Tehtävien hallinta

Tehtävienhallinnan avulla voit luoda tehtäviä, jotka on suoritettava palkkaamiseksi (perehdytys), lopettamiseksi (pois käytöstä) ja siirtämiseksi (siirtymän) työntekijöiksi. Tehtävänhallinnassa käytetään tarkistusluetteloiden käsitettä. Tarkistusluettelo on luettelo käyttöönotto-, käyttöönotto- tai siirtymätehtävistä. Tehtävienhallinta käyttää tarkistusluetteloita tehtävien ryhmittelemiseen yhteen ja niiden määrittämiseen yksilöille tai ryhmille. Tarkistusluettelotoiminnot ovat samankaltaisia perehdytykselle, poistumiselle ja siirtymiselle.

Tarkistusluettelon yleiskuvaus

Tarkistusluettelo on tehtäväryhmä. Tarkistusluetteloiden avulla voit ryhmitellä tehtäviä joustavasti ja käyttää niitä uudelleen (esimerkiksi palkatessasi muita työntekijöitä). Voit luoda niin monta tarkistusluetteloa kuin on tarpeen, ja voit määrittää samat tehtävät useisiin tarkistusluetteloihin.

Esimerkkejä

Seuraavissa esimerkeissä näytetään, miten voit käyttää tarkistusluetteloita perehdytysprosessissa. Koska tarkistusluettelotoiminnot ovat samankaltaisia perehdytykselle, poistumiselle ja siirrolle, tiedot koskevat myös poistumis- ja siirtymisprosesseja.

Osana perehdytysprosessia henkilöstöhallinnon ammattilaiset voivat luoda tehtäviä, jotka seuraavat saapuvien ja viimeksi palkattujen työntekijöiden etenemistä. Koska työhönottoprosessi voi vaihdella työntekijän sijainnin tai maantieteellisen sijainnin mukaan, voit luoda useita työhönottojen tarkistusluetteloita eri palkkaustilanteita varten.

esimerkki 1

Jokaisen Yhdysvalloissa palkatun työntekijän on suoritettava esimerkiksi veroennakonpidätyslomakkeiden täyttäminen. Esimerkiksi yritysauton määrittämiseen liittyvät tehtävät saattavat kuitenkin koskea vain johtotason henkilökuntaa. Luo tässä tapauksessa kaksi perehdytysten tarkistusluetteloa: vain Yhdysvaltalaiset työntekijät ja Johtohenkilöt. Kun palkkaat keskitason esimiehen Yhdysvallat, valitse yhdysvalloissa olevien työntekijöiden tarkistusluettelo. Kun palkkaat johtajan Yhdysvallat, valitse molemmat tarkistusluettelot varmistaaksesi, että kaikki tarvittavat käyttöönottotehtävät on suoritettu.

esimerkki 2

Yrityksellä on sekä kausittaisia työntekijöitä että tavallisia kokoaikaisia työntekijöitä. Vaikka joitakin tehtäviä (esimerkiksi uuden työntekijän saapumisajan tarkistaminen) käytetään molemmissa tyypeissä, jotkin lisätehtävät koskevat vain tavallisia kokoaikaisia työntekijöitä. Luo tässä tapauksessa kaksi tarkistusluetteloa. Molemmissa tarkistusluetteloissa on sekä kausittaisia että säännöllisiä kokoaikaisia työntekijöitä koskevat tehtävät, mutta vain yksi tarkistusluettelo sisältää tehtävät säännöllisille kokoaikaisille työntekijöille.

Tehtävienhallinnan työtila

Tehtävienhallinnan työtilassa luetellaan kaikki tehtävät, jotka on määritetty henkilöille perehdyttämis-, käyttöönotto- ja siirtymäprosesseissa. Jos haluat tarkastella prosessin tehtäviä, valitse soveltuva välilehti vasemmasta yläkulmasta: Perehdytys, Poistuminen tai Siirtyminen. Oletusarvon mukaan tehtävänhallinnan työtilaa voivat käyttää vain henkilöstöhallinnon asiantuntijat.

Perehdytys-välilehdessä on Aloittaa pian -luettelo, joka sisältää saapuvat työntekijät sekä Viimeksi palkatut -luettelon juuri palkatuista työntekijöistä. Molemmissa luetteloissa voit valita vain yhden työntekijän. Kun valitset työntekijän, kaikki tähän työntekijän perehdytykseen liittyvät tehtävät näkyvät sivun oikealla puolella. Perehdytys-välilehdessä on myös Kaikki tehtävät -luettelo, joka sisältää kaikkien saapuvien tai viimeksi palkattujen työntekijöiden tehtävät. Se sisältää myös erääntyneiden tehtävien luettelon sekä nykyiselle käyttäjälle määritettyjen tehtävien luettelon.

