Kyselylomakkeiden luonti

Koskee seuraavia Dynamics 365 -sovelluksia:
Henkilöstöhallinto

Tässä artikkelissa kuvataan kyselylomakkeen luontiprosessia. Ensimmäinen vaihe kyselylomakkeen suunnittelu. Kun suunnittelet kyselylomaketta, voit kirjoittaa kysymyksiä ja vastauksia, mutta myös luoda rakenteen, joka mahdollistaa vastausten tallentamisen ja taulukkoimisen.

Huolellisesti suunnittelu kyselylomake voi parantaa keräämiesi tietojen laatua. Huolellisen suunnittelun avulla voit valita kyselylomakkeeseen kulloinkin sopivat vaihtoehdot. Seuraavat seikat auttavat tehokkaan kyselylomakkeen suunnittelemisessa:

• Määritä kyselylomakkeen tarkoitus selvästi, jolloin voit varmistaa, että kysymykset tukevat sitä.
• Määritä yksittäinen henkilö tai henkilöryhmä, jonka haluat täyttävän kyselylomakkeen.
• Kirjoita kyselylomakkeessa näkyviä kysymyksiä ja kirjoita tarvittaessa vastausvaihtoehtoja.
• Varmista, että kyselylomake etenee loogisesti, jotta vastaajat pysyvät kiinnostuneina.
• Järjestä kysymyksiä ja vastauksia siinä järjestyksessä, jossa esität ne vastaajille.
• Päätä, miten voit arvioida tuloksia, jos sovellettavissa.
• Päätä, tarvitsetko lisäominaisuuksia. Voit esimerkiksi määrittää, onko tulokset luokiteltu ja miten niitä luokitellaan, onko aikaraja pakollinen vai ovatko kaikki kysymykset pakollisia.

Tämän tilauksen suunnitteluvaihe sisältää neljä tehtäväluokkaa.

1. Määritä tarvittavat edellytykset.
2. Määritä mahdolliset vastausryhmät ja vastaukset.
3. Määritä kysymykset ja niiden liitokset vastausryhmiin.
4. Määritä kyselylomake ja liitä siihen kysymykset.

Edellytykset

Ennen kuin voit luoda kyselyitä, vastauksia ja kysymyksiä, sinulla on oltava eräitä edellytyksiä. Kaikkia toimintoja voi kuitenkin käyttää, vaikka kaikki edellytykset eivät täyttyisikään.

Pakollinen

Valinnainen

Kyselylomaketyypit

Kyselylomakkeen tyypit on määritettävä, kun luot kyselylomakkeen. Kyselylomakkeen tyypit auttavat kyselylomakkeiden hallinnassa ja luokittelussa. Kyselylomaketyyppien avulla voit luokitella kyselylomakkeita ja erottaa ne toisistaan. Jos esimerkiksi valittavissa on useita kyselylomakkeita, tietyn kyselylomakkeen löytäminen helpottuu, kun suodatat niitä tyypin mukaan. Seuraavassa on joitakin esimerkkejä kyselylomaketyypeistä:

• henkilöstön kehitys
• asiakastutkimukset
• Tarkistus

Kysymystyypit

Kysymystyypit ovat pakollisia. Ne on liitettävä kysymykseen luomisen yhteydessä.

Kysymystyyppien avulla voidaan luokitella kysymyksiä raportointia varten. Kysymystyypit myös helpottavat kysymysten etsimistä, koska tyyppejä voi käyttää suodattimina Kysymykset-sivulla. Seuraavassa on joitakin esimerkkejä kysymystyypeistä:

• henkilöstöhallinto
• liiketoiminnan hallinta
• kurssin arviointi.

Kyselylomakeparametrit

Kyselylomakeparametrit ovat valinnaisia. Organisaation vaatimuksista riippuen ne eivät välttämättä ole käytössä.

Kyselylomakeparametrit määrittävät anonyymin tilan, numerosarjan koodit ja kyselylomakkeen viitetyypit. Kun organisaatio jakelee kyselylomakkeen, anonyymisti vastaamisen vaihtoehtoon tulee kiinnittää huomiota.

Numerosarjakoodit järjestävät kysymyksiä ja vastauksia. Arvot liitetään automaattisesti nimikkeisiin näiden numerosarjan koodien perusteella.

Määritä kaikki parametrit, ennen kuin aloitat tietojen luomisen. Voit muokata kyselylomakeparametrien asetuksia milloin tahansa.

Kyselylomakkeen osat

Kyselylomake muodostuu kolmesta pääelementistä: vastausryhmistä, jotka sisältävät monivalintakysymysten vastaukset, kysymyksistä ja itse kyselylomakkeesta. Voit halutessasi ryhmitellä kyselylomakkeen kysymykset tulosryhmiin. Tulosryhmien avulla voit luokitella kysymykset ja tehdä kyselylomakkeesta lisäanalyysin.

Vastausryhmät ja vastaukset

Vastaajat voivat vastata kysymykseen kahdella eri tavalla kysymyksen aiheen mukaan.

