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Los buzones inactivos le permiten conservar el correo electrónico de los antiguos empleados después de que dejen la organización y pueden acceder a ellos las personas autorizadas a las que se les han concedido permisos de eDiscovery por motivos legales o de cumplimiento. Por ejemplo, administradores, responsables de cumplimiento normativo y administradores de registros que pueden usar la Búsqueda de contenido para buscar y exportar el contenido de un buzón inactivo. Los buzones inactivos no pueden recibir correo electrónico y no se muestran en la libreta de direcciones compartida de su organización ni en otras listas.
Para obtener más información acerca de los buzones inactivos, consulte Más información sobre buzones inactivos.
Crear un buzón inactivo
Para inactivar un buzón es necesario retener el buzón y, posteriormente, eliminarlo o la cuenta de usuario correspondiente.
Para inactivar un buzón, se debe obtener la licencia correcta para que se pueda aplicar una suspensión al buzón antes de eliminarlo. Una vez eliminada la cuenta de usuario, cualquier licencia de Exchange Online asociada a la cuenta de usuario estará disponible para asignarla a un nuevo usuario.
Se recomienda usar la retención de Microsoft 365 para aplicar la suspensión en el buzón. Otros métodos se tratan en Obtener información sobre los buzones inactivos.
La mejor manera de eliminar un buzón es eliminar la cuenta de usuario correspondiente en el Centro de administración de Microsoft 365. Para obtener información sobre la eliminación de cuentas de usuario, consulte Quitar a un usuario de su organización. Sin embargo, también puede eliminar el buzón mediante el cmdlet Remove-Mailbox en PowerShell de Exchange Online. Para obtener más información, vea Eliminar o restaurar buzones de usuario en Exchange Online.
En la tabla siguiente se resume el proceso de creación de un buzón inactivo para diferentes escenarios de retención.
| Para... | Haz esto... | Resultado |
|---|---|---|
| Retener el contenido del buzón de correo indefinidamente después de que un empleado abandone la organización | 1. Aplique la configuración de retención de Microsoft 365 con acciones de retención para el buzón (una directiva de retención) o elementos de correo electrónico específicos (una o varias etiquetas de retención). 2. Espere a que se aplique la configuración de retención. 3. Quite la cuenta de Microsoft 365 del usuario. |
Todo el contenido del buzón inactivo que tenga aplicada la configuración de retención, incluidos los elementos de la carpeta Elementos recuperables, se conserva indefinidamente. |
| Conservar todo el contenido del buzón durante un período específico después de que un empleado abandone la organización y, a continuación, eliminar el buzón | 1. Aplique una directiva de retención de Microsoft 365 al buzón con una configuración de retención que retenga y elimine elementos cuando expire el período de retención. 2. Espere a que se aplique la configuración de retención. 3. Quite la cuenta de Microsoft 365 del usuario. |
Cuando el período de retención de un elemento del buzón expira, el elemento se mueve a la carpeta Elementos recuperables y, a continuación, se elimina permanentemente (purga) del buzón inactivo cuando expira el período de retención del elemento eliminado (para los buzones de Exchange). El período de retención de la directiva de retención de Microsoft 365 siempre se basa en la fecha original en que se recibió o creó un elemento de buzón. |
Nota:
Si la configuración de retención de Microsoft 365 que está configurada para conservar, o retener y luego eliminar contenido, ya se aplica al buzón o elementos del buzón, o si ya se ha colocado una suspensión por juicio en un buzón, o entonces todo lo que tiene que hacer para crear un buzón inactivo es eliminar la cuenta de usuario correspondiente.
Ver una lista de buzones inactivos
Puede usar el portal Microsoft Purview para ver una lista de los buzones inactivos de su organización.
Nota:
Los portales están limitados a mostrar hasta 5000 buzones inactivos. Para ver más de 5000 buzones inactivos, debe usar PowerShell de Exchange Online como se describe después de las instrucciones del paso.
Para esta configuración, usa el portal de Microsoft Purview y una cuenta de administrador de cumplimiento para tu organización.
