Administrar directivas de retención de Microsoft Teams

Las directivas de retención y las etiquetas de retención de Microsoft 365 permiten administrar de manera más efectiva la información en su organización. Puede configurar las opciones de retención para mantener los datos necesarios para cumplir con las directivas internas, las regulaciones del sector o los requisitos legales. También puede configurar las opciones de retención para eliminar los datos que se consideran una responsabilidad, que ya no es necesario conservar o que no tienen ningún valor legal o empresarial.

Teams admite directivas de retención para mensajes de chat y canal para que, como administrador, pueda decidir de forma proactiva si desea conservar estos datos, eliminarlos o conservarlos durante un período de tiempo específico y, a continuación, eliminarlos. El inicio del período de retención de estas acciones siempre se basa en el momento en que se crea un mensaje. Puede aplicar una directiva de retención de Teams a toda la organización o a usuarios y equipos específicos. Las etiquetas de retención no se admiten en Teams.

Para obtener más información sobre las soluciones de retención en Microsoft 365 consulte Obtener información sobre las directivas de retención y las etiquetas de retención.

Los usuarios que están sujetos a una directiva de retención para Teams deben tener una licencia adecuada, como Office 365 E3 u Office 365 A3. Para conocer otras opciones de licencias para estas directivas de retención, consulte la sección Administración del ciclo de vida de Microsoft Purview de la Guía de licencias de Microsoft 365 para la seguridad & el cumplimiento. Para obtener más información sobre las licencias de Teams consulte Descripción del servicio Microsoft Teams.

Compatibilidad de las directivas de retención de Teams con las acciones de retención y eliminación

Si configura una directiva de retención de Teams para conservar chats o mensajes de canal, los usuarios aún podrá editar y eliminar sus mensajes en su aplicación de Teams. Aunque los usuarios ya no ven sus mensajes editados o eliminados en Teams, los datos de estos mensajes se almacenan en una ubicación segura diseñada para búsquedas de eDiscovery por parte de los administradores de cumplimiento. La eliminación permanente de estos datos no se produce antes del final del período de retención configurado, o si otra directiva de retención está configurada para conservar estos datos o si los datos están sujetos a una retención de exhibición de documentos electrónicos.

Cuando se configura una directiva de retención para eliminar chats y mensajes de canal, estos mensajes se convierten en aptos para la eliminación automática. Si los mensajes se siguen mostrando en la aplicación de Teams, desaparecerán de allí y se informará a los usuarios de que una directiva de retención ha eliminado estos mensajes. Si los mensajes estaban sujetos previamente a una acción de retención y los usuarios los han editado o eliminado, estos mensajes se eliminarán ahora de la ubicación segura y ya no se devolverán en las búsquedas de eDiscovery.

Para obtener información detallada sobre cómo funcionan estas directivas en función de la configuración de directivas y las acciones del usuario, y qué datos de mensajes se incluyen y excluyen para las directivas de retención de Teams, consulte Obtener información sobre la retención de Microsoft Teams. En esa página también se explica por qué a veces puede experimentar retrasos cuando las directivas de retención eliminan mensajes. Por ejemplo, los mensajes pueden ser visibles para los usuarios en la aplicación Teams hasta siete días después del período de expiración configurado en la directiva de retención.

Si configura varias directivas de retención en Teams con diferentes configuraciones de retención, los principios de retención resuelven los conflictos. Por ejemplo:

• Si hay un conflicto entre conservar o eliminar el mismo contenido, el contenido se conservará en la ubicación protegida para que siga siendo utilizable en búsquedas con eDiscovery para los administradores de cumplimiento.

  Este principio también se aplica a los mensajes con retención de exhibición de documentos electrónicos por motivos legales o de investigación.

• Si hay un conflicto en el tiempo que se conserva el mismo contenido, se conservará en la ubicación protegida durante el período de retención más largo.

Estos dos principios de retención abordan la mayoría de los conflictos que pueden surgir cuando tiene varias directivas de retención para Teams, pero para obtener más información consulte Los principios de retención o ¿qué tiene prioridad?

