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Puede administrar y controlar los proyectos mediante dos métodos: previsiones de proyectos y presupuestos de proyectos.
Utilice la previsión de proyectos si su organización tiene una perspectiva operativa y si su enfoque está en los ingresos y los costos que proceden de transacciones específicas. Puede usar la gestión presupuestaria si su organización se centra en mayor medida en los importes financieros.
Tanto las previsiones como los presupuestos de proyecto usan modelos de previsión que contienen los importes de transacción proyectados.
Cada método tiene sus propias ventajas. Tenga en cuenta los siguientes puntos antes de seleccionar un método para su organización.
| Método de asignación | Pronóstico del proyecto | Presupuestación de proyectos |
|---|---|---|
| Asignación por períodos | No puede asignar explícitamente transacciones durante un período fiscal. Por el contrario, la previsión y el control de la previsión se basan en la duración del proyecto. Dado que las previsiones se basan en una fecha concreta, debe inferir el período desde la fecha. | Puede asignar las transacciones a la totalidad del proyecto o a un período fiscal. Si asigna a un período, puede transferir los importes no usados al siguiente período fiscal. |
| Visualización de las transacciones | Puede ver las transacciones en los formularios de previsión, donde se muestran las previsiones de toda la empresa y para todos los proyectos, independientemente de la jerarquía. Para centrarse en un proyecto concreto, debe filtrar los datos. | Puede ver las transacciones presupuestadas para una única jerarquía de proyecto. Por lo tanto, puede ver los detalles de la transacción para un proyecto principal o sus subproyectos. |
| Variables de la transacción | Cuando introduce las transacciones de previsión, puede usar todos los atributos que existen para una transacción real. Este atributo permite obtener más detalles en la previsión. Por ejemplo, puede especificar los detalles de cantidad, trabajadores, artículos o propiedades de línea. | Cuando introduce detalles presupuestarios, solo puede usar importes, categorías y actividades. |
| Seguridad | La previsión se basa en transacciones que se introducen en los formularios de previsión y no implica ningún mecanismo de control de procesos. Cualquier trabajador con permisos para un formulario de previsión puede revisar la información sin aprobación. | La gestión presupuestaria utiliza el sistema de flujos de trabajo, lo que habilita la administración de cambios y permite mantener un historial de las revisiones. |
| Tipos de entrada | Las entradas de transacciones de previsión se basan en el número de unidades y en el coste y los precios de las unidades de ventas. | Los detalles presupuestarios se basan en los importes, que se dividen entre costes e ingresos. |
| Modelos de previsión | Ya que todas las previsiones deben estar asociadas a un modelo, puede crear varios modelos de previsión y también establecer submodelos. | La gestión presupuestaria de proyectos limita los modelos de previsión que se usan para la gestión presupuestaria. Una menor cantidad de modelos de previsión puede ayudar a aumentar la coherencia en las proyecciones. |
| Saturaciones de costes | Solo puede permitir o no permitir la entrada de transacciones que causen un sobrecosto. | La gestión presupuestaria de proyectos proporciona a los usuarios opciones de control adicionales. Puede permitir las advertencias y las saturaciones. |
| Control | El control de previsión se realiza mediante la reducción de previsión. Los importes reales se restan de los saldos de transacciones de previsión sin trazas de auditoría. Esta falta de registro de auditoría puede dificultar el seguimiento de dónde se produjeron las transacciones reales. | En el control presupuestario de proyectos, los importes reales se restan de los importes del presupuesto restante. Esto resta una traza de auditoría más clara. |
Previsiones de proyectos
Cuando use la previsión de proyectos, escriba transacciones de pronóstico en formularios de pronóstico para cada tipo de transacción. Todos los atributos disponibles para una transacción real también están disponibles para una transacción de previsión. Por ejemplo, puede usar la rentabilidad de la línea, los atributos de la línea, los trabajadores o las descripciones. También puede proyectar el tiempo que transcurrirá desde que se produzca un coste hasta que se facture al cliente.
Las transacciones de previsión de proyecto se basan en unidades e importes.
Debe asociar cada previsión de proyecto a un modelo de previsión. Al escribir una transacción de previsión, el sistema sugiere automáticamente un modelo de previsión. El modelo de previsión actúa como contenedor para las transacciones de previsión.
