Importar datos históricos de respuesta en Viva Glint

Para usuarios altamente capacitados, la Configuración avanzada de Microsoft Viva Glint ofrece la capacidad de importar datos de respuesta externos e históricos para los elementos que tienden con los elementos que selecciona para el programa de encuestas de Viva Glint.

1. Conozca la perspectiva de Viva People Science

Es común que una organización pregunte los mismos elementos de la encuesta con los que los líderes se sienten cómodos. Vuelva a visitar los elementos para asegurarse de que están alineados con la estrategia actual de su organización y tenga en cuenta estos factores de Viva People Science antes de seguir adelante con las importaciones históricas:

• ¿Cuándo realizaste tu última encuesta?
  ¿Qué tan recientes son sus datos? ¿Su empresa ha pasado por un cambio significativo, como una reestructuración organizacional o un crecimiento o reducción significativos de su base de empleados? Si se produjeron cambios importantes como estos, es posible que los datos históricos de la comparación no sean significativos, especialmente si los datos tienen más de un año de antigüedad.

• ¿Cómo se compara su escala de respuesta anterior con la de Viva Glint?
  La escala de respuesta de Glint es una escala Likert de uno a cinco que va desde totalmente en desacuerdo hasta totalmente de acuerdo. Si los elementos anteriores no usan esta escala exacta, es difícil asignar elementos para hacer comparaciones significativas.

• ¿Los elementos se asignan a elementos de Viva Glint?
  Al revisar los elementos estándar de Viva Glint, ¿se asignan estos elementos a los elementos anteriores? Es importante considerar la intención de la pregunta y el referente. Si los elementos no se alinean con los elementos de Viva Glint, las comparaciones no son relevantes.

• ¿Los datos históricos importan más su estrategia de participación?
  La importación de datos históricos para un origen que no sea de Viva Glint puede ser compleja. Los diferentes proveedores utilizan varias medidas de resultados, escalas y redacción de preguntas. Los resultados de los elementos anteriores en Viva Glint no suelen conducir a la promoción de un enfoque moderno del compromiso y, a menudo, dan como resultado un enfoque menos ágil.

2. Revisar los requisitos previos

Los datos de un origen externo deben cumplir los requisitos previos enumerados aquí para poder importarse a Viva Glint. Si los datos no cumplen estos requisitos, no los importes a través de la característica de importación externa de Configuración avanzada.

Programa de encuestas

• El umbral de confidencialidad para el programa de encuestas de Viva Glint es igual o mayor que la encuesta de origen para los datos externos.
• Los datos se importan a una encuesta recurrente o ad hoc.

Elementos de la encuesta

• Los datos externos están vinculados a elementos que se asignan a elementos de Viva Glint.
• La escala de respuesta para los elementos calificados es compatible con Viva Glint:
  • Escala Likert de 5 puntos: 1 = Totalmente en desacuerdo, 2 = En desacuerdo, 3 = Ninguno, 4 = De acuerdo, 5 = Totalmente de acuerdo.
  • Las escalas Likert de 5 puntos invertidas requieren conversión antes de importarse a Viva Glint.

Datos del demandado

• Datos sin procesar, a nivel de encuestado, NO datos agregados.
• Todos los encuestados se identifican con su identificación única de empleado.
• Los valores y los atributos de datos externos se asignan a valores en Viva Glint.
• El diseño del archivo se ajusta a los requisitos de Viva Glint:
  • Diseño horizontal con datos de respuesta individuales y atributos. Consulta más detalles en la sección Preparar archivos de datos .

3. Mapear elementos históricos de la encuesta

Complete una asignación de elementos históricos y de Viva Glint para determinar exactamente dónde ve la tendencia en los informes.

4. Configura un programa de encuestas

Configura tu programa Viva Glint, incluyendo elementos que tienden con tus datos de encuestas externas.

Después de completar la configuración:

1. Vaya al Resumen del programa de la encuesta y elija Acciones.

2. Seleccione Exportar contenido del programa en el menú desplegable.

3. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione Contenido de la encuesta, elija al menos un idioma y seleccione un Formato de exportación.

4. Seleccione Exportar para descargar una carpeta comprimida (.zip) en el dispositivo.

5. El archivo Pregunta incluido en la carpeta descargada contiene una columna de ID de pregunta (NO EDITAR). Este campo incluye valores de identificador de pregunta únicos que se convierten en columnas en el archivo de puntuación sin procesar importado a Viva Glint.

5. Preparar archivos de datos

Las importaciones externas de datos históricos requieren tres archivos de datos, cada uno con sus propios requisitos. Para ver una muestra de cada archivo, seleccione el nombre de archivo en la siguiente tabla.

Archivo de usuario

Para importar datos históricos y generar informes, primero agregue todos los empleados históricos a Viva Glint con una importación de empleados. Este archivo incluye todos los empleados de una fuente histórica externa formateada para alinearse con la configuración de atributos de Viva Glint. Consulte este archivo de usuario de ejemplo.

