Experiencia de administración de búsqueda de Microsoft Copilot

La experiencia de administración de Búsqueda de Microsoft Copilot es una nueva funcionalidad en el Centro de administración de Microsoft 365. Úselo para administrar, personalizar y optimizar la experiencia de búsqueda de Copilot en toda la organización.

Acceso a la búsqueda de Copilot en el Centro de administración de Microsoft 365

No es necesario realizar ninguna acción para configurar la búsqueda de Microsoft Copilot. Si un usuario tiene una licencia de Microsoft Copilot válida, puede acceder a la búsqueda de Copilot desde el módulo de búsqueda de la aplicación Microsoft Copilot. Los usuarios sin una licencia de Microsoft Copilot elegible reciben la experiencia de Búsqueda de Microsoft cuando seleccionan el módulo de búsqueda en la aplicación de Microsoft 365.

Configurar la búsqueda de Copilot para su organización

Cree una experiencia de búsqueda de Copilot personalizada que ofrezca resultados más relevantes para sus usuarios. Por ejemplo, puede administrar conectores, marcadores y acrónimos para la Búsqueda de Copilot del mismo modo que para la Búsqueda de Microsoft. Si ya ha configurado marcadores y acrónimos para la Búsqueda de Microsoft, no es necesario realizar ninguna otra acción para habilitar los marcadores y acrónimos seleccionados para la Búsqueda de Copilot.

La experiencia de administración de Búsqueda de Copilot permite a los administradores:

• Configure el contenido buscado con frecuencia dentro de su organización, como marcadores y acrónimos.
• Personalizar los resultados y filtros de búsqueda.
• Supervise las métricas de uso, adopción y rendimiento.
• Administre todos los orígenes de datos con más de 100 conectores del catálogo de Microsoft, conectores personalizados y cientos de conectores de proveedores de software integrados (ISV). Para obtener más información, consulte Galería de conectores de Microsoft 365 Copilot.

Administrar acrónimos en la búsqueda de Copilot

Puede administrar los acrónimos de la Búsqueda de Copilot del mismo modo que lo hace para la Búsqueda de Microsoft. Si ya ha configurado acrónimos de Búsqueda de Microsoft, ya está listo.

La selección de acrónimos para los usuarios ayuda a remediar una frustración común en el lugar de trabajo. Los usuarios suelen encontrarse con acrónimos y abreviaturas desconocidos que se usan en sus organizaciones. Los términos específicos de organizaciones o equipos pueden resultar confusos para las personas que pasan de un equipo a otro, colaboran con equipos de asociados o son nuevos en la organización.

La falta de una única fuente de referencia dificulta encontrar definiciones para estos acrónimos. La búsqueda de Copilot resuelve ese problema al permitir a los administradores seleccionar acrónimos para obtener resultados de búsqueda optimizados.

Configurar la experiencia de administrador de búsqueda de Copilot

En el centro de administración de Microsoft 365:

1. Ve a admin.microsoft.com.
2. En el menú de navegación izquierdo, seleccione Copilot en el menú desplegable y seleccione Buscar.

Experiencia de usuario de búsqueda de Copilot

En el cuadro de búsqueda , los usuarios que buscan comprender un acrónimo pueden escribir consultas como:

• KPI
• Definir KPI
• Definición de KPI
• Expandir KPI
• Expansión de KPI
• Significado de KPI
• KPI significa
• KPI significa

Si el administrador de la organización selecciona el acrónimo KPI, los resultados de búsqueda de Copilot incluyen todos los significados de KPI que identifica la organización del usuario.

Configurar respuestas de acrónimos

En el centro de administración de Microsoft 365:

1. Vaya al menú desplegable de Copilot .
2. Seleccione Buscar y, después, Acrónimos.
3. Seleccione Agregar acrónimos.

Configurar acrónimos seleccionados por el administrador

Los administradores de búsqueda pueden agregar acrónimos en la pestaña Acrónimos de la experiencia de administrador de búsqueda de Copilot. Puede agregar acrónimos desde cualquier sitio o repositorio interno al centro de administración. Agregue estos acrónimos al estado Publicado o Estado borrador .

• Estado publicado: Los usuarios de la organización pueden acceder a los acrónimos a través de la Búsqueda de Copilot.
• Estado del borrador: Si desea revisar un acrónimo antes de que esté disponible en la Búsqueda de Copilot, agréguelo en un estado de borrador. Los acrónimos en el estado Borrador no aparecen en los resultados de la búsqueda. Debe mover el acrónimo al estado Publicado para que aparezca en los resultados de búsqueda.
• Estado excluido: Si desea evitar que un acrónimo aparezca en la Búsqueda de Microsoft, use Excluir un acrónimo para hacerlo. Para evitar que se excluya un acrónimo, elimine el acrónimo excluido y agréguelo o compruebe que está en la lista publicada.

Importar acrónimos

Puede agregar acrónimos individualmente o importarlos de forma masiva en un archivo .csv. Cargue un archivo .csv con los campos que se muestran en la tabla siguiente:

Campos CSV

• Acrónimo: Contiene la forma abreviada o acrónimo real. Un ejemplo es KPI.

• Significa: Contiene la definición del acrónimo. Un ejemplo es el indicador clave de rendimiento.

• Descripción: Una breve descripción del acrónimo que proporciona a los usuarios más información sobre el acrónimo y su definición. Por ejemplo, un KPI es un valor medible que ayuda a las organizaciones a realizar un seguimiento y evaluar su progreso hacia el logro de objetivos específicos.

