Crear borradores de contenido con Microsoft Copilot

Como profesional de negocios en una organización en crecimiento, se le ha pedido que prepare un informe de rendimiento trimestral, lo convierta en una presentación de liderazgo y envíe una actualización de estado a las partes interesadas, todo en un plazo ajustado. Copilot en Word, PowerPoint y Outlook puede ayudarle a avanzar más rápido por ese flujo de trabajo, por lo que puede centrarse en lo que dice el contenido en lugar de en cómo producirlo.

En esta unidad, explorará cómo Copilot le ayuda a crear borradores, refinar, visualizar y comunicar contenido en estas tres aplicaciones, y cómo las indicaciones adecuadas marcan la diferencia entre un borrador genérico y uno que está listo para compartir.

Introducción

Copilot está integrado en Word, PowerPoint y Outlook. Busque el icono de Copilot dentro de la aplicación para abrir el panel de Copilot.

Controlar de qué se nutre Copilot

En Word y PowerPoint, puedes controlar a qué hace referencia Copilot a través de la forma en que escribes tu mensaje:

• Para extraer del contenido de la organización, haz referencia a archivos específicos usando /filename en tu mensaje o describe la fuente interna que necesitas (por ejemplo, "de mis documentos y correos electrónicos").
• Para dibujar desde la Web, describe la fuente externa en tu mensaje (por ejemplo, "usando fuentes web recientes" o "basada en datos disponibles públicamente").

Outlook usa un botón de alternancia Trabajo y web en la interfaz de Copilot Chat, que se trata en la sección Copilot en Outlook a continuación.

Copilot en Word

Selector de modelos

Configuración	Qué hace
Automático	Selecciona automáticamente el mejor modelo para la solicitud. Recomendado para la mayoría de las tareas.
Claude	Enruta su solicitud a un modelo de Claude. Expandir para elegir una versión específica.
GPT	Enruta la solicitud a un modelo GPT. Expandir para elegir una versión específica.

Borrador de contenido nuevo

Copilot en Word le permite generar un primer borrador a partir de una solicitud y, a continuación, refinarlo a través de una conversación, ajustando el tono, la longitud, la estructura o los detalles en cualquier momento. Describa lo que necesita y Copilot elaborará un borrador basado en el contexto que proporcione. Cuanto más específica sea la indicación, más específico será el resultado.

Por ejemplo:

• Escriba una introducción profesional para nuestro informe de rendimiento del tercer trimestre. Público: equipo de liderazgo.
• Haga que el tono sea más optimista y con visión de futuro.
• Agregue una frase que destaque los logros de nuestro equipo este trimestre.

Cuando necesite una investigación externa o un contexto de la industria, el enfoque de conexión a tierra en su solicitud marca la diferencia:

• Resumir información interna reciente sobre las tendencias del sector a partir de mis documentos y correos electrónicos.(se extrae del contenido de la organización)
• Resume las tendencias actuales en el sector de la tecnología para wearables utilizando fuentes web recientes.(extrae de la Web)

Copilot puede incluir citas automáticamente cuando se extrae de tus archivos de trabajo o fuentes web, lo que te ayuda a producir documentos creíbles sin seguimiento manual de fuentes.

Para hacer referencia a un archivo, correo electrónico o reunión específicos en el mensaje, escriba / en el panel de Copilot y empiece a escribir el nombre; Copilot lo encontrará y lo usará como origen.

También puede refinar el contenido que ya ha escrito. Selecciona cualquier texto y describe lo que debe cambiar:

• Reescribe esto en un tono más formal para una audiencia de liderazgo.
• Haz que este párrafo sea más conciso: intenta escribir dos frases.
• Simplifique esto para un lector no técnico.

Comprender un documento existente

Copilot no es solo para crear contenido, también puede ayudarte a comprender un documento existente antes de editarlo. Cambie al modo de solo chat para que Copilot responda en el panel de chat sin realizar ningún cambio en el documento y, a continuación, formule preguntas o solicite un resumen:

• Resume este documento en cinco viñetas.
• ¿Qué decisiones se necesitan antes de que este documento esté listo para compartir?
• ¿Qué partes de este documento pueden resultar poco claras para un cliente?
• Identifique las preguntas abiertas o los riesgos no resueltos en este documento.

