Aplicar automáticamente una etiqueta de confidencialidad a los datos de Microsoft 365

Descripción del servicio de Microsoft Purview

Al crear una etiqueta de confidencialidad, puede asignar automáticamente esa etiqueta a elementos de Microsoft 365, como archivos y correos electrónicos, cuando los datos coincidan con las condiciones que especifique.

La capacidad de aplicar automáticamente etiquetas de confidencialidad al contenido es importante por estos motivos:

• No es necesario enseñar a los usuarios cuándo usar cada una de las clasificaciones.

• No es necesario depender de los usuarios para clasificar todo el contenido correctamente.

• Los usuarios ya no necesitan conocer las directivas de gobierno de datos; en su lugar, pueden centrarse en su trabajo.

Hay dos métodos diferentes para aplicar automáticamente una etiqueta de confidencialidad en contenido de Microsoft 365:

• Etiquetado del lado del cliente cuando los usuarios editan documentos o redactan mensajes de correo electrónico (y responden a ellos o los reenvían): use una etiqueta configurada para el etiquetado automático para archivos o correos electrónicos (Word, Excel, PowerPoint y Outlook).

  Este método permite recomendar una etiqueta a los usuarios, así como aplicar una etiqueta automáticamente. Pero en ambos casos, el usuario decide si acepta o rechaza la etiqueta, para ayudar a garantizar el etiquetado correcto del contenido. Este etiquetado del lado del cliente tiene un retraso mínimo para los documentos porque la etiqueta se puede aplicar incluso antes de que se guarde el documento. Sin embargo, no todas las aplicaciones cliente admiten el etiquetado automático.

  Para obtener instrucciones de configuración, consulte Cómo configurar el etiquetado automático en aplicaciones de Office en esta página.

• Etiquetas del lado de servicio cuando el contenido ya está guardado (en SharePoint o en OneDrive) o enviado por correo electrónico (procesado por Exchange Online): use una directiva de etiquetado automático.

  También se conoce a este método como etiquetado automático para datos en reposo (documentos en SharePoint y OneDrive) y datos en tránsito (correo electrónico enviado o recibido por Exchange). En el caso de Exchange, no incluye correos electrónicos en reposo (buzones).

  Las directivas de etiquetado automático se ejecutan en el servicio, por lo que no dependen de la versión de la aplicación que haya instalado el usuario. Están disponibles en toda la organización desde el momento en que se activa una directiva, lo que las hace adecuadas para el etiquetado a escala. Dado que el usuario no interactúa con el proceso de etiquetado, las directivas de etiquetado automático no admiten el etiquetado recomendado ; en su lugar, ejecute la directiva en simulación antes de activarla para garantizar un etiquetado correcto.

  Vea las instrucciones de configuración en Cómo configurar directivas de etiquetado automático para SharePoint, OneDrive y Exchange en esta página.

  Etiquetado automático para SharePoint y OneDrive

  • Se admiten documentos PDF y archivos de Office para Word (.docx), PowerPoint (.pptx) y Excel (.xlsx).
    • Estos archivos se pueden etiquetar automáticamente en reposo antes o después de que se creen las políticas de etiquetado automático. Los archivos no se pueden etiquetar automáticamente si forman parte de una sesión abierta (el archivo está abierto).
    • Actualmente, los datos adjuntos a elementos de lista no son compatibles y no se etiquetarán automáticamente.
  • Máximo de 100 000 archivos etiquetados automáticamente en el inquilino por día.
  • Máximo de 100 directivas de etiquetado automático por inquilino. En el portal, cada directiva puede dirigirse a un máximo de 100 ubicaciones incluidas o excluidas explícitamente (sitios de SharePoint o usuarios individuales o grupos de OneDrive). Si mantiene la configuración predeterminada de Todas, esta configuración está exenta del máximo de 100 ubicaciones.
  • Los valores ya existentes para modificados, modificados por y la fecha no se cambian como resultado de las directivas de etiquetado automático tanto para el modo de simulación y como cuando se aplican etiquetas.
  • Cuando la etiqueta aplica el cifrado de, el issuer Management y el propietario de Rights Management es la cuenta en la que se modificó por última vez el archivo.

  Etiquetado automático para Exchange

  • Los datos adjuntos de PDF y de Office se examinan en busca de las condiciones especificadas en la directiva de etiquetado automático. Cuando hay una coincidencia, el correo electrónico se etiqueta, pero no los datos adjuntos.
    • En el caso de los archivos PDF, si la etiqueta aplica cifrado, estos archivos se cifran mediante el Cifrado de mensajes cuando el espacio empresarial está habilitado para datos adjuntos de PDF.
    • Para estos archivos de Office, son compatibles Word, PowerPoint y Excel. Si la etiqueta aplica cifrado y estos archivos no están cifrados, ahora se cifran mediante Mensaje de cifrado. La configuración de cifrado se hereda del correo electrónico.
  • Para etiquetar y proteger mensajes de correo electrónico que contienen mensajes de correo de voz de Teams, consulte las instrucciones de configuración en Habilitar el correo de voz protegido en su organización.
  • Si tiene reglas de flujo de correo de Exchange o directivas de prevención de pérdida de datos (DLP) de Microsoft Purview que aplican el cifrado IRM: cuando estas reglas o directivas y una directiva de etiquetado automático identifican contenido, se aplica la etiqueta. Si esa etiqueta aplica el cifrado, la configuración de IRM de las reglas de flujo de correo de Exchange o de las directivas DLP se pasa por alto. Sin embargo, si esa etiqueta no aplica el cifrado, la configuración de IRM de las reglas de flujo de correo o de las directivas DLP se aplica además de la etiqueta.
  • El correo electrónico que tiene cifrado IRM sin etiqueta se reemplazará por una etiqueta con cualquier configuración de cifrado cuando haya una coincidencia mediante el etiquetado automático.
  • El correo entrante se etiqueta cuando hay una coincidencia con las condiciones de etiquetado automático. Para que este resultado se aplique a remitentes externos a la organización, la ubicación de Exchange debe establecerse en Todos incluidos y Ninguno excluido. Si la etiqueta está configurada para el cifrado:
    • Ese cifrado siempre se aplica cuando el remitente es de su organización.
    • De forma predeterminada, ese cifrado no se aplica cuando el remitente está fuera de la organización, pero se puede aplicar configurando opciones adicionales para el de correo electrónico y especificando un propietario de Rights Management.
  • Cuando la etiqueta aplica el cifrado, el emisor de propietario de Rights Management y Rights Management es la persona que envía el correo electrónico cuando el remitente es de su propia organización. Cuando el remitente está fuera de la organización, puede especificar un propietario de Rights Management para el correo electrónico entrante etiquetado y cifrado por la directiva.
  • Si la etiqueta está configurada para aplicar marcas de contenido con variables, tenga en cuenta que para el correo electrónico entrante, esta configuración puede dar lugar a que se muestren los nombres de personas ajenas a su organización.

Comparar el etiquetado automático de las aplicaciones de Office con las directivas de etiquetado automático

Use la siguiente tabla para ayudarle a identificar las diferencias en el comportamiento de los dos métodos de etiquetado automático complementarios:

* El etiquetado automático no está disponible actualmente en todas las regiones debido a una dependencia de Azure de back-end. Si el inquilino no puede admitir esta funcionalidad, la página Etiquetado automático no estará visible en el portal de Microsoft Purview. Para obtener más información, vea Disponibilidad de dependencia de Azure por país.

