Obtener información sobre la configuración de acceso y permisos en casos de eDiscovery

La configuración de acceso y permisos de eDiscovery le permite agregar o quitar usuarios a un caso, administrar la pertenencia a grupos de roles para un caso y agregar usuarios externos a la organización como usuarios invitados para un caso.

Agregar o quitar usuarios de un caso de eDiscovery

Puede agregar o quitar usuarios para administrar quién puede acceder al caso. Sin embargo, antes de que un usuario pueda acceder a un caso de eDiscovery (y realizar tareas en el caso), debe agregar el usuario al grupo de rol Administrador de eDiscovery en el portal de Microsoft Purview. Para más información, consulte Asignar permisos de eDiscovery.

Agregar usuarios a un caso

Complete los pasos siguientes para agregar usuarios a un caso:

1. Vaya al portal de Microsoft Purview e inicie sesión con las credenciales de una cuenta de usuario con permisos de eDiscovery asignados.

2. Seleccione la tarjeta de la solución de eDiscovery y, a continuación, seleccione Casos en el panel de navegación izquierdo.

3. Seleccione un caso y, a continuación, seleccione Configuración de mayúsculas y minúsculas.

4. En Configuración de mayúsculas y minúsculas, seleccione Acceso y permisos.

5. En Usuarios, seleccione Agregar para agregar usuarios al caso. También puede elegir agregar un grupo de roles al caso seleccionando Agregar en Grupos de roles.

6. En la lista de usuarios o grupos de roles que puede agregar al caso, active la casilla junto a los nombres de los usuarios o grupos de roles que desee agregar.

   Nota:

   Al agregar un grupo de roles a un caso, solo puede agregar los grupos de roles de los que es miembro.

7. Después de seleccionar las personas o grupos de roles que desea agregar como miembros del caso, seleccione Agregar. Los usuarios seleccionados se agregan al caso.

   Importante

   Si agrega o quita un rol de un grupo de roles que agregó como miembro de un caso, el grupo de roles se quita automáticamente como miembro del caso (o cualquier caso del que el grupo de roles sea miembro). Este comportamiento protege a su organización de proporcionar accidentalmente permisos adicionales a los miembros de un caso. De forma similar, si elimina un grupo de roles, se quita de todos los casos de los que era miembro. Para más información, consulte Asignar permisos de eDiscovery.

Quitar usuarios de un caso

Solo un administrador de eDiscovery puede quitar usuarios de un caso. Incluso si está asignado al grupo de rol Administrador de eDiscovery o creó inicialmente el caso, no puede quitarse a sí mismo ni a otros miembros de un caso a menos que también sea un administrador de eDiscovery. Para quitarse a sí mismo u otros miembros de un caso, póngase en contacto con un administrador de eDiscovery de su organización.

Complete los pasos siguientes para quitar usuarios de un caso:

1. Vaya al portal de Microsoft Purview e inicie sesión con las credenciales de una cuenta de usuario con permisos de eDiscovery asignados.
2. Seleccione la tarjeta de la solución de eDiscovery y, a continuación, seleccione Casos en el panel de navegación izquierdo.
3. Seleccione un caso y, a continuación, seleccione Configuración de mayúsculas y minúsculas.
4. En Configuración de mayúsculas y minúsculas, seleccione Acceso y permisos.
5. En Usuarios, seleccione Quitar para quitar usuarios del caso. También puede quitar usuarios de un grupo de roles para el caso seleccionando Quitar en Grupos de roles.
6. En la lista de usuarios o grupos de roles que puede quitar del caso, active la casilla junto a los nombres de los usuarios o grupos de roles que desea quitar.
7. Después de seleccionar las personas o grupos de roles que desea agregar como miembros del caso, seleccione Quitar. Los usuarios seleccionados se quitan del caso.

Acceso de invitado en eDiscovery

Con el acceso de invitados, puede proporcionar acceso a un caso de eDiscovery a personas ajenas a su organización. Puede invitar a usuarios invitados a casos de eDiscovery del mismo modo que invita a invitados a su entorno de Teams. Los administradores de eDiscovery deben habilitar el acceso de invitado en eDiscovery para poder invitar a usuarios como invitados.

Invitar a invitados a un caso de eDiscovery

Después de habilitar el acceso de invitado para eDiscovery, siga estos pasos para invitar a invitados a un caso de eDiscovery:

1. En el portal de Microsoft Purview, vaya a Casos de eDiscovery> y seleccione el caso al que quiere invitar a invitados.