• Avoimet kysymykset eivät edellytä vastauksia tietyssä muodossa. Vastaajat voivat kirjoittaa vastauksen tekstinä, numerona, päivämääränä tai aikana. Kysymykset edellyttävät vastaajilta yleensä subjektiivisia tietoja kuten mielipiteitä, kuvauksia, arviointeja tai arvioita.
• Suljetut kysymykset edellyttävät, että vastaaja valitsee vastauksen mahdollisten oikeiden vastausten luettelosta.

Voit tarjota luettelon mahdollisista vastauksista suljettuihin kysymyksiin luomalla vastauksia Vastausryhmät-sivulla .

Vastausryhmät ja vastaukset ovat komponentteja, jotka muodostavat kysymysten luomisessa käytettävien tietojen päätekstiosan. Kun olet luonut vastausryhmän, voit liittää sen kysymykseen Kysymykset-sivun Vastausryhmä-kentässä.

Voit käyttää Vastaus-ryhmää useampaan kuin yhteen kysymykseen samassa kyselylomakkeessa ja voit käyttää sitä myös useampaan kuin yhteen kyselylomakkeeseen.

Kysymykset

Kyselylomakkeessa on oltava kysymyksiä. Kysymykset voivat olla joko avoimia tai rajattuja.

• Avointen kysymysten vastauksia ei ohjata, vaan vastaajat voivat kirjoittaa vastauksensa.

• Monivalintakysymykset vaativat luettelon ennalta määritetyistä vastausvaihtoehdoista. Kysymysten rakenne voidaan määrittää niin, että vastaaja voi valita useita vastauksia. Kysymykset tulisi suunnitella siten, että ne houkuttelevat vastaajan antamaan yksityiskohtaisia tietoja. Kysymykset tulee linkittää vastausryhmään, joka sisältää kunkin monivalintakysymyksen vastausvaihtoehdot.

  Muistio

  Vastausryhmät ja vastaukset on luotava ennen monivalintakysymysten määrittämistä.

Voit järjestää kysymyksiä ehdollisen kysymyksen hierarkiaan, jotta toissijaiset kysymykset riippuvat vastauksesta, jonka vastaaja valitsee edelliseen kysymykseen. Voit kirjoittaa kysymykset ensin ja järjestää ne hierarkiaan myöhemmin.

Kyselylomakkeiden määrittäminen

Voit määrittää kullekin kyselylomakkeelle seuraavat tiedot:

• pakollisiin kysymyksiin vastaamisen kokonaisaika tai aikaraja
• kaikkien kysymysten pakollisuus
• lasketaanko kyselylomakkeen pisteiden enimmäismäärä
• tulosten luokittelutapa
• Onko kyselylomake saatavilla rajoitetulle vastaajajoukolle.
• Näytetäänkö lomakemalli taustana kyselylomakkeen jokaisen sivun takana.
• Se, vaaditaanko vastaajille lisähuomautuksia kyselylomakkeen tarkoituksen selventämiseksi.
• kysymysten näyttäminen kiinteässä järjestyksessä tai kysymysten valitseminen poolista satunnaisessa järjestyksessä
• Kysytäänpä kysymyksiä vain, jos aiempiin vastauksiin on annettu erityisiä vastauksia.

Kyselylomakkeen määrittäminen

Kyselylomakkeen määrittäminen Kyselylomakkeet-sivun avulla. Voit määrittää kyselylomakkeen suorittamalla seuraavat tehtävät järjestyksessä:

1. Luo kyselylomake.

2. Liitä kysymyksiä kyselylomakkeeseen käyttämällä jotakin seuraavista menetelmistä:

   • Jos käytät tulosryhmiä, liitä kysymyksiä kyselylomakkeeseen käyttämällä tulosryhmiä. Määritä ensin kyselylomakkeen tulosryhmät ja lisää sitten tulosryhmiin kysymykset.
   • Jos et käytä tulosryhmiä, liitä kysymyksiä suoraan kyselylomakkeeseen.

3. Määritä ehdollinen kysymyshierarkia, jos se vaaditaan.

4. Testaa kyselylomake.

Valitse Kyselylomakkeet-sivullaVahvista , jos haluat testata, onko kyselylomake kokoonpano oikein. Kyselylomake kannattaa täyttää ja testata itse ennen sen lähettämistä.

Kyselylomakkeen muokkaaminen

Kyselylomakkeet-sivulla voit:

• muokata kyselylomakkeen tietoja, kuten tulosryhmiä ja kysymyksiä
• poistaa ja lisätä kysymyksiä
• muuttaa tulosryhmiä ja järjestysnumeroa.

Seuraavia kysymystyyppejä ei voi poistaa kyselylomakkeesta:

• kyselylomakkeeseen liitetyt kysymykset
• Kysymykset, joihin käyttäjät ovat jo vastanneet ja näkyvät siksi Vastaukset-valintaikkunassa .

