Información general de la gestión presupuestaria

Casi todas las empresas que utilizan la funcionalidad financiera en Microsoft Dynamics 365 Finance necesitan crear informes de presupuesto frente a datos reales. En este artículo se explica la configuración mínima que necesita para crear presupuestos en finanzas y operaciones o cargarlos desde un programa de terceros.

Overview

Se mantiene el presupuesto aprobado para una persona jurídica en un documento conocido como asiento del registro presupuestario. Las líneas de un documento de entrada de registro de presupuesto se conocen como entradas de cuenta presupuestaria . Contienen información sobre la dimensión financiera, fechas y los importes del presupuesto aprobado. El documento de entrada del registro presupuestario se integra con los informes financieros básicos y las páginas de consulta en las que se comparan los importes reales del libro de contabilidad con los importes presupuestarios.

Puede crear entradas de registro de presupuesto de varias maneras:

• Introduzca manualmente la información del documento en la página Entradas de registro de presupuesto.
• Use una plantilla de Microsoft Excel, que puede abrir seleccionando el botón Abrir en Excel en la página Entradas de registro presupuestario.
• Use la entidad de datos Asientos contables presupuestarios en la gestión de datos para importar asientos de registro presupuestario. Considere usar este método y activar el parámetro Procesamiento basado en conjuntos cuando deba importar muchas entradas de cuentas presupuestarias.
• Si la empresa usa la funcionalidad de planificación presupuestaria para preparar datos de presupuesto, puede usar el proceso periódico Generar el asiento de registro presupuestario.

La entrada del registro de presupuesto se considera completada al actualizar los saldos presupuestarios. En la página Entradas de registro de presupuesto, seleccione Actualizar saldos presupuestarios para una entrada de registro de presupuesto seleccionada o varias entradas. Tras actualizar los saldos presupuestarios, el estado del asiento de registro presupuestario cambia a Completado. No se puede volver a abrir una entrada de registro presupuestado completada para las modificaciones. Por lo tanto, si necesita ajustar los datos del presupuesto, debe crear una nueva entrada en el registro presupuestario en lugar de corregir los datos de una entrada completada del registro presupuestario.

Configuración

Cuando configura el presupuesto, inicie en la pagina Parámetros de gestión presupuestaria. En esta página, debe definir el diario de presupuesto, la secuencia numérica para los asientos de registro presupuestario y el comportamiento predeterminado en los espacios de trabajo.

En la página de Parámetros presupuestarios, están disponibles los siguientes campos:

• Clave de asignación: este campo determina cómo se asigna el importe para un asiento contable de presupuesto en una previsión de flujo de efectivo.
• Usar reglas para transferencias presupuestarias: seleccione esta opción para habilitar transferencias presupuestarias.
• Mostrar consulta de análisis de presupuesto heredado : seleccione esta opción para mostrar la consulta de análisis de presupuesto heredado.
• Estructura contable predeterminada: active esta casilla para rellenar automáticamente la estructura de cuentas en el registro presupuestario, basándose en la cuenta principal. Esta casilla está disponible si la característica Establecer de manera predeterminada la estructura contable en el asiento de registro de presupuesto está habilitada en Administración de características.
• Diario de presupuestos: seleccione un nombre de diario para las apropiaciones presupuestarias. Este campo está disponible si el campo Habilitar la apropiación presupuestaria se selecciona en la página Parámetros de contabilidad general.

A continuación, si las políticas determinan la aprobación de las entradas del registro presupuestario en función del tipo de presupuesto (por ejemplo, transferencias o revisiones), cree flujos de trabajo para las entradas del registro presupuestario en la página Flujos de trabajo de presupuestación. Si hay situaciones en que las transferencias se pueden permitir sin necesidad de aprobación de flujo de trabajo, puede definir reglas de transferencia presupuestaria para admitir las situaciones.

En la página Dimensiones de presupuesto, seleccione las dimensiones financieras que se usan para la presupuestación, en función de las dimensiones que se usan en el gráfico de cuentas. Se pueden seleccionar todas las dimensiones financieras o un subconjunto para la gestión presupuestaria.

Defina un modelo presupuestario que corresponda a todos o a algunos presupuestos. Puede usar un único modelo presupuestario para todos los asientos de registro presupuestario. Como alternativa, puede crear modelos independientes basados en el tipo de presupuesto, la ubicación geográfica o algún otro modo en que un presupuesto puede ser clasificado.