Licencias y dónde encontrar cada Surface

El etiquetado automático se controla mediante licencia y las dos superficies (del lado del cliente y del lado del servicio) aparecen en lugares diferentes del portal. Si espera ver el etiquetado automático y no está ahí, compruebe primero la licencia.

Para obtener la matriz de características autoritativa por SKU (incluidos los derechos actuales para las nubes de Microsoft 365 Empresa Premium, Primera línea, Educación y Administración Pública), consulte las instrucciones de licencias de Microsoft 365 para la seguridad y el cumplimiento.

Síntomas comunes de licencia:

• Tienes E3 o Business Premium. El etiquetado automático de archivos y correos electrónicos no se incluye en este SKU. Las etiquetas de confidencialidad y el etiquetado manual son: el etiquetado automático requiere un complemento de nivel E5 / P2.
• Tiene E5 pero no ve directivas de etiquetado automático en el portal. Confirme que está en el portal de Microsoft Purview (no en el Centro de cumplimiento heredado), que su rol incluye Administrador de cumplimiento o Administrador de datos de cumplimiento, y que su región admite el etiquetado automático (disponibilidad de dependencia de Azure por país).
• Tiene E5 y ve la página, pero al guardar una nueva directiva se produce un error con "No hay ninguna base de datos compatible disponible". Se trata de una condición de back-end transitoria conocida. Vuelva a intentar guardar; Si falla repetidamente durante 24 horas, abra un caso de soporte con la configuración de directiva.

Forma en que se evalúan varias condiciones cuando se aplican en más de una etiqueta

Las etiquetas se ordenan para su evaluación según la posición que especifique en el portal Microsoft Purview: La etiqueta colocada en primer lugar tiene la posición más baja (menos sensible, por lo tanto, con la prioridad más baja) y la etiqueta colocada en último lugar tiene la posición más alta (más confidencial, por lo tanto, con la prioridad más alta). Se selecciona la etiqueta con el número de pedido más alto.

Este comportamiento también es cierto para el etiquetado automático del lado del servicio (directivas de etiquetado automático) cuando las subetiquetas comparten la misma etiqueta principal: Si, después de la evaluación y el pedido, más de una subetiqueta de la misma etiqueta principal cumple las condiciones de etiquetado automático, se selecciona y aplica la subetiqueta con el número de pedido más alto.

Sin embargo, el comportamiento es un poco diferente para el etiquetado automático del lado cliente (configuración de etiquetado automático en la etiqueta). Si varias subetiquetas de la misma etiqueta principal coinciden con las condiciones:

• Si un archivo aún no está etiquetado, siempre se selecciona la subetiqueta de orden más alto configurada para el etiquetado automático, en lugar de la subetiqueta de orden más alto configurada para el etiquetado recomendado. Si ninguna de estas subetiquetas está configurada para el etiquetado automático, sino solo el etiquetado recomendado, se selecciona y recomienda la subetiqueta de orden más alto.

• Si un archivo ya está etiquetado con una subetiqueta del mismo elemento primario, no se realiza ninguna acción y se mantiene la subetiqueta existente. Este comportamiento se aplica aunque la subetiqueta existente sea una etiqueta predeterminada o se haya aplicado automáticamente.

Para obtener más información sobre la prioridad de etiqueta, consulte Prioridad de etiqueta (el pedido importa).

Consideraciones para las configuraciones de etiquetas

Las siguientes consideraciones se aplican tanto al etiquetado del lado del cliente como al etiquetado del lado del servicio.

No configure una etiqueta principal para que se aplique o recomiende automáticamente

Si usas etiquetas principales con subetiquetas, en lugar de grupos de etiquetas: No puedes aplicar una etiqueta principal (una etiqueta con subetiquetas) al contenido. Asegúrese de que no configura una etiqueta principal para que se aplique automáticamente o se recomiende en las aplicaciones de Office y no seleccione una etiqueta principal para una directiva de etiquetado automático. Si lo hace, la etiqueta principal no se aplicará al contenido.

Para usar el etiquetado automático con subetiquetas que tienen etiquetas principales, asegúrese de publicar tanto la etiqueta principal como la subetiqueta.

Para obtener más información sobre etiquetas principales, grupos de etiquetas y subetiquetas, consulta Subetiquetas que usan etiquetas principales o grupos de etiquetas.

Ámbito de etiqueta que excluye archivos o correos electrónicos

Para aplicar automáticamente una etiqueta de confidencialidad al contenido, el ámbito de la etiqueta debe incluir Files & otros activos de datos para aplicar automáticamente una etiqueta a los documentos y correos electrónicos para aplicar automáticamente una etiqueta a los correos electrónicos.

Para obtener más información al seleccionar solo uno de estos ámbitos de etiqueta, vea Limitar las etiquetas a solo archivos o correos electrónicos.

¿Se invalidará una etiqueta ya existente?

Una directiva de etiquetado automático que aplique una etiqueta de confidencialidad no quitará una etiqueta de confidencialidad existente para dejar el contenido sin etiquetar. Sin embargo, para SharePoint y OneDrive, una directiva de etiquetado automático configurada para quitar automáticamente una etiqueta puede quitar la etiqueta seleccionada, incluso cuando la etiqueta se aplicó manualmente, y dejar el contenido sin etiquetar.

Comportamiento predeterminado si el etiquetado automático invalidará una etiqueta existente:

• Cuando el contenido se ha etiquetado manualmente, esa etiqueta no se reemplazará por el etiquetado automático.

• El etiquetado automático reemplazará una etiqueta de confidencialidad de menor prioridad que se aplicó automáticamente, pero no una etiqueta de prioridad más alta.

  Sugerencia

  Por ejemplo, la etiqueta de confidencialidad de la parte superior de la lista en el portal Microsoft Purview se denomina Pública con un número de pedido (prioridad) de 0, y la etiqueta de confidencialidad de la parte inferior de la lista se denomina Extremadamente confidencial con un número de pedido (prioridad de 4). La etiqueta Extremadamente confidencial puede invalidar la etiqueta Público pero no al revés.

En el caso de las directivas de etiquetado automático que aplican una etiqueta de confidencialidad, puede seleccionar una configuración para reemplazar una etiqueta aplicada manualmente que tenga una prioridad más baja. Esta configuración no es necesaria para una directiva de etiquetado automático configurada para quitar automáticamente una etiqueta.

* Hay una excepción para las subetiquetas que comparten la misma etiqueta principal

La configuración configurable para las directivas de etiquetado automático se encuentra en la página Configuración de etiquetas adicionales .

Cómo configurar el etiquetado automático para las aplicaciones de Office

Compruebe las versiones mínimas necesarias para el etiquetado automático en las aplicaciones de Office.

Los ajustes de etiquetado automático para las aplicaciones de Office están disponibles al crear o editar una etiqueta de confidencialidad. Asegúrese de que el ámbito de etiqueta Files & otros recursos de datos esté seleccionado para etiquetar automáticamente documentos y de que Correos electrónicos esté seleccionado para etiquetar automáticamente correos electrónicos. Por ejemplo:

A medida que se desplace por la configuración, verá la página Etiquetado automático para archivos y mensajes de correo electrónico, en la que puede elegir entre una lista de tipos de información confidencial o clasificadores que se pueden entrenar:

Cuando esta etiqueta de confidencialidad se aplica automáticamente, el usuario ve una notificación en su aplicación de Office. Por ejemplo:

Debido a un problema de tiempo, es posible que el etiquetado automático de las aplicaciones de Office no se active si también usa el etiquetado obligatorio. Para obtener más información, consulte la información adicional para configurar la configuración de directiva Requerir que los usuarios apliquen una etiqueta al correo electrónico y a los documentos.