Confirme que:

• La configuración de atributos se ha completado en Viva Glint.
• Los ID de empleados y las direcciones de Email entre Viva Glint actual y los usuarios históricos están alineados.
• Incluya relaciones precisas entre el Id. de empleado y el Id. del administrador para calcular la jerarquía de administradores para los datos históricos y los informes.
• Los atributos y valores entre Viva Glint actual y los usuarios históricos están alineados.
  • Por ejemplo: Departamento = Recursos Humanos no tiene tendencia con Departamento = RR. HH.
• Los atributos derivados (si se configuran), los grupos de titularidad y los grupos de edad se deshabilitan antes de importar datos históricos. Calcule manualmente los grupos de edad y la antigüedad en función de la fecha de lanzamiento de la encuesta para obtener datos históricos. Para deshabilitar:
  • Vaya a Configuración y elija People.
  • Seleccione Acciones y, después, Administrar atributos de usuario.
  • En la sección Atributos derivados , seleccione Administrar atributos derivados.
  • Anule la selección de Grupos de titularidad y Grupos de edad y seleccione Guardar cambios.
  • Para volver a agregar derivaciones de Grupos de tenencia y Grupos de edad a la configuración de atributos una vez finalizada la importación histórica, vuelva a la página Administrar atributos de usuario y vuelva a seleccionar y reasignar los atributos.

Archivo de puntuación bruta

El archivo de puntuación bruta debe tener un diseño horizontal y contener un valor de dirección de correo electrónico para identificar a cada usuario y columnas de datos de preguntas y comentarios. Vea este archivo de puntaje bruto de muestra.

• Primera columna:
  • Email que debe ser: Correo electrónico del usuario
• Columnas adicionales:
  • Identificadores de preguntas: Use identificadores de pregunta únicos exportados en el paso 4. Configure un programa de encuestas para asignar identificadores de pregunta de Viva Glint a los datos de respuesta históricos.
    • Elementos de resultados clave: Asegúrese de que estos elementos estén incluidos en el archivo Raw Score (por ejemplo: eSat y Recommend). Si los elementos de resultado clave de Viva Glint no existen en los datos históricos, incluya los identificadores de pregunta como columnas en blanco en el archivo de puntuación sin procesar.
    • Comentarios de la pregunta de calificación: Para comentarios abiertos asociados con preguntas de calificación, coloque una columna a la derecha de la columna de pregunta y agregue _COMMENTS al ID de pregunta.
    • Preguntas abiertas: Use el mismo diseño de columna que para calificar los comentarios de las preguntas, pero rellene 0 donde hay un comentario y -1 donde no hay ningún comentario. Para obtener más información sobre cómo limpiar los comentarios abiertos antes de importarlos a Viva Glint, consulte la sección Limpieza de comentarios .
    • Preguntas de selección múltiple: Separa los valores de respuesta numérica con dos puntos (:). Si importa datos sin procesar exportados desde Viva Glint, convierta las respuestas de texto en respuestas numéricas. Por ejemplo: si un usuario selecciona las opciones de respuesta dos, tres y cinco, su valor de respuesta debe ser: 2:3:5. Si los comentarios se adjuntan a las respuestas, use el mismo diseño de columna que para calificar los comentarios de las preguntas.

Limpieza de comentarios

Para asegurarse de que los comentarios de final abierto de los datos históricos no provoquen errores de importación y se muestren correctamente en el informe de comentarios, siga estos pasos para limpiar los comentarios.

Para conservar los caracteres especiales y el formato, use el Asistente para importar texto para importar datos a Excel.

• Reemplace las barras invertidas ( \ ) por barras diagonales ( / ).

  • Por ejemplo: Reemplazar Mi jefe es amable\cariñoso.con Mi jefe es amable/cariñoso.

• Reemplace las palabras o frases que están entre comillas dobles (" ") por comillas simples (' ').

  • Por ejemplo: Reemplazar Aprecio el equipo de "Aseguramiento de la calidad".Con Aprecio el equipo de "Aseguramiento de la calidad".

• Escriba todos los comentarios entre comillas dobles (" ") solo si contienen comas, saltos de línea, comillas u otros caracteres que requieran la salida de CSV al guardar como .csv con codificación UTF-8. Los comentarios sin estos caracteres no necesitan comillas dobles.

  • Por ejemplo: Encerrar Mi jefe me apoya, especialmente durante los períodos de tiempo ocupados. como "Mi jefe me apoya, especialmente durante los períodos de tiempo de mayor actividad.**" porque contiene una coma.

  Nota:

  Revise los datos en una aplicación de editor de texto (como Sublime o Bloc de notas) para asegurarse de que los comentarios no se encuentren entre comillas dobles. Por ejemplo: ""Este es mi comentario.""

Archivo de usuario demandado

Su archivo de usuario encuestado debe contener los siguientes campos para los encuestados asociados con sus datos históricos. Vea este ejemplo de archivo de usuario encuestado.