Cree códigos de presupuesto que identifiquen el tipo de transacciones de presupuesto para registrar y cualquier flujo de trabajo relacionado. Los códigos de presupuesto pueden admitir los tipos de presupuesto siguientes:

• Presupuesto original
• Transferir
• Revisión
• Reserva de gasto
• Pre-reserva de gasto
• Presupuesto transferible

Los códigos de presupuesto proporcionan una pista de auditoría de las modificaciones presupuestarias aprobadas a lo largo del ciclo presupuestario. Si asocia un flujo de trabajo a un código de presupuesto, el flujo de trabajo está habilitado para todas las entradas del registro de presupuesto que usan ese código presupuestario y los pasos de flujo de trabajo deben completarse antes de que la entrada del registro de presupuesto pueda llegar a la fase Completado .

También puede configurar reglas de transferencia presupuestaria. Para usar reglas de transferencia presupuestaria, seleccione Usar reglas para las transferencias presupuestarias en la página Parámetros presupuestarios. Cuando se usan reglas de transferencia de presupuesto, si un usuario crea un documento mediante un código presupuestario del tipo de transferencia , los saldos presupuestarios no se actualizan si se infringen las reglas de transferencia de presupuesto. Por ejemplo, puede permitir la transferencia presupuestaria de documentos en los que se transfiere el presupuesto de gastos entre las cuentas principales del departamento de ventas y marketing, pero puede prohibir que el presupuesto se transfiera desde o a ese departamento a menos que se conceda la aprobación del flujo de trabajo para ese tipo de entrada de cuenta presupuestaria.

La funcionalidad que se introdujo en Microsoft Dynamics 365 Finance versión 10.0.7 (enero de 2020) agrega funcionalidad y flexibilidad para entradas de registro de presupuesto. Para permitir estas mejoras, vaya al espacio de trabajo Administración de características y seleccione Asientos de registro presupuestario solo para cantidad o Valor predeterminado de entradas de registro presupuestario de tipo de importe.

La característica Asientos de registro presupuestario solo para cantidad solo le permite registrar un asiento del registro de presupuestos con importes de solo cantidad. Por ejemplo, podría registrar un asiento de presupuesto con una cantidad de 32 y un precio de cero, lo que da lugar a un importe de cero. Puede usar esta cantidad en el contexto de un informe financiero para determinar un precio por cantidad. No se actualizaron consultas ni informes como parte de esta característica; la característica solo le permite publicar una cantidad de cero.

La característica Valor predeterminado de entradas de registro presupuestario de tipo de importe permite que el tipo de importe predeterminado dentro de una entrada del registro presupuestario sea un tipo de importe distinto de gastos. La línea de entrada del registro presupuestario ahora se establece como predeterminada para gastos cuando el tipo de cuenta principal es de gastos; se establece como predeterminada para ingresos cuando se establece como predeterminada para gastos para el resto de tipos de cuenta.

Usar los espacios de trabajo y las páginas de consulta para realizar un seguimiento del presupuesto frente a gastos reales

El administrador de presupuestos puede revisar el estado actual de un presupuesto en el espacio de trabajo Presupuestos contables y previsiones. Las pestañas Gastos sobre presupuesto y Ingresos bajo presupuesto proporcionan una vista rápida de las combinaciones de dimensiones financieras en que los objetivos de presupuesto no se están resolviendo ni se están acercando al umbral. Puede personalizar el porcentaje del umbral del presupuesto y los conjuntos de dimensiones financieras que se usan en esas fichas haciendo clic en Configurar mi espacio de trabajo. Puede seleccionar Administradores de unidades para ver los trabajadores responsables de combinaciones de dimensiones financieras específicas seleccionadas en esas pestañas. Por ejemplo, si observa que el presupuesto de gastos del departamento de operaciones está pasando el umbral de presupuesto, puede encontrar fácilmente y ponerse en contacto con el director de departamento de operaciones para hablar del problema.

La página de consulta Presupuesto frente a gastos reales le permite explorar los detalles presupuestarios con los importes reales. Seleccione una línea en la página de consulta y, a continuación, seleccione Saldos de período para ver los importes presupuestados y reales distribuidos entre períodos fiscales. La página Asientos contables presupuestarios ofrece detalles del importe presupuestario en asientos de registro presupuestario. La página Entradas del diario general abre las transacciones contables que se incluyen en el importe calculado Gastos reales.

Una empresa que utiliza la funcionalidad de planificación presupuestaria puede crear y usar previsiones presupuestarias en el área de trabajo Presupuestos y previsiones del libro mayor.