Ostovelat-agentin määrittäminen

The Payables Agent in Business Central automatisoi toimittajalaskujen käsittelyn, jotka toimittajat lähettävät sähköpostitse PDF-dokumentteina. Tässä artikkelissa selitetään, miten Payables Agent asetetaan, aktivoidaan ja konfiguroidaan sekä miten käyttäjäoikeuksia hallitaan.

Lisätietoja agentista on kohdassa Ostovelka-agentin yleiskatsaus.

Edellytykset

Varmista ennen ostovelka-agentin määrittämistä ja aktivointia, että seuraavat edellytykset täyttyvät:

• Business Central -ympäristö on payables-agentin tukema maa-/alueversio, joka on lueteltu ominaisuuden saatavuudessa maan/alueen ja kielen mukaan.

• Sinulla on oikeudet määrittää Maksettavat-agentti. Voit määrittää agentin, jos täytät jonkin seuraavista ehdoista:

  • Sinut on lisätty agentin käyttöoikeusluetteloon, jossa Voidaan määrittää -vaihtoehto on valittuna.
  • Sinulla on Määritä kaikki agentit -järjestelmän käyttöoikeus (tunnus 9665).

  Lue lisätietoja kohdasta Agentin oikeuksien ja käyttöoikeuksien hallinta.

• Sähköpostitili on määritetty vastaanottamaan toimittajan LASKUN PDF-tiedostoja.

  Ostovelka-agentti valvoo tähän postilaatikkoon saapuvia sähköposteja. Sähköpostitilin tulee olla joko Microsoft 365-tyyppiä (käyttäjän sähköpostilaatikko tai jaettu postilaatikko) organisaatiossasi. Lisätietoja kohdassa Sähköpostin määrittäminen.

  Jos sinulla on useita Business Central yrityksiä, voit määrittää kunkin yrityksen agentin käyttämään erillistä erillistä postilaatikkoa tai voit käyttää jaettua postilaatikkoa, jossa kansioita valvotaan eri tavalla yrityksessä. Määritä Outlook säännöt laskujen reitittämiseksi yrityskohtaisiin alikansioihin ja määritä sitten kunkin yrityksen agentti valvomaan määritettyä alikansiotaan.

  Tärkeää

  Jotta voit aktivoida ja määrittää agentin, tarvitset luku- ja hallintaoikeudet (täydet käyttöoikeudet) postilaatikkoon, ellei se ole henkilökohtainen postilaatikkosi. Exchange-järjestelmänvalvojana delegoi nämä käyttöoikeudet kaikille käyttäjille, joiden on aktivoitava ja määritettävä agentti. Lisätietoja on ohjeaiheessa Jaetun postilaatikon delegoinnin muokkaaminen Exchange-hallintakeskuksen avulla.

  Kun käyttäjä aktivoi agentin, se suoritetaan taustatehtävänä kyseisen käyttäjän kontekstissa ja tarvitsee pääsyn jaettuun postilaatikkoon sähköpostien käsittelyä varten. Saattaa kestää muutaman tunnin, ennen kuin Exchange levittää käyttöoikeudet valituille käyttäjille.

• Agenttitoimintojen laskutus on määritetty Business Central-ympäristölle Business Central hallintakeskuksessa.

  Asiakaspalvelijat käyttävät aktivoituna Microsoft Copilot Studio viestejä, joista yritystäsi veloitetaan. Jos käytät kokeilutilaa, ensimmäiset 50 laskua käsitellään maksutta ilman laskutettavien tekoälyhyvitysten käyttämistä. Lue lisää kohdasta Kulutuspohjaisen laskutuksen hallinta ja Kokeile ostoja -agentti ilmaisella kokeilutilalla.

• (Vain eristysympäristöt) Salli HttpClient-pyynnöt -valitsin Payables Agent -laajennusasetuksissa on käytössä.

  Avaa Laajennusten hallinta -sivu, valitse ostovelka-agentti ja ota sitten käyttöön Salli HttpClient-pyynnöt -vaihtoehto.

Ota Payables Agent -ominaisuus käyttöön ympäristössä

Agenttitoiminto on käytössä, jos ostovelka-agentti-kuvake näkyy ylhäällä roolikeskuksen siirtymisvalikossa.