Offboarding-välilehti sisältää luettelon yrityksestä poistuneista työntekijöistä sekä luettelon työntekijöistä, jotka ovat jo poistuneet yrityksestä. Molemmissa luetteloissa voit valita vain yhden työntekijän. Kun valitset työntekijän, kaikki tähän työntekijän poistumiseen liittyvät tehtävät näytetään. Poistuminen-välilehdessä on myös Kaikki tehtävät -luettelo, joka sisältää kaikkien poistuvien tai poistuneiden työntekijöiden tehtävät. Se sisältää myös erääntyneiden tehtävien luettelon sekä nykyiselle käyttäjälle määritettyjen tehtävien luettelon.

Siirtymät-välilehti sisältää Kaikki tehtävät -luettelon, joka näyttää kaikki tehtävät kaikille työntekijöille, jotka vaihtavat paikkaa tai jotka ovat äskettäin vaihtaneet paikkaa. Saatavilla on myös luettelo erääntyneistä tehtävistä sekä luettelo tehtävistä, jotka nykyiselle käyttäjälle on määritetty.

Kaikissa kolmessa välilehdessä henkilöstöhallinnon avustajat ja esimiehet voivat suorittaa seuraavat tehtävät:

• Tarkistusluettelon kohdistaminen työntekijälle
• Tehtävän tilan päivittäminen
• Tehtävän määrittäminen uudelleen
• Tehtävän määräpäivän päivittäminen

Tehtävien määritys

Voit luoda tehtävät yksitellen ja käyttää niitä uudelleen useissa tarkistusluetteloissa. Voit luoda tehtävän valitsemalla Perehdytyksen asetukset -sivun Tehtävät-välilehdessä Uusi.

Määritä luotu tehtävä useille tarkistusluetteloille valitsemalla tehtävä ja valitsemalla sitten valikosta Käytä tarkistusluetteloihin .

Voit myös lisätä tehtäviä suoraan tarkistusluetteloon. Voit lisätä tehtävän tarkistusluetteloon luomalla Perehdytyksen asetukset -sivun Tarkistusluettelo-välilehdessä uuden tarkistusluettelon, johon tehtävä lisätään, tai lisätä tehtävän aiemmin luotuun tarkistusluetteloon.

Jos haluat muokata tehtävää kirjastossa, valitse Muokkaa tehtäväkirjaston valikosta. Jos tehtävä liittyy tarkistusluetteloihin, Muokkaa tehtävää -sivulla näkyvät nämä tarkistusluettelot. Jos haluat päivittää tarkistusluetteloiden tehtävät muokkausten avulla, valitse kyseiset tarkistusluettelot Käytä tarkistusluetteloihin -osiossa.

Voit poistaa tehtäviä kirjastosta valitsemalla Poista-vaihtoehdon. Jos tehtävä liittyy tarkistusluetteloon, tämä toiminto ei poista tehtävää kyseisestä tarkistusluettelosta. Tehtävä on poistettava tarkistusluettelosta erillisellä toiminnolla.

Seuraavassa taulukossa kuvataan kentät, jotka ovat käytettävissä, kun luot tehtävän jommankumman menetelmän mukaan.

Tehtävälinkit

Tehtävälinkki antaa linkin ulkoiseen Internet-sivustoon tai Dynamics 365 -sovelluksen sivuun. Määritä tehtävälinkki, jos tehtävään määritetyn henkilön pitää siirtyä tietylle verkkosivulle tai Dynamics 365 sovelluksen tietylle sivulle tehtävän suorittamiseksi. Kun luot tehtävälinkin, valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

• Valikkokohde – Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat näyttää luettelon Dynamics 365 sovelluksen kaikista sivuista. Valitse luettelosta sivu.

• URL – Valitse tämä vaihtoehto ja anna sen verkkosivun URL-osoite, johon haluat siirtyä kyseiseen tehtävään määritetyn henkilön. Määritetty sivu voi olla sivu, joka ei ole osa Dynamics 365 -sovellusta.