Información de solución de problemas

Determinar si una directiva de retención eliminó los mensajes que faltan

Antes de ponerse en contacto con el soporte técnico sobre la falta de mensajes de chat o canal de Teams, compruebe lo siguiente:

1. Compruebe el mensaje que se muestra en Teams. Cuando una directiva de retención elimina mensajes de chat privados o grupales más antiguos, Teams muestra un mensaje que indica que los mensajes más antiguos se eliminaron debido a la directiva de retención de la organización. Para los mensajes de canal, Teams muestra un aviso de eliminación de la directiva de retención en lugar del mensaje primario eliminado.

2. Confirme que se aplica la directiva de retención. Compruebe que la directiva incluye al usuario o equipo afectado, la ubicación del mensaje aplicable y la fecha de creación del mensaje. Los períodos de retención de Teams se calculan a partir de la fecha en que se creó el mensaje.

3. Compruebe si el usuario ha editado o eliminado el mensaje. Los usuarios pueden editar o eliminar mensajes mientras una directiva de retención conserva una copia de cumplimiento en una ubicación segura. La copia conservada puede permanecer disponible para eDiscovery aunque el mensaje original ya no esté visible en Teams.

4. Revise los resultados de Microsoft Purview eDiscovery. Si el mensaje se devuelve en eDiscovery pero ya no está visible en Teams, es posible que el mensaje se conserve debido a una directiva de retención o una retención de eDiscovery. No se espera que una copia de cumplimiento conservada permanezca visible en la conversación de Teams.

5. Revisa los conflictos y las retenciones de directivas. Otra directiva de retención o suspensión de eDiscovery podría retener el mensaje durante más tiempo que la directiva que se está investigando.

6. Permitir el proceso de eliminación. Los mensajes pueden permanecer visibles en Teams hasta siete días después de que expire el período de retención configurado.

Cuándo usar directivas de retención para Teams

En muchos casos, las organizaciones consideran que los datos de chat privados son más una responsabilidad que los mensajes de canal, que generalmente son conversaciones más relacionadas con el proyecto.

Puede configurar de forma eficaz una única directiva de retención para todos los mensajes de Teams. O bien, para un control más preciso, puede:

• Tener directivas de retención independientes para chats privados (1:1 o 1: muchos chats), mensajes de canales estándar o mensajes de canales privados.

• Aplique las directivas solo a los usuarios o equipos específicos de su organización. En el caso de chats y canales privados de Teams, puede seleccionar a qué usuarios aplicar la directiva. En el caso de los mensajes de canal de Teams, puede seleccionar a qué equipos aplicar la directiva.

Por ejemplo, para mensajes de canal estándar: Cree una directiva de retención para equipos específicos de su organización y configure esa directiva con una acción de eliminación después de un año. A continuación, cree otra directiva de retención para los mensajes del canal estándar para todos los demás equipos y configure esa directiva con una acción de eliminación tres años después.

Crear y administrar directivas de retención en Teams

Para crear o editar una directiva de retención para los mensajes de Teams, siga las instrucciones de Crear y configurar una directiva de retención y la pestaña Directiva de retención para Teams .

Esa página contiene información adicional sobre cómo crear y administrar directivas de retención para otras cargas de trabajo en Microsoft 365. Por ejemplo, es posible que también desee crear una directiva de retención para grupos de Microsoft 365 para conservar y eliminar archivos a los que se accede en Teams y que se almacenan en OneDrive o SharePoint.

Los datos se pueden almacenar en forma de capturas de pantalla en la unidad local de un usuario final a través de la característica Recuerdos de Windows y se administran por separado. Consulta el artículo Administrar Recuerdos de Windows para obtener más información.

Experiencia del usuario final

En el caso de los chats privados (chats 1:1) o de grupo los usuarios verán que los chats anteriores a la configuración de la directiva de retención se eliminan y que se muestra un mensaje generado automáticamente que indica que «Hemos eliminado mensajes más antiguos debido a la directiva de retención de su organización» encima de los mensajes que aún no se han eliminado.

En el caso de los mensajes de canal, los usuarios (miembros del canal) verán que los mensajes eliminados desaparecen de la vista después de expirar. el usuario ve "Este mensaje se ha eliminado debido a una directiva de retención" en lugar del mensaje primario.

Los vínculos de estos mensajes que se muestran llevan a Mensajes de Teams sobre directivas de retención. Esta documentación para los usuarios finales ayuda a responder a preguntas básicas sobre por qué se han eliminado sus mensajes. Sin embargo, como parte de la implementación de la directiva de retención, asegúrese de comunicar a los usuarios y al departamento de soporte técnico el impacto de las opciones configuradas.

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