Crear borradores de contenido con Microsoft Copilot

La redacción de contenido eficaz, ya sea un informe, un correo electrónico o una presentación, a menudo requiere un equilibrio entre claridad, estructura y creatividad. Con Copilot integrado en Microsoft 365, puede simplificar el proceso de redacción y elevar la calidad de su trabajo.

Copilot ayuda en todas las fases de la creación de contenidos. Le ayuda a organizar sus ideas, refinar su lenguaje y garantizar que su mensaje sea claro e impactante. Al proporcionar sugerencias inteligentes, Copilot le permite generar rápidamente esquemas, redactar contenido y perfeccionar los borradores con una redacción y un formato profesionales.

Con Copilot, puedes:

• Empieza con una indicación o unos pocos puntos clave y deja que Copilot cree un borrador estructurado.
• Reciba comentarios y sugerencias en tiempo real para mejorar el tono, la claridad y la coherencia.
• Incorpore datos relevantes, referencias o conocimientos de la organización en el contenido.
• Itera rápidamente, realizando ajustes basados en las recomendaciones de Copilot hasta que tu documento cumpla tus objetivos.

Tanto si estás redactando desde cero como si estás revisando material existente, Copilot te permite trabajar con mayor eficiencia y confianza. El resultado es un contenido bien elaborado que comunica sus ideas de forma eficaz y cumple los estándares de su organización.

Borrador de contenido nuevo en Word

Empezar un nuevo documento a menudo puede resultar abrumador, especialmente cuando no está seguro de cómo empezar. Con Copilot en Word, puede generar un primer borrador que establezca la dirección del contenido.

Cómo usar Copilot para redactar contenido

Abra Word y seleccione el icono de Copilot en la cinta Inicio para abrir Copilot. Tenga en cuenta que puede seleccionar recursos basados en el trabajo o en la web a medida que interactúa con Copilot.

• Los datos basados en el trabajo hacen referencia al contenido interno de la organización, como correos electrónicos, documentos, reuniones y chats, al que se puede acceder a través del entorno de Microsoft 365.
• Los datos basados en la web se extraen de fuentes públicas de Internet a través de la búsqueda de Bing. Es ideal para realizar investigaciones externas, descubrir tendencias y generar contenido basado en información actualizada más allá de los repositorios internos de la organización.

La interfaz de chat para datos basados en el trabajo presenta indicaciones sugeridas que le permiten formular preguntas basadas en el contexto del documento abierto. Como alternativa, puede escribir mensajes como:

• Escriba una introducción profesional para nuestro informe de rendimiento del tercer trimestre.
• Haga que el tono sea más optimista y con visión de futuro.
• Agregue una frase que destaque los logros de nuestro equipo.

Recuerde que una clave para obtener las mejores respuestas de Copilot es iterar en sus indicaciones. Puedes usar indicaciones de seguimiento para ajustar el tono, la longitud o el foco.

Copilot en Word también puede incluir automáticamente citas en el contenido redactado. Cuando Copilot se basa en tus archivos de trabajo o fuentes web para generar texto, puede agregar referencias en línea, lo que te ayuda a producir documentos más creíbles sin seguimiento manual de fuentes.

Copilot también puede mejorar el contenido que ya has escrito. Seleccione cualquier texto del documento y describa el cambio que necesita:

• Reescribe esto en un tono más formal para una audiencia de liderazgo.
• Haga que este párrafo sea más conciso: intente escribir dos oraciones.
• Simplifique esto para un lector no técnico.

Incluya las tendencias del sector: elija la base correcta: web frente a trabajo

A medida que redacta su informe, se da cuenta de que sería valioso incluir un párrafo sobre las tendencias actuales de la industria. No está seguro de si esta información ya existe en los archivos de su organización o si necesita extraerla de la web. Copilot en Word le ayuda con ambas cosas.

• Usar indicaciones fundamentadas en el trabajo

  Ejemplo de mensaje: Resume información interna reciente sobre las tendencias tecnológicas ponibles a partir de mis documentos y correos electrónicos. Copilot busca en el contenido de su organización y genera un resumen en función de lo que tiene disponible.

• Usar indicaciones basadas en web

  Ejemplo de mensaje: Resume las tendencias actuales en el sector de la tecnología para wearables utilizando fuentes web recientes. Copilot extrae información disponible públicamente de fuentes web de confianza para obtener una perspectiva más amplia.

Pruebe ambos tipos de mensajes para ver cómo difieren las respuestas y cómo puede combinarlas para obtener contenido más enriquecido.

Obtener conclusiones con Work IQ

Debido a que Work IQ razona sobre su rol, sus relaciones y cómo se conecta el conocimiento de su organización, puede sacar a la luz información que una simple búsqueda de archivos pasaría por alto. En lugar de buscar solo documentos por palabra clave, puedes pedir a Copilot que razone entre las personas y los patrones que hay detrás de tu trabajo.

