Reagieren auf Anträge betroffener Personen (DSRs) in Viva Glint

Viva Glint-Administratoren, die von Ihrem globalen Microsoft 365-Admin benannt werden, können produktinterne Administratorfunktionen verwenden, um auf Anträge betroffener Personen von Viva Glint-Umfrageteilnehmern zu antworten. Weitere Informationen zu Betroffenen.

Informationen zur Unterstützung einer Anforderung zum Löschen von Daten finden Sie unter Löschen von Benutzerdaten aus Viva Glint. Informationen zum Exportieren von Benutzerdaten finden Sie im Abschnitt Verwenden der Funktion "People" zum Exportieren von Antworten.

Wichtig

Möglicherweise haben Sie mehrere Viva Glint-Erfahrungen in Ihrem Mandanten. Da jede Erfahrung unabhängig funktioniert, können die persönlichen Daten der Benutzer auf mehrere Erfahrungen verteilt werden. Aus diesem Grund müssen Benutzer die Datenlöschung (DSRs) für jede Instance anfordern, zu der sie gehören.

Löschen von Benutzerdaten

Achtung

Das Löschen von Benutzerdaten in Viva Glint ist ein irreversibler Prozess. Weitere Informationen zu Viva Glint-Steuerelementen zum Löschen von Daten.

Wenn Viva Glint das Löschsignal von einer Datensubjektanforderung (DSR) oder einer Microsoft Entra ID für einen Benutzer empfängt, werden sie nicht sofort gelöscht. Der Mitarbeiterdatensatz eines Benutzers befindet sich seit 30 Tagen in einem vorläufig gelöschten Zustand. Während dieses Zeitraums kann der Mitarbeiterdatensatz aus seinem vorläufig gelöschten Status geändert und auf den in der HRIS-Datei angegebenen Status aktualisiert werden. Nach Ablauf der 30-Tage-Frist werden alle Daten des Mitarbeiters gemäß den Benutzerdatenkontrollen dauerhaft gelöscht. Wenn eine dauerhaft gelöschte Person wiederhergestellt werden muss, müssen ihre Daten hochgeladen werden, als ob sie ein neuer Mitarbeiter wären, um einen neuen Datensatz zu erstellen.

Wenn ein Benutzer aus Glint gelöscht wird, wird er aus Verteilerlisten und zukünftigen Umfragen entfernt. Die Rollendefinitionen des Benutzers und seine Berichtsberechtigungen werden entfernt. Wenn der Benutzer direkt unterstellt ist, werden seine Berichte einem Platzhalternamen zugewiesen, der später aktualisiert werden kann. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein rückwirkendes Update des Benutzeruploads zu ermöglichen, wenn frühere Umfragedaten den neuen Manager widerspiegeln sollen.

Verfahren zum Löschen von Benutzern

  1. Wählen Sie im Admin-Dashboard das Konfigurationssymbol und dann unter Employees die Option People aus.
  2. Suchen Sie im Feld "People suchen" nach dem Benutzer.
  3. Wählen Sie im Profil des Benutzers im Dropdownmenü "Aktionen" die Option "Benutzer löschen" aus.
  4. Vor dem Bestätigen der Löschaktion wird ein Bestätigungsfeld zum Löschen von Benutzern angezeigt.
  5. Wählen Sie Löschen aus, um die Löschaktion zu bestätigen.
  6. Kehren Sie zur Seite "People" zurück, und vergewissern Sie sich, dass der Benutzer nicht in der Liste "Alle", "Aktive" oder "Inaktive Mitarbeiter" angezeigt wird.
  7. Kehren Sie zum Admin-Dashboard zurück, und wählen Sie im Abschnitt "Dienstkonfiguration" die Option "Aktivitätsüberwachungsprotokoll" aus. Die Benutzerlöschaktion sollte in der Spalte "Ereignis" aufgeführt sein und als Status "Erfolg" angezeigt werden. In der Spalte "Details" sollte "Gelöscht" angezeigt werden.
  8. Umfrageantworten und identifizierbare Daten für gelöschte Benutzer sowie die entsprechenden Berichte werden in Übereinstimmung mit den Benutzerdatenkontrollen aktualisiert.

Verwenden des Features "People" zum Exportieren von Antworten

Als Viva Glint-Admin senden Sie die Benutzerattribute und die unformatierten Umfrageantworten des Umfrageteilnehmers direkt an den Umfrageteilnehmer, ohne sie anzuzeigen. Attribute werden aus den Daten ausgefüllt, die in Ihrer HRIS-Datei (Human Resources Information System) an Viva Glint gesendet werden.

Verfahren zum Exportieren von Benutzerdaten

  1. Wählen Sie im Admin-Dashboard das Konfigurationssymbol und dann unter Employees die Option People aus.
  2. Suchen Sie im Feld "People suchen" nach dem Benutzer.
  3. Wählen Sie im Profil des Benutzers im Dropdownmenü "Aktionen" die Option "Benutzerdaten senden" aus.
  4. Gehen Sie im Schieberegler "Benutzerdaten senden " wie folgt vor:
    1. Geben Sie eine E-Mail-Adresse in das Feld "Persönliche E-Mail-Adresse des Benutzers" ein, wenn Daten an eine persönliche E-Mail-Adresse gesendet werden sollen. Wenn dies nicht der Fall ist, geben Sie die geschäftliche E-Mail-Adresse des Benutzers ein.
    2. Es besteht die Option, unformatierte Umfrageantworten einzuschließen. Wählen Sie diese Option aus, um die Antworten des Benutzers in Umfragen einzuschließen. Während einer Live-Umfrage können keine Daten extrahiert werden.
    3. Im Schieberegler Benutzerdaten senden sind alle Attribute aus Ihrer HRIS-Datei vorausgewählt.
      1. Wählen Sie Alle löschen und dann die Attribute aus, die Sie exportieren möchten, oder
      2. Schließen Sie Attribute vom Export aus, indem Sie ihre Auswahl aufheben.
  5. Wählen Sie Senden aus. Die Meldung "Benutzerdatenexport wurde erfolgreich gesendet" wird angezeigt.
  6. Senden Sie die verschlüsselte, komprimierte Datei mit den Daten des Benutzers, die auf Ihr Gerät heruntergeladen wird, an den anfordernden Mitarbeiter.
  7. Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Passwort, um seinen komprimierten Ordner zu entschlüsseln.

Screenshot der E-Mail, die ein Benutzer erhält, nachdem seine Daten aus Viva Glint exportiert wurden, einschließlich eines Kennworts für den Zugriff auf seine komprimierte, verschlüsselte Datei.

Korrigieren von Benutzerdaten

Achtung

  • Führen Sie kein rückwirkendes Update durch, während eine Viva Glint-Umfrage live ist.
  • Gelöschte Benutzerdaten können nicht rückwirkend aktualisiert werden.

Als Viva Glint-Admin können Sie die aktuellen Daten Ihrer Mitarbeiter oder frühere Daten aktualisieren, die an geschlossene Umfragezyklen gebunden sind.

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