Jos kuvake ei ole näkyvissä, ota se käyttöön Copilot- ja agenttiominaisuudet -sivulla, kuten muutkin Business Centralin Copilot -ominaisuudet. Maksettavat-agentti on lueteltu kohdassa Yleisesti saatavilla oleva. Lisätietoja on kohdassa Copilotin ja tekoälyagentin ominaisuuksien määrittäminen.

Määritä ja aktivoi seuraavaksi agentti, jotta se voi käsitellä toimittajalaskut.

Kokeile payables-agenttia ilmaisella kokeilutilalla

Ennen kuin aktivoit Payables-agentin täysin, voit kokeilla sitä maksutta kokeilutilassa. Kokeilutilassa voit käsitellä jopa 50 laskua kuluttamatta laskutettavaa tekoälysaldoa. Kokeilutila on käytettävissä vain tuotantoympäristöissä, kun et ole vielä aktivoinut agenttia.

Kokeilutilassa:

• Agentti käsittelee tai vastaanottaa sähköpostitse lataamiasi tai vastaanottamiasi PDF-laskuja ilman organisaatiosi laskutusta
• Voit testata kaikkia agentin ominaisuuksia, mukaan lukien luonnosten luomista ja tarkistustyönkulkuja
• Mitään ei julkaista automaattisesti – tarkistat ja hyväksyt kaikki luonnokset ennen julkaisua
• Ohjattu määritystoiminto näyttää edistymisesi (esimerkiksi "Kokeilutilassa käsitellyt laskut: 5/50")

Kun olet käsitellyt 50 laskua, kokeilu päättyy automaattisesti ja agentti siirtyy täyteen tilaan. Agentti jatkaa laskujen käsittelyä keskeytyksettä, mutta alkaa käyttää laskutettavia tekoälysaldoja edellytyksien mukaan. Tässä siirtymässä ei tarvita lisämäärityksiä.

Kun kokeilujakso päättyy, Payables Agent Trial -osio poistetaan määrityssivulta ja korvataan Kustannukset-osioon. Kustannukset-osassa näkyy agentin kuluttamien Copilot saldojen kokonaismäärä.

Käynnistä agentti kokeilutilassa

1. Valitse roolikeskuksen oikeassa yläkulmassa olevasta navigointipalkista ostovelka-agentti>Aktivoi.
2. Valitse Määritä maksettavat myyntipalvelimien avustettu asennus -oppaassa OsioSsa Kokeile maksettavat myyntipalvelimia valitse Valitse tiedosto PDF-laskun lataamiseksi tai valitse Kokeile mallilaskuja esittelylaskujen käyttämiseksi.
3. Laskun lataamisen jälkeen agentti aktivoi automaattisesti kokeilutilassa ja aloittaa käsittelyn.

Oikealla puolella oleva agenttitehtäväruutu näyttää laskun käsittelyn edistymisen.

Määritä ja aktivoi laskujen käsittelyagentti

Määritä ja aktivoi ostovelka-agentti yrityksellesi. Jokaisella yrityksellä voi olla vain yksi Payables Agent, mutta monet käyttäjät voivat käyttää sitä.

Jos aloitat kokeilutilasta, agentti on jo aktiivinen ja siirtyy automaattisesti täyteen tilaan 50 laskun jälkeen. Seuraavien vaiheiden avulla voit säätää asetuksia tai määrittää agentin ilman kokeilutilan käyttöä.

1. Valitse roolikeskuksen oikeassa yläkulmassa olevassa siirtymispalkissa Payables Agent>Activate (tai , jos hän on jo kokeilutilassa).

2. Ota Aktiivinen-vaihtokytkin käyttöön Määritä ostoreskontra-agentti -avustetussa asennusoppaassa.

   

3. Valitse Käyttäjien käyttöoikeuksien hallinta määrittääksesi käyttäjät, jotka voivat hallita agenttia tai olla vuorovaikutuksessa sen kanssa. Voit lisätä käyttäjiä nyt tai myöhemmin. Lue, miten voit Hallita ostovelka-agentin käyttöoikeuksia.