Configuración de tipos de información confidencial para una etiqueta

Al seleccionar la opción Tipos de información confidencial , verá la misma lista de tipos de información confidencial que cuando crea una directiva de prevención de pérdida de datos (DLP). Por ejemplo, puede aplicar automáticamente una etiqueta extremadamente confidencial a cualquier contenido que incluya información personal de los clientes, como los números de tarjeta de crédito, de la seguridad social o de pasaporte:

De forma similar a cuando configure directivas DLP, puede restringir la condición cambiando el recuento de instancias y la precisión de la coincidencia. Por ejemplo:

Puede obtener más información sobre los niveles de confianza en la documentación de DLP: Más información sobre los niveles de confianza

Además, de la misma manera que ocurre con la configuración de directiva DLP, puede elegir si una condición debe detectar todos los tipos de información confidencial o solo uno de ellos. Y para hacer que las condiciones sean más flexibles o complejas, puede agregar grupos y usar operadores lógicos entre los grupos.

Tipo de información confidencial personalizado con coincidencia exacta de datos

Puede configurar una etiqueta de confidencialidad para que use tipos de información confidencial basados en coincidencias exactas de datos para tipos de información confidencial personalizados. Sin embargo, actualmente, también debe especificar al menos un tipo de información confidencial que no use la EDM. Por ejemplo, uno de los tipos de información confidencial incorporados, como el Número de tarjeta de crédito.

Si configura una etiqueta de confidencialidad solo con la EDM para sus condiciones de tipo de información confidencial, el ajuste de etiquetado automático se desactiva automáticamente para la etiqueta.

Configurar clasificadores capacitados para una etiqueta

Si usa esta opción con Aplicaciones de Microsoft 365 para Windows versión 2106 o inferior, o Aplicaciones de Microsoft 365 para Mac versión 16.50 o inferior, cerciórese de haber publicado en su espacio empresarial al menos otra etiqueta de confidencialidad que esté configurada para el etiquetado automático y la opción tipos de información confidencial. Este requisito no es necesario cuando se usan versiones posteriores en estas plataformas.

Al seleccionar la opción Clasificadores entrenables , seleccione uno o varios de los clasificadores entrenables previamente entrenados o personalizados:

Los clasificadores previamente entrenados disponibles se actualizan a menudo, por lo que puede haber más entradas para seleccionar que las que se muestran en esta captura de pantalla.

Para más información sobre estos clasificadores, consulte Más información sobre clasificadores que se pueden entrenar (versión preliminar).

Recomendación para que el usuario aplique una etiqueta de confidencialidad

Si lo prefiere, puede recomendar a los usuarios que apliquen la etiqueta. Con esta opción, los usuarios pueden aceptar la clasificación y cualquier protección asociada, o descartar la recomendación si la etiqueta no es adecuada para su contenido.

Cuando se usa el etiquetado integrado con las versiones de escritorio de Word, los usuarios tienen una opción adicional para mostrar contenido confidencial con el mensaje de etiqueta recomendada. Al seleccionar este botón, el panel del Editor guía al usuario a través de cada detección. El usuario puede entonces quitar los datos confidenciales o dejarlos con una mejor comprensión de por qué se recomendó la etiqueta de confidencialidad. Cuando tienen esta información adicional, los usuarios tienen más confianza para seleccionar el botón Aplicar sensibilidad . Por ejemplo:

En este ejemplo se muestra el mensaje de etiqueta recomendada predeterminado, pero, al igual que con el etiquetado automático, puede personalizar este texto para que sea más significativo o específico para los usuarios. Por ejemplo, incluya el nombre de su organización o haga referencia a su departamento de TI para aumentar la visibilidad y dar a los usuarios más confianza de que se trata de un mensaje genérico que podría no ser aplicable a ellos.

Cuándo se aplican etiquetas automáticas o recomendadas

No todas las aplicaciones de Office admiten el etiquetado automático y recomendado. Para obtener más información, consulte Compatibilidad con las capacidades de las etiquetas de confidencialidad en aplicaciones

Otras consideraciones:

• No puede usar el etiquetado automático para documentos y mensajes de correo electrónico que se etiquetaron previamente de forma manual o de forma automática con una confidencialidad más alta. Recuerde, solo se puede aplicar una etiqueta de confidencialidad a un documento o correo electrónico, (además de una sola etiqueta de retención).

• No puede usar el etiquetado recomendado para documentos o correos electrónicos que anteriormente se etiquetaron con una confidencialidad más alta. Cuando el contenido ya está etiquetado con una confidencialidad más alta, el usuario no verá el mensaje con la recomendación y la sugerencia de directiva.

• Para las etiquetas recomendadas en las versiones de escritorio de Word, el contenido confidencial que desencadenó la recomendación está marcado para que los usuarios puedan revisar y quitar el contenido confidencial en lugar de aplicar la etiqueta de confidencialidad recomendada.

Para obtener más información sobre cómo se aplican estas etiquetas en las aplicaciones de Office, capturas de pantalla de ejemplo, y cómo se detecta la información confidencial, consulte Aplicar o recomendar automáticamente etiquetas de confidencialidad a sus archivos y correos electrónicos en Office.

Convertir la configuración de etiquetas en una directiva de etiquetado automático

Si la etiqueta incluye tipos de información confidencial para las condiciones configuradas, verá una opción al final del proceso de creación o edición de etiquetas para crear de forma automática una directiva de etiquetado automático basada en la misma configuración de etiquetado automático.

Sin embargo, si la etiqueta contiene clasificadores entrenables como condición de la etiqueta:

• Cuando las condiciones de etiqueta contienen solo clasificadores que se pueden entrenar, no verá la opción de crear automáticamente una directiva de etiquetado automático.

• Cuando las condiciones de etiqueta contienen clasificadores entrenables y tipos de información confidencial, se creará una directiva de etiquetado automático solo para los tipos de información confidencial.

Aunque una directiva de etiquetado automático se crea de forma automática al rellenarse automáticamente los valores que tendría que seleccionar manualmente si crea la directiva desde cero, puede ver y editar los valores antes de guardarlos.

De forma predeterminada, todas las ubicaciones de SharePoint, OneDrive y Exchange se incluyen en la directiva de etiquetado automático y, cuando se guarda la directiva, se ejecuta en modo de simulación. No existe comprobación de que haya habilitado etiquetas de confidencialidad para los archivos de Office en SharePoint y OneDrive, que es uno de los requisitos previos para que el etiquetado automático se aplique al contenido de SharePoint y OneDrive.

Cómo configurar directivas de etiquetado automático para SharePoint, OneDrive y Exchange

Asegúrese de tener en cuenta los requisitos previos antes de configurar las directivas de etiquetado automático. Use la lista de comprobación previa al piloto para confirmar cada uno de ellos en un único examen y, a continuación, revise los requisitos previos completos para las directivas de etiquetado automático a continuación para obtener más información.

Lista de comprobación previa al piloto

Antes de crear una directiva de etiquetado automático, confirme cada elemento siguiente. Si falta alguno de ellos, la directiva normalmente se ejecuta sin etiquetar ningún archivo, sin que aparezca ningún error en el portal. Cada elemento se vincula a la guía completa más adelante en este artículo.

