Análisis de flujos de trabajo de datos en Excel con Copilot
Como profesional de negocios en una organización minorista en crecimiento, recibirá un conjunto de datos con cifras de ventas trimestrales y rendimiento del producto. Su gerente le pide que analice los datos, identifique tendencias y cree gráficos para una presentación de liderazgo, todo bajo un plazo ajustado. Está haciendo malabares con hojas de cálculo y entregas, pero tiene un poderoso asistente a su lado: Copilot en Excel.
En esta unidad, explorará cómo usar Copilot en Excel para analizar datos, analizar columnas de texto para temas y sentimientos, y generar gráficos. Durante el proceso, aprenderá a guiar a Copilot con indicaciones eficaces y a elegir las herramientas adecuadas para simplificar el flujo de trabajo.
Importante
Copilot en Excel solo puede funcionar con archivos guardados en OneDrive. Además, los datos deben tener el formato de una tabla o de un rango compatible para que Copilot los lea. No es necesario seleccionar datos específicos antes de solicitar: Copilot usa el contexto de la indicación para identificar la tabla o el rango correctos, incluidas las tablas de otras hojas.
Introducción a Copilot en Excel
Para abrir el panel de Copilot, seleccione el icono de Copilot . El panel se abre en el lado derecho del libro.
Nota:
Dentro del panel de Copilot, puede observar un menú ... que incluye la opción Todos los agentes . Al seleccionarlo, se abre una experiencia diferente, Microsoft Copilot Chat integrado en Excel, con un botón de alternancia de Trabajo o Web, diferentes opciones de modelo y una interfaz de chat general. Esta es una superficie independiente del panel nativo de Copilot en Excel. Todas las funcionalidades que se tratan en esta unidad se encuentran en el panel nativo de Copilot en Excel (el que muestra "Vamos a editar el libro" y el selector Permitir modo de edición), no en la experiencia de Copilot Chat incrustada.
Selector de modelos
En la parte superior del panel, un selector de modelos (establecido en Automático de forma predeterminada) le permite elegir qué modelo de IA impulsa las respuestas de Copilot:
| Configuración | Qué hace |
|---|---|
| Automático | Selecciona automáticamente el mejor modelo para la solicitud. Recomendado para la mayoría de las tareas. |
| GPT | Enruta la solicitud a un modelo GPT. Expandir para elegir una versión específica. |
| Claude | Enruta su solicitud a un modelo de Claude. Expandir para elegir una versión específica. |
Para la mayoría de las tareas de datos, deje esto establecido en Automático y deje que Copilot elija el mejor modelo para usted.
Selector de modo
Cerca de la parte inferior del panel, un selector de modo controla cómo interactúa Copilot con el libro:
| Modo | Qué hace |
|---|---|
| Permitir edición | Copilot edita el libro directamente: agrega hojas, inserta gráficos, crea fórmulas y da formato a los datos. Este es el valor predeterminado y se utiliza en toda esta unidad. |
| Plan | Copilot propone un plan antes de realizar cualquier cambio para que pueda revisarlo primero. |
| Solo chat | Copilot responde solo en el panel de chat, sin tocar el libro. Use esto para preguntas rápidas o explicaciones. |
Con Permitir la edición activa, los resultados como resúmenes, fórmulas y gráficos se aplican automáticamente al libro, lo que es ideal para tareas de varios pasos, como crear plantillas, reestructurar un libro o crear un panel. Por ejemplo:
- Cree una plantilla de seguimiento de gastos con fórmulas para los totales mensuales y la varianza.
- Agregue una hoja de resumen que extraiga los totales de las hojas Ventas y Gastos.
- Cree un cuadro de mando con un gráfico para cada categoría de producto.
El menú +
En el cuadro de aviso de la parte inferior del panel, al seleccionar + se abre un menú con opciones adicionales, como cargar imágenes y archivos, elegir aptitudes, cambiar orígenes de datos y crear reglas de libro. El más útil de ellos para tareas de análisis de datos es Cargar imágenes y archivos, que le permite adjuntar un archivo directamente a su mensaje cuando desea que Copilot lo analice o haga referencia a él.