Iniciar sesión en el portal> Microsoft PurviewSoluciones>Administración del ciclo de vida de los> datosDirectivas>Directivas de retención.
Seleccione la opción Buzón inactivo . Por ejemplo, desde el portal Microsoft Purview:
La página Buzones inactivos muestra una lista de buzones inactivos. Seleccione uno para ver los detalles sobre ese buzón inactivo. Los detalles incluyen el identificador de Exchange para el buzón y si está en suspensión por juicio.
No verá otros tipos de suspensiones en el panel de detalles, por ejemplo, una retención de Microsoft 365 o una retención de eDiscovery. Para encontrar esta información, vea Cómo identificar el tipo de retención que se coloca en un buzón de Exchange Online.
Si tiene muchos buzones inactivos, puede que le resulte más fácil buscar y ordenar un archivo CSV para los detalles que ve en la lista: En la página Buzones inactivos , seleccione 
Exportar.
Como alternativa, puede ejecutar el siguiente comando en PowerShell de Exchange Online para mostrar la lista de buzones inactivos:
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted
También puede ejecutar el siguiente comando para exportar la lista de buzones inactivos y otra información a un archivo CSV. En este ejemplo, se crea el archivo CSV en el directorio actual.
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoTypeInformation
Nota:
Es posible que un buzón inactivo tenga la misma dirección SMTP que un buzón de usuario activo. En este caso, el valor de la propiedad DistinguishedName o ExchangeGuid se puede usar para identificar de forma única un buzón inactivo.
Buscar y exportar el contenido de un buzón inactivo
Puede acceder al contenido del buzón inactivo mediante la herramienta Búsqueda de contenido en el portal de Microsoft Purview. Para obtener más información, consulte el artículo Referencia de características para la búsqueda de contenido .
Cambiar la duración de retención para un buzón inactivo
Después de inactivar un buzón, es posible que pueda cambiar la duración de la retención aplicada al buzón inactivo.
Para obtener instrucciones detalladas, vea Cambiar la duración de la retención de un buzón inactivo.
Recuperar un buzón inactivo
Si un empleado anterior regresa a la organización o si se contrata a un nuevo empleado para asumir las responsabilidades laborales del empleado anterior, puede recuperar el contenido del buzón inactivo.
Al recuperar un buzón inactivo, el buzón se convierte en un nuevo buzón, el contenido y la estructura de carpetas del buzón inactivo se conservan y el buzón se vincula a una nueva cuenta de usuario. Una vez recuperado, el buzón inactivo deja de existir.
Para obtener instrucciones paso a paso y más información sobre lo que ocurre al recuperar un buzón inactivo, consulte Recuperar un buzón inactivo.
Restaurar el contenido de un buzón inactivo en otro buzón de correo
Si otro empleado asume las responsabilidades de un antiguo empleado o si otra persona necesita acceso al contenido del buzón inactivo, puede restaurar (o combinar) el contenido del buzón inactivo en un buzón existente.
Cuando se restaura un buzón inactivo, el contenido se copia a otro buzón. El buzón inactivo se conserva y sigue siendo un buzón inactivo. Todavía se pueden realizar búsquedas en el buzón inactivo mediante la exhibición de documentos electrónicos, su contenido se puede restaurar en otro buzón, o se puede recuperar o eliminar en una fecha posterior.
Para obtener procedimientos paso a paso, vea Restaurar un buzón inactivo.
Eliminar un buzón inactivo
Si ya no necesita conservar el contenido de un buzón inactivo, puede eliminar permanentemente el buzón inactivo quitando la retención aplicada al buzón inactivo.
Para obtener más detalles y procedimientos paso a paso, vea Eliminar un buzón inactivo.
Nota:
Si un buzón sigue apareciendo como inactivo después de quitar la última retención, compruebe si se ha aplicado una retención retardada. Una suspensión de retraso se aplica automáticamente después de quitar otra suspensión y mantiene el buzón inactivo hasta que la suspensión de retraso se quita o expira. Para obtener instrucciones, consulte Eliminación de una suspensión por retraso de un buzón inactivo.