4. Varmista, että ostovelka-agentin kieleksi on määritetty tuettu kieli.

   Kun määrität agentin ensimmäisen kerran, se käyttää samaa kieltä kuin työtilasi näyttökieli. Voit vaihtaa kieltä myöhemmin Payables Agent -kortin sivulta. Lue lisää näistä asetuksista kohdasta Vaihda kieltä ja aluekohtaisia asetuksia.

5. Valitse sivun oikealla puolella Siirry seuraavaan korttiin - nuoli, jos haluat määrittää lisää vaihtoehtoja, jotka määrittävät agentin toiminnan.

   Vaihtoehdot on jaettu useisiin kortteihin. Siirry seuraavaan korttiin - ja Siirry edelliseen korttiin -nuolien avulla voit siirtyä korttien välillä edestakaisin ja määrittää eri vaihtoehdot. Jokainen seuraavat välilehdet kuvaavat toisiinsa liittyvien asetusten ryhmää:

   • Seuraa saapuvia tietoja
   • Asiakirjan käsittely
   • Hae mallilaskut

   Perusta sähköpostitili ja kansio, jota agentti seuraa saapuvien toimittajalaskujen varalta.

   1. Ota käyttöön Valvo saapuvia tietoja -vaihtopainike, valitse Postilaatikko-valintaruutu ja aseta sitten Postilaatikko-kenttään sähköpostitili, jota haluat agentin valvovan.
   2. (Valinnainen) Määritä Kansio-kenttä määrittämään tietty postilaatikkokansio, jota agentin tulisi valvoa. Jätä tämä kenttä tyhjäksi, jotta voit valvoa koko postilaatikkoa.

   Tippi

   Kansio-kentän avulla voit tukea useita Business Central yrityksiä, jotka jakavat saman postilaatikon. Määritä Outlook sähköpostisäännöt, joilla reititetään kunkin yrityksen laskut eri alikansioihin ja sitten määritetään kunkin yrityksen agentti valvomaan määritettyä alikansiotaan. Tämä asetus estää sen, että väärän yrityksen agentti käsittelee laskuja.

8. Viimeistele määritykset valitsemalla Päivitä.

Ostovelka-agentti-kuvake muuttuu merkiksi siitä, että agentti on aktiivinen ja valmis käsittelemään postilaatikkoon saapuvat toimittajalaskut.

Valvo ja hallitse Copilot luottojen kulutusta

Maksettavat summat -agentti vaatii Copilot -saldoa saapuvien toimittajalaskujen käsittelyä varten. Voit seurata luottojen kulutusta määrityssivun Kustannukset-osassa, joka näyttää agentin kuluttamien Copilot saldojen kokonaismäärän.

Voit tarkastella luottojen kulutusta:

1. Valitse Maksettavat asiakaspalvelijat> agentin määritys -määrityskuvakkeen.
2. Kustannus-osassa näet kulutetun Copilot kokonaishyvityksen.
3. Valitse Lisätietoja kustannuksista , jos haluat käyttää yksityiskohtaisia tietoja kulutukseen perustuvasta laskuuksesta.

Mitä tapahtuu, kun saldo loppuu

Kun organisaatiosi Copilot Hyvityskiintiö on vanhentunut, agentti lopettaa uusien laskujen käsittelyn valvotusta postilaatikosta. Agentti on kuitenkin edelleen aktiivinen ja jatkaa ajoitetun tehtävänsä suorittamista.

Kun saldo tulee taas saataville (esimerkiksi uuden laskutusjakson alussa tai kun ostat lisää kapasiteettia), agentti jatkaa käsittelyä automaattisesti. Se hakee kaikki lukemattomat laskusähköpostit, jotka kertyivät postilaatikkoon, kun saldo ei ollut käytettävissä. Kertyneiden sähköpostiviestien määrästä riippuen tämä toiminto voi kuluttaa merkittävän osan uusista saldoistasi nopeasti.

