Myyntiprosessit

Koskee Project Service -sovelluksen versiota 3.x

Projektiperusteisessa organisaatiossa käytettävät myyntiprosessit eroavat tuoteperusteisessa organisaatiossa käytettävistä myyntiprosesseista. Tämä ero johtuu siitä, että projektipohjaisten organisaatioiden myyntijaksot ovat pidempiä ja vaativat mukautettuja arviointitekniikoita, joiden avulla voidaan analysoida ja luoda tarjouksia kullekin kaupalle. Dynamics 365 Project Service Automation käyttää joitakin samoja toimintoja, joita käytetään Dynamics 365 Sales -myyntiprosessissa. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä:

• Myyntiprosessin seuraamiseen käytetään Liidi-entiteettiä.
• Hyväksyttyjä liidejä seurataan mahdollisuuksina. Myyntiprosessin voi aloittaa myös mahdollisuudesta.
• Kaikkia mahdollisuuteen liittyviin artefakteihin päästään käsiksi. Näitä artefakteja ovat esimerkiksi myyntitiimi, sidosryhmät, todennäköisyys, luokitus, myyntivaiheet ja liiketoimintaprosessit.
• Mahdollisuudelle luodaan useita tarjouksia.
• Tarjous on merkitty suljettu voitetuksi -tilaan myyntitilauksen luomiseksi. PSA:ssa myyntitilausta mukautetaan, ja sitä kutsutaan projektisopimukseksi.

Seuraavassa kuvassa on tyypillinen myyntiprosessi projektipohjaisessa organisaatiossa.

Myynnin arvioiminen

Myynnin arvo voidaan arvioida aiemmin toimitettujen projektien ja projektien monimutkaisuuden perusteella. Projekteissa, joihin liittyy laajennuksia aiempiin projekteihin, tai projekteissa, joissa toimittajan asiantuntemus on korkea ja tunnettu työmalli, käytetään yksinkertaisempaa arviointiprosessia. Monimutkaisemmissa projekteissa ostoprosessi on yleensä pidempi. Tämän vuoksi myynnin arviointiprosessissa on enemmän vaiheita. Prosessin alkuvaiheessa myyntitiimi käyttää tilipäälliköiden ja aiheasiantuntijoiden antamia tietoja luodakseen korkean tason arvion kustakin erillisestä työkomponentista, jota lainataan. Nämä työn osat esitetään tarjousriveillä.

Voit luoda tarjouksesta korkean tason arvion. Tämä ylätason arviointi korvataan myöhemmin yksityiskohtaisemmalla arvioinnilla, joka perustuu vakioitujen projektimallien avulla luotavaan projektisuunnitelmaan. Näiden mallien avulla voit laatia aikataulun ja määrittää rahalliset arvot tarjoukselle ja sen osille (tarjousrivit).

Voit luoda useita tarjouksia projektille ja ryhmitellä ne yksittäisen mahdollisuuden entiteettityypin alle. Lopulta yksi näistä lainausmerkeistä merkitään Suljettu-merkinnäksi Voitettu ja projektisopimus tai työlauseke (SOW) luodaan. Projektisopimus sisältää sovitun arvon kullekin komponentille (sopimusrivi), jonka asiakas hyväksyy toimitettavaksi. SOW luodaan yleensä Microsoft Word -asiakirjana. Kaikki asiakkaalle projektin toimittamisen aikana lähetettävät laskut viittaavat projektisopimukseen tai työnkuvaukseen.

Voit myös luoda vaihtoehtoisia tarjouksia yhdessä mahdollisuuden entiteettityypissä tai määrittää järjestelmän siten, että projektisopimus luodaan, kun tarjous voitetaan. Tässä tapauksessa voit liittää Word asiakirjan, joka edustaa SOW:a projektisopimustietueessa.

Myyntiprosessin määrittäminen

Voit käyttää Microsoft Dynamics 365:ssä liiketoimintaprosessivirtoja (BPF) myyntiprosessisi konfiguroimiseen. BPF-rahastot antavat myyntihenkilöstölle ohjatun visuaalisen käyttöliittymän, jonka avulla he voivat siirtää sopimuksia eteenpäin yrityksellesi tyypillisten vaiheiden läpi.

Yritykselläsi voi olla esimerkiksi seuraavat kuusi myyntiprosessin vaihetta:

1. Täyttää vaatimukset
2. Arvio
3. Sisäinen tarkistus
4. Sopimus
5. Toimitus
6. Sulje

Nämä kuusi vaihetta esitetään nuolenkärkikuvakkeiden (>) avulla, jotka voit laajentaa kussakin luomassasi mahdollisuusentiteettityypissä.