Pruebe indicaciones como:

• ¿Quién más en mi equipo ha escrito recientemente sobre las tendencias tecnológicas portátiles?
• ¿Qué documentos relacionados o conversaciones existen de las personas con las que colaboro en este proyecto?
• Resuma en qué se ha centrado mi departamento este trimestre.

Si su organización conecta sistemas externos a través de conectores de Copilot, Work IQ puede ampliar esta información aún más. Por ejemplo, si Salesforce está conectado, podría preguntar Resumir mis oportunidades abiertas para la cuenta de Contoso y Copilot devolverá un resumen basado en esos datos de Salesforce junto con su contenido de Microsoft 365.

Revisa la información basada en Work IQ de la misma manera que revisas cualquier respuesta de Copilot: confirma que las personas, los documentos y los registros a los que se hace referencia son pertinentes y actuales antes de usarlos en el informe.

Convertir texto en una tabla en Word

Una vez que redactes tu introducción e incluyas las tendencias del sector, querrás presentar las métricas de rendimiento de tu equipo de forma clara y visual. Puede usar Copilot para convertir un bloque de texto en una tabla.

Cómo usar Copilot para crear tablas

1. Seleccione el párrafo que quiere convertir.
2. Seleccione Visualizar como una tabla o, en el panel de chat, consulta: Convierta este párrafo en una tabla con columnas para el nombre del equipo, los KPI y el resultado.
3. Refine el formato con indicaciones de seguimiento: agregue una fila de encabezado y ponga en negrita los títulos de columna.
4. Guarde el documento cuando esté satisfecho con el borrador.

Está bien encaminado para cumplir con su fecha límite. Ahora, debe considerar cómo presentar su informe a los líderes.

Crear una presentación de PowerPoint a partir de un documento de Word

Transformar un documento de Word en una presentación de PowerPoint es una forma estratégica de comunicar las ideas de su informe a los líderes. Una vez redactado el contenido, es hora de prepararse para la próxima reunión de liderazgo. Debe convertir el contenido de Word en una presentación atractiva, otra tarea que Copilot puede ayudarle a simplificar.

Cómo usar Copilot para redactar contenido en PowerPoint

1. Abra PowerPoint y acceda a Copilot seleccionando el icono de Copilot en la cinta Inicio .
2. Haz referencia a un máximo de cinco archivos para informar tu presentación. Para hacer referencia a un archivo, inicie el mensaje con una barra diagonal (/) seguida del nombre de archivo (/Word_Document_Example.docx). Puede hacer referencia a documentos de Word, PDF, archivos de Excel o archivos de texto para extraer de varios orígenes a la vez.
3. Indicación: Resume este contenido en cinco viñetas para una presentación de liderazgo. Si las viñetas no resaltan mejor el contenido, puede refinar la solicitud para obtener mejores resultados.
4. Refinar con: Haz que las viñetas sean concisas y estén orientadas a la acción.
5. Seleccione una diapositiva y pida a Copilot que genere una imagen original, por ejemplo, cree una imagen de un equipo diverso colaborando en una oficina moderna o genere un icono que represente el crecimiento del cliente. Copilot genera algunas opciones para elegir y puede refinar el resultado con indicaciones de seguimiento, como Aclarar el fondo o Usar un estilo de icono plano en su lugar.
6. Cuando haya completado el conjunto de diapositivas, guarde el archivo.

La misma generación de imágenes está disponible en Word, por lo que puede agregar un objeto visual coincidente al informe sin salir del documento. Para obtener un objeto visual independiente y más pulido, como una pancarta o una publicación en redes sociales, use Crear en su lugar.

Para obtener más información, consulte Crear presentaciones eficaces con IA.

Revisar y restringir una presentación existente

Copilot en PowerPoint también puede ayudarle a trabajar con una presentación que ya ha creado. Abra una presentación y use el panel de Copilot para hacer preguntas, obtener un resumen de los puntos clave o solicitar cambios:

• Resumir la presentación : pida a Copilot que le proporcione información general sobre los temas principales de la presentación
• Haz preguntas específicas , por ejemplo, ¿Qué diapositivas necesitan más datos de apoyo? o ¿Cuáles son las principales conclusiones de esta presentación?
• Agregar o expandir contenido : pida a Copilot que agregue un tema nuevo con un estilo coherente o que expanda una diapositiva con más detalles

Diseña objetos visuales y vídeos pulidos con Create

Para un banner de proyecto, una publicación de redes sociales o un gráfico promocional, Copilot Create le ofrece un espacio dedicado para diseñar contenido pulido en lugar de una imagen rápida en línea. Seleccione Crear en la aplicación Microsoft Copilot y, a continuación, elija lo que desea compilar (una imagen, un banner, un póster, un vídeo o más) a partir de una descripción de texto o una plantilla.