Parhaat käytännöt saldojen hallintaan

• Valvo luottojen käyttöä säännöllisesti. Tarkista Agentin määrityksen Kustannus-osio tai tarkista Copilot Luottokapasiteetti ja käyttö Power Platform -hallintakeskuksessa, jotta pysyt kiintiörajoitusten edellä. Lue lisää artikkelista Kulutukseen perustuvan laskutuksen hallinta.
• Käytä kokeilutilaa arvioimiseen. Ennen kuin sitoudut täyteen tilaan, käsittele ilmainen kokeiluversio jopa 50 laskulla ja arvioi tyypillinen luotonkulutusmallisi.
• Poista agentin aktivointi, jos et halua automaattista jatkamista. Jos kokeilet agenttia tai käytät rajoitettua saldoa, poista agentin aktivointi ennen saldojen loppumista, jotta se ei käsittele automaattisesti laskujen keskeneräisiä paketteja, kun saldo uusitaan. Jos haluat poistaa käytöstä aktivoinnin, poista määrityssivun Aktiivinen-valitsin käytöstä.
• Hallitse lukemattomia sähköpostiviestejä ennen uudelleenaktivointia. Ennen kuin aktivoit agentin uudelleen luottopulan jälkeen, harkitse vanhojen laskusähköpostien tyhjentämistä tai arkistoimista valvotusta postilaatikosta, joita ei enää tarvitse käsitellä. Tämä toiminto estää agenttia käyttämästä saldoa vanhentuneille pyynnöille.

Agentin oikeuksien ja käyttöoikeuksien hallinta

Määritä agentin käyttäjät

Järjestelmänvalvojana voit määrittää, kenellä käyttäjillä on käyttöoikeus tai oikeus määrittää ostovelka-agentti. Lisää ja konfiguroi agenttikäyttäjät kolmella tavalla:

Objektien, tietojen ja käyttöliittymäelementtien agenttikäyttöoikeuksien hallinta

Maksettavat-agentilla on Business Central käyttäjätili muiden käyttäjien tapaan. Voit muokata tätä tiliä etsimällä ja avaamalla Agentit-sivun ja avaamalla sitten agenttikorttisivun valitsemalla OSTOVELKA-AGENTTI - [YRITYS].

Agentin käyttöoikeusjoukot -osassa luetellaan kaikki agentille tällä hetkellä määritetyt käyttöoikeusjoukot. Oletusarvon mukaan Payables Agentille on määritetty PAYABLES AG. – RUN -käyttöoikeusjoukko. Tämä asetus rajoittaa pääsyn vain objekteihin, tietoihin ja käyttöliittymän elementteihin (kuten sivuihin, kenttiin ja toimintoihin), joita tarvitaan toimittajalaskujen käsittelyssä.

Et voi muokata PAYABLES AG. – Suoraan suorittamisen käyttöoikeusjoukkoa, koska kyseessä on järjestelmän käyttöoikeusjoukko. Voit kuitenkin luoda kopion, muokata kopiota tarpeidesi mukaan ja lisätä sen sitten Agentin käyttöoikeusjoukot -osioon yhdessä muiden käyttöoikeusjoukkojen kanssa.

Ennen kuin voit lisätä tai poistaa agentti-tunnisteessa käytettäviä käyttöoikeusjoukkoja, muuta tilaksi käytöstä poistettu. Kun olet tehnyt muutokset, aseta se takaisin Käytössä-tilaan.

Muuta kieli ja alueasetukset

Ostovelka-agentti on validoitu ja tuettu englanniksi (EN) seuraavilla alueilla: Australia (AU), Yhdistynyt kuningaskunta (UK), Yhdysvallat (US) ja Uusi-Seelanti (NZ). Vaikka sitä voi käyttää muilla kielillä, se ei välttämättä toimi tarkoitetulla tavalla. Kielen laatu voi vaihdella käyttäjän vuorovaikutus- tai järjestelmäasetusten mukaan, mikä voi vaikuttaa tarkkuuteen ja käyttökokemukseen. Lue lisätietoja Copilot-maan/alueen käytettävyydestä ja tuetuista kielistä.

1. Avaa Ostovelka-agentti-korttisivu etsimällä (Alt+Q) sanalla Agentit ja valitsemalla sitten OSTOVELKA-AGENTTI - [YRITYS].
2. Valitse Agentin käyttäjäasetukset.
3. Määritä Kieli tuettuun englannin kieliasetukseen.

Seuraavat vaiheet

• Valvo agenttitoimintoja

Liittyvät tiedot

Ostovelat-agentin yleiskatsaus
Hallinnoi tunnettuja lähettäjiä Payables Agentille
Copilotin ja agentin ominaisuuksien määrittäminen