Habilitar la coautoría para archivos cifrados con etiquetas de confidencialidad

Descripción del servicio de Microsoft Purview

Habilite la configuración para admitir la coautoría para las aplicaciones de escritorio de Office de modo que cuando las etiquetas de confidencialidad etiquetan y cifran documentos, varios usuarios puedan editar estos documentos al mismo tiempo.

Sin esta configuración habilitada para su espacio empresarial, los usuarios deben extraer del repositorio un documento cifrado almacenado en SharePoint o OneDrive cuando usan aplicaciones de escritorio de Office. Como resultado, no pueden colaborar en tiempo real. O bien, deben usar Office para la Web cuando las etiquetas de confidencialidad están habilitadas para los archivos de Office en SharePoint y OneDrive.

Además, habilitar esta funcionalidad hace que la característica de Autoguardado sea compatible con estos archivos cifrados y etiquetados.

Para ver el anuncio de la versión, consulte la entrada de blog La coautoría de documentos cifrados de Microsoft Information Protection ya está disponible con carácter general.

Cambios de metadatos para etiquetas de confidencialidad

Antes de habilitar la configuración para admitir la coautoría para aplicaciones de escritorio de Office, comprenda que esta acción cambia los metadatos de etiquetado que los archivos de Office guardan y leen.

En los metadatos de etiquetado se incluye información que identifica el espacio empresarial y la etiqueta de confidencialidad aplicada. El cambio que realiza esta configuración es el formato de metadatos y la ubicación para los archivos Word, Excel y PowerPoint. No necesita realizar ninguna acción para archivos cifrados o correos electrónicos, ya que el cambio de metadatos de los archivos cifrados es compatible con versiones anteriores y no hay cambios en los correos electrónicos. Sin embargo necesita ser consciente de los cambios de metadatos de los archivos cifrados que se pueden actualizar automáticamente pero que no son compatibles con versiones anteriores.

Este cambio afecta tanto a los archivos recién etiquetados como a los ya etiquetados. Cuando use aplicaciones y servicios compatibles con la configuración de coautoría:

• Para los archivos que se etiquetaron recientemente, solo se usan el nuevo formato y la ubicación para los metadatos de etiquetado.
• Para los archivos que ya están etiquetados, la próxima vez que se abra y guarde el archivo, si el archivo tiene metadatos en el formato y la ubicación antiguos, se copiarán con el nuevo formato y ubicación.

Para obtener más información sobre este cambio de metadatos, consulte los siguientes recursos:

• Entrada de blog: Próximos cambios del almacenamiento de metadatos de Microsoft Information Protection

• Especificaciones abiertas: 2.6.3 Diferencias entre Labelinfo y Propiedades de documento personalizado

Debido a estos cambios, no habilite esta configuración si su organización tiene aplicaciones, servicios, scripts o herramientas que lean o escriban metadatos de etiquetado en la ubicación anterior. Si habilita esta configuración, algunas consecuencias de ejemplo incluyen:

• Un documento etiquetado se muestra a los usuarios como sin etiqueta.

• Un documento muestra una etiqueta no actualizada a los usuarios

• La coautoría y el autoguardado no funcionan para un documento etiquetado y cifrado si otro usuario lo tiene abierto en una aplicación de escritorio de Office que no admite los nuevos metadatos de etiquetado. Tenga en cuenta que este escenario también puede producirse para los usuarios ajenos a la organización si los usuarios externos y los invitados tienen el archivo abierto.

• Una regla de flujo de correo de Exchange Online que identifica etiquetas como propiedades personalizadas en datos adjuntos de Office no puede cifrar el correo electrónico y los datos adjuntos o las cifra incorrectamente

Para obtener una lista de las aplicaciones y los servicios que admiten esta configuración y los cambios en los metadatos de etiquetado, consulta la sección siguiente.

Requisitos previos

Asegúrese de entender los siguientes requisitos previos antes de activar esta característica.

• Para activar o desactivar esta funcionalidad, necesita al menos la administración de cumplimiento DLP o el rol Information Protection Administración. Otros roles incluyen los roles de administrador de seguridad y administrador de cumplimiento.

• Las etiquetas de confidencialidad deben estar habilitadas para archivos de Office en SharePoint y OneDrive para el espacio empresarial. Si esta característica aún no está habilitada, se habilita automáticamente al seleccionar la configuración para activar la coautoría de archivos con etiquetas de confidencialidad.