• [ ] La auditoría está activada para Microsoft 365. Necesario para la simulación. Consulte Activar o desactivar la búsqueda de registros de auditoría.
• [ ] Las etiquetas de confidencialidad están habilitadas para los archivos de Office en SharePoint y OneDrive. Se requiere antes de que se pueda aplicar cualquier etiqueta a los archivos de esas ubicaciones. Consulte Habilitar etiquetas de confidencialidad para archivos de Office en SharePoint y OneDrive.
• [ ] El etiquetado automático está disponible en su región. Si la página Etiquetado automático no está visible en el portal de Microsoft Purview, el inquilino se encuentra en una región no admitida. Consulte Disponibilidad de dependencias de Azure por país.
• [ ] Su regla incluye al menos un tipo de información confidencial que no es EDM. Una regla que usa solo tipos de información confidencial de coincidencia exacta de datos (EDM) deshabilita de forma silenciosa el etiquetado automático en la etiqueta. Consulte Tipos de información confidencial personalizados con Coincidencia exacta de datos.
• [ ] La etiqueta que tiene previsto aplicar no es una etiqueta principal. Las etiquetas principales (etiquetas que tienen subetiquetas) no se pueden aplicar al contenido. Si selecciona una, se ejecutará la directiva, pero no se etiquetará nada. Consulte No configurar una etiqueta principal para que se aplique automáticamente o se recomienda.
• [ ] El ámbito de la etiqueta coincide con el contenido de destino. Para etiquetar archivos, el ámbito de etiqueta debe incluir Files & otros activos de datos. Para etiquetar correos electrónicos, debe incluir correos electrónicos. Consulta Ámbito de etiquetas que excluye archivos o correos electrónicos.
• [ ] Si la etiqueta aplica cifrado al contenido de SharePoint o OneDrive: la etiqueta se configura con Asignar permisos ahora y el acceso del usuario al contenido expira se establece en Nunca. Consulte los detalles del cifrado en Requisitos previos para directivas de etiquetado automático.
• [ ] Los archivos que espera que se etiqueten se crearon o modificaron después de que se crearan o modificaran los tipos de información confidencial. El etiquetado automático solo evalúa el contenido creado o modificado después de que se creó o modificó por última vez el SIT. Para clasificar los archivos antiguos que no han cambiado, ejecute la clasificación a petición.
• [ ] Tiene los roles necesarios para revisar los resultados de la simulación. La visualización del contenido del archivo en la vista de origen requiere el rol de Visor de contenido de clasificación de datos (incluido en los grupos de rol Visor de contenido de Explorador de contenido, Information Protection e Investigadores de Information Protection). Los administradores globales no tienen este rol de forma predeterminada.
• [ ] Tiene los roles necesarios para activar la directiva después de la simulación. Activar una directiva de Listo para activarrequiereun Administrador de cumplimiento o Administrador de datos de cumplimiento. Sin uno de estos roles, el botón Activar directiva aparece atenuado incluso después de una simulación correcta.

Cuando se confirmen todos los elementos, vaya a Requisitos previos para las directivas de etiquetado automático para obtener todos los detalles y, después, a Creación de una directiva de etiquetado automático.

Requisitos previos: referencia detallada

A continuación se enumeran todos los requisitos previos para una directiva de etiquetado automático. Confirme cada elemento antes de configurar una directiva: si falta alguno, normalmente la directiva se ejecuta sin etiquetar ningún archivo, sin que aparezca ningún error en el portal.

• Modo de simulación:

  • Se debe activar la auditoría de Microsoft 365. Si necesita activar la auditoría o no está seguro de si la auditoría ya está activada, consulte Activar o desactivar la búsqueda de registros de auditoría.
  • Para ver el contenido del archivo o correo electrónico en la vista de origen, debe tener el rol Visor de contenido de clasificación de datos, que se incluye en el grupo de rol Visor de contenido del Explorador de contenido, o los grupos de rol Investigadores de Information Protection y Information Protection Protection. Sin el rol requerido, no verá el panel de vista previa al seleccionar un elemento de la pestaña Elementos para revisar . Los administradores globales no tienen este rol de forma predeterminada.

• Para etiquetar automáticamente archivos en SharePoint y OneDrive:

  • Tiene etiquetas de confidencialidad habilitadas para los archivos de Office en SharePoint y OneDrive.
  • Para OneDrive, la cuenta de OneDrive debe estar asociada a la cuenta de usuario correspondiente. Una cuenta de OneDrive que no está asociada a su cuenta de usuario (a veces denominada cuenta de OneDrive desasociada) no es compatible con el etiquetado automático o la simulación. Use una cuenta de OneDrive correctamente asociada o mueva el contenido a una ubicación compatible de SharePoint o OneDrive y, a continuación, vuelva a ejecutar la simulación.
  • En el momento en el que se ejecuta la directiva de etiquetado automático, el archivo no debe estar abierto por otro proceso o usuario. Un archivo desprotegido para su edición entra en esta categoría y, de forma similar, todos los archivos de una biblioteca configurada para requerir que se extraigan documentos.
  • Opcional pero recomendado, ejecuta la clasificación a petición para ampliar la clasificación a archivos que no se han clasificado o modificado durante mucho tiempo, que nunca se han clasificado o que necesitan una clasificación actualizada en archivos clasificados previamente.
  • Si tiene previsto usar tipos de información confidencial:
    • Los tipos de información confidencial que seleccione solo se aplicarán al contenido que se cree o modifique después de crear o modificar estos tipos de información. Esta restricción se aplica a todos los tipos de información confidencial personalizados y a cualquier tipo de información integrada nueva.
    • Para probar los nuevos tipos de información confidencial, créelos antes de crear su directiva de etiquetado automático y, después, cree nuevos documentos con datos de ejemplo para probarlos.
  • Si tiene previsto usar las propiedades de documento como una condición (la propiedad de documento lo es), esta opción usa las propiedades administradas de SharePoint de la misma manera que se usan para las directivas DLP. Usar coincidencias exactas de cadenas; No se admiten patrones de expresiones regulares. Para obtener más información sobre las propiedades administradas como método de búsqueda, vea Administrar el esquema de búsqueda en SharePoint.
  • Si tienes una directiva de etiquetado automático configurada para reemplazar una etiqueta aplicada manualmente, pero otra directiva de etiquetado automático activa está configurada para aplicar una etiqueta sin esta opción, la etiqueta no se reemplazará. Como la simulación muestra el resultado de una directiva, los resultados de la simulación de la directiva Reemplazar etiqueta muestran la etiqueta como reemplazada, pero el conflicto se resuelve cuando se ejecutan todas las directivas.
  • Si tiene una directiva de etiquetado automático configurada para quitar una etiqueta, pero otra directiva de etiquetado automático activa está configurada para aplicar una etiqueta y las condiciones coinciden, la etiqueta se aplicará en lugar de quitarse. Como la simulación muestra el resultado de una directiva, los resultados de la simulación de la directiva de eliminación de etiquetas muestran la etiqueta como quitada, pero el conflicto se resuelve cuando se ejecutan todas las directivas.
  • Si decide quitar una etiqueta que aplica cifrado, el cifrado se quita automáticamente con la etiqueta.