• Email Address: debe estar etiquetada como Email Address
• Nombre: la etiqueta debe coincidir con la configuración de atributo
• Apellidos: la etiqueta debe coincidir con la configuración de atributo
• Employee ID: la etiqueta debe coincidir con la configuración de atributo
• Estado: la etiqueta debe coincidir con la configuración de atributo

6. Importar usuarios

Para establecer usuarios y atributos para los datos históricos, importe el archivo de usuario preparado en la página Viva Glint People.

• Importar datos de empleados.
• Cree una lista de distribución con estos empleados históricos.
• Actualice la sección Distribución de su programa de encuestas con su nueva Lista de distribución.

7. Importar datos externos

Para completar la importación externa histórica, acceda a la página Configuración avanzada de Viva Glint. Si no tiene acceso, confirme que:

• Tiene el rol de usuario de Administración de servicios.
• La característica Configuración avanzada está habilitada para usted como usuario.

Para importar los usuarios históricos y sus respuestas:

1. En el panel de administración, seleccione el símbolo Configuración y, a continuación, en Configuración del servicio , elija Configuración avanzada.

2. En el menú de la izquierda, selecciona Importación externa.

3. En la página Importación externa , seleccione las opciones para importar los datos:

   1. Modo manual: Deja este botón de alternancia desactivado.

   2. Nombre de la encuesta: Seleccione la encuesta en la lista desplegable.

   3. Fecha de excepción: Este campo determina la fecha de inicio que se muestra en los informes de esta encuesta y debe ser al menos una semana antes de la fecha actual y no superponerse con ninguna encuesta programada en este programa.

      Precaución

      Si selecciona una fecha tres o menos días antes de la fecha actual, se pueden enviar invitaciones por correo electrónico no deseadas a los empleados.

   4. Archivo de puntuación bruta: Seleccione Elegir archivo y busque para seleccionar su archivo de puntuación sin procesar.

   5. Nombre de la nueva lista de distribución: Escriba un nombre para una lista de distribución que se use solo para la importación histórica y no aparezca en la página Lista de distribución . Recomendado: External-import-yyyymmdd.

   6. Archivo de usuario: Seleccione Elegir archivo y busque para seleccionar su archivo de usuario encuestado.

   7. ¿Está buscando agregar datos a un ciclo de encuestas?: Deja este botón de alternancia desactivado. Esta configuración sirve para corregir respuestas en una encuesta de Viva Glint.

   8. Menú Opciones adicionales: Leave collapseed, not applicable.

4. Seleccione Vista previa y revise los totales, advertencias y recuentos por pregunta que aparecen.

   

5. Confirme que:

   1. Usuarios en el archivo de usuario coincide con el número de usuarios en su archivo de usuario encuestado.
   2. Usuarios del archivo de puntuación coincide con el número de usuarios del archivo de puntuación sin formato.
   3. La puntuación de usuarios que faltan en el archivo de usuario es 0.
   4. Archivo de usuario Usuarios que no están en el archivo de puntuación Coincide con el número de personas a las que se invitó pero no respondieron a la encuesta.
   5. Los recuentos por pregunta, cuando se expanden, coinciden con los recuentos esperados para cada comentario y valor de respuesta.

6. Después de confirmar la vista previa, seleccione Guardar.

7. Cada sección de la parte inferior de la página se vuelve amarilla a medida que se procesa y todas se vuelven verdes cuando se completa la importación.

   

8. Solución de problemas de advertencias y errores

Si tienes problemas durante la importación, sigue estas instrucciones en los siguientes vínculos para solucionarlos.

• Error: Entrada duplicada
• Error: Superposición de fechas de excepción
• Error: Falta campo obligatorio
• Error: El usuario no está en el cliente

9. Confirme los resultados esperados en su tablero

Una vez que la importación externa se procese correctamente en Viva Glint, vaya al panel de control y a los informes para confirmar que las puntuaciones y los datos se muestran según lo previsto. Confirme que:

• Las jerarquías de informes se muestran según lo previsto.
• Los puntajes de las preguntas son precisos.
• Los recuentos de los encuestados son precisos.
• Las preguntas que existen en los datos históricos y en los datos de Viva Glint tienden según lo esperado.
• Los atributos y valores que existen en los datos históricos y en los datos de Viva Glint tienden según lo esperado.
• Si se incluyeron comentarios, revise el informe Comentarios para confirmar que los recuentos son precisos.

10. Importar datos de empleados actuales

Una vez completada la importación histórica y los resultados aparezcan como se esperaba, cargue los datos de los empleados actuales en Viva Glint para sobrescribir la información histórica del usuario. Coordínese con otros equipos que importan regularmente datos de empleados a Viva Glint para confirmar cuándo y cómo cargar la información de usuario actual.

Elige entre dos métodos de carga:

1. Cargar datos de empleados en la página de People Cargue los datos de los empleados directamente en la plataforma Viva Glint en la página People.

2. Importar automáticamente los datos de los empleados con Viva Glint SFTP Utilice el Protocolo de transferencia segura de archivos (SFTP) de Viva Glint para utilizar una importación automatizada de datos de empleados.