Taloushallinnon raporttien luominen

Tässä artikkelissa on tietoja taloushallinnon raportin luomisesta.

Raportti luodaan seuraavasti:

1. Avaa raportin määritys ja valitse Luo.
2. Näytölle avautuu Raporttijonon tila -sivu, joka näyttää raporttisi paikan jonossa.

Raportin luonnin edetessä saatat nähdä seuraavat raporttijonon tilailmaisimet Raportin jonon tila -sivulla.

Luotu raportti avautuu oletusarvoisesti verkkokatseluohjelmassa. Seuraavat raporttien luontivaihtoehdot ovat saatavilla:

• Määritä aikataulu raportin tai raporttiryhmän luomiseksi automaattisesti.
• Tarkista raportin puuttuvat tilit tai tiedot ja vahvista raportin tarkkuus.

Kun luot raportin, järjestelmä käyttää asetuksia, jotka määrität Raportin määritys -välilehdillä.

Luo raportti

Voit luoda talousraportin valitsemalla Kirjanpito>Kyselyt ja raportit>Talousraportit.

• Valitse luotava raportti ja valitse sitten Luo.
• Täytä Raportin päivämäärä -kenttä ja valitse OK.

Kun raportti on luotu, voit tarkastella sitä Raportit-osassa . Voit valita Näytä tai Poista raportti.

Jos haluat luoda raportin raportin suunnittelutoiminnolla, toimi seuraavasti:

1. Avaa raportin määritys ja valitse sitten Luo.
2. Näytölle avautuu Raporttijonon tila -sivu, joka näyttää raporttisi paikan jonossa. Luotu raportti avautuu oletusarvoisesti verkkokatseluohjelmassa.

Mitä tapahtuu raportin luontipyynnön lähettämisen jälkeen?

• Kun olet lähettänyt raportin luontipyynnön, raportti näkyy Raporttijonon tila -sivulla Raporttijonon luettelossa.
• Jos lähetät useita raporttien luontipyyntöjä samanaikaisesti, enintään kolme raporttia voidaan käsitellä samanaikaisesti Talousraporttiprosessin palveluesiintymässä ja jopa viisi raporttia voidaan käsitellä samanaikaisesti ympäristössä.
• Raportin luonti jono on FIFO-jono.
• Voit peruuttaa raportin luonnin, ennen kuin se siirtyy viimeiseen tilaan, valitsemalla raportti ja valitsemalla Poista. Kun raportti on peruutettu, raportin tilaksi tulee Peruutettu.

Raporttiryhmät

Raporttiryhmät ovat tehokas tapa luoda useita raportteja samanaikaisesti. Esimerkiksi kuukauden lopussa käyttäjät luovat joka kuukausi kahdeksan raporttia. Luo Raporttiryhmä ja valitse sitten Luo kullekin ryhmän kahdeksasta raportista ja valitse sitten Luo raporttiryhmälle. Kahdeksan raporttia luodaan yhdessä vaiheessa. Kun valitun raporttiryhmän raportit luodaan, tarkastele yksittäisiä raportteja siirtymällä kohtaan Talousraportit (Kirjanpidon > kyselyt ja raportit Talousraportit>).

Raporttiryhmä määritetään seuraavasti:

1. Valitse raporttien suunnitteluohjelmassaRaporttiryhmät.
2. Valitse raporttiryhmään sisällytettävät raporttimääritykset.
3. Valitse ohita yritys-, tieto- ja päivämääräasetukset kustakin ryhmään sisällytetystä raportista. Määritä kullekin raportille Yritys-, Kausi-, Vuosi- ja Tietotasot.
4. Tallenna raporttiryhmä.

Raporttien luonnin ajoittaminen

Useissa yrityksissä on tietty raporttijoukko, joka suoritetaan tietyin aikavälein liiketoimintaprosessien tarpeiden mukaan. Voit ajoittaa raportin muodostumaan säännöllisesti, esim. päivittäin, viikoittain, kuukausittain tai vuosittain. Voit ajoittaa yksittäisiä raportteja tai raporttiryhmiä, jotka sisältävät useita yrityksiä. Jokaiselle sisällytettävälle yritykselle on määritettävä tunnistetiedot, jotka voivat olla esimerkiksi samat kuin raporttipuumäärityksessä. Jos tunnistetiedot eivät ole kelvollisia, raportissa näkyvät vain tiedot, joihin sinulla on käyttöoikeus, kuten yritys, johon olet kirjautunut sisään sillä hetkellä. Tuotostiedot luetaan ensin raporttiryhmästä ja sen jälkeen yksittäisistä raporteista.

Kun raporttien aikatauluja luodaan ja tallennetaan, ne näytetään siirtymisruudun kohdassa Raporttien aikataulut. Voit luoda kansioita raporttien järjestämistä varten. Jos yhtä raporttia aikataulussa ei suoriteta, kaikkien muiden raporttien suorittaminen jatkuu.