• Crear y publicar una o más etiquetas de confidencialidad (para al menos un usuario) que pueda seleccionar para las directivas de etiquetado automático. Para estas etiquetas:

  • No importa que la opción de etiquetado automático en aplicaciones de Office esté activada o desactivada, ya que la configuración de la etiqueta es complementaria a las directivas de etiquetado automático, como se explica en la introducción.
  • Si las etiquetas que selecciona están configuradas para usar marcas visuales (encabezados, pies de página, marcas de agua), estas marcas no se aplican a los documentos cuando usa el etiquetado automático.
  • Si las etiquetas aplican cifrado:
    • Cuando la directiva de etiquetado automático incluye ubicaciones para SharePoint o OneDrive, la etiqueta debe configurarse para la configuración Asignar permisos ahora y El acceso del usuario al contenido expira debe establecerse en Nunca.
    • Cuando la directiva de etiquetado automático solo es para Exchange, la etiqueta se puede configurar para Asignar permisos ahora o Permitir a los usuarios asignar permisos (para las opciones No reenviar o Solo cifrar). No se puede aplicar automáticamente una etiqueta configurada para aplicar la protección S/MIME.

Especificar el ámbito de una directiva con usuarios y grupos

Cuando se aplica una directiva de etiquetado automático a usuarios o grupos específicos en lugar de a Todos, el tipo de grupo que elija y su ciclo de vida de pertenencia afectan a si un usuario recién agregado está protegido por la directiva.

Tipos de grupo admitidos para el ámbito de directiva de etiquetado automático:

• Grupos de seguridad habilitados para correo. Se admite. Pertenencia estática y, en la mayoría de los casos, dinámica.
• Grupos de distribución. Compatible con el ámbito de ubicación de Exchange.
• Grupos de Microsoft 365. Se admite.

Tipos de grupos que no se admiten (o no se admiten parcialmente) como destinos de directiva:

• Grupos de seguridad deshabilitados para correo. No se admite como destino de directiva de etiquetado automático. Una directiva que hace referencia a uno puede guardar, pero no evaluará a sus miembros. Convertir individualmente en un grupo de seguridad habilitado para correo o en miembros de la lista.
• Grupos de distribución dinámica (grupos de distribución dinámica de Exchange, no grupos de pertenencia dinámica de Entra). No se admite: su pertenencia se resuelve en el momento de envío del mensaje, no en el momento de la configuración de la directiva.
• Grupos anidados. La profundidad de expansión de la membresía es limitada. Es posible que las pertenencias profundamente anidadas (un miembro de un grupo que es miembro de otro grupo al que hace referencia la directiva) no se resuelvan de manera confiable. Cuando la cobertura de la póliza sea importante, consulte directamente el grupo más interno.

Retraso de propagación cuando cambia la pertenencia.

Cuando agrega un usuario a un grupo que abarca una directiva de etiquetado automático, ese usuario no está inmediatamente en el ámbito. El servicio resuelve la pertenencia a grupos según su propia cadencia, normalmente de minutos a horas en el caso de los grupos habilitados para correo y de hasta varias horas en los grupos dinámicos de Entra, según la complejidad de la regla y el tamaño del inquilino. Hasta que se complete la propagación, la directiva no evalúa el contenido del nuevo miembro y no aparece ningún error. Si se debe proteger a un nuevo empleado desde el primer día, agréguelo directamente al ámbito de directiva junto con el grupo o use el ámbito Todas las ubicaciones siempre que sea posible.

Para ubicaciones de archivo (sitios de SharePoint, cuentas de OneDrive) en lugar de ámbito de usuario o grupo, se pueden aplicar retrasos de propagación similares entre el momento en que se agrega un sitio a la directiva y el momento en que se rastrean sus archivos por primera vez: planifique al menos 24 horas antes de solucionar los problemas de etiquetas faltantes en una ubicación recién agregada.

Más información sobre el modo de simulación

El modo de simulación es compatible con las políticas de etiquetado automático y está integrado en el flujo de trabajo. No puede etiquetar automáticamente documentos y correos electrónicos, ni quitar etiquetas, hasta que la directiva haya ejecutado al menos una simulación.

El modo de simulación admite hasta 4 000 000 de archivos coincidentes. Si más de este número de archivos coinciden con una directiva de etiquetado automático, no se puede activar la directiva para aplicar las etiquetas. En este caso, debe volver a configurar la directiva de etiquetado automático para que coincidan menos archivos y volver a ejecutar la simulación. Este máximo de 4 000 000 de archivos coincidentes se aplica solo al modo de simulación y no a una directiva de etiquetado automático que ya esté activada para aplicar etiquetas de confidencialidad.

Flujo de trabajo para una directiva de etiquetado automático:

1. Crear y configurar una directiva de etiquetado automático.

2. Ejecute la directiva en modo simulación, que puede tardar 12 horas en completarse. La simulación completada desencadena una notificación por correo electrónico que se envía al usuario configurado para recibir alertas de actividad.

3. Revise los resultados y, si es necesario, perfeccione su directiva. Por ejemplo, es posible que deba editar las reglas de directiva para reducir los falsos positivos o quitar algunos sitios para que el número de archivos coincidentes no supere los 4 000 000. Vuelva a ejecutar el modo de simulación y espere a que se complete de nuevo.

4. Si es necesario, repita el paso 3.

5. Implementar en producción

La implementación simulada se ejecuta como el parámetro WhatIf para PowerShell, para un momento específico. Puede ver los resultados indicados como si la directiva de etiquetado automático aplicara la etiqueta seleccionada utilizando las reglas definidas. Si es necesario, puede refinar las reglas mayor precisión y volver a ejecutar la simulación. Sin embargo, como el etiquetado automático para Exchange se aplica a los correos electrónicos enviados y recibidos, en lugar de a los mensajes de correo electrónico almacenados en los buzones, no espere que los resultados de la simulación sean coherentes, salvo que pueda enviar y recibir exactamente los mismos mensajes de correo electrónico.

El modo de simulación también le permite aumentar gradualmente el ámbito de la directiva de etiquetado automático antes de la implementación. Por ejemplo, puede empezar con una única ubicación, como un sitio de SharePoint, con una única biblioteca de documentos. Después, con cambios iterativos, aumente el ámbito a varios sitios y a otra ubicación, como OneDrive.

Por último, puede usar el modo de simulación para ofrecer una aproximación del tiempo necesario para ejecutar la directiva de etiquetado automático, para ayudarle a planear y programar cuándo ejecutarla sin el modo de simulación.

Creación de una directiva de etiquetado automático

1. Iniciar sesión en el portal> Microsoft PurviewSoluciones>Directivasde etiquetado automático deInformation ProtectionPolicies>>.

   Nota:

   Si no ve la opción de etiquetado automático, esta funcionalidad no está disponible actualmente en su región debido a una dependencia de Azure de back-end. Para obtener más información, vea Disponibilidad de dependencia de Azure por país.

2. Seleccione + Crear directiva de etiquetado automático. Elija si desea aplicar o quitar una etiqueta de confidencialidad. Después, sigue las instrucciones según la opción que hayas elegido.

Ejemplo: aplicar una etiqueta al correo electrónico de Exchange según el asunto

En este ejemplo, una directiva de etiquetado automático aplica la etiqueta de confidencialidad Alta confianza cuando un asunto de correo electrónico coincide con el nombre Project Atlasen clave del proyecto ficticio.

1. Asegúrese de que la etiqueta de sensibilidad Alta confianza se haya publicado para al menos un usuario y que su ámbito incluya los correos electrónicos.
2. Siga los pasos anteriores para crear una directiva que aplique automáticamente una etiqueta. > SeleccioneDirectiva personalizada personalizada y luego seleccione la etiqueta Alta confianza.
3. En la página Elegir las ubicaciones en las que desee aplicar la etiqueta , seleccione Exchange. Mantenga el valor predeterminado de Todos incluidos y Ninguno excluido si la directiva debe evaluar el correo electrónico entrante de fuera de su organización.
4. En la página Configurar reglas comunes o avanzadas , seleccione Reglas avanzadas. Cree una regla para Exchange, agregue la condición de patrones de coincidencias del asunto y escriba una expresión regular que coincida Project Atlas en el asunto. Para obtener información sobre las expresiones regulares de esta condición, vea SubjectMatchesPatterns.
5. Ejecute la directiva en modo de simulación y envíe mensajes de prueba representativos mientras se ejecuta la simulación. Revise los mensajes coincidentes en la pestaña Elementos para revisar y, a continuación, active la directiva.