Esto resulta especialmente útil cuando se trabaja con documentos heredados o informes extensos en los que es necesario ponerse al día rápidamente antes de contribuir.

Convertir texto en una tabla

Una vez que tengas un borrador, puedes reestructurar el contenido visualmente sin necesidad de reescribirlo. Describa la estructura que necesita en el panel de Copilot y Copilot convertirá el contenido y le dará formato según sus especificaciones:

• Convierta este párrafo en una tabla con columnas para el nombre del equipo, el KPI y el resultado.
• Agregue una fila de encabezado y ponga en negrita los títulos de columna.

Una vez completada la parte escrita del informe, el siguiente paso es convertir ese contenido en una presentación para el equipo de liderazgo.

Generar imágenes

Copilot en Word puede generar imágenes directamente en el documento a partir de una descripción de texto, lo que resulta útil cuando un informe necesita un diagrama, una ilustración o un elemento visual de apoyo que aún no existe. Describa lo que necesita y Copilot genera opciones que puede insertar en línea.

• Generar una imagen del diseño de una tienda minorista para ilustrar el informe de rendimiento.
• Cree una ilustración sencilla de un flujo de trabajo de cadena de suministro.

Copilot en PowerPoint

Selector de modelos

Configuración	Qué hace
Automático	El mejor modelo para la tarea. Recomendado para la mayoría de los trabajos.
Claude	Enruta su solicitud a un modelo de Claude. Expandir para elegir una versión específica.
GPT	Enruta la solicitud a un modelo GPT. Expandir para elegir una versión específica.
Esfuerzo: más rápido	Prioriza la velocidad para las solicitudes directas.
Esfuerzo: Equilibrado	Valor predeterminado. Equilibra velocidad y calidad.
Esfuerzo: más inteligente	Tarda más tiempo en obtener resultados complejos y de mayor calidad.
Generación de imágenes: MAI Image 2.5 Flash	Modelo de imagen de Microsoft AI: generación rápida para objetos visuales de diapositivas.
Generación de imágenes: GPT-Image	Modelo de imagen de OpenAI. Expandir para elegir una versión.

Para la mayoría de las tareas, se recomienda dejar esta opción establecida en Automática y el esfuerzo en Equilibrado .

Crear una nueva presentación

Copilot en PowerPoint puede iniciar una presentación de dos maneras dependiendo de dónde se encuentre su contenido.

Desde una indicación: Describa lo que necesita y Copilot creará un borrador: estructura, contenido y diapositivas incluidos. Esto es útil cuando está empezando de cero sin un documento de origen.

• Cree una presentación de liderazgo de cinco diapositivas sobre nuestros aspectos más destacados del rendimiento del tercer trimestre y las principales victorias.

Desde un documento de Word: Si el contenido ya está redactado, haz referencia al documento mediante / seguido del nombre de archivo. Puede hacer referencia a hasta cinco archivos a la vez, extraídos de un documento de Word, un archivo de Excel y un PDF en una sola indicación.

• Crea una presentación de liderazgo de cinco diapositivas basada en /Q3_Performance_Report.docx.
• Resuma este contenido en cinco viñetas para una presentación de liderazgo.
• Haz que las viñetas sean concisas y orientadas a la acción.

Copilot también puede generar imágenes para diapositivas individuales a partir de una descripción de texto.

Generar imágenes

Al crear la presentación, puede pedir a Copilot que genere una imagen para cualquier diapositiva. Describa lo que quiere y Copilot genera opciones que puede insertar directamente en el conjunto de diapositivas, sin necesidad de buscar fotos de archivo.

• Generar una imagen de una tienda minorista moderna para la diapositiva de introducción.
• Cree un icono que represente el crecimiento de clientes para la diapositiva de resultados.

Una vez insertada una imagen, puede refinarla con una indicación de seguimiento: haga que el fondo sea más claro o use un estilo de ilustración plano en su lugar.

Para obtener más información, consulte Crear presentaciones eficaces con IA.