Puede designar los modelos de previsión como submodelos para el modelo. Este diseño le permite predecir por región, período de tiempo o departamento. Puede copiar las transacciones de previsión en un modelo para crear un nuevo modelo. También puede transferir las transacciones al libro de contabilidad general. Dado que hay una relación uno a uno entre una previsión y un modelo, cada modelo de previsión constituye un presupuesto independiente para un proyecto.
Los modelos de previsión usan la reducción de la previsión como mecanismo de control de los proyectos. La reducción de la previsión permite que las transacciones reales reduzcan los saldos de transacción de previsión. Sin embargo, dado que la reducción de la previsión se aplica al proyecto superior de la jerarquía, ofrece una visión limitada de los cambios de la previsión. Por ejemplo, si un trabajador está asociado a un subproyecto, las transacciones reales del trabajador se registran en el proyecto principal. Esta limitación puede dificultar el seguimiento de los cambios, ya que no se puede determinar fácilmente qué transacción en qué subproyecto provocó una reducción de la cantidad de previsión. Por lo tanto, es una buena idea crear una copia de un modelo de previsión para la reducción de previsión que se usa. Puede usar informes para ver qué se preveía originalmente.
Puede revisar, copiar, eliminar o transferir las previsiones de proyecto a un presupuesto de contabilidad general. Sin embargo, no hay ningún control de proceso. Cualquier trabajador que tiene permiso para un formulario de previsión puede crear revisiones sin necesidad de revisión.
- Revisar: puede revisar una transacción de previsión en los mismos formularios en que se crearon las entradas originales.
- Copiar o eliminar: al copiar transacciones de previsión, se copian las líneas de transacción de un modelo de previsión a otro. Al eliminar una previsión, se eliminan las transacciones de previsión del modelo de previsión. Para limitar las transacciones de previsión que se copian o eliminan, seleccione fechas y tipos de transacción específicos. Esto le permite copiar o eliminar solo partes concretas de una previsión.
- Transferir: al transferir una previsión de proyecto a un presupuesto de contabilidad general, se transfieren las transacciones de previsión de un modelo de previsión a un presupuesto de contabilidad general. Puede sobrescribir cualquier transacción transferida previamente al presupuesto de contabilidad general al que transfiere la previsión de proyecto.
Presupuestos de proyecto
El método de presupuesto de proyecto es más sencillo que la previsión, aunque no se integra con los modelos de previsión. Usa un formulario de una sola entrada para los detalles de presupuesto originales y las revisiones, y solo permite las proyecciones basadas en importe, categoría o actividad.
En la presupuestación de proyectos, debe enviar todos los presupuestos originales y revisiones a un flujo de trabajo del proyecto para su aprobación. Los flujos de trabajo proporcionan un mayor control sobre el proceso y crean un registro de historial de cambios.
El presupuesto de proyecto es similar al presupuesto de contabilidad general, pero su configuración es más rápida y sencilla. Muchas de las opciones de presupuesto general del libro de contabilidad, como las secuencias de números o la moneda, no requieren una configuración independiente para los proyectos.
Los presupuestos de proyecto se asocian automáticamente a dos modelos de previsión: uno para el presupuesto original y otro para el presupuesto restante. Por lo tanto, los informes basados en modelos de previsión puedan usar los datos presupuestarios. Al confirmar un presupuesto de proyecto, el sistema crea transacciones de previsión basadas en los modelos asociados, que se usan con fines de informes y control.
Modelos de previsión
Los modelos de previsión tienen una jerarquía de una sola capa. Esta estructura significa que una previsión del proyecto debe conectarse a un modelo de previsión.
Al usar previsión de proyectos, puede identificar modelos como submodelos. A continuación, puede crear previsiones por departamentos, períodos de tiempo o regiones. Por ejemplo, podría crear un modelo de previsión para un año y, a continuación, crear submodelos para las previsiones regionales del noreste, el sureste, el noroeste y el suroeste que envían los encargados regionales. Mediante la selección de diferentes opciones en los informes disponibles, puede visualizar la información por previsión total o por submodelos.