Ahora, en la página de Protección de la información> Etiquetado automático, verá su directiva de etiquetado automático en la sección Simulación o Desactivado, en función de si ha elegido ejecutarla en el modo simulación o no. Seleccione su directiva para ver los detalles de la configuración y el estado (por ejemplo, Simulación de directiva aún en ejecución). Para las directivas en modo de simulación, seleccione la pestaña Elementos para revisar para ver qué correos electrónicos o documentos coinciden con las reglas especificadas.

Puede modificar la directiva directamente desde esta interfaz:

• Para una directiva en la sección Desactivado, seleccione el botón Editar directiva.

• Para la directiva, en la sección Simulación , seleccione la opción Editar directiva en la parte superior de la página, en cualquiera de las pestañas.

  

  Cuando esté listo para ejecutar la directiva sin simulación, seleccione la opción Activar directiva.

  Nota:

  Los Files sin contenido (es decir, con un tamaño de cero bytes) no se pueden etiquetar.

Las directivas de etiquetado automático se ejecutan continuamente hasta que se eliminan. Por ejemplo, los archivos nuevos y modificados se incluirán en la configuración de directivas actual.

Quitar o degradar etiquetas de confidencialidad con una directiva de etiquetado automático

Una directiva de etiquetado automático también se puede usar para quitar una etiqueta de confidencialidad de los archivos que coincidan con sus condiciones, por ejemplo, para quitar una etiqueta de aplicación de cifrado antes de que el contenido se migre, se comparta externamente o se reclasifique. Este modo es eficaz, y también tiene documentados comportamientos que los clientes frecuentemente diagnostican erróneamente como un error cuando una gran ejecución de eliminación parece no hacer nada después de la activación.

Antes de activar una directiva de eliminación o cambio a una versión anterior, conozca estos comportamientos:

• La simulación busca coincidencias de elementos que la activación no quitará. La simulación notifica todos los archivos que coinciden con las condiciones de la directiva. En la activación, el servicio solo vuelve a evaluar los archivos cuyo estado ha cambiado recientemente (nuevo, modificado o reiniciado explícitamente). Los Files que coinciden en la simulación, pero que no se han tocado desde entonces, no se vuelven a evaluar en el siguiente paso de directiva. Para forzar un nuevo examen completo de una ubicación, ejecute la clasificación a petición después de la activación.
• Una directiva de eliminación no puede invalidar la etiqueta aplicada actualmente del archivo si esa etiqueta exige el cifrado. Si la etiqueta actual protege el archivo con cifrado, el servicio aplica las mismas reglas de sobrescritura que cualquier otra directiva de etiquetado automático (consulte ¿Se anulará una etiqueta existente?). Quite primero el cifrado de la etiqueta (o disminuya a una etiqueta sin cifrado) y, a continuación, ejecute la directiva de eliminación.
• Después de la migración entre espacios empresariales, la etiqueta de origen-inquilino a menudo no se reconoce en el inquilino de destino. La identidad con ámbito de inquilino de la etiqueta se mueve con los metadatos del archivo, pero el conjunto de etiquetas del inquilino de destino no los incluye, por lo que una directiva de eliminación de inquilinos de destino no puede encontrar la etiqueta que se va a quitar. Vuelva a publicar la etiqueta en el inquilino de destino (o use PowerShell para eliminar los metadatos directamente) antes de ejecutar una directiva de eliminación.
• Una directiva activa en conflicto que aplica una etiqueta gana. Si otra directiva de etiquetado automático tiene condiciones que coinciden con los mismos archivos y aplica una etiqueta, la etiqueta aplicable prevalece sobre la etiqueta quitada incluso cuando ambas se simulan como eliminaciones. Consulte la nota de referencia detallada Requisitos previos que comienza con "Si tiene una directiva de etiquetado automático configurada para quitar una etiqueta" para obtener el comportamiento completo de resolución de conflictos.
• La eliminación de una etiqueta que aplica el cifrado también quita el cifrado. Esto es intencional, pero con frecuencia sorprende a los administradores que esperaban que el archivo quedara "sin etiquetar pero aún protegido". Planifique esto: si necesita mantener el cifrado, degrade a una etiqueta no cifrada en lugar de quitarlo.

Para crear una directiva de eliminación, use la pestaña Eliminar automáticamente solo etiqueta en Creación de una directiva de etiquetado automático anterior.

Supervisión de la directiva de etiquetado automático

Después de activar la directiva de etiquetado automático, puede ver el progreso del etiquetado de los archivos en las ubicaciones de SharePoint y OneDrive elegidas. Los correos electrónicos no se incluyen en el progreso de etiquetado porque se etiquetan automáticamente a medida que se envían.

El progreso del etiquetado incluye los archivos que la directiva etiquetará o no etiquetará, los archivos afectados de los últimos siete días y el total de archivos afectados. Debido al etiquetado máximo de 100 000 archivos al día, esta información le proporciona visibilidad sobre el progreso actual del etiquetado de la directiva y cuántos archivos aún no se han etiquetado.

La primera vez que active la directiva, verá inicialmente un valor de 0 para que los archivos se etiqueten hasta que se recuperen los datos más recientes. Esta información de progreso se actualiza cada 48 horas, por lo que puede esperar ver los datos más actuales cada dos días. Al seleccionar una directiva de etiquetado automático, puede ver más detalles sobre la directiva en un panel desplegable, que incluye el progreso del etiquetado de los 10 sitios principales. La información de este panel desplegable puede estar más actualizada que la información de directiva agregada que se muestra en la página principal Etiquetado automático. Para tener visibilidad sobre todo el progreso de la directiva de etiquetado automático, use el explorador de actividades para obtener información más actualizada sobre los archivos y correos electrónicos etiquetados automáticamente.

También puede ver los resultados de la directiva de etiquetado automático con el explorador de contenido cuando tenga los permisos correspondientes:

• El grupo de roles Visor de listas del explorador de contenido le permite ver la etiqueta de un archivo, pero no el contenido del archivo.
• Explorador de contenido, grupo de rol Visor de contenido y grupos de rol Investigadores deInformation Protection y Information Protection le permiten ver el contenido del archivo.

Sin embargo, actualmente, los administradores restringidos no podrán ver las actividades de etiquetado de OneDrive en el explorador de actividades.

Actividad de etiquetado de nivel de directiva para SharePoint y OneDrive

Para las directivas de etiquetado automático que están activadas y dirigidas a SharePoint y OneDrive, puede supervisarlas directamente desde la página principal de Etiquetado automático y usar las páginas de revisión por directiva. Use estas páginas para supervisar la actividad diaria de etiquetado, comprobar al azar los archivos etiquetados e investigar los errores de etiquetado.

Para ver las páginas de revisión, necesita uno de los siguientes roles:

• Administrador de cumplimiento
• Administrador de datos de cumplimiento
• Administrador de Information Protection
• Analista de Information Protection

Para ver el texto coincidente dentro de un archivo de la pestaña Resumen contextual , también necesita el rol Visor de contenido de clasificación de datos .