Raporttiaikataulun luominen

1. Valitse raportin suunnitteluohjelmanTiedosto-valikossa Uusi ja valitse sitten Raporttiaikataulu. Näyttöön avautuu valintaikkuna Uusi raporttiaikataulu.

2. Valitse kohdassa Asetukset yksittäinen ajastettava raportti tai raporttiryhmä. Voit valita vain raportteja tai raporttiryhmiä yritykselle tai elementin valinnalle, johon olet parhaillaan kirjautuneena.

3. Ota raporttiaikataulu käyttöön valitsemalla Aktiivinen-valintaruutu. Vain raportin luonut käyttäjä tai järjestelmänvalvoja voi aktivoida raporttiaikataulun tai poistaa sen aktivoinnin.

4. Valitse päivä, jolloin aikataulun tulee alkaa, kohdassa Tiheys kentässä Aloita toisto. Oletusarvon mukaan valitaan asiakastietokoneen järjestelmäpäivämäärä.

5. Valitse aika, jolloin raportin tulee muodostua, Muodosta raportti klo -kentässä. Jos määrität ajan, joka on ennen kuluvaa järjestelmän aikaa, raportti suoritetaan seuraavana ajoitettuna päivänä.

6. Määritä raportin suoritusväli Toistumismalli-kohdassa. Oletuksena valitaan Päivittäin ja Aikaväli (päivinä) -arvoksi 1. Muut vaihtoehdot ovat Viikoittain, Kuukausittain ja Vuosittain.

7. Valitse Toistojen alue -kohdassa, milloin raportin luonnin on päätyttävä.

   • Ei päättymispäivää – Raporttiaikataulu jatkuu toistaiseksi.
   • Määritä esiintymien määrä – Raporttiaikataulu jatkuu määritetyn toistojen määrän ajan ja sitten sen aktivointi poistetaan.
   • Päättymispäivämäärä – Raporttiaikataulu päättyy määritettynä päivänä.

8. Valitse Tallenna. Syötä Tallenna nimellä -valintaikkunaan yksilöivä nimi ja raporttiaikataulun kuvaus.

Voidaksesi kopioida raporttiaikataulun, sinulla on oltava suunnittelijan tai järjestelmänvalvojan rooli. Vaikka järjestelmänvalvoja muokkaisi raporttiaikataulua, raportilla säilyy raportin luojan tunnistetiedot.

Kopioi raporttiaikataulu

1. Valitse raportin suunnitteluohjelmassa Raporttiaikataulut ja avaa kopioitavat raporttiaikataulut.
2. Valitse ensin Tiedosto ja sitten Tallenna nimellä. Syötä uusi nimi ja aikataulun kuvaus Tallenna nimellä -valintaikkunaan. Valitse OK ja uusi aikataulu näytetään siirtymisruudussa.
3. Muokkaa uuden aikataulun kenttiä ja tietoja tarvittaessa. Valitse sitten työkalurivillä Tallenna tai valitse TallennaTiedosto-valikossa.

Sinun on oltava raporttiaikataulun omistaja tai sinulla on oltava järjestelmänvalvojan rooli poistaaksesi raporttiaikataulun.

Raporttiaikataulun poistaminen

1. Valitse raportin suunnitteluohjelman siirtymisruudussa Raporttiaikataulu.
2. Valitse poistettava raporttiaikataulu ja valitse sitten Poista tai valitse Poista.
3. Poista raporttiaikataulu pysyvästi valitsemalla poiston vahvistusikkunassaKyllä. Jos aikataulun poisto-oikeuksia ei ole, sanoma avautuu eikä raporttia poisteta.

Tunnistetiedot ja raportin aikataulut

Jos et syötä tarvittavia tunnistetietoja kaikille raportteihin sisältyville yhtiöille, saat seuraavan sanoman tallentaessasi raporttiaikataulun: Sinun on syötettävä tunnistetietosi raporttiaikatauluun sisältyville yhtiöille. Määritä tunnistetiedot valitsemalla Käyttöoikeudet-painike.

Käyttäjä voi esimerkiksi kirjautua sisään yritykseen A. Käyttäjä luo aikataulun raportille, joka käyttää raportointipuun määritystä tietojen keräämiseen useilta yrityksiltä. Kun raporttiaikataulu tallennetaan, näyttöön tulee kehote, jossa käyttäjää pyydetään antamaan raporttipuumäärityksessä määritettyjen yritysten tunnistetiedot. Kun tunnistetietosi vanhenevat, raporttiaikatauluun kuuluvia raportteja ei luoda, ennen kuin tunnistetiedot on päivitetty. Raporttijonossa näkyy sanoma, joka ilmaisee, että käyttöoikeudet on päivitettävä. Raporttiaikataulu epäonnistuu, jos mikään seuraavista skenaarioista tapahtuu (koska ne vaativat tunnistetietoja):

• Uusi yritys lisätään yksittäisen raportin raporttipuuhun.
• Raporttiryhmään tallennettua raporttia muokataan.
• Raporttiryhmään lisätään uusi raportti uudelle yritykselle.

