Administración del ciclo de vida del sitio de SharePoint

Las directivas de administración del ciclo de vida del sitio de Microsoft Administración Avanzada de SharePoint le ayudan a mantener el control del sitio a escala. Estas directivas automatizan las tareas comunes de gobierno, por lo que los sitios permanecen activos, se poseen correctamente y se revisan periódicamente a lo largo de su ciclo de vida.

Vídeo: Introducción a la administración avanzada de SharePoint

En el vídeo siguiente se proporciona información general sobre la administración del ciclo de vida del sitio de SharePoint:

Las directivas de administración del ciclo de vida del sitio no eliminan los sitios de SharePoint directamente. En su lugar, las directivas notifican a los propietarios y administradores del sitio y toman medidas basadas en cómo configura las directivas.

A medida que la organización crea más sitios de SharePoint, sitios conectados a Microsoft Teams y sitios conectados a grupos de Microsoft 365, se hace cada vez más difícil para los administradores identificar manualmente los sitios inactivos, los sitios sin propietario o los sitios que ya no cumplen los requisitos empresariales. Las directivas de administración del ciclo de vida del sitio le ayudan a automatizar estos procesos de gobernanza mediante la supervisión de los sitios, las notificaciones a los usuarios responsables, la recopilación de respuestas y la toma de medidas de cumplimiento cuando sea necesario.

Ventajas de la administración del ciclo de vida del sitio

Las directivas de administración del ciclo de vida del sitio le ayudan a:

• Reducir el número de sitios inactivos o abandonados.
• Identifique y aborde los sitios que tienen una propiedad insuficiente.
• Compruebe que los sitios siguen cumpliendo un propósito empresarial válido.
• Mejorar el cumplimiento de los requisitos de gobernanza de la organización.
• Automatice notificaciones, informes y flujos de trabajo de corrección.
• Mantenga un entorno de SharePoint más saludable y manejable.

Tipos de directivas de administración del ciclo de vida de los sitios

La administración del ciclo de vida del sitio incluye tres tipos de directivas que abordan diferentes escenarios de gobernanza.

Use estas directivas de forma independiente o conjunta para crear una estrategia completa de gobierno del sitio.

Directivas de propiedad del sitio

Las directivas de propiedad del sitio ayudan a garantizar que cada sitio tenga personas responsables de administrarlo. Puede definir requisitos de propiedad, entre los que se incluyen:

• Si la propiedad se basa en los propietarios del sitio, los administradores del sitio o ambos.
• El número mínimo de propietarios o administradores necesarios para un sitio.
• Qué usuarios reciben notificaciones cuando no se cumplen los requisitos de propiedad.

Por ejemplo, puede requerir que todos los sitios tengan al menos dos propietarios de sitio. Si un sitio cae por debajo de ese umbral, la directiva puede notificar a los destinatarios designados y solicitar acciones correctivas.

Las directivas de propiedad del sitio ayudan a reducir el riesgo de sitios sin propietario y a mejorar la continuidad administrativa cuando los usuarios cambian de rol o abandonan la organización.

Para obtener más información, vea Crear una directiva de propiedad del sitio de SharePoint.

Directivas de sitio inactivo

Las directivas de sitios inactivas ayudan a identificar los sitios que ya no muestran una actividad empresarial significativa. La directiva evalúa la actividad en SharePoint y cargas de trabajo conectadas, como Microsoft Teams, Exchange y Viva Engage, para determinar si un sitio permanece activo.

Cuando un sitio supera el umbral de inactividad configurado, la directiva puede notificar a los propietarios o administradores del sitio y solicitar confirmación de que el sitio sigue en uso. Use directivas de sitio inactivas para:

• Reducir la expansión del contenido.
• Identifique los espacios de colaboración abandonados.
• Mejore la administración del almacenamiento.
• Apoyar los objetivos de gobernanza a largo plazo.

Para obtener más información, consulte Administrar sitios inactivos mediante directivas de sitios inactivos.

Directivas de atestación de sitio

Las directivas de atestación de sitio ayudan a las organizaciones a comprobar periódicamente que los sitios siguen siendo necesarios, relevantes para la empresa y cumplen con los requisitos de gobierno interno. A diferencia de las directivas de sitio inactivas, que se centran en la actividad detectada, las directivas de atestación de sitio solicitan una revisión explícita de los propietarios o administradores del sitio designados.

Use las directivas de atestación para:

• Confirme que aún se requiere un sitio.
• Validar la propiedad y la responsabilidad.
• Revise el propósito del sitio y la justificación comercial.
• Apoye los programas de gobernanza y cumplimiento.

Para obtener más información, vea Solicitar atestaciones de sitio periódicas para sitios de SharePoint.

Directivas superpuestas del mismo tipo de directiva

Cuando más de una directiva del mismo tipo de directiva incluye el mismo sitio, SharePoint ayuda a reducir las notificaciones duplicadas mediante el historial de directivas almacenado en el nivel de sitio.