Para abrir estas páginas, desde Etiquetado automático deInformation Protection>, seleccione el nombre de una directiva de etiquetado automático. La mayoría de los datos de las páginas de revisión reflejan la actividad de los últimos 30 días.

En la página de introducción a la directiva se muestran los recuentos de archivos etiquetados y con errores, un gráfico de tendencias de actividad diaria, las etiquetas principales aplicadas y los sitios principales en los que se ha producido el etiquetado. Una tarjeta de errores de etiquetado muestra el recuento total de errores y los tres motivos principales de error para que pueda identificar rápidamente si la directiva necesita atención.

En la pestaña Elementos etiquetados , puede alternar entre una vista Etiquetada (una muestra de archivos etiquetados correctamente) y una vista con errores (archivos que la directiva no pudo etiquetar, agrupados por motivo de error). Seleccione cualquier elemento para abrir un panel flotante de detalles que incluye una vista previa del archivo, propiedades de archivo y una pestaña de resumen contextual que explica en lenguaje sencillo por qué el archivo coincide o por qué se produjo un error en el etiquetado.

Los errores de etiquetado suelen clasificarse en dos categorías: errores de etiquetado, en los que el archivo coincide con la directiva, pero no se pudo escribir la etiqueta (a menudo debido al formato de archivo, la protección existente o la configuración de la etiqueta), y errores del sistema, que son errores transitorios de infraestructura que normalmente se vuelven a intentar automáticamente. Para obtener la lista completa de los motivos de error y las acciones recomendadas, vea Resolver errores de etiquetado automático en archivos de SharePoint y OneDrive.

¿Por qué se etiquetó o no un archivo específico?

Si esperaba que un archivo estuviera etiquetado por una directiva de etiquetado automático activa y no fue así, o si un archivo fue etiquetado y no lo esperaba, realice estas comprobaciones en orden. Cuando la vista con errores de la pestaña Elementos etiquetados muestre el motivo del error del archivo, empiece por ahí.

1. ¿El archivo está abierto, desprotegido o en una biblioteca que requiere desprotección? El etiquetado automático omite los archivos que están abiertos en otra sesión. Cierre el archivo (o despropáguelo) y espere a que se apruebe la siguiente aprobación de la directiva. Los Files de una biblioteca configurada para requerir la extracción de documentos se incluyen en esta categoría.
2. ¿El archivo es un formato compatible y se modificó después de crear la directiva? El etiquetado automático para SharePoint y OneDrive admite archivos PDF y archivos de Office modernos (.docx, .pptx, .xlsx). Los formatos heredados de Office (.xls, .ppt, .pfile), los tipos de archivo genéricos y otras extensiones no compatibles se omiten de forma silenciosa y aparecen como fileExtensionNotSupported en la vista con errores . Además, los archivos en reposo preexistentes no se vuelven a examinar automáticamente cuando se activa una nueva directiva: las nuevas cargas se etiquetan inmediatamente, pero los archivos existentes requieren una clasificación a petición para ser seleccionados.
3. ¿El archivo se creó o modificó antes de que se creara o modificara el tipo de información confidencial? El etiquetado automático solo evalúa el contenido creado o modificado después de que se creó o modificó por última vez el SIT. Para clasificar archivos antiguos sin cambios, ejecute la clasificación a petición y, a continuación, espere al siguiente paso de directiva.
4. ¿La directiva aplica una etiqueta principal? Una etiqueta con subetiquetas no se puede aplicar al contenido, por lo que la directiva se ejecutará sin etiquetar nada. Consulta No configurar una etiqueta principal para que se aplique automáticamente o se recomiende y selecciona una subetiqueta o una etiqueta no principal en su lugar.
5. ¿El archivo ya tiene una etiqueta de prioridad más alta? El etiquetado automático nunca invalida una etiqueta aplicada manualmente de ninguna prioridad, y nunca invalida una etiqueta aplicada automáticamente de mayor prioridad. Confirma la etiqueta actual en el explorador de contenido. Consulte ¿Se anulará una etiqueta existente? para obtener la matriz completa.
6. ¿La etiqueta aplica el cifrado y se cumplen sus requisitos previos de cifrado? Para las ubicaciones de SharePoint y OneDrive, la etiqueta debe configurarse con Asignar permisos ahora y el acceso del usuario al contenido expira establecido en Nunca. Si falta alguno de ellos, el archivo coincide con la regla, pero no se puede escribir la etiqueta. Consulte Requisitos previos para directivas de etiquetado automático.
7. ¿El motivo del error es un error del sistema? En la vista Con error , los mensajes que mencionan que la cola de solicitudes de aplicación está llena, que se ha alcanzado el límite de simultaneidad de autenticación, que el servicio no está disponible o que la tarea cancelada son condiciones transitorias de back-end en el sustrato de Microsoft 365. El servicio de etiquetado automático los vuelve a intentar automáticamente, sin que el cliente tenga que hacer nada. Las operaciones de Microsoft Graph assignSensitivityLabel que permanecen en notStarted estado durante más de 24 horas entran en esta categoría: la API es asincrónica y se reintenta de forma transparente. Si el mismo archivo sigue fallando en varios reintentos durante más de 24 horas, abre un caso de soporte técnico de Microsoft.
8. ¿Se agregó, cambió o aplicó la etiqueta recientemente a escala? Los Files de SharePoint y OneDrive se vuelven a evaluar solo después de que el índice de búsqueda seleccione el cambio. Para inquilinos grandes (100+ sitios) esto puede tardar hasta varios días después de una actualización masiva de etiquetas o una reindexación grande. Confirme el estado de rastreo del sitio antes de solucionar problemas con los archivos individuales.
9. ¿El archivo fue etiquetado cuando no lo esperabas? Compruebe la pestaña Elementos etiquetados de la directiva para saber qué directiva aplicó la etiqueta y qué regla coincidió. Si el tipo de archivo es un vídeo, un proyecto de Clipchamp (.mp4) o un PDF, confirme que el ámbito del tipo de archivo de la regla es intencionado: estos formatos coinciden de forma predeterminada cuando se cumple la condición de la regla. Para quitar una etiqueta aplicada automáticamente, una directiva cuya regla de coincidencia de prioridad más alta ya no tenga como destino ese archivo, o un usuario con permisos suficientes debe quitar la etiqueta manualmente.

Si no se aplica ninguna de las condiciones anteriores, es posible que el archivo se haya actualizado después de la última aprobación de la directiva. Confirme la hora de la última modificación del archivo y espere el siguiente paso. Para obtener la lista completa de los motivos de error por archivo y las acciones recomendadas, vea Resolver errores de etiquetado automático en archivos de SharePoint y OneDrive.

Monitoreo de su volumen diario de etiquetado

Para ver cómo todas las directivas de etiquetado automático del espacio empresarial están realizando un seguimiento respecto al límite de rendimiento de 100 000 archivos al día, use la página principal de etiquetado automático . El total de archivos diarios etiquetados en todas las directivas se muestra en la parte superior de la página.

Use este número cuando planee una nueva directiva o solucione problemas si el espacio empresarial se acerca a su límite de etiquetado.

La regla de directiva no se carga

En raras ocasiones, una regla mal formada en una directiva de etiquetado automático puede impedir que la directiva se cargue correctamente. El síntoma más común es que los mensajes de Exchange dejan de coincidir con una directiva de etiquetado automático habilitada de otro modo y es posible que no haya ningún error de etiquetado a nivel de elemento que se revise porque la regla nunca se cargó en primer lugar.