Jatka valitsemalla Raportin ajoitus -valintaikkunasta Käyttöoikeudet ja antamalla sitten tarvittavat tunnistetiedot.

Puuttuvien tilien analysointitoiminto

Voit etsiä mahdollisesti puuttuvia kirjanpitotilejä ja dimensioita kaikista rivimäärityksistä, raportointipuumäärityksistä ja raporttimäärityksistä rakenneosaryhmässä. Tästä ominaisuudesta on hyötyä, kun luot tai päivität useita tilejä tai osia lyhyen ajan kuluessa ja haluat varmistaa, että kaikki uudet tiedot sisältyvät raportteihisi.

Prosessi määrittää puuttuvat tilit käyttämällä pienintä ja suurinta arvoa rivimäärityksestä tai raportointipuun määrityksestä. Se näyttää sitten luettelon tileistä, jotka eivät ole rivimäärityksessä tai raportointipuun määrityksessä, mutta jotka sisältyvät taloustietoihin. Jos puuttuvan tilin arvo on suurempi tai pienempi kuin rivimäärityksen arvot, tiliä ei sisällytetä puuttuvien tilien luetteloon.

On epätodennäköisempää, että arvovälejä sisältävissä raporteissa on puuttuvia tilejä. Käytä mahdollisuuksien mukaan rakenneosissa alueita, jotta voit sisällyttää uusia tilejä, kun niitä luodaan. Jos raportin määritykseksi @ANY on määritetty yritys, voit kirjautua sisään tiettyyn yritykseen ja suorittaa puuttuvan tilianalyysin yritykselle.

Puuttuvien tilien analyysin suorittaminen

1. Valitse raportin suunnitteluohjelmassa Työkalut ja valitse sitten Puuttuvien tilien analyysi.

2. Valitse yrityssuodattimeksi yritys, jonka tulokset suodatetaan, tai valitse Kaikki (ei suodatusta), jolloin kaikkien saatavilla olevien yhtiöiden tiedot näytetään.

3. Valitse dimensiosuodattimeksi dimensio, jonka tiedot suodatetaan, tai valitse Kaikki (ei suodatusta), jolloin näytetään kaikkien saatavilla olevien dimensioiden dimensiotiedot.

4. Valitse Ryhmittely-kohdassa tulosten lajitteluvaihtoehto. Voit lajitella tulokset vaikutuksenalaisen rakenneosan mukaan tai dimension ja arvojoukkojen mukaan.

5. Tarkista näytetyt tulokset. Kun valitset kohteen ylemmässä ruudussa, alemmassa ruudussa näkyy lisätietoja poikkeuksesta. Tietoihin lukeutuvat liittyvät dimensiot, arvot ja raportit.

6. Avaa nimike, johon tämä vaikuttaa, valitsemalla asianmukainen luetteloruudun kuvake tai napsauta kohtaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Avaa. Voit valita useita kohtia pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna valitessasi kohdat alaruudussa.

7. Jos tulokseen sisältyy mitään sellaisia arvoja, rakenneosia tai raportteja, joiden ei pitäisi sisältyä analyysiin, napsauta kyseistä kohtaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Sulje pois, tai valitse Sulje pois -valintaruutu kyseisen kohdan vieressä poistaaksesi sen luettelosta. Poissuljettuja nimikkeitä ei sisällytetä, kun luettelo päivitetään. Voit valita useita kohtia pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna valitessasi kohdat alaruudussa. Saat näkyviin kaikki kohteet, mukaan lukien aiemmin analyysista pois jätettäväksi valitsemasi kohteet, valitsemalla Näytä pois jätetyt rakenneosat ja arvot -valintaruudun ja valitsemalla sitten Päivitä.

8. Valitse Päivitä päivittääksesi poikkeukset, jotka olet käsitellyt. Valitse Kyllä suorittaaksesi täyden päivityksen kaikille tuloksille, tai valitse Ei suorittaaksesi osittaisen päivityksen käsitellyille nimikkeille.

   Huomautus

   Sivu päivittyy automaattisesti, kun se avautuu, ellei sivua ole avattu viimeisten 15 minuutin aikana.

9. Kun ratkaiset ongelmat, sulje valintaikkuna valitsemalla OK .

Puuttuvien tilien analyysin pikanäppäimet

Kun suoritat puuttuvien tilien analyysin, käytettävissä on seuraavat pikanäppäimet.

Lisää resursseja

Talousraportointi

Raporttien suunnitteluohjelman käyttöliittymä