Permita a los usuarios crear y compartir archivos PDF de los registros de entidad de ventas con aspecto profesional con los clientes.
Habilitar o deshabilitar generación de PDF
La funcionalidad de generación de PDF permite a los usuarios generar archivos PDF directamente a partir de registros Dynamics 365. La capacidad de crear archivos PDF es compatible con las siguientes entidades: cuentas, contactos, clientes potenciales, oportunidades, cotizaciones, pedidos y facturas, tanto en aplicaciones web como móviles. Puede seleccionar las entidades donde desee habilitar la generación de PDF.
Seleccione una pestaña basada en la aplicación de ventas que use:
Para habilitar o deshabilitar generación de PDF:
Vaya a Cambiar área
, en la esquina inferior izquierda de la página y luego seleccione Configuración de la aplicación.
En el mapa del sitio, seleccione Información general y busque Convertir a PDF en el cuadro de búsqueda. Alternativamente, puede seleccionar Herramientas de productividad y luego seleccionar Convertir a PDF.
En la página Convertir a PDF, seleccione las entidades para las que desea habilitar la capacidad de generación de PDF.
- Para ver solo las entidades en las que la generación de PDF está habilitada actualmente, active el conmutador Mostrar solo entidades habilitadas.
- Para filtrar la lista de entidades y encontrar una entidad específica en la que desea habilitar la generación de PDF, use el campo Filtrar por nombre de entidad. Por ejemplo, para habilitar la generación de PDF en la entidad Oportunidad, introduzca opp y verá la lista de nombres de entidades filtrada para mostrar los nombres de entidades que comienzan por opp.
Seleccione Guardar.
La generación de PDF está habilitada para las entidades seleccionadas.
Revise las plantillas listas para usar y cree nuevas plantillas según sus necesidades. Para obtener más información, vea Create and manage Word templates.
Nota:
No puede crear un archivo PDF para un registro de entidad si no hay una plantilla disponible para esa entidad.
Después de habilitar la generación de PDF, los vendedores podrán generar un PDF, descargarlo en su equipo local, guardarlo en Dynamics 365 como Notas o guardarlo en SharePoint.
Para habilitar o deshabilitar generación de PDF:
En el mapa del sitio, en Configuración, seleccione Configuración de ventas.
En Configuración avanzada, seleccione Generación de PDF.
En la página Convertir a PDF, seleccione las entidades para las que desea habilitar la capacidad de generación de PDF.
- Para ver solo las entidades en las que la generación de PDF está habilitada actualmente, configure la opción Mostrar solo entidades habilitadas en Sí.
- Para filtrar la lista de entidades y encontrar una entidad específica en la que desea habilitar la generación de PDF, use el campo Filtrar por nombre de entidad. Por ejemplo, para habilitar la generación de PDF en la entidad Oportunidad, introduzca opp y verá la lista de nombres de entidades filtrada para mostrar los nombres de entidades que comienzan por opp.
Seleccione Guardar. La generación de PDF está habilitada para las entidades seleccionadas.
Revise las plantillas listas para usar y cree nuevas plantillas según sus necesidades. Para obtener más información, consulte Use Word plantillas para crear documentos estandarizados.
Nota:
No puede crear un archivo PDF para un registro de entidad si no hay una plantilla disponible para esa entidad.
Después de habilitar la generación de PDF, los vendedores podrán generar un PDF, descargarlo en su equipo local, guardarlo en Dynamics 365 como Notas o guardarlo en SharePoint.
Importante
- El botón Guardar para SharePoint está disponible para los usuarios cuando la integración de SharePoint está habilitada para su organización y la casilla Document management está activada en la página de la entidad. Si no ven el botón, asegúrese de que SharePoint integración y administración de documentos estén habilitados. Para obtener más información sobre la casilla Administración de documentos, consulte Habilitar o deshabilitar las opciones de la entidad.
- El botón Guardar para Dynamics está disponible para los usuarios cuando Notes está habilitado para la entidad principal. Si no ven el botón, asegúrese de que la casilla Notas (incluye adjunto) está seleccionada en la página de la entidad en la zona Personalización. De forma predeterminada, las notas están habilitadas en todas las entidades listas para usar. Para obtener más información sobre la casilla Notas, consulte Opciones de entidad que solo se pueden habilitar.
Habilite o deshabilite la generación de PDF si usa el Dynamics 365 para la aplicación móvil de teléfonos
Si usa la Dynamics 365 para teléfonos aplicación móvil, puede habilitar la funcionalidad de crear archivos PDF solo en las siguientes entidades: Cuentas, Contactos, Clientes potenciales, Oportunidades, Cotizaciones, Pedidos y Facturas.
En el mapa del sitio, en Configuración, seleccione Configuración de ventas.
En Configuración avanzada, seleccione Generación de PDF.
Para habilitar o deshabilitar la generación de PDF, en la página Generate PDF, en Seleccione si se pueden crear, guardar y enviar por correo electrónico archivos PDF basados en registros de entidad Dynamics 365 Sales, establezca el botón de alternancia de entidad en Enabled o Disabled. Por ejemplo, si desea habilitar la generación de PDF en los registros Oportunidad, establezca el selector en Habilitada.
Seleccione Guardar.
¿No encuentra las características en su aplicación?
Hay algunas posibilidades:
- No tiene la licencia necesaria para usar esta característica. Consulte la tabla comparativa y la guía de licencias para ver qué funciones están disponibles con su licencia.
- No tiene el rol de seguridad necesario para usar esta característica.
- Su administrador no ha activado la característica.
- Su organización está usando una aplicación personalizada. Consulte al administrador para conocer los pasos exactos. Los pasos descritos en este artículo son específicos de las aplicaciones predeterminadas Sales Hub y Sales Professional.
Crear archivos PDF a partir de registros de ventas