Configurar aprobaciones secuenciales

Algunos flujos de trabajo requieren una aprobación previa antes de que el aprobador final pueda dar la aprobación definitiva. Por ejemplo, una empresa puede tener una directiva de aprobación secuencial que requiere la aprobación previa de las facturas de más de 1000,00 USD antes de que estén aprobados por el Departamento de Finanzas.

En este ejemplo, configura una aprobación secuencial para las solicitudes de vacaciones. El gerente del solicitante y el gerente del gerente del solicitante deben aprobar las solicitudes de vacaciones.

Crear un flujo

Crea un flujo que se desencadena cuando se envía una nueva respuesta a un formulario.

1. Inicie sesión en Power Automate.
2. En el panel de navegación de la izquierda, seleccione Mis flujos.
3. En el menú superior, seleccione Nuevo flujo>Flujo de nube automatizado.
4. Asigne un nombre al flujo.
5. En Elegir el desencadenador de flujo, seleccione Cuando se envía una respuesta nueva y después seleccione Crear.
6. Seleccione la tarjeta Cuando se envía una nueva respuesta para abrir el panel de configuración de acciones y, a continuación, seleccione el identificador de formulario de un formulario que haya creado anteriormente.
7. Inserte un paso y, a continuación, seleccione la acción Obtener detalles de respuesta.
8. En la misma acción, coloque el mismo identificador de formulario de la acción anterior.
9. En el campo Id. de la respuesta, seleccione el id. de respuesta de la acción anterior Obtener detalles de la respuesta.

Obtener el responsable de la persona que creó la solicitud de vacaciones

Después de crear el flujo, obtenga el administrador de la persona que creó la solicitud de vacaciones.

1. Seleccione Nuevo paso.
2. En el campo de búsqueda Elegir una acción escriba obtener administrador.
3. Busque y seleccione la acción Obtener administrador (V2): Usuarios de Office 365.
4. Seleccione la tarjeta Obtener administrador (V2) para abrir el panel de configuración de la acción y, a continuación, inserte el token Correo electrónico del autor de la respuesta en el campo Usuario (UPN).
5. Cambie el nombre de la acción por Obtener administrador de nivel 1.

Obtener el administrador del administrador del solicitante

Después de obtener al responsable de la persona que creó la solicitud de vacaciones, obtenga al responsable del responsable del solicitante.

1. Seleccione Nuevo paso.
2. En el campo de búsqueda Elegir una acción escriba obtener administrador.
3. Busque y seleccione la acción Obtener administrador (V2): Usuarios de Office 365.
4. En la acción Obtener jefe de nivel 1, inserte el token Id en el campo Usuario (UPN) de la tarjeta Obtener jefe.
5. Cambie el nombre de la acción por Obtener administrador de nivel 2.

Agregar una acción de aprobación para aprobaciones previas

1. Seleccione Nuevo paso.

2. En el cuadro de búsqueda Elegir una acción, escriba Aprobación.

3. Seleccione la acción Iniciar y esperar una aprobación.

4. Seleccione el tipo aprobación secuencial.

5. Dé un título a la aprobación.

   En este ejemplo, añades dos pasos.

6. En Asignado a – 1, escriba el token de Correo de la acción de aprobación Obtener administrador de nivel 1.

7. Para agregar un paso de aprobación, seleccione Agregar elemento nuevo.

8. Configura la tarjeta Iniciar y esperar la aprobación para adaptarla a tus necesidades.

   

Ahora, cuando se ejecuta el flujo, primero va al administrador de nivel 1. Si esa persona lo aprueba, pasa al gerente de nivel 2 para su aprobación.

Puede cambiar el nombre de las acciones como desee. También puede agregar otras acciones y acciones posteriores después de la aprobación, como un correo electrónico que envía la decisión de aprobación al solicitante. En la siguiente captura de pantalla se muestra el aspecto que podría tener el flujo con acciones que han cambiado de nombre y una acción de correo electrónico al final.

Limitación

No puede asignar el mismo aprobador a diferentes pasos de su aprobación.