• Aplicaciones Microsoft 365:

  • Windows: versión mínima 2107 del Canal actual o canal empresarial mensual, o la versión mínima 2202 del Canal semestral para empresas
  • macOS: versión mínima 16.51
  • iOS: versión mínima 2.58
  • Android: versión mínima 16.0.14931

• Todas las aplicaciones, servicios y herramientas operativas de su espacio empresarial deben admitir los nuevos metadatos de etiquetado. Si usas cualquiera de las siguientes aplicaciones o servicios, comprueba las versiones mínimas requeridas:

  • Cliente y escáner de Microsoft Purview Information Protection:

    • Versión mínima de 3.0 que se puede instalar desde el Centro de descarga de Microsoft o versión mínima de 2.12.62.0 para el anterior cliente y escáner de etiquetado unificado Azure Information Protection

  • Aplicación de Sincronización de Microsoft OneDrive para Windows o macOS:

    • Versión mínima de 19.002.0121.0008

  • Prevención de pérdida de datos de punto de conexión (DLP de punto de conexión):

    • Windows 10 1809 con KB 4601383
    • Windows 10 1903 y 1909 con KB 4601380
    • Windows 10 2004 con KB 4601382
    • Las versiones de Windows posteriores a Windows 10 2004 se admiten sin actualizaciones de KB

  • Aplicaciones y servicios que usan el SDK de Microsoft Information Protection:

    • Versión mínima de 1.7

Los servicios de Microsoft 365 admiten automáticamente los nuevos metadatos de etiquetado cuando activa esta característica. Por ejemplo:

• Directivas de etiquetado automático
• Directivas DLP que usan etiquetas de confidencialidad como condiciones
• Microsoft Defender for Cloud Apps configurado para aplicar etiquetas de confidencialidad

Limitaciones

Antes de habilitar la configuración de espacio empresarial para la coautoría de archivos cifrados con etiquetas de confidencialidad, asegúrese de comprender las siguientes limitaciones de esta característica.

• Debido a los cambios en los metadatos de etiquetado, todas las aplicaciones, servicios y herramientas operativas de su espacio empresarial deben admitir los nuevos metadatos de etiquetado para una experiencia de etiquetación coherente y confiable.

  Específico de Excel: Los metadatos para una etiqueta de confidencialidad que no aplica cifrado pueden eliminarse de un archivo si alguien edita y guarda el archivo con una versión de Excel que no admite los cambios de metadatos de etiquetado para etiquetas de confidencialidad.

• La coautoría y el autoguardado no se admiten en los documentos de Office que usan la configuración de cifrado de etiquetas El acceso del usuario al contenido expira cuando se establece en un valor distinto de Nunca, o se configura el cifrado de doble clave.

  Las etiquetas con estas configuraciones todavía se muestran en las aplicaciones de Office. Sin embargo, cuando los usuarios seleccionan estas etiquetas y nadie más está editando el documento, se les advierte de que la coautoría y el Autoguardado no estarán disponibles. Si alguien más está editando el documento, los usuarios verán un mensaje que indica que no se pueden aplicar las etiquetas.

• La coautoría y el autoguardado son compatibles con versiones específicas y limitaciones para las etiquetas de confidencialidad configuradas para permisos definidos por el usuario. Esta configuración de cifrado hace referencia a la configuración Permitir a los usuarios asignar permisos al aplicar la etiqueta y la casilla En Word, PowerPoint y Excel, está seleccionada la opción Pedir a los usuarios que especifiquen permisos.

Cómo habilitar la coautoría en archivos con etiquetas de confidencialidad

Para esta configuración, use una cuenta que tenga al menos el rol Administración de cumplimiento o Information Protection Administración de DLP.

1. Iniciar sesión en el portal> Microsoft PurviewConfiguración>Configuración de la> soluciónInformation Protection>Coautoría de archivos con etiquetas de confidencialidad.

2. En la página Coautoría de archivos con etiquetas de confidencialidad , lea la descripción resumida, los requisitos previos y qué esperar.

   Después, seleccione Activar la coautoría para archivos con etiquetas de confidencialidad y Aplicar:

   

3. Espere 24 horas hasta que este valor se replique en su entorno antes de usar esta nueva característica para la coautoría.

Si necesita deshabilitar esta característica

Después de habilitar la coautoría de archivos con etiquetas de confidencialidad para el inquilino, no puede deshabilitar esta configuración en el portal de Microsoft Purview. Esta acción solo se admite mediante PowerShell. Esta configuración no se deshabilita casualmente. Compruebe y comprenda los requisitos previos, las consecuencias y las limitaciones antes de habilitar la configuración.

Si deshabilita esta configuración para su espacio empresarial:

• Para las aplicaciones y servicios que admiten los nuevos metadatos de etiqueta, ahora vuelven al formato y la ubicación de los metadatos originales cuando se leen o se guardan las etiquetas.

• El nuevo formato de metadatos y la ubicación de los documentos de Office que se usaron mientras la configuración estaba habilitada no se copiarán al formato y la ubicación originales. Como resultado, se perderá esta información de etiquetado para los archivos de Word, Excel y PowerPoint sin cifrar.

• La coautoría y el Autoguardado ya no funcionan en su espacio empresarial en los documentos etiquetados y cifrados.

• Las etiquetas de confidencialidad permanecen habilitadas para los archivos de Office en OneDrive y SharePoint.

Para deshabilitar la coautoría en su espacio empresarial

Use el cmdlet Set-PolicyConfig con el parámetro EnableLabelCoauth .

1. En una sesión de PowerShell, conéctese al PowerShell de Seguridad & Cumplimiento.

2. Ejecute el siguiente comando:

   Set-PolicyConfig -EnableLabelCoauth:$false
   

El comando se completa sin ningún aviso ni confirmación.

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