• Työntekijän tiedot – Jos valitset tämän vaihtoehdon, valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

  • Työntekijän itsepalvelutoiminnot – Tässä vaihtoehdossa näkyy luettelo työntekijöiden itsepalvelussa käytettävissä olevista sivuista. Käytä sitä, jos perehtyvälle työntekijälle määritetty tehtävä on suoritettava työntekijän itsepalvelussa. Jos esimerkiksi haluat työntekijän syöttävän henkilökohtaiset yhteystietonsa, valitse työntekijän itsepalvelutoiminnot ja valitse sitten Henkilökohtaiset tiedot>Henkilökohtaiset tiedot.
  • Työntekijän hallintatoiminnot – Tämä vaihtoehto näyttää luettelon sivuista, jotka liittyvät työntekijän tietueeseen mutta jotka eivät ole työntekijän käytettävissä. Jos esimerkiksi haluat, että tehtävän omistaja syöttää perehdytetylle työntekijälle ominaisia tietoja, kuten korvaustiedot, valitse Työntekijän hallintatoimet ja valitse sitten Kompensaation>Kiinteä korvaus.

Määrityksen tyypit

Kun työntekijä palkataan, irtisanotaan tai siirretään, voidaan valita yksi tai useampi tarkistusluettelo. Kun tarkistusluettelo on valittu ja työhönotto-, päättymis- tai siirtoprosessi on suoritettu, tehtävät luodaan ja määritetään käyttäjille, jotta voidaan seurata etenemistä.

Kun tehtävä luodaan, se määritetään tietylle käyttäjälle. Käyttäjä, jolle tehtävä on määritetty, riippuu tehtävälle valitusta määrityksen tyypistä. Määrityksen tyyppi -kentässä ovat käytettävissä seuraavat arvot:

• Työntekijä – Määritä tehtävä tietylle työntekijälle. Kun olet valinnut tämän arvon, valitse työntekijä Määritetty kohteelle -kentästä.

• Toimi – Määritä tehtävä tietylle toimelle. Kun olet valinnut tämän arvon, valitse toimi Määritetty kohteelle -kentästä.

  Esimerkiksi IT-suunnittelija on aina vastuussa kannettavan tietokoneen valmistelemisesta uudelle työntekijälle. Kun tässä tapauksessa luot kannettavan määritystehtävää, valitse ensin Toimi määritystyypiksi ja toimeksi IT-insinööri. Kun sitten palkkaat työntekijän ja määrität tarkistusluettelon, kannettavan tietokoneen määritystehtävä määritetään kenelle tahansa työntekijälle, joka on IT-teknikon sijainnissa, kun palkkaustoiminto käynnistetään.

• Ryhmä: Liitä tehtävä toimiryhmälle (määritysryhmä). Kun olet valinnut tämän arvon, valitse ryhmä Määritetty kohteelle -kentästä. Lisätietoja: Määritysryhmien määritys (valinnainen).

• Esimies – Määritä tehtävä sen työntekijän esimiehelle, joka on palkattu, irtisanottu tai siirretty.

  Important

  Jos tarkistusluetteloa käytetään ja jos toimea ei ole määritetty palkatulle, irtisanotulle tai siirretylle työntekijälle, esimiestä ei voi määrittää. Tällöin tehtävä määritetään tarkistusluettelon omistajalle. Lisätietoja: Tarkistusluetteloiden määrittäminen.

• Työntekijä – Määritä työntekijä, joka palkataan, irtisanotaan tai siirretään.

Tehtävän määräpäivät ja Määräpäivän siirto -kenttä

Tehtävän eräpäivät perustuvat työsuhteen alkamispäivämäärään, päättymispäivään tai siirtopäivämäärään. Joitakin tehtäviä on suoritettava ennen työntekijän aloituspäivää, kun taas muut tehtävät voidaan suorittaa sen jälkeen. Kun määrität tehtävän, määritä Eräpäivä-siirtymäkenttä määrittämään eräpäivä, joka on suhteessa alkamis- tai päättymispäivään tai siirtymäpäivämäärään. Esimerkiksi IT-insinöörin on valmisteltava kannettava tietokone uudelle työntekijälle kaksi päivää ennen työntekijän aloituspäivää. Kun luot kannettavan tietokoneen konfigurointitehtävän, määritä Määräpäivän siirtymä -kentän arvoksi -2. Jos työntekijän alkamispäivä on 5. toukokuuta, tehtävän on määrä alkaa 3. toukokuuta.

Eräpäivät lasketaan tarkistusluetteloon liittyvän kalenterin perusteella. Lisätietoja: Tarkistusluetteloiden määrittäminen.

