalte verfeinern. Wählen Sie einen beliebigen Text in Ihrem Dokument aus und beschreiben Sie die erforderliche Änderung:

• Schreiben Sie dies in einem formelleren Ton für ein Führungspublikum um.
• Gestalten Sie diesen Absatz prägnanter—streben Sie zwei Sätze an.
• Vereinfachen Sie dies für einen nicht-technischen Leser.

Beziehen Sie Branchentrends mit ein: Wählen Sie die richtige Grundlage – Web vs. Arbeit

Während Sie Ihren Bericht entwerfen, stellen Sie fest, dass es wertvoll wäre, einen Absatz über aktuelle Branchentrends hinzuzufügen. Sie sind nicht sicher, ob diese Informationen bereits in den Dateien Ihrer organization vorhanden sind oder ob Sie sie aus dem Web abrufen müssen. Copilot in Word hilft Ihnen bei beidem.

• Verwenden von arbeitsbasierten Prompts

  Beispiel für eine Eingabeaufforderung: Fassen Sie aktuelle interne Erkenntnisse zu Wearable-Tech-Trends aus meinen Dokumenten und E-Mails zusammen. Copilot durchsucht die Inhalte Ihrer Organization und generiert eine Zusammenfassung basierend auf dem, was Ihnen zur Verfügung steht.

• Verwenden von webgestützten Eingabeaufforderungen

  Beispiel für eine Eingabeaufforderung: Fassen Sie aktuelle Trends in der Wearable-Tech-Branche mithilfe aktueller Webquellen zusammen. Copilot bezieht öffentlich verfügbare Informationen aus vertrauenswürdigen Webquellen für eine breitere Perspektive ein.

Probieren Sie beide Arten von Eingabeaufforderungen aus, um zu sehen, wie sich die Antworten unterscheiden und wie Sie sie kombinieren können, um umfangreicheren Inhalt zu erhalten.

Erkenntnisse ableiten mit Work IQ

Da Work IQ sich auf Ihre Rolle, Ihre Beziehungen und die Art und Weise, wie das Wissen Ihrer Organization zusammenhängt, auswirkt, kann es Erkenntnisse zutage fördern, die bei einer einfachen Dateisuche übersehen würden. Anstatt nur nach Dokumenten anhand von Schlüsselwörtern (Keyword) zu suchen, können Sie Copilot bitten, die Personen und Muster hinter Ihrer Arbeit zu finden.

Probieren Sie Prompts aus wie:

• Wer sonst noch in meinem Team hat kürzlich über Wearable-Tech-Trends geschrieben?
• Welche verwandten Dokumente oder Unterhaltungen existieren von Personen, mit denen ich an diesem Projekt zusammenarbeite?
• Fassen Sie zusammen, worauf sich meine Abteilung in diesem Quartal konzentriert hat.

Wenn Ihre Organization externe Systeme über Copilot-Connectors verbindet, kann Work IQ diese Erkenntnisse noch weiter ausbauen. Wenn Salesforce beispielsweise verbunden ist, könnten Sie fragen: Fassen Sie meine offenen Verkaufschancen für das Contoso-Konto zusammen. Copilot gibt eine Zusammenfassung zurück, die auf diesen Salesforce-Daten neben Ihren Microsoft 365-Inhalten basiert.

Überprüfen Sie die auf dem Work IQ basierenden Erkenntnisse auf die gleiche Weise wie jede Copilot-Antwort: Vergewissern Sie sich, dass die Personen, Dokumente und Datensätze, auf die verwiesen wird, relevant und aktuell sind, bevor Sie sie in Ihrem Bericht verwenden.

Konvertieren von Text in eine Tabelle in Word

Sobald Sie Ihre Einleitung entworfen und Branchentrends aufgenommen haben, möchten Sie die Leistungsmetriken Ihres Teams auf klare, visuelle Weise präsentieren. Sie können Copilot verwenden, um einen Textblock in eine Tabelle zu konvertieren.