Si se envió una notificación en los últimos 30 días desde cualquier directiva de ese tipo y el sitio sigue sin estar certificado, no se envían más notificaciones y el informe de ejecución de directivas muestra el estado del sitio como "Notificado por otra directiva".

Por ejemplo, si un sitio está cubierto por dos directivas de sitio inactivas diferentes y recibe un correo electrónico de notificación de la primera directiva, la segunda directiva no envía notificaciones adicionales dentro de los próximos 30 días si el sitio sigue sin estar certificado.

Se recomienda que las directivas del mismo tipo no tengan ámbitos superpuestos. Si los sitios están sujetos a varias directivas del mismo tipo, las programaciones de notificaciones y las acciones de cumplimiento pueden resultar difíciles de predecir.

Políticas superpuestas de diferentes tipos

Las directivas de diferentes tipos funcionan de forma independiente con fines de notificación. El historial de notificaciones se rastrea por separado para cada tipo de directiva.

Por ejemplo, si un sitio se encuentra dentro del ámbito de una directiva de propiedad del sitio y una directiva de sitio inactivo, los propietarios del sitio pueden recibir notificaciones de ambas directivas cuando se cumplan las condiciones de directiva respectivas.

Cada directiva evalúa las medidas disciplinarias de forma independiente. Si una directiva aplica una medida disciplinaria que cambia el estado del sitio, es posible que el sitio ya no cumpla los requisitos para su procesamiento por parte de otras directivas:

Si una directiva coloca el sitio en un estado de solo lectura (bloqueado), el sitio ya no se incluye en el ámbito de otras directivas.

Si una directiva archiva el sitio, el sitio alcanza un estado terminal y ya no se considera para su aplicación por otras directivas.

Cuando varios tipos de directiva se dirigen al mismo sitio, la acción disciplinaria de la directiva cuyas condiciones se cumplen primero se aplica primero.

Deshabilitar o eliminar una directiva

Al deshabilitar o eliminar una directiva, se detienen las actividades futuras de esa directiva, incluidas las notificaciones y las acciones disciplinarias. No invierte automáticamente las acciones aplicadas previamente.

El historial de notificaciones se mantiene a nivel de sitio por separado para cada tipo de directiva. Como resultado, deshabilitar o eliminar una directiva no afecta al historial de notificaciones asociado con otros tipos de directiva que continúan destinados al sitio.

Para las directivas del mismo tipo, el historial de notificaciones almacenado (incluido el recuento de notificaciones y la última fecha de notificación) se conserva incluso después de deshabilitar o eliminar una directiva. Este historial se restablece naturalmente después de que el sitio haya estado ausente del ámbito de ese tipo de directiva durante 90 días.

Si el historial de notificaciones debe restablecerse antes, póngase en contacto con el Soporte técnico de Microsoft para determinar si se puede borrar el estado de notificación almacenado.

Ejecución de directivas y notificaciones

Todas las directivas de administración del ciclo de vida del sitio admiten dos modos operativos:

• Modo de simulación : ejecuta la directiva una vez y genera un informe sin aplicación continua.
• Modo activo : ejecuta la directiva de forma periódica, genera informes y envía notificaciones a los destinatarios designados.

Las notificaciones de directiva usan mensajes accionables de Outlook, por lo que los destinatarios pueden completar las acciones de gobierno directamente desde el correo electrónico. También puede configurar los recursos de mensajería, orientación y soporte técnico.

Medidas disciplinarias

Después de varios intentos de notificación, las directivas de administración del ciclo de vida del sitio pueden tomar medidas de cumplimiento cuando no se recibe ninguna respuesta. Dependiendo del tipo de directiva, las acciones disponibles incluyen:

• No hagas nada y continúa informando.
• Establezca los sitios en modo de solo lectura.
• Archivo sitios después de un período de solo lectura configurable mediante el Archivo de Microsoft 365.

Estas opciones de cumplimiento ayudan a las organizaciones a equilibrar el autoservicio del usuario con los requisitos de gobernanza.

Informes y supervisión

Cada ejecución de directiva genera informes que ayudan a los administradores a comprender los resultados de directivas e identificar los sitios que requieren atención. Los informes pueden incluir información como:

• Estado de propiedad del sitio.
• Estado de actividad del sitio.
• Historial de notificaciones.
• Medidas disciplinarias.
• Metadatos del sitio y detalles de configuración.

Utilice estos informes para supervisar las tendencias de gobernanza y priorizar las actividades de corrección.

Estrategia de gobierno recomendada

Muchas organizaciones logran los mejores resultados combinando los tres tipos de directivas:

• Use las directivas de propiedad del sitio para asegurarse de que cada sitio tiene propietarios responsables.
• Usar directivas de sitios inactivos para identificar sitios abandonados o sin usar.
• Use las directivas de atestación de sitio para validar periódicamente las necesidades empresariales en curso.

Juntas, estas directivas ayudan a mantener un entorno de SharePoint seguro, bien gobernado y sostenible.

Artículos relacionados

• Crear una directiva de propiedad del sitio de SharePoint
• Administrar los sitios inactivos con directivas de sitios inactivos
• Solicitar certificaciones en el sitio
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