Seleccionar la lista de permitidos para la búsqueda restringida de SharePoint

La búsqueda restringida de SharePoint está diseñada para clientes con experiencias Microsoft Copilot Chat y agente. Está diseñado como una solución a corto plazo para dar tiempo a los administradores de su organización a revisar y auditar minuciosamente los permisos del sitio y los archivos, pero no está diseñado ni es escalable para su uso a largo plazo. Hay disponibles soluciones completas de seguridad de datos, como Administración Avanzada de SharePoint y Microsoft Purview.

Como administrador de SharePoint u otro administrador en Microsoft 365, puede configurar una lista de permitidos de búsqueda restringida de SharePoint con un máximo de 100 sitios de SharePoint seleccionados. Para Copilot y la búsqueda de toda la organización, además de los contenidos a los que los usuarios ya tienen acceso, ya sea por uso compartido directo, visitando o poseyendo, los usuarios de su organización solo pueden acceder a los sitios de la lista de permitidos, respetando los permisos actuales de estos sitios.

Configurar la lista de permitidos en la búsqueda restringida de SharePoint le da tiempo para revisar y auditar los permisos del sitio. Pero, ¿qué sitios debe incluir en la lista de permitidos? En este artículo se presentan estrategias y técnicas para seleccionar la lista de permitidos.

Pasos para crear la lista de permitidos seleccionada

Para crear una lista de permitidos seleccionada para la búsqueda restringida de SharePoint, empiece por crear una lista inicial de sitios. Después, trabaje con los administradores del sitio y las partes interesadas para evaluar los permisos y revisar los sitios. Por último, aplique la lista con scripts de PowerShell como Administrador de SharePoint o superior en Microsoft 365.

Paso 1: Obtener una lista inicial de sitios

Cada organización puede tener diferentes criterios sobre los sitios que elija para que se busquen en la organización y que Copilot pueda detectar. Puede usar las características del Centro de administración de SharePoint (SPAC) para identificar los sitios que pueden formar parte de la lista de permitidos en función de sus propios criterios. Para que la lista sea manejable, comience con los dos tipos siguientes de sitios para la lista de permitidos:

• Los sitios "conocidos": usted y los administradores del sitio de SharePoint ya conocen un conjunto de sitios de su organización en los que es seguro participar en la búsqueda de toda la organización y en la experiencia de Copilot. Incluya estos sitios en la lista de permitidos.

• Los principales sitios activos y compartidos: La lista de permitidos afecta a lo que los usuarios pueden ver en los resultados de búsqueda de toda la organización y en su experiencia de Copilot. Para optimizar la búsqueda de los usuarios y la experiencia de Copilot, incluya los principales sitios activos y compartidos en la lista de permitidos. En función de su licencia, puede usar el informe de actividad (uso compartido) de SharePoint Administración Center (SPAC) o del SharePoint Administración Center gobernanza de acceso a datos (DAG) para identificar los sitios más activos y compartidos.

Paso 2: Revisar los permisos del sitio

Una vez que tenga la lista de sitios (hasta 100), asegúrese de que los permisos del sitio y los controles de contenido están implementados lo suficientemente bien como para hacerlos visibles para la búsqueda y la experiencia de Copilot. Trabaje con los administradores del sitio y las partes interesadas para evaluar los permisos y revisar los sitios.

Paso 3: Usar scripts de PowerShell para aplicar la lista de permitidos

Después de revisar los permisos en los sitios seleccionados, use scripts de PowerShell para activar la búsqueda restringida de SharePoint, agregar sitios y quitar sitios. También puede usar scripts de PowerShell para obtener la lista de todos los sitios de la lista de permitidos.

Buscar los sitios más activos y compartidos

Puede encontrar los sitios más activos mediante el Centro de administración de SharePoint (SPAC). Si dispone de licencias de Microsoft 365 E5 o de Administración avanzada de Microsoft - SharePoint, también puede usar SPAC DAG para buscar los sitios más compartidos.

• Usar el Centro de administración de SharePoint: Si su organización tiene SharePoint, tendrá acceso al centro de administración de SharePoint. Use la característica de sitios activos en el centro de administración de SharePoint para obtener la lista de los sitios que tuvieron más vistas de página y archivos en los últimos 30 días. Esta actividad puede indicar la lista de sitios que interesan al público más amplio posible de la organización.

• Usar el informe de actividad de gobernanza de acceso a datos (uso compartido) para identificar los sitios que más se han compartido en los últimos 28 días.

Use el Centro de administración de SharePoint para buscar los sitios más activos

Los administradores pueden usar las características del centro de administración de SharePoint para identificar los sitios que pueden formar parte de la lista de permitidos en función de sus criterios. La página Sitios activos del Centro de administración de SharePoint le permite ver los sitios de SharePoint de su organización. En función de las necesidades de su organización, puede ordenar y filtrar sitios según columnas, como Última actividad, Vistas de página y Visitas de página. Puede buscar sitios y personalizar las columnas y vistas.

1. En el centro de administración de SharePoint, en el panel de navegación, seleccione Sitios activos.

   

2. Con la funcionalidad de ordenación y filtrado de los sitios activos, puede seleccionar los 100 sitios principales en función de las necesidades de su organización y crear una vista personalizada.

   

3. Mueva las columnas desplazándose a la derecha y seleccionando Personalizar columnas.  

   

   Use las flechas arriba y abajo situadas junto al nombre de cada columna para desplazar hacia arriba las columnas Vistas de página y Files situadas junto a la dirección URL, de modo que le resulte más fácil ver las columnas importantes juntas para el análisis.  

   

4. Para crear una vista personalizada de los 100 sitios principales ordenados por vistas de página durante los últimos 30 días, siga estos pasos:

   1. Seleccione la flecha situada junto al encabezado de columna de las vistas de página y seleccione De grande a pequeño.

   2. Seleccione la flecha situada junto al encabezado de columna de Última actividad seleccione el Filtrar por última actividad>Últimos 30 días.

   3. Use las otras columnas para ordenar o filtrar según sus necesidades.

      

5. Cree una vista personalizada basada en la configuración actual y guárdela para usarla en el futuro. Para crear una vista personalizada, seleccione Todos los sitios>Guardar vista como.

   

6. Especifique un nombre para la vista personalizada:

   

   La vista personalizada guardada ahora estará disponible para que la elijas en el menú desplegable la próxima vez.

   

7. Exporte los sitios y administre la lista en un archivo CSV que puede usar para agregarla seleccionando la pestaña Exportar .

   

El archivo CSV exportado tiene un aspecto similar al siguiente:

Utilice el informe de actividad de gobernanza de acceso a datos (uso compartido) para buscar la mayoría de los sitios compartidos

Administración Avanzada de SharePoint incluye informes de gobierno de acceso a datos para sitios de SharePoint. Este informe le ayuda a identificar posibles sitios que están activos y compartidos en los últimos 28 días.  

1. En el centro de administración de SharePoint, seleccione Gobierno deacceso a datos de informes>. Seleccione el informe Vínculos para compartir .

   

2. En el panel de la página Vínculos para compartir , selecciona el informe de vínculos Cualquiera .

   

3. El informe de vínculos "Cualquiera" proporciona una lista de sitios en los que se ha creado el mayor número de vínculos a cualquier persona . Estos vínculos permiten a cualquier usuario acceder a los archivos y carpetas sin iniciar sesión. Estos sitios pueden ser ideales para permitir búsquedas en toda la organización o inquilinos.

   

Recursos

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