So verwenden Sie Copilot zum Erstellen von Tabellen

1. Wählen Sie den Absatz aus, den Sie konvertieren möchten.
2. Wählen Sie "Als Tabelle visualisieren" aus, oder führen Sie im Chatbereich die folgenden Eingabeaufforderung aus: Konvertieren Sie diesen Absatz in eine Tabelle mit Spalten für Teamname, KPI und Ergebnis.
3. Verfeinern Sie die Formatierung mit Folgeaufforderungen: Fügen Sie eine Kopfzeile hinzu und fett formatieren Sie die Spaltentitel.
4. Speichern Sie Ihr Dokument, wenn Sie mit dem Entwurf zufrieden sind.

Sie sind auf dem besten Weg, Ihre Frist einzuhalten. Jetzt müssen Sie überlegen, wie Sie Ihren Bericht der Geschäftsleitung vorlegen.

Erstellen einer PowerPoint-Präsentation aus einem Word-Dokument

Die Umwandlung Ihres Word-Dokuments in eine PowerPoint-Präsentation ist eine strategische Möglichkeit, die Erkenntnisse Ihres Berichts an Führungskräfte zu kommunizieren. Wenn Ihre Inhalte entworfen sind, ist es an der Zeit, sich auf die bevorstehende Führungsbesprechung vorzubereiten. Sie müssen Ihre Word-Inhalte in eine überzeugende Präsentation verwandeln – eine weitere Aufgabe, die Copilot Ihnen bei der Optimierung helfen kann.

Verwenden von Copilot zum Entwerfen von Inhalten in PowerPoint

1. Öffnen Sie PowerPoint und greifen Sie auf Copilot zu, indem Sie das Copilot-Symbol im Menüband "Start" auswählen.
2. Verweisen Sie auf bis zu fünf Dateien, um Ihre Präsentation zu informieren. Um auf eine Datei zu verweisen, beginnen Sie Ihre Eingabeaufforderung mit einem Schrägstrich (/) gefolgt vom Dateinamen (/Word_Document_Example.docx). Sie können auf Word-Dokumente, PDFs, Excel-Dateien oder Textdateien verweisen, um aus mehreren Quellen gleichzeitig zu zeichnen.
3. Eingabeaufforderung: Fassen Sie diesen Inhalt in fünf Aufzählungspunkten für eine Präsentation für Führungskräfte zusammen. Wenn der Inhalt durch die Aufzählungspunkte nicht optimal hervorgehoben wird, können Sie die Eingabeaufforderung verfeinern, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
4. Verfeinern mit: Gestalten Sie die Aufzählungszeichen prägnant und handlungsorientiert.
5. Wählen Sie eine Folie aus, und fordern Sie Copilot auf, ein originelles Bild zu generieren, z. B. Erstellen Sie ein Bild eines vielfältigen Teams, das in einem modernen Büro zusammenarbeitet , oder generieren Sie ein Symbol, das das Kundenwachstum darstellt. Copilot zeigt einige Optionen zur Auswahl an, und Sie können das Ergebnis mit nachfolgenden Eingabeaufforderungen verfeinern, z. B. " Den Hintergrund heller machen " oder stattdessen eine flache Symbolart verwenden.
6. Sobald der Foliensatz fertig ist, speichern Sie die Datei.

Die gleiche Bildgenerierung ist in Word verfügbar, sodass Sie Ihrem Bericht ein übereinstimmendes Visual hinzufügen können, ohne das Dokument verlassen zu müssen. Für ein ausgefeilteres, eigenständiges visuelles Element, wie ein Banner oder einen Beitrag in sozialen Medien, verwenden Sie stattdessen "Erstellen".

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen effektiver Präsentationen mit KI.