Ohjeet

Monimutkaiset tehtävät saattavat vaatia useita vaiheita, tai tehtävän suorittavan henkilön on ehkä annettava lisätietoja. Kirjoita Ohjeet-kenttään ohjeet tai lisätiedot, joiden avulla tehtävään määritetty henkilö voi suorittaa tehtävän loppuun.

Tarkistusluetteloiden määrittäminen

Tarkistusluettelo on tehtäväryhmä. Voit luoda niin monta tarkistusluetteloa kuin tarvitset ja voit määrittää samat tehtävät useille tarkistusluetteloille.

Voit luoda uuden tehtävän tarkistusluettelossa valitsemalla Uusi-kohdan Tehtävät-valikkorivillä. Kun luot uuden tehtävän, voit lisätä sen tehtäväkirjastoon ja jakaa tehtävän usean tarkistusluettelon välillä. Voit lisätä tehtävän kirjastoon vain, jos Käytä tehtävää kirjastossa -vaihtoehdon arvona on Kyllä. Jos lisäät tehtävän tehtäväkirjastoon, voit lisätä sen myös muihin tarkistusluetteloihin samalla kertaa valitsemalla nämä luettelot Kohdista tarkistusluetteloihin -osaa. Jos et lisää tehtävää kirjastoon, se on olemassa vain tarkistusluettelossa, jossa se on luotu.

Jos haluat muokata tehtävää tarkistusluettelossa, valitse Muokkaa. Jos tehtävä liittyy tarkistusluetteloihin, kyseiset tarkistusluettelot näkyvät Muokkaa tehtävää -sivulla. Jos haluat, että mille tahansa tarkistusluettelon tehtävälle päivitetään muokkaukset, valitse kyseiset tarkistusluettelot Kohdista tarkistusluetteloihin -osasta.

Jos haluat poistaa tehtäviä tarkistusluettelosta, valitse Poista. Tämä toiminto vain siirtää tehtävät pois tarkistusluettelosta. Se ei poista niitä pysyvästi tehtäväkirjastosta. Jos haluat poistaa tehtävän kirjastosta pysyvästi, siirry tehtäväkirjaston sivulle ja valitse Poista.

Kun luot tarkistusluettelon, määrität omistajan ja kalenterin.

Jos tehtävän Määrityksen tyyppi -kentän arvona on Sijainti, Esimies tai Ryhmä, mutta määritystyypistä ei voi johtaa mitään tiettyä henkilöä, tehtävä määritetään tarkistusluettelon omistajalle. Seuraavassa on joitakin esimerkkejä tilanteista, joissa tehtävät määritetään tarkistusluettelon omistajalle:

• Työntekijälle, joka palkataan tai irtisanotaan, ei ole määritetty toimea. Koska työntekijällä ei ole toimea, hänen esimiestään ei voi määrittää.
• Määrityksen tyyppi -kentän arvona on Toimi, mutta toimelle ei ole määritetty työntekijää tehtävän luomisen yhteydessä. Esimerkiksi Kannettavan tietokoneen määrittäminen -tehtävä määritetään toiminumerolle 000876 (Teknisen tuen asiantuntija). Kun työntekijä palkataan, työntekijää ei ole määritetty toimeen 000876. Siksi tarkistusluettelon omistajalle luodaan tehtävä.
• Määrityksen tyyppi -kentän arvona on Ryhmä, mutta ryhmän toimille ei ole määritetty työntekijää tehtävän luomisen yhteydessä.

Tarkistusluettelolle määritettyä kalenteria käytetään tarkistusluettelon tehtävien eräpäivän laskemiseen. Kalenterin määrityksessä määritetään työ- ja vapaapäivät. Työpäivät sisällytetään, kun tehtävien määräpäivä lasketaan ja vapaapäivät jätetään pois. Vapaapäivät sisältävät viikonloppuja ja lomia.

Kun olet määrittänyt kalenterin, liitä se tarkistusluettelomalliin. Näin jokaisen tarkistusluettelon tehtävän eräpäivä lasketaan samalla tavalla. Voit määrittää useita kalentereita, mutta kuhunkin tarkistusluetteloon voidaan liittää vain yksi kalenteri.

Määritysryhmien määrittäminen (valinnainen)

Joskus tehtävästä vastaa henkilöryhmä. IT-työntekijöiden ryhmä voi esimerkiksi olla vastuussa kannettavan tietokoneen valmistelemisesta uusille työntekijöille.