Buscar tendencias en los datos
Copilot puede examinar los datos y sacar a la luz patrones, comparaciones y valores atípicos, todo desde una sola solicitud conversacional. Describe lo que quiere comprender y Copilot devuelve el análisis directamente en el libro. Con Permitir la edición activa, los resultados como las tablas de resumen y los gráficos se agregan automáticamente a una nueva hoja.
Cuanto más contexto y especificidad haya consultado su indicación, más específico será el resultado. Incluir por qué necesita la información y qué formato desea ayuda a Copilot a adaptar el resultado.
Sugerencia
Antes de analizar los datos, los necesita en el libro. Si aún no tiene un archivo, puede pedir a Copilot que busque en la web e importe datos directamente; por ejemplo: Busque en la web una tabla de regiones y sus tipos de cambio u obtenga puntos de referencia de ventas para el sector minorista. Copilot busca los datos y le permite insertarlos en una hoja nueva.
Por ejemplo:
- Estoy preparando una revisión de liderazgo. Resuma los ingresos totales por región en esta tabla y resalte la región con mejor rendimiento.
- Compare las unidades vendidas entre el T1 y el T2 para cada producto y muestre el resultado como una tabla de resumen.
Copilot devuelve el resultado solicitado (un resumen, una tabla o un gráfico) y lo coloca en el libro. Puedes seguir para profundizar o ajustar el formato.
Analizar columnas de texto
No todas las conclusiones provienen de los números. Los comentarios de los clientes, las respuestas a encuestas y las reseñas de productos a menudo contienen información valiosa que es difícil de procesar manualmente a escala. Copilot puede leer una columna de texto, identificar temas y sentimientos recurrentes e insertar una nueva columna etiquetada con sus resultados, sin necesidad de fórmulas ni etiquetado manual.
Describe lo que quiere saber sobre el texto y Copilot realiza la lectura. Por ejemplo:
- Revise la columna CustomerFeedback e identifique los principales temas recurrentes. Enumera los cinco temas principales con una breve descripción de cada uno.
- Analiza la columna CustomerFeedback y etiqueta cada fila por sentimiento: positivo, neutro o negativo. Agregar las etiquetas en una nueva columna.
Una vez que Copilot agregue una columna etiquetada, puede realizar un seguimiento para resumir o agregar los resultados:
- Agrupe las filas etiquetadas por sentimiento y muéstreme un recuento de cada categoría.
- Resuma las quejas más comunes de las filas de comentarios negativos en tres puntos para una revisión de liderazgo.
Generar gráficos y visualizar datos
Copilot puede crear gráficos a partir de los datos sin necesidad de seleccionar un rango, configurar ejes o elegir un tipo de gráfico. Describa lo que quiere visualizar, incluya contexto sobre su público o propósito, y Copilot creará el gráfico y lo agregará al libro. A continuación, puede refinarlo a través de indicaciones de seguimiento en la misma conversación.
Por ejemplo:
- Crea un gráfico de barras que muestre los ingresos totales por región, ordenados de mayor a menor. Necesito esto para una presentación de liderazgo.
- Generar un gráfico de líneas que muestre las tendencias de ventas trimestrales por producto para poder detectar qué productos están creciendo o disminuyendo.
Una vez que el gráfico esté en el libro, haga un seguimiento para refinarlo:
- Agregue etiquetas de eje y un título que diga "Ingresos del primer trimestre al segundo trimestre por región".
- Resalta las tres regiones principales con un color diferente.
- Cambie el tipo de gráfico a un gráfico de columnas.
Crear fórmulas en lenguaje natural
Escribir fórmulas desde cero puede llevar mucho tiempo, especialmente en hojas de cálculo complejas o heredadas. Copilot le permite describir el cálculo que necesita en lenguaje sencillo y genera la fórmula automáticamente, después la aplica automáticamente a las filas correctas cuando Permitir edición está activado. También puede pegar una fórmula existente en el panel de Copilot y pedirle que explique qué hace la fórmula.
Por ejemplo:
- Necesito mostrar el ingreso promedio por unidad vendida. Calcule esto para cada fila con las columnas Ingresos y UnidadesVendidas y agregue el resultado en una nueva columna denominada AvgRevenuePerUnit.
- Agregue una columna que calcule el cambio porcentual en los ingresos entre el primer y segundo trimestre de cada producto.