Probar un nuevo diseño

Una vez creada la presentación, puede pedir a Copilot que actualice el tema visual de todo el conjunto de diapositivas en un solo paso, sin necesidad de aplicar formato diapositiva por diapositiva. Copilot aplica un nuevo diseño y puede seguir cambiando de opciones hasta que el aspecto coincida con su público o con la marca de su organización.

• Pruebe un nuevo diseño.
• Aplica un tema minimalista y moderno.

Revisar y restringir una presentación existente

Copilot en PowerPoint también puede ayudarle a trabajar con una presentación que ya ha creado. Abra una presentación y use el panel de Copilot para hacer preguntas, obtener un resumen de los puntos clave o solicitar cambios:

• Resumir la presentación : pida a Copilot que le proporcione información general sobre los temas principales de la presentación
• Haz preguntas específicas , por ejemplo, ¿Qué diapositivas necesitan más datos de apoyo? o ¿Cuáles son las principales conclusiones de esta presentación?
• Agregar o expandir contenido : pida a Copilot que agregue una nueva diapositiva específica o expanda una existente: Agregue una diapositiva sobre los comentarios de los clientes destacados del tercer trimestre o Expanda la diapositiva de riesgos con dos viñetas más.
• Inserte una imagen : pida a Copilot que agregue una imagen en mitad de la presentación: agregue una imagen que represente a un equipo que celebra un trimestre exitoso.

Copilot en Outlook

Comunicar el progreso con su equipo

Después de completar el documento y la presentación, debe informar al equipo de liderazgo del estado actual. Copilot en Outlook puede generar un borrador de correo electrónico completo a partir de una sola indicación. Abra un nuevo correo electrónico, seleccione el icono de Copilot en la barra de herramientas del mensaje y describa lo que necesita:

• Redacte un correo electrónico a mi jefe anunciando la finalización del informe de rendimiento del tercer trimestre.
• Escriba una solicitud de reunión al equipo de liderazgo para una sesión de revisión del tercer trimestre de 30 minutos.
• Compone una actualización del proyecto para las partes interesadas que destaque los hitos clave logrados este trimestre.

Copilot genera un borrador completo que puede revisar y refinar antes de enviarlo. Antes de enviarlo, usa la característica de entrenamiento de correo electrónico de Copilot para obtener sugerencias sobre el tono, la claridad y la opinión de los lectores. Seleccione Obtener asesoramiento en el panel de Copilot y Copilot revisará el borrador y ofrecerá sugerencias específicas. Puede aplicar sugerencias individualmente, ajustando una frase, una frase o el tono general, hasta que el mensaje llegue según lo previsto.

Al seguir este flujo de trabajo, verá cómo Copilot le ayuda a pasar de la redacción de un informe a la creación de una presentación y, por último, a la comunicación de su progreso, todo ello dentro de las aplicaciones que usa a diario.

Validar el contenido para sus objetivos empresariales

Antes de compartir lo que Copilot te ayudó a crear, haz una pausa y compruébalo con el resultado que realmente necesitas. Un borrador pulido no es útil si no cumple su propósito.

Pregúntese lo siguiente:

• Ajuste de la audiencia: ¿el tono, la longitud y el nivel de detalle coinciden con quién está leyendo esto: el liderazgo, un cliente o su equipo?
• Alineación de objetivos: ¿El contenido respalda la decisión o acción que necesita de su audiencia, no solo describe el tema?
• Ajuste de formato: ¿Es este el entregable adecuado (un documento, una tabla, una diapositiva o un correo electrónico) para el uso que hará tu público?
• Precisión: ¿Has comprobado los hechos, las cifras y las citas que incluía Copilot?

Si una respuesta se queda corta en cualquiera de estos puntos, refine su solicitud o edite el borrador directamente en lugar de enviarlo tal cual. Trate el resultado de Copilot como un borrador, no como una respuesta final, para que el contenido de su empresa siga siendo eficaz de producir y confiable para compartir.

Si su informe o presentación se beneficiaría de la investigación externa (tendencias del sector, información sobre la competencia o puntos de referencia más allá de los archivos de su organización), la siguiente unidad cubre el agente Investigador, un agente de Microsoft Copilot precompilado que recopila y sintetiza esa información por usted.