Jos haluat määrittää määritysryhmän, toimi seuraavasti:

1. Valitse Ryhmän määritys -sivulla Uusi.
2. Kirjoita ryhmän nimi (esimerkiksi IT – kannettava tietokone) ja kuvaus.
3. Valitse Tallenna.
4. Valitse Jäsenet-pikavälilehdessä Lisää.
5. Valitse Toimet-kentässä kaikki tehtävästä vastaavat toimet.

Kun määritysryhmä on luotu, sen voi valita, kun tehtävä luodaan. Jotta voit valita tehtävälle tietyn ryhmän, sinun on valittava määrityksen tyypiksiRyhmä. Luomasi ryhmä on tämän jälkeen käytettävissä valintaa varten Määritetty kohteelle -kentässä.

Tehtäväryhmien määrittäminen (valinnainen)

Perehdytys-, poistumis- ja siirtoprosessi voi sisältää useita tehtäviä. Voit helpottaa kaikkien vaadittujen tehtävien määrittämistä tarkistusluetteloon luomalla valinnaisia tehtäväryhmiä liittyvien tehtävien luokittelua varten. Esimerkiksi henkilöstöhallinnon, IT:n ja palkanlaskennan osastojen on suoritettava tietyt tehtävät uuden työntekijän palkkaamista varten. Luot siis seuraavat tehtäväryhmät: henkilöstöhallinto, IT ja Palkanlaskenta. Kun luot tehtävän, voit sitten liittää siihen jonkin näistä tehtäväryhmistä.

Kun haluat lisätä tehtävän tarkistusluetteloon, suodata tehtäväluettelo sen tehtäväryhmän mukaan, jolle haluttu tehtävä on määritetty. Kun esimerkiksi luot tarkistusluettelomallin, voit suodattaa luettelon siten, että vain IT-tehtäväryhmälle määritetyt IT-tehtävät näkyvät. Näin voit varmistaa, että vain tarvittavat IT-tehtävät valitaan.

Tarkistusluetteloiden käyttäminen

Kun työntekijä palkataan, irtisanotaan tai siirretään, voidaan valita yksi tai useampi tarkistusluettelo. Tehtävän eräpäivät ja työntekijän toimeksiannot luodaan sen jälkeen, kun palkkaus-, päättymis- tai siirtoprosessi on valmis. Kun esimerkiksi valitset Työhönotto- tai Työhönotto ja lisätiedot -painikkeen, tehtävät luodaan määrityksen tyypin mukaan yksittäisille käyttäjille.

Määritä määräpäivä kullekin tehtävälle lisäämällä tai vähentämällä eräpäivän siirtymä työntekijän alkamispäivästä. Lisätietoja: Tehtävien määräpäivät ja Määräpäivän siirto -kenttä.

Jos käytät henkilöstötoimintoja, tehtävät luodaan, kun Valmis-painike on valittuna tai toimenpide hyväksytään.

Voit ottaa tehtävänhallinnan työtilassa käyttöön tarkistusluettelon työntekijälle valitsemalla työntekijän yksinkertaiselta luettelosivulta tai tietosivulta ja valitsemalla sitten Käytä tarkistusluetteloa. Kohdepäivämäärä-kentän arvoa käytetään tehtävien eräpäivän laskemiseen. Tavoitepäivämäärän on yleensä vastattava työntekijän palkkaus-, työsuhteen päättymis- tai siirtopäivämäärää.

Voit kohdistaa tarkistusluettelon työntekijälle myös avaamalla Työntekijä-sivun ja valitsemalla Tarkistusluettelot valikosta.

Tehtävien suorittaminen

Työntekijä voi tarkastella työntekijän itsepalvelusivulla kaikkia hänelle määritettyjä tehtäviä. Sivu näyttää kunkin määritetyn tehtävän Tehtävän, Kuvauksen, Ohjeet ja Yhteyshenkilön arvot. Lisäksi työntekijä voi avata kunkin tehtävän ulkoisen Internet-sivun tai liittyvän sivun Dynamics 365 -sovelluksessa.

Voit myös näyttää tehtäviä oletuskoontinäytössä. Tehtävien näyttäminen oletuskoontinäytössä:

1. Siirry kohtaan Käyttäjäasetukset – Asetukset – Tehtävienhallinta.
2. Määritä Näytä tehtävät oletusarvoisesti koontinäytössä -asetukseksi Käytössä.

Tehtävät voidaan merkitä keskeneräisiksi, peruutetuiksi tai valmiiksi. Jos tehtävä on määritetty ryhmälle, se merkitään Valmis-arvoksi, kun yksi ryhmän henkilö viimeistelee sen.

Voit myös määrittää tehtäviä uudelleen.