Tulosryhmät

Tulosryhmiä ovat valinnaisia, kun kyselylomakkeeseen liitetään kysymyksiä.

Tulosryhmän avulla voit laskea pisteitä ja luokitella kyselylomakkeen tulokset. Jos tulosryhmät ovat käytössä, voit suorittaa seuraavat tehtävät:

• kyselylomakkeen tulosten arvioiminen pistetilastotietojen perusteella
• vastaajan pisteiden arvioiminen jokaisessa määritetyssä tulosryhmässä.
• Voit luoda kustakin tulosryhmästä tilastotietoja, jos haluat analysoida tuloksia.
• Tulosta raportti, joka näyttää kunkin tulosryhmän tulokset sekä valinnaiset pisteet ja tekstit, jotka perustuvat kuhunkin tulosryhmään ansaittuihin pisteisiin.

• Määritä monivalintakysymykset. Monivalintakysymysten Kysymykset-sivun syöttötyypiksi on määritettävä valintaruutu, vaihtoehtopainike tai yhdistelmäruutu.
• Määritä vastauspisteet vastausryhmissä, jotka määrität kullekin kysymykselle.
• Määritä kyselylomake.

Voit liittää kyselylomakkeeseen kysymykset tulosryhmien avulla määrittämällä ensin kyselylomakkeen tulosryhmät ja lisäämällä sitten tulosryhmiin kysymykset. Jos et käytä tulosryhmiä, voit liittää kysymykset suoraan kyselylomakkeeseen.

Määritä useita tulosryhmiä arvioimaan pisteitä, jotka vastaaja ansaitsee kussakin luokassa. Kun kyselylomake on suoritettu, voit tarkastella kunkin tulosryhmän pisteitä.

Voit myös määrittää jokaiselle tulosryhmälle vähintään yhden pisteisiin perustuvan sanoman, joka lähetetään vastaajille, kun he ovat täyttäneet kyselylomakkeen. Näyttöön tuleva teksti voi vaihdella sen mukaan, mitkä pisteet vastaaja on saanut tulosryhmässä. Jos haluat käyttää pistepohjaisia sanomia, määritä pistevälit ja kunkin välin kuvaus. Kun vastaaja saa tiettyyn pisteväliin kuuluvan tuloksen, kyseiseen pisteväliin liittyvä teksti näkyy tulosraportissa.

Koska tulosryhmä liittyy pisteisiin, jotka on liitetty kyselylomakkeen tiettyihin joukkoihin, voit käyttää vain tiettyä kyselylomakkeen tulosjoukkoa.

Esimerkki: Tulosryhmän 3 pisteet ja tekstit

Käytössä on johtamistaitotestin kyselylomake, jossa on 15 kysymystä kolmessa eri luokassa. Luo kolme tulosryhmää ja lisää kuhunkin tulosryhmään viisi kysymystä. Kolmen ryhmän pisteet lasketaan yhteen. Kolme tulosryhmää ovat seuraavat:

• luovat taidot
• johtamistaidot
• tekniset taidot.

Jos haluat käyttää pistepohjaisia viestejä, määritä kullekin tulosryhmälle tekstivälit. Jokaiseen kysymykseen liitetään kaksi pistettä. Tämän vuoksi kunkin tulosryhmän enimmäispistemäärä on 10.

Seuraavassa taulukossa näytetään pistepohjaiset sanomat, jotka määrität tulosryhmälle "johtajuuskyvyt".

Voit määrittää pistevälejä ja tekstejä jokaiselle kyselylomakkeen tulosryhmälle. Kunkin vastaajan tuloksia vastaava teksti näkyy tulosryhmän kohdalla.

Ehdolliset kysymyshierarkiat

Ehdolliset kysymyshierarkiat ovat valinnaisia kyselylomakkeen määrittämisen yhteydessä.

Jos haluat luoda kyselylomakkeeseen kysymyshierarkian ehdollisten kysymysten avulla, määritä kyselylomakkeessa esitettävien kysymysten järjestys sen mukaan, mitä vastausta vastaaja valitsee kutakin kysymystä varten. Kun kysymysten järjestys perustuu vastaajan vastaukseen, voit muokata kyselylomaketta samalla, kun vastaaja täyttää sitä.

Esimerkkejä

Yritys tarjoaa asiakkailleen sekä nimikkeitä että palveluita. Tällaisissa tapauksissa käy usein niin, että asiakkaat saattavat ostaa pelkästään tuotteita tai palveluita tai molempia. Ku yritys siis lähettää asiakastyytyväisyyskyselyn, kyselylomakkeeseen lisätään ehdollinen rakenne, jolloin vain palveluita ostaneiden asiakkaiden ei tarvitse vastata nimikkeitä koskeviin kysymyksiin.

Vaihtoehtoisesti kyselylomakkeen voi määrittää niin, että jos vastaaja valitsee kysymykseen 1 vastaksen A, seuraavaksi esitetään kysymys 2. Mutta jos vastaaja valitsee kysymykseen 1 vastauksen B, seuraavaksi esitetään kysymys 5.