Esto difiere de los errores de etiquetado de nivel de elemento de SharePoint y OneDrive descritos anteriormente en esta sección. Estos errores significan que un archivo específico se evaluó en función de la directiva, pero no se pudo etiquetar (por ejemplo, debido al formato de archivo o a la protección existente). Un error de carga de regla significa que la regla de la directiva no se pudo compilar o cargar en absoluto, por lo que no se evalúa ningún contenido con respecto a esa regla hasta que se solucione el problema.

Si sospecha que una directiva ha dejado de coincidir con el contenido y no hay ningún error en el nivel de elemento, póngase en contacto con el Soporte técnico de Microsoft. El soporte técnico puede comprobar si una regla no se pudo cargar y, si es así, identificar qué regla específica se ve afectada.

Si el soporte técnico confirma que es necesario volver a crear una regla específica, siga la secuencia siguiente:

1. Registre la configuración actual de la regla afectada antes de eliminarla, incluidos el nombre de la directiva, el nombre de la regla, la etiqueta de destino, la carga de trabajo o el ámbito, las condiciones, las excepciones, la prioridad y el estado habilitado. Puede utilizar Get-AutoSensitivityLabelRule para recuperar y guardar estos detalles.
2. Elimine solo la regla identificada por el Soporte técnico de Microsoft mediante Remove-AutoSensitivityLabelRule. No elimine otras reglas de la directiva.
3. Vuelva a crear la regla con la misma configuración que registró, utilizando New-AutoSensitivityLabelRule.
4. Ejecute la directiva en modo de simulación para confirmar que la regla recreada coincide con el contenido según lo esperado.
5. Para Exchange, valide la regla con mensajes recién enviados o recibidos, ya que el etiquetado automático de Exchange no se aplica a los mensajes que ya están en reposo en un buzón.
6. Active la directiva y confirme que la actividad coincidente se reanuda según lo previsto.

Usar PowerShell para las directivas de etiquetado automático

Puede usar el PowerShell de Seguridad y cumplimiento para crear y configurar directivas de etiquetado automático. Esto significa que puede escribir completamente en script la creación y el mantenimiento de las directivas de etiquetado automático, lo que también proporciona un método más eficaz para especificar varias ubicaciones para SharePoint y OneDrive.

Para dirigirse a más de 100 sitios de SharePoint, asocie un ámbito adaptable de SharePoint existente con la directiva mediante el -SharePointAdaptiveScopes parámetro (o -SharePointAdaptiveScopesException para exclusiones) con New-AutoSensitivityLabelPolicy. Esto no aumenta el límite del portal; En su lugar, reemplaza la enumeración de sitios estáticos por la pertenencia dinámica de ámbito adaptativo.

Antes de ejecutar los comandos de PowerShell, primero debe conectarse al PowerShell de Seguridad y cumplimiento. Para usar PowerShell para iniciar o volver a ejecutar una simulación de directiva de etiquetado automático, conéctese mediante Connect-IPPSSession con el modificador EnableSearchOnlySession :

Connect-IPPSSession -EnableSearchOnlySession -UserPrincipalName <admin-UPN>

El modificador EnableSearchOnlySession es necesario para que el trabajo de simulación se pueda enviar correctamente. Si una simulación iniciada desde PowerShell sigue en curso, vuelva a conectarse en una nueva sesión de PowerShell con este modificador y vuelva a ejecutar la simulación, o use el portal de Microsoft Purview.

Crear una nueva directiva de etiquetado automático:

New-AutoSensitivityLabelPolicy -Name <AutoLabelingPolicyName> -SharePointLocation "<SharePointSiteLocation>" -ApplySensitivityLabel <Label> -Mode TestWithoutNotifications

Este comando crea una directiva de etiquetado automático para un sitio de SharePoint que especifique. Para una ubicación de OneDrive use en su lugar el parámetro OneDriveLocation.

Para agregar más sitios a una directiva de etiquetado automático existente:

$spoLocations = @("<SharePointSiteLocation1>","<SharePointSiteLocation2>")
Set-AutoSensitivityLabelPolicy -Identity <AutoLabelingPolicyName> -AddSharePointLocation $spoLocations -ApplySensitivityLabel <Label> -Mode TestWithoutNotifications

Este comando especifica la nueva URL de SharePoint en una variable que luego se agrega a una directiva de etiquetado automático existente. Para agregar ubicaciones de OneDrive en su lugar, use el parámetro AddOneDriveLocation con una variable diferente, como $OneDriveLocations.

Crear una nueva regla de directiva de etiquetado automático:

New-AutoSensitivityLabelRule -Policy <AutoLabelingPolicyName> -Name <AutoLabelingRuleName> -ContentContainsSensitiveInformation @{"name"= "00aa00aa-bb11-cc22-dd33-44ee44ee44ee"; "mincount" = "2"} -Workload SharePoint

Para una directiva de etiquetado automático existente, este comando crea una nueva regla de directiva para detectar el tipo de información confidencial del número de seguro social (SSN) de EE. UU., que tiene un identificador de entidad de 00aa00aa-bb11-cc22-dd33-44ee44ee44ee. Para encontrar los ID de la entidad para otros tipos de información confidencial, consulte Definiciones de entidad de tipos de información confidencial.

Para obtener más información sobre los cmdlets de PowerShell que son compatibles con las directivas de etiquetado automático, los parámetros disponibles y algunos ejemplos, vea la ayuda del cmdlet siguiente:

• Get-AutoSensitivityLabelPolicy
• New-AutoSensitivityLabelPolicy
• New-AutoSensitivityLabelRule
• Remove-AutoSensitivityLabelPolicy
• Remove-AutoSensitivityLabelRule
• Set-AutoSensitivityLabelPolicy
• Set-AutoSensitivityLabelRule

Sugerencias para aumentar el alcance del etiquetado

Aunque el etiquetado automático es una de las formas más eficaces de clasificar, etiquetar y proteger archivos de Office y PDF que poseen en su organización, compruebe si puede complementarlo con alguno de los métodos siguientes para aumentar el alcance del etiquetado:

• Para las bibliotecas de documentos de SharePoint, puede aplicar una etiqueta de confidencialidad predeterminada para los archivos nuevos y editados. Para obtener más información, vea Configurar una etiqueta de confidencialidad predeterminada para una biblioteca de documentos de SharePoint.

• Con Microsoft Syntex, puede aplicar una etiqueta de confidencialidad a un modelo de comprensión de documentos, de modo que los documentos identificados en una biblioteca de documentos de SharePoint se etiqueten automáticamente.

• Para los mensajes de Outlook, puede aplicar una etiqueta de confidencialidad basada en los datos adjuntos etiquetados.

• Cuando usa el cliente de Microsoft Purview Information Protection:

  • Para los archivos de almacenes de datos locales, como recursos compartidos de red y bibliotecas de SharePoint Server: use el analizador de para detectar información confidencial en estos archivos y etiquetarlos correctamente. Si tiene previsto migrar o cargar estos archivos en SharePoint en Microsoft 365, use el detector para etiquetar los archivos antes de moverlos a la nube.

• Fomente el etiquetado manual después de dar a los usuarios aprendizaje sobre qué etiquetas de confidencialidad se aplicarán. Cuando esté seguro de que los usuarios entienden qué etiqueta aplicar, considere la posibilidad de configurar una etiqueta predeterminada y un etiquetado obligatorio como configuración de directiva.

Además, plantéese marcar nuevos archivos como confidenciales de forma predeterminada en SharePoint para evitar que los invitados accedan a los archivos recién agregados hasta que al menos una directiva DLP examine el contenido del archivo.