Organisaatiosi saattaa käyttää eri entiteettejä edustamaan samaa sopimusta kehityksen kehittyessä. Myyntiprosessin alkuvaiheessa sopimusta edustaa Mahdollisuus-entiteetti. Kun aikaa kuluu ja yksityiskohtia tulee esiin, korkean tason arvioita voidaan käyttää yhden tai useamman tarjouksen luomiseen. Jos sisäiset ja asiakkaan sidosryhmät tarkistavat yhden näistä tarjouksista, kauppaa edustaa Tarjous-entiteetti. Kun asiakas on hyväksynyt tarjouksen, projektisopimus tai SOW edustaa sopimusta. Tämän toiminnan tukemiseksi BPF:t on jäsennetty siten, että prosessin jokainen vaihe linkitetään eri tietokantataulukkoon.

Myyntiprosessin Kvalifiointi-vaihetta voidaan tukea Mahdollisuus-objekti. Estimate- ja Internal Review -vaiheita voi tukee Tarjous-entiteetti. Sopimus -,Toimitus- ja Sulje-vaiheita voi tukee Projektisopimus-entiteetti.

Kun siirrät kauppoja vaiheiden läpi, järjestelmä pyytää sinua luomaan asianmukaisen entiteettitietueen auttamaan ja opastamaan sinua prosessissa. Vaiheet voivat olla ehdollisia. Jos esimerkiksi tarvitset tarjouksen sisäisen tarkistuksen vain, jos tarjous käyttää mukautettua hinnastoa, voit määrittää kyseisen ehdon liiketoimintaprosessin asianmukaisessa vaiheessa. Sisäisen tarkistuksen vaihe näytetään sitten vain tarjouksille, jotka käyttävät mukautettua hinnastoa. Kaikkien muiden sopimusten ja tarjousten Kohdalla Arviointi-vaihetta seuraa Sopimus-vaihe .

Projektipalvelujen automatisoinnin ja myynnin erot

Vaikka PSA:n myyntiprosessi käyttää myyntiprosessin perustoimintoja Myynti-prosessissa, siinä on eräitä merkittäviä eroja projektipohjaisten organisaatioiden liiketoimintakäytäntöjen erojen vuoksi. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä:

• Projektitarjoukset – Projektipalvelun automatisoinnissa tarjous suljetaan sen jälkeen, kun projektisopimus on luotu tarjouksesta. Myynti-kohdassa voit pitää tarjouksen avoimena voitettuasi sen. Tämä ero johtuu siitä, että tarjousten ja projektisopimuksen välinen vastaavuus on parempi projektipohjaisille organisaatioille.
• Aktivointi ja muutokset – PSA:ssa aktivointia ja muokistuksia ei tueta projektitarjouksissa. Myynti-kohdassa tarjous voidaan lukita lisämuokkausten estämiseksi.
• Tarjouksen sulkeminen hävittynä tai voitettuna – PSA:ssa projektin tarjous suljetaan voitettuna tai hävittynä, mahdollisuus säilyy avoimena. Kaikki muut mahdollisuuden tarjoukset suljetaan hävittynä. Kun tarjous Sales-järjestelmässä suljetaan joko voitettuna tai hävittynä, käyttäjää kehotetaan toimimaan mahdollisuuden suhteen. Käyttäjän syötteestä riippuen pohjana oleva mahdollisuus voidaan sulkea tai jättää auki.

Tarjousten ja projektisuunnitelmien tarkistusten seuranta myyntisyklissä

PSA:ssa ei voi seurata tarjoukseen tehtyjä muutoksia. Sen sijaan sinun on merkittävä olemassa oleva tarjous Suljettu 'Menetetty'-tilana ja luotava sitten uusi tarjous. Voit kopioida tarjouksen tai kloonata projektipohjaisen tarjouksen käyttämällä PSA:ta.

Tarjousten ja projektisopimusten kommenttien ja hyväksyntöjen seuranta

Voit hallita tarjousten ja projektisopimusten arviointia ja hyväksymistä tietueseinän ja viestien avulla. Organisaatiosi voi luoda mukautettuja työnkulkuja ja laajennuksia tarkastus- ja hyväksyntätyökohteiden ilmoitusten määrittämiseksi, uudelleenohjaamiseksi, eskaloimiseksi ja hallitsemiseksi.