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Las reglas de asignación dirigen automáticamente los nuevos clientes potenciales, las oportunidades y la información valiosa a los vendedores o equipos de ventas adecuados. Cree una regla de asignación para los registros de clientes potenciales, oportunidades e información de vendedores mediante la definición de condiciones, como el segmento, los vendedores y la distribución. Después de activar una regla, cualquier registro que cumpla las condiciones definidas para la regla se asigna automáticamente a un vendedor. Pasas menos tiempo creando asignaciones. Los clientes potenciales, las oportunidades y la información valiosa ya no se pasan por alto, y las asignaciones se equilibran entre sus vendedores.
Una regla solo tiene en cuenta los registros que se crean o actualizan después de la activación. Cuando se crea un registro de información sobre clientes potenciales, oportunidades o vendedores, las reglas de asignación se aplican en el orden en que aparecen en la lista, empezando por arriba. Si un registro cumple las condiciones de una regla, se aplica esa regla y no se tiene en cuenta ninguna otra regla. De forma predeterminada, las reglas aparecen en el orden en que fueron creadas, con la más reciente al final. Sin embargo, puede cambiar el orden de sus reglas de asignación en cualquier momento.
Mire este breve vídeo para obtener más información sobre las reglas de asignación en el acelerador de ventas:
Los segmentos y las reglas de asignación son parte de la función de asignación de trabajo. La asignación de trabajo está disponible en la versión 9.1.23074.10021 del acelerador de ventas y se implementa por fases en diferentes regiones. Más información sobre la asignación de trabajo.
Requisitos previos
Antes de empezar a crear reglas de asignación, asegúrese de seleccionar los roles de seguridad que asignan registros automáticamente.
Crear una regla de asignación
Inicie sesión en la aplicación Dynamics 365 Sales.
En la esquina inferior izquierda de la página, seleccione Cambiar área>Configuración de Sales Insights.
En Acelerador de ventas, seleccione Asignación de trabajo.
Seleccione un tipo de registro y luego seleccione Agregar regla de asignación.
En la sección 1, Nombre de la regla, introduzca un Nombre con significado para la regla.
En la sección 2, Tipo de registro elegible para esta regla, seleccione el segmento al que se aplica la regla.
De forma predeterminada, la regla se ejecuta en todos los registros de este tipo. Si no existe un segmento adecuado, seleccione + Nuevo segmento y créelo.
Agregar condiciones para filtrar los registros
Puede agregar hasta 10 condiciones, incluidas condiciones basadas en grupos y entidades relacionadas. Si necesita más, póngase en contacto con el Soporte técnico de Microsoft.
Seleccione + Agregar condiciones.
Seleccione + Agregar y luego use las siguientes opciones para crear las condiciones de la regla:
Agregar fila: agregue una condición. Seleccione un atributo, un operador y un valor. Por ejemplo, Creado porEqualsJune Smith.
Agregar grupo: agregue un grupo de condiciones para filtrar los registros mediante varios atributos combinados por And o Or. Si selecciona Y, los registros deben cumplir todas las condiciones del grupo. Si selecciona O, los registros pueden cumplir cualquiera de las condiciones del grupo.
Agregar entidad relacionada: Agregue una condición basada en los atributos de tablas relacionadas. Seleccione un atributo de la lista Entidad relacionada y, a continuación, seleccione Contiene datos o No contiene datos y luego defina la condición.
Para establecer un límite de tiempo para asignar un vendedor a los registros a los que se aplica la regla, seleccione Considerar el tipo de registro creado en el último. Seleccione el número de horas dentro del cual la regla considera los registros creados para su asignación.
Si no hay ningún vendedor disponible para tomar el registro dentro de ese tiempo, el registro se marca como vencido. El motivo del estado se establece en Vendedor no asignado porque el registro es anterior al plazo establecido.
Seleccionar vendedores, equipos de ventas o colas para asignar
En la sección 3, Asigne estos tipos de registro a un vendedor, equipo o cola, seleccione una de las siguientes opciones en la lista:
Cualquier vendedor: asigne los registros a cualquier vendedor que esté disponible y tenga la capacidad.