Überprüfen und Verfeinern einer vorhandenen Präsentation

Copilot in PowerPoint kann Ihnen auch helfen, mit einem Deck zu arbeiten, das Sie bereits erstellt haben. Öffnen Sie eine Präsentation, und verwenden Sie den Copilot-Bereich, um Fragen zu stellen, eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte zu erhalten oder Änderungen anzufordern:

• Foliensatz zusammenfassen – Fordern Sie Copilot auf, Ihnen einen Überblick über die Hauptthemen der Präsentation zu geben
• Stellen Sie gezielte Fragen – zum Beispiel: Welche Folien benötigen weitere unterstützende Daten? Oder Was sind die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Foliensatz?
• Fügen Sie Inhalte hinzu, oder erweitern Sie sie : Bitten Sie Copilot, ein neues Thema mit einheitlichem Design hinzuzufügen oder eine Folie mit mehr Details zu erweitern

Gestalten Sie ansprechende visuelle Elemente und Videos mit "Erstellen"

Für ein Projektbanner, einen Social-Media-Beitrag oder eine Werbegrafik bietet Ihnen Copilot Create einen dedizierten Bereich, um ansprechende Inhalte anstelle eines schnellen Inlinebilds zu entwerfen. Wählen Sie "Erstellen" in der Microsoft Copilot-App aus, und wählen Sie dann aus, was Sie erstellen möchten – ein Bild, ein Banner, ein Poster, ein Video oder mehr – beginnend mit einer Textbeschreibung oder einer Vorlage.

Probieren Sie Prompts aus wie:

• Erstellen Sie ein Banner für unseren monatlichen Team-Newsletter mit einem modernen Design und dem Titel "Monatliche Updates".
• Erstellen Sie einen LinkedIn-Beitrag, der unsere Q3-Ergebnisse mit einem professionellen Ton und unserem Unternehmenslogo in der Kopfzeile bekannt gibt.

Wenn Sie lieber einen vorhandenen Bericht in ein Video umwandeln möchten, wählen Sie "Video erstellen" aus, und laden Sie Ihr Word-Dokument oder Ihre PowerPoint-Datei hoch. Copilot schreibt ein Skript, fügt Kommentare hinzu und organisiert Ihre Inhalte in Szenen, sodass Sie ein sofort bearbeitbares Projekt anstelle einer leeren Zeitleiste erhalten.

Sie können ein Design im Web starten und es später auf dem Mobilgerät oder in der Desktop-App fertigstellen.

Kommunizieren Sie den Fortschritt mit Ihrem Führungsteam in Outlook

Nachdem Sie Ihr Dokument und Ihre Präsentation fertiggestellt haben, müssen Sie Ihr Führungsteam über den aktuellen Status informieren. Copilot in Outlook hilft Ihnen sowohl beim Entwerfen neuer Nachrichten als auch beim Arbeiten mit vorhandenen E-Mail-Threads.

Entwerfen einer neuen E-Mail von Grund auf

Wenn Sie ein Update, eine Ankündigung oder eine Besprechungsanfrage senden müssen, kann Copilot einen vollständigen Entwurf aus einem einzigen Prompt generieren. Öffnen Sie eine neue E-Mail, wählen Sie das Copilot-Symbol in der Nachrichtensymbolleiste aus, und beschreiben Sie, was Sie benötigen:

• Entwerfen Sie eine E-Mail an meinen Vorgesetzten, in der Sie den Abschluss des Leistungsberichts für das 3. Quartal ankündigen.
• Schreiben Sie eine Besprechungsanfrage an das Führungsteam für eine 30-minütige Q3-Review-Sitzung.
• Compose Sie ein Projektupdate für Stakeholder, das die wichtigsten Meilensteine dieses Quartals hervorhebt.

Copilot generiert einen vollständigen Entwurf, den Sie vor dem Senden überprüfen und verfeinern können.