2. En el caso seleccionado, seleccione la pestaña Configuración de caso .

3. Seleccione Acceso y permisos.

4. En la sección Usuarios invitados de la página Acceso y permisos , seleccione Invitar.

5. En el panel desplegable Invitar invitado , complete los siguientes campos:

   • Nombre completo: Introduce el nombre completo del invitado al que quieres invitar.
   • Dirección de Email: introduce la dirección de correo electrónico del invitado al que quieres invitar.
   • Organización: escriba la organización del invitado al que quiere invitar.
   • Rol de invitado: seleccione el rol que desea asignar al invitado. Actualmente, el invitado está limitado solo al permiso del grupo de roles Revisor . El rol de revisor no incluye el rol Administrar etiquetas de conjuntos de revisión , por lo que los usuarios invitados no pueden realizar el etiquetado de conjuntos de revisión.
   • Justificación: Explique por qué esta persona necesita acceso al caso.

6. Seleccione Invitar para enviar la solicitud de invitación para que un administrador de eDiscovery la revise y apruebe.

Aprobar solicitudes de acceso de invitado

Después de enviar invitaciones de invitado, los administradores de eDiscovery deben aprobar las solicitudes para que el invitado pueda acceder al caso. Los administradores de eDiscovery reciben notificaciones de solicitudes de invitación pendientes en la página Usuarios invitados en la configuración de eDiscovery del portal Microsoft Purview. Para aprobar las solicitudes de acceso de invitado, los administradores de eDiscovery deben tener asignado el rol de administración de roles .

Para revisar y aprobar las solicitudes de acceso de invitado, los administradores de eDiscovery completan los siguientes pasos:

1. Vaya al portal de Microsoft Purview e inicie sesión con las credenciales de una cuenta de usuario con permisos de eDiscovery asignados.
2. Vaya a Configuración>Usuarios invitadosde eDiscovery>.
3. Seleccione la solicitud de invitado y haga clic en Aprobar o Denegar en el panel desplegable.

Si el invitado se agrega al inquilino por primera vez, los administradores de eDiscovery deben realizar un proceso de aprobación de dos pasos. Primero deben aprobar la creación de una cuenta, lo que puede tardar hasta 24 horas. Después de 24 horas, los administradores de eDiscovery pueden aprobar el acceso de invitado al caso. Para futuras solicitudes de acceso para acceder a otros casos para el mismo invitado, solo se requiere la aprobación en un solo paso.

Si se produce un error al aprobar el acceso de invitado a un caso, compruebe los siguientes puntos:

• El correo electrónico del invitado no está deshabilitado, bloqueado o eliminado por el administrador de inquilinos.
• Si hay algún miembro en el grupo de roles Revisor cuya cuenta de Microsoft Entra se elimine. Actualmente, se produce un error al agregar un nuevo miembro a un grupo de roles que tiene usuarios eliminados. Si el grupo de roles Revisor tiene usuarios eliminados, quítelos del grupo de roles y vuelva a intentar la aprobación del invitado.

Aceptar invitaciones de invitados

Una vez que el administrador de eDiscovery aprueba la solicitud, el invitado recibe un correo electrónico de bienvenida de Microsoft Invitations. Este correo electrónico contiene información sobre la invitación de eDiscovery y un vínculo donde el invitado puede aceptar la invitación e iniciar sesión. El invitado debe seleccionar el vínculo único proporcionado en el correo electrónico o copiar y pegar el vínculo en un explorador para iniciar sesión en la organización de eDiscovery específica.

Los invitados con una cuenta profesional o educativa en Microsoft Entra ID pueden aceptar la invitación y autenticarse inmediatamente. Otros usuarios reciben un código de acceso de un solo uso para validar su identidad. Debe asegurarse de que la configuración de código de acceso de un solo uso esté habilitada en su organización.

Después de aceptar la invitación y autenticarse, el invitado puede participar en el caso de eDiscovery como un revisor interno del caso y realizar actividades de revisión como consultas, filtrado, redacción, descarga de elementos individuales para revisión y mucho más. Los usuarios invitados no pueden realizar el etiquetado de conjuntos de revisión porque requiere el rol Administrar etiquetas de conjuntos de revisión , que no se incluye en el grupo de roles Revisor disponible para los usuarios invitados.

Quitar acceso de invitado

Un administrador de eDiscovery puede quitar el acceso de un invitado a un caso desde la página de configuración de eDiscovery. Para quitar el acceso de invitado de un usuario, los administradores de eDiscovery deben realizar los siguientes pasos:

1. Vaya al portal de Microsoft Purview e inicie sesión con las credenciales de una cuenta de usuario con permisos de eDiscovery asignados.
2. Vaya a Configuración>Usuarios invitadosde eDiscovery>.
3. Selecciona el invitado y Quitar en el panel desplegable.

El invitado mantiene el acceso a otros casos a los que fue agregado. Cuando se quita un invitado del último caso al que tiene acceso, se quita del grupo de rol Revisor y perderá el acceso a todos los casos en eDiscovery.

El invitado mantiene su cuenta de invitado de Microsoft Entra en la organización. Revise y limpie regularmente las cuentas de invitado de Microsoft Entra ID.