Pruebe indicaciones como:

• Cree un banner para nuestro boletín mensual del equipo con un diseño moderno y el título "Novedades mensuales".
• Crea una publicación en LinkedIn anunciando nuestros resultados del tercer trimestre con un tono profesional y el logotipo de nuestra empresa en el encabezado.

Si prefiere convertir un informe existente en un vídeo, elija Crear un vídeo y cargue su documento de Word o archivo de PowerPoint. Copilot escribe un guion, agrega narración y organiza tu contenido en escenas, ofreciéndote un proyecto listo para editar en lugar de una línea de tiempo en blanco.

Puedes empezar un diseño en la web y terminarlo más tarde en el móvil o en la aplicación de escritorio.

Comunicar el progreso con su equipo de liderazgo en Outlook

Después de completar el documento y la presentación, debe informar al equipo de liderazgo del estado actual. Copilot en Outlook le ayuda tanto a redactar nuevos mensajes como a trabajar con hilos de correo electrónico existentes.

Redactar un nuevo correo electrónico desde cero

Cuando necesite enviar una actualización, un anuncio o una convocatoria de reunión, Copilot podrá generar un borrador completo a partir de una sola indicación. Abra un nuevo correo electrónico, seleccione el icono de Copilot en la barra de herramientas del mensaje y describa lo que necesita:

• Redacte un correo electrónico a mi jefe anunciando la finalización del informe de rendimiento del tercer trimestre.
• Escriba una solicitud de reunión al equipo de liderazgo para una sesión de revisión del tercer trimestre de 30 minutos.
• Compone una actualización del proyecto para las partes interesadas que destaque los hitos clave logrados este trimestre.

Copilot genera un borrador completo que puede revisar y refinar antes de enviarlo.

Resumir y redactar borradores desde una conversación de correo electrónico

Su equipo ha tenido una larga conversación por correo electrónico sobre el informe y desea incluir una descripción general de alto nivel de esa conversación en su correo electrónico de estado a los líderes. Copilot en Outlook le ayuda a resumir el hilo primero. Mira el siguiente vídeo para ver lo fácil que es:

Tutorial de Copilot: Resumir un correo electrónico

Una vez que Copilot haya resumido el hilo, pídale que redacte un correo electrónico al equipo de liderazgo basado en el resumen del hilo de correo electrónico. Mantenga el tono profesional y conciso.

Mejorar el correo electrónico antes de enviar

Antes de enviarlo, usa la característica de entrenamiento de correo electrónico de Copilot para obtener sugerencias sobre el tono, la claridad y la opinión de los lectores. Seleccione Obtener asesoramiento en el panel de Copilot y Copilot revisará el borrador y ofrecerá sugerencias específicas. Puede elegir qué sugerencias aplicar individualmente (ajustar una sola frase, una frase o el tono general) hasta que el mensaje llegue según lo previsto.

Al seguir este flujo de trabajo, verá cómo Copilot le ayuda a pasar de la redacción de un informe a la visualización de datos, a la creación de una presentación y, por último, a la comunicación de su progreso, todo ello dentro de las aplicaciones que usa a diario. A medida que continúe, recuerde que unas indicaciones eficaces y una base adecuada (trabajo o web) le ayudan a sacar el máximo partido de Copilot en su flujo de trabajo diario.

Validar el contenido para sus objetivos empresariales

Antes de compartir lo que Copilot te ayudó a crear, haz una pausa y compruébalo con el resultado que realmente necesitas. Un borrador pulido no es útil si no cumple su propósito.

Pregúntese lo siguiente:

• Ajuste de la audiencia: ¿el tono, la longitud y el nivel de detalle coinciden con quién está leyendo esto: el liderazgo, un cliente o su equipo?
• Alineación de objetivos: ¿El contenido respalda la decisión o acción que necesita de su audiencia, no solo describe el tema?
• Ajuste de formato: ¿Es este el entregable adecuado (un documento, una tabla, una diapositiva o un correo electrónico) para el uso que hará tu público?
• Precisión: ¿Has comprobado los hechos, las cifras y las citas que incluía Copilot?

Si una respuesta se queda corta en cualquiera de estos puntos, refine su solicitud o edite el borrador directamente en lugar de enviarlo tal cual. Trate el resultado de Copilot como un borrador, no como una respuesta final, para que el contenido de su empresa siga siendo eficaz de producir y confiable para compartir.

¿Qué sucede si necesita un conjunto de datos más detallado para incluirlo en la presentación? En la siguiente unidad se describe el agente Investigador, un agente precompilado diseñado por Microsoft que permite recopilar y organizar información de su trabajo y de la web para crear informes detallados.