Zusammenfassen und Entwerfen aus einem E-Mail-Thread

Ihr Team hat eine längere Unterhaltung per E-Mail über den Bericht geführt, und Sie möchten einen allgemeinen Überblick über diese Konversation in Ihre Status-E-Mail an die Führungskräfte aufnehmen. Copilot in Outlook hilft Ihnen, den Thread zuerst zusammenzufassen. Sehen Sie sich das folgende Video an, um zu sehen, wie einfach es ist:

Copilot-Tutorial: Zusammenfassen einer E-Mail

Nachdem Copilot den Thread zusammengefasst hat, fordern Sie es auf, eine E-Mail an das Führungsteam basierend auf der Zusammenfassung des E-Mail-Threads zu entwerfen. Halten Sie den Ton professionell und prägnant.

Verbessern Sie Ihre E-Mails vor dem Senden

Nutzen Sie vor dem Senden die E-Mail-Coachingfunktion von Copilot, um Vorschläge zu Ton, Klarheit und Leserstimmung zu erhalten. Wählen Sie im Bereich Copilot die Option "Coaching erhalten " aus, und Copilot überprüft Ihren Entwurf und bietet konkrete Vorschläge. Sie können auswählen, welche Vorschläge einzeln angewendet werden sollen – indem Sie einen einzelnen Satz, einen Satz oder den allgemeinen Ton anpassen – bis die Botschaft wie beabsichtigt ankommt.

Wenn Sie diesem Workflow folgen, sehen Sie, wie Copilot Ihnen hilft, von der Erstellung eines Berichts zur Visualisierung von Daten, zum Erstellen einer Präsentation und schließlich zur Kommunikation Ihrer Fortschritte zu gelangen – alles innerhalb der Apps, die Sie täglich verwenden. Wenn Sie fortfahren, denken Sie daran, dass effektive Eingabeaufforderungen und die richtige Grundlage (Arbeit oder Web) Ihnen helfen, Copilot in Ihrem täglichen Workflow optimal zu nutzen.

Validieren von Inhalten im Hinblick auf Ihre Geschäftsziele

Bevor Sie uns mitteilen, was Copilot Ihnen geholfen hat, halten Sie inne und vergleichen Sie es mit dem Ergebnis, das Sie tatsächlich benötigen. Ein polierter Entwurf ist nicht nützlich, wenn er seinen Zweck nicht erfüllt.

Fragen Sie sich:

• Zielgruppenanpassung: Stimmen Ton, Umfang und Detaillierungsgrad mit dem Leser überein – der Geschäftsleitung, einem Kunden oder Ihrem Team?
• Zielausrichtung: Unterstützt der Inhalt die Entscheidung oder Aktion, die Sie von Ihrem Publikum erwarten, und beschreibt er nicht nur das Thema?
• Passendes Format: Ist dies das richtige Ergebnis – ein Dokument, eine Tabelle, eine Folie, eine E-Mail – für die Art und Weise, wie Ihr Publikum es verwenden wird?
• Richtigkeit: Haben Sie die Fakten, Zahlen und Zitate überprüft, die Copilot aufgenommen hat?

Wenn eine Antwort auf eine dieser Punkte zu kurz kommt, verfeinern Sie Ihre Eingabeaufforderung, oder bearbeiten Sie den Entwurf direkt, anstatt ihn unverändert zu senden. Behandeln Sie die Ausgabe von Copilot als Entwurf und nicht als endgültige Antwort, damit Ihre Geschäftsinhalte sowohl effizient zu produzieren als auch zuverlässig zu teilen sind.

Was geschieht, wenn Sie einen ausführlicheren Datensatz benötigen, der in Ihre Präsentation einbezogen werden soll? In der nächsten Einheit wird der Recherche-Agent erläutert, ein vordefinierter Agent, der von Microsoft entwickelt wurde und mit dem Sie Informationen aus Ihrer Arbeit und dem Web sammeln und organisieren können, um detaillierte Berichte zu erstellen.