Vendedores con atributos coincidentes: asigne los registros a los vendedores que cumplan las condiciones que establezca utilizando información sobre ellos en Dynamics 365 o atributos del vendedor que usted define para reglas de asignación.
Por ejemplo, para asignar los registros a vendedores con sede en Seattle, seleccione Usar campos existentes de registros de vendedor en Dynamics 365 y luego seleccione + Agregar>Agregar fila. Ingrese la condición como Ciudad (atributo) Es igual a (condición) Seattle (valor).
Puede tener hasta cinco condiciones. Solo se puede definir una fila como condición de entidad relacionada. Si necesita más, póngase en contacto con el Soporte técnico de Microsoft.
Vendedores específicos: asigne registros a los vendedores que seleccione. Los vendedores deben tener un rol de seguridad que les otorgue permisos para la asignación mediante una regla.
Teams con atributos coincidentes: asigne registros a los equipos que cumplan las condiciones que defina en el generador de condiciones. Puede tener hasta cinco condiciones, y solo se puede definir una fila dentro de una condición de entidad relacionada. Recomendaciones para agregar condiciones a las reglas de asignación.
Equipos específicos: asigne registros a los vendedores que seleccione. Cualquier miembro del equipo puede recoger los registros. Los equipos deben estar definidos en su organización y tener un rol de seguridad que les otorgue permisos para la asignación a través de una regla.
Colas con atributos coincidentes: Asigne registros a colas que cumplan las condiciones que defina en el generador de condiciones. Puede tener hasta cinco condiciones y solo se puede definir una fila dentro de una condición de entidad relacionada. Recomendaciones para agregar condiciones a las reglas de asignación.
Cola específica: Asigne registros a una cola específica que seleccione. Cualquier miembro en la cola puede recoger el registro. La cola debe estar habilitada y definida en su organización. Obtenga más información sobre cómo habilitar la cola para una entidad.
Seleccione cómo se deben distribuir los registros
Si asigna los registros a un equipo de ventas, esta sección no se muestra porque la regla no los distribuye a vendedores individuales. En cambio, los miembros del equipo distribuyen efectivamente los registros entre ellos. Aprende cómo se calcula la capacidad del vendedor.
Nota
La sección Distribuir tipo de registro por está disponible solo para asignaciones relacionadas con vendedores.
En la sección 4, Distribuir tipo de registro por, seleccione cómo la regla debe distribuir los registros a sus vendedores. Obtén más información sobre la distribución de registros en las reglas de asignación.
- Round robin: la regla distribuye los registros uniformemente a los vendedores que están calificados para recibirlos en función de las condiciones de la regla de asignación.
- Equilibrio de carga: la regla distribuye los clientes potenciales a los vendedores en función de su carga de trabajo, de modo que todos los vendedores estén igualmente ocupados.
(Opcional) Para tener en cuenta la programación de trabajo del vendedor al asignar registros, seleccione Asignar si el vendedor está disponible en.
Si establece un límite de tiempo, la regla comprueba que los vendedores disponibles dentro de ese período de tiempo asignen el registro. Si no hay vendedores disponibles, la regla marca el registro como no asignado.
La regla considera primero a los vendedores que están disponibles para trabajar en los registros. Si los vendedores no establecen su disponibilidad de trabajo, la regla siempre los considera disponibles.
Si ningún vendedor está disponible (quizás debido a un día libre, el tiempo está fuera del horario laboral o en un descanso durante el horario laboral), la regla considera a los vendedores que están disponibles en el número de horas que seleccionó en el paso 2.
Si no hay ningún vendedor disponible dentro de ese tiempo, el registro se deja sin asignar y se marca como vencido.
(Opcional) Para considerar la carga de trabajo de un vendedor, seleccione Asignar tipo de registro según la capacidad del vendedor.
Seleccione Guardar y cerrar para crear y activar la regla.
Las reglas de asignación se ejecutan en el orden en que aparecen. De forma predeterminada, aparecen en orden ascendente por fecha de creación, con la regla más reciente al final.