• Fuente: La dirección URL de la página o el sitio web al que quiere que vayan los usuarios para obtener más información sobre el acrónimo.

• Estado: Este campo puede tomar tres valores:

• Borrador: Agrega el acrónimo al estado Borrador.

  • Publicado: Agrega el acrónimo al estado Publicado y lo pone a disposición en los resultados de búsqueda de Copilot.
  • Excluido: Agrega el acrónimo al estado Excluido y evita que aparezca en los resultados de búsqueda de Copilot.

• Última modificación: La fecha en que se modificó por última vez el acrónimo. No edite los datos de este campo.

• Modificado por última vez por: El usuario que realizó el último cambio del acrónimo. No edite los datos de este campo.

• Identificación: El identificador único del acrónimo. No edite los datos de este campo. Si incluye el identificador de un acrónimo existente, el proceso de importación lo reemplaza con la información del archivo de importación.

Administrar marcadores en la búsqueda de Copilot

Los marcadores ayudan a los usuarios a encontrar sitios y herramientas que son especialmente importantes en una organización con solo una búsqueda rápida. Cada marcador incluye un título, una dirección URL, un conjunto de palabras clave fáciles de usar para desencadenar el marcador y una categoría.

¿Qué hace que un marcador sea excelente?

Un buen marcador tiene cuatro elementos clave:

• Un título fuerte e informativo: Intenta no tener más de ocho palabras o unos 60 caracteres como máximo. Desea que sus usuarios seleccionen el título y vean el contenido, pero evite el clickbait obvio porque pierde la confianza en sus usuarios. Considere estos ejemplos:

• Bueno: Pruebe los sabrosos favoritos de esta semana del menú de la cafetería. El título es claro, conciso e interesante, pero podría ser demasiado prometedor.

• Mejor: El menú de la cafetería de esta semana. No promete demasiado ni suena como un anuncio.

• Se debe evitar: No creerás lo que viene en el menú de la cafetería esta semana. Usa clickbait que suena como un anuncio.

• Una descripción sucinta: Unos 300 caracteres que resumen el propósito o la funcionalidad del recurso vinculado.

• Una colección de palabras clave: Para ayudar a los usuarios a encontrar el marcador cuando realicen una búsqueda. Usa al menos cinco palabras clave. Además, incluya las variaciones que las personas de su organización podrían usar. Por ejemplo, el menú de comedor, el menú del almuerzo y el menú de café podrían ser variaciones del menú de la cafetería.

• Un útil conjunto de categorías: Esto facilita la ordenación y el filtrado de marcadores en el centro de administración. Los usuarios nunca ven las categorías asignadas.

Crear respuestas de marcador

En el centro de administración de Microsoft 365:

1. Vaya al sistema de control de Copilot y seleccione Buscar.
2. Seleccione Marcadores y elija cómo desea crear nuevos marcadores:
   • Agregar marcadores
   • Importar resultados de SharePoint
   • Importar marcadores

Agregar marcadores

Los administradores pueden agregar marcadores en el Centro de administración de Microsoft 365 y publicarlos o guardarlos como borradores. Al publicar un marcador, el índice de búsqueda se actualiza inmediatamente, para que los usuarios puedan descubrirlo inmediatamente. También puede programar un marcador especificando la fecha y hora de su publicación.

• Publicado: Los usuarios de la organización pueden acceder a los marcadores a través de los resultados de búsqueda de Copilot.
• Borrador: Los usuarios no pueden acceder a los marcadores guardados como borradores. Use este estado si desea revisar o actualizar los marcadores antes de publicar.
• Programado: Los marcadores están configurados para publicarse en la fecha y hora especificadas.

Importar marcadores

Agregue marcadores de uno en uno o impórtelos de forma masiva mediante un archivo .csv. Cargue un archivo .csv con los campos que se muestran en la tabla siguiente:

Evitar errores de importación

Recibirá un error si falta algún dato necesario o no es válido. Además, se genera un archivo de registro con más información sobre las filas y columnas que se van a corregir. Realice cualquier cambio necesario y pruebe a importar de nuevo el archivo. No puede importar ni guardar ningún marcador hasta que resuelva todos los errores.

Para evitar errores, asegúrese de que el archivo de importación tiene el formato adecuado y de que:

• Incluye todas la fila de encabezado y todas las columnas que había en la plantilla de importación
• El orden de las columnas es el mismo que en la plantilla de importación
• Todas las columnas tienen valores, excepto los tres que pueden estar vacíos: Id., Última modificación y Última modificación por
• La columna Estado no está vacía, requiere información
• Para los marcadores publicados, sugeridos, programados o borrador, las columnas Título, URL y Palabras clave son obligatorias
• Para los marcadores excluidos, la columna URL es necesaria

Para evitar errores de duplicación de marcador a marcador:

• No use la misma dirección URL en diferentes marcadores. Obtendrá un error si intenta importar un marcador con una dirección URL usada en uno existente. Esta regla también se aplica a las direcciones URL duplicadas en otros tipos de respuestas.
• Al actualizar los marcadores existentes, use la columna de id. de marcador. Puede actualizar cualquier otra propiedad de un marcador existente, como una palabra clave o una descripción, pero debe asegurarse de que el id. de marcador está en la columna adecuada del archivo de importación. Si el id. de marcador está presente, no se trata como una nueva adición y no se procesa como un error.

Vídeo: Acrónimos y marcadores

El siguiente vídeo es una introducción a la creación y administración de acrónimos y marcadores en la búsqueda de Microsoft Copilot. Dura 1 minuto y 54 segundos.