Implementación del agente de ventas en Outlook y Teams

El Agente de ventas requiere una implementación independiente para Microsoft Outlook y Microsoft Teams. La implementación desde el Centro de administración de Microsoft 365 hace que esté disponible en Outlook y otras aplicaciones de Microsoft 365, pero no instala la aplicación en Teams.

Revisión de los requisitos previos de implementación

Antes de la implementación, compruebe los siguientes requisitos:

• Un administrador de Microsoft 365 puede implementar la aplicación integrada y asignar usuarios o grupos.
• Un administrador de Teams puede crear y asignar una directiva de configuración de aplicaciones.
• Los usuarios tienen licencias que admiten las funcionalidades del Agente de ventas que su organización planea habilitar.
• El acceso de usuario para agentes se establece en Todos los usuarios de la Centro de administración de Microsoft 365.
• Los administradores y vendedores tienen los roles y privilegios de CRM necesarios.

Implementación del agente de ventas en Outlook y Microsoft 365 Copilot

El Centro de administración de Microsoft 365 implementa el Agente de ventas en modo fijo de forma predeterminada. Los usuarios reciben una implementación fija automáticamente y no pueden quitarla.

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365.
2. En el panel izquierdo, seleccione Agentes>todos los agentes.
3. En la página Todos los agentes, busque Ventas y, a continuación, selecciónelo.
4. En el panel Ventas , seleccione Implementar.
5. Seleccione los usuarios o grupos que necesitan acceso y, a continuación, seleccione Siguiente.
6. Revise los permisos, seleccione Siguiente y confirme la configuración de implementación.
7. Seleccione Finalizar implementación y, a continuación, seleccione Listo cuando se complete la implementación.

Espere hasta seis horas para que Sales Agent aparezca en la cinta de opciones de Outlook. En algunos entornos, la implementación en Outlook y otras aplicaciones de Microsoft 365 pueden tardar hasta 48 horas. Para solucionar problemas, consulte ¿Por qué no pueden los usuarios ver agente de ventas en Outlook después de implementarlo?

Administrar la aplicación

Para administrar el Agente de ventas, vaya a Agentes>todos los agentes en el Centro de administración de Microsoft 365 y, a continuación, seleccione Ventas. El panel Ventas incluye estas pestañas:

• Información general: revise la información del agente, los usuarios asignados y la disponibilidad del canal.
• Agentes conectados: consulte los agentes conectados al Agente de ventas.
• Herramientas y conocimientos personalizados: agregue herramientas y conocimientos al Agente de ventas.
• Usuarios: cambie qué usuarios pueden usar el Agente de ventas.

Para instalar una actualización disponible, abra el panel Ventas y seleccione Actualizar.

Instalación de la aplicación implementada por el usuario

Si los administradores no bloquean la instalación de usuarios, los vendedores pueden instalar el complemento Outlook y la aplicación teams desde Microsoft Marketplace. Un complemento de Outlook implementado por el usuario no admite notificaciones de banner de Sales Agent ni agrega Sales Agent automáticamente a las invitaciones de reunión. Los vendedores pueden agregar el Agente de ventas manualmente a una reunión para generar un resumen.

Para obtener más información, consulte Instalación del Agente de ventas en Outlook y Microsoft 365 Copilot.

Instalar y anclar el Agente de ventas en Teams

Cree una directiva de configuración de aplicaciones en el centro de administración de Teams para instalar Sales para los usuarios previstos. Anclar la aplicación facilita que los vendedores la encuentren.

Crear una directiva personalizada de configuración de aplicaciones en Teams

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Teams.
2. En el panel izquierdo, seleccione Aplicaciones de Teams>Directivas de configuración.
3. En la pestaña Administrar directivas, seleccione Agregar.
4. Especifique un nombre y una descripción para la directiva.
5. Active Anclaje de usuario. En Aplicaciones instaladas, agregue Ventas.
6. En Aplicaciones ancladas, agregue Sales y, a continuación, colóquela en Barra de aplicaciones o Extensiones de mensajería.
7. Seleccione Guardar.

Para obtener más información, consulte Administrar directivas de configuración de aplicaciones en Microsoft Teams.

Asignar la directiva personalizada de configuración de aplicaciones en Teams a un grupo de usuarios

1. En el Centro de administración de Teams, vaya aDirectivas de configuración deaplicaciones> de Teams.
2. En la pestaña Asignación de directiva de grupo , seleccione Agregar.
3. Busque el grupo al que desea asignar la directiva y agréguelo.
4. Establezca la clasificación para la asignación de grupos.
5. Seleccione la directiva que creó anteriormente.
6. Seleccione Aplicar.

Si los vendedores pertenecen a varios grupos, cree las asignaciones de directiva de grupo necesarias. Para obtener más información, consulte Asignación de directivas a usuarios y grupos.

Habilitar las transcripciones de reuniones en Teams

El agente de ventas requiere una transcripción de la reunión para generar conclusiones de la reunión. En el Centro de administración de Teams, vaya a Directivas de reuniones>, abra la directiva para los vendedores y active Transcripción en Grabación y transcripción.

Configuración de la sincronización del lado del servidor de correo electrónico y citas

En Dynamics 365 Sales, para guardar correos electrónicos y citas de Outlook se requiere la sincronización del lado del servidor. Los vendedores pueden habilitar la sincronización para su propio buzón cuando guarden por primera vez una actividad de Outlook. Los administradores pueden simplificar la implementación configurándolo para todos los usuarios del Agente de ventas. Para obtener más información, consulte Conexión a Exchange Online.

Confirmar que los usuarios tienen los roles de seguridad correctos

En Dynamics 365 Sales, los privilegios de Agente de ventas están incluidos en estos roles predefinidos:

• Roles de vendedor: Vendedor o Administrador de ventas.
• Roles de administrador: Administrador del sistema o Personalizador del sistema.

Las organizaciones que usan roles personalizados deben asignar los roles de seguridad o privilegios correspondientes del Agente de ventas. Salesforce también tiene requisitos de administrador y usuario independientes. Revise Los privilegios necesarios para usar el Agente de ventas antes de la implementación.

Configuración del chat del Agente de ventas

Después de instalar el Agente de ventas en Outlook y Teams, configure el Agente de ventas en Microsoft 365 Copilot para habilitar sus funcionalidades de chat en Outlook y Microsoft 365 Copilot.

Mensaje de bienvenida

Después de la implementación, los usuarios reciben un mensaje de bienvenida del bot Sales en Teams. El mensaje presenta funcionalidades clave y proporciona vínculos a la guía del producto.

Para los requisitos específicos de CRM de un extremo a otro, use la guía de implementación para Dynamics 365 clientes o la guía de implementación para los clientes de Salesforce.