Cómo se calcula la capacidad del vendedor
Para calcular la capacidad disponible de un vendedor, resta su capacidad consumida (el número total de registros activos asignados a ellos) de su capacidad máxima (el número total de registros que se pueden asignar a ellos). La capacidad consumida procede del número total de registros activos que poseen, según lo determinado por las reglas de asignación que configure para la entidad (clientes potenciales, oportunidades o conclusiones). Por ejemplo, si las reglas de asignación solo se aplican a los clientes potenciales, la capacidad consumida del vendedor procede únicamente de los registros de clientes potenciales activos que poseen.
La capacidad disponible se calcula de la siguiente manera: Capacidad disponible = Capacidad máxima - Capacidad consumida
Supongamos que solo se configuran reglas de asignación para la entidad principal. Alex tiene una capacidad máxima de 50 registros. Asigna a Alex 20 registros de cliente potencial y 10 registros de oportunidades. Las reglas de asignación no están configuradas para oportunidades, por lo que la capacidad disponible de Alex es de 50 registros (máximo) menos 20 leads asignados, es decir, 30 registros.
Consideración
La aplicación se ejecuta en un mecanismo de agrupación y los registros recuperados se procesan a intervalos regulares. Puede haber un retraso entre el momento en que un registro cumple las condiciones de la regla de asignación y el momento en que se asigna a un vendedor.
Recomendaciones para agregar condiciones a las reglas de asignación
Para ayudar a que las reglas se ejecuten de forma más rápida y eficaz, el sistema limita el número de condiciones que puede agregar a las reglas de asignación. A continuación se ofrecen algunas sugerencias para cuando necesite más condiciones de las que permite el límite.
Atributos dinámicos en el generador de condiciones: al crear condiciones en el generador de condiciones, use atributos dinámicos para minimizar el número de condiciones necesarias para un atributo específico. Por ejemplo, si desea asignar clientes potenciales de la Estados Unidos, India, Japón y Brasil a los vendedores del mismo país o región, debe crear cuatro condiciones independientes para esto. Sin embargo, mediante el uso de atributos dinámicos, puede consolidarlo en una sola condición como sigue: Country>Equals>Lead.Country, donde, si un país o región del cliente potencial coincide con el país o región del vendedor, se asigna automáticamente al vendedor correspondiente de ese país. Para obtener más información, consulte Enrutamiento de clientes potenciales con reglas de asignación dinámica.
Divida las condiciones entre reglas de asignación y segmentos. Mueva algunas condiciones al segmento. Por ejemplo, si tiene 15 condiciones en la sección Tipo de registro elegible para esta regla, mueva cinco condiciones al segmento asociado.
Crear atributos acumulativos: use atributos acumulativos para evitar problemas de rendimiento al agregar condiciones que impliquen tablas relacionadas. Los atributos consolidados son campos calculados que agregan valores de registros relacionados. Por ejemplo, puede crear un atributo acumulativo que cuente el número de contactos asociados a un cliente potencial. Aprende a definir atributos de consolidación.
Evite condiciones duplicadas. No incluya atributos que ya estén incluidos en el segmento. Por ejemplo, si tiene un segmento con la condición Ciudad (atributo) Igual a (condición) Seattle (valor), evite usar el mismo atributo Ciudad en la regla de asignación.
Usar solo el generador de expresiones: use siempre el generador de expresiones para definir o actualizar las reglas. No las actualice a través de Dataverse, la plataforma de datos subyacente de Dynamics 365. Puede ocurrir un comportamiento inesperado que afecte a los registros relacionados con las reglas de asignación.
¿No encuentra las características en su aplicación?
Hay algunas posibilidades:
- No tiene la licencia necesaria para usar esta característica. Consulte la tabla comparativa y la guía de licencias para ver qué funciones están disponibles con su licencia.
- No tiene el rol de seguridad necesario para usar esta característica.
- Para configurar o instalar una característica, debe tener los roles de administración y personalización
- Para usar las características relacionadas con las ventas, debe tener los roles de ventas principales
- Algunas tareas requieren roles funcionales específicos.
- Su administrador no ha activado la característica.
- Su organización está usando una aplicación personalizada. Consulte al administrador para conocer los pasos exactos. Los pasos descritos en este artículo se aplican específicamente a las aplicaciones predeterminadas Sales Hub y Sales Professional.