Hallinnoi dataa sovelluksessasi (esikatselu)

Sovellukset tarvitsevat usein tietoja, kuten tehtäviä, assettejä, pyyntöjä tai asiakastietoja. Kun luot sovelluksen Microsoft Copilot Studio:ssa, voit aloittaa esimerkkidatasta, säilyttää tiedot selaimessa tai yhdistää sovelluksen organisaation tietolähteeseen.

Tässä artikkelissa selitetään, miten sovellus toimii yleisimmät tavat datan kanssa sekä miten yhteydet, identiteetti ja käyttöoikeudet vaikuttavat sovelluksen käyttäjiin.

Yleisimmät tavat, joilla sovellukset toimivat datan kanssa

Sovellus voi käyttää yhtä tai useampaa seuraavista lähestymistavoista.

Jotkut sovellukset eivät tarvitse tallennusta. Esimerkiksi laskin tai yksikkömuunnin voi tuottaa tuloksia tallentamatta niitä. Sovellus voi myös käyttää useita lähteitä, riippuen ympäristönsä kyvyistä ja käytännöistä.

Valitse datamenetelmä

Käytä seuraavia kysymyksiä päättääksesi, miten sovelluksen tulisi toimia datan kanssa:

Aloita esimerkkidatalla

Jos et yhdistä olemassa olevaa lähdettä, Copilot Studio voi tuottaa näytedataa, joka vastaa kuvaamaasi sovellusta. Näytedata helpottaa sovelluksen varhaisen version esikatselua ja testaamista.

Käsittele otosaineistoa edustavana sisältönä, ei paikkana yritysasiakirjojen säilyttämiseen. Muutokset, jotka tehdään näytedatan käytön aikana, voivat nollautua, kun sovellus latautuu uudelleen tai kun Copilot Studio regeneroi osan sovelluksesta.

Näytetietueita voidaan myös sisällyttää itse luotuun sovellukseen. Tämän seurauksena sovelluksen esikatselun päivittäminen ei ole luotettava tapa selvittää, mihin sovellus tallentaa tietonsa. Tarkista sovelluksen tiedot ja yhteydet ennen kuin luotat siihen tiedon säilyttämisessä.

Tallenna sovellustiedot selaimeen

Jotkut itsenäiset sovellukset voivat tallentaa tietoa selaimeen. Selaimen paikallinen data voi säilyä päivityksen jälkeen, mutta se ei ole sama asia kuin yhdistetty organisaatiodata.

Selaimen paikalliset tiedot yleisesti:

• On saatavilla vain selainprofiilissa, jossa loit sen
• Ei jaeta automaattisesti muiden sovellusten käyttäjien kesken
• Ei välttämättä ole saatavilla toisella laitteella
• Sitä ei hallinnoida SharePoint-, Dataverse- tai muuna yhdistettynä tietueena

Käytä organisaation tietolähdettä, kun sinun täytyy jakaa tietoja, hallita dataa keskitetysti tai tehdä dataa saataville eri laitteilla.

Tallenna ja käytä organisaatiodataa

Yhdistetty organisaatiodata voi tukea kahta toisiinsa liittyvää työnkulkua:

• Tietojen tallentaminen, joita ihmiset luovat tai päivittävät sovelluksen kautta
• Työskentely taulujen kanssa, joita organisaatiosi jo käyttää

Asetelma voi vaihdella lähteen mukaan. Copilot Studio hoitaa tuetun yhteysprosessin ja luo sovelluskonfiguraatiot, jotka tarvitaan valittujen tietojen käsittelyyn. Yhdistetty taulukko voi sisältää olemassa olevia tietueita ja jatkaa uusien tietueiden vastaanottamista sovelluksesta.

Käytä SharePoint-listoja

Käytä SharePoint-listoja, kun sovelluksesi tarvitsee yksinkertaista, listamuotoista tiimidataa. Tuetun esikatseluskenaarion mukaan Copilot Studio voi yhdistää sovelluksen olemassa olevaan listaan tai luoda uusia listoja SharePoint-sivustolle, jota voit käyttää.

Copilot Studio saattaa kysyä, mitä sovellustietueita haluat tallentaa, käytetäänkö olemassa olevaa SharePoint-sivustoa ja mille sivustolle listat kuuluvat. Yhteyden luominen tai käyttö voi vaatia hyväksyntäsi ja luvan valitulle sivustolle ja listoille.

Käytä olemassa olevien Dataverse-taulukoiden tietoja

Käytä Dataversea, kun sovelluksen pitäisi toimia rakenteellisen organisaatiodatan kanssa, jota organisaatiosi jo hallinnoi Power Platform -ympäristössä. Esikatselussa Copilot Studio yhdistää sovellukset olemassa oleviin Dataverse-tauluihin.

Copilot Studio saattaa pyytää sinua valitsemaan Dataverse-ympäristön, taulukon ja yhteyden. Sinulla täytyy olla lupa käyttää valittua taulukkoa ja suorittaa sovelluksen vaatimat toiminnot.

Vertaa SharePoint-listoja ja Dataversea

Sekä SharePoint-listat että Dataverse tallentavat organisaatiotiedot ylläpitäjän hallintaan, mutta ne sopivat eri tarpeisiin. Jos molemmat vaihtoehdot ovat saatavilla, käytä seuraavaa vertailua valitaksesi parhaan vaihtoehdon.

Kun olet yhdistänyt SharePoint- tai Dataverse-taulun, tarkista sovelluksen Data and Connections -osio varmistaaksesi, mitä lähdettä se käyttää.

Yhdistä muihin olemassa oleviin taulukoihin

Jos organisaatiollasi on jo sovelluksen tarvitsemat tiedot, pyydä agenttia yhdistämään sovellus kyseiseen lähteeseen. SharePoint:n ja Dataversen lisäksi sovellus voi toimia myös muiden taulukkomaisten lähteiden, kuten Excel:n tai SQL:n, kanssa.

Datayhteydet mahdollistavat sovelluksen lukemisen tai kirjoittamisen riveihin rakenteellisessa lähteessä. Tarkka asetus vaihtelee lähteen mukaan, mutta Copilot Studio ohjaa sinua valitsemaan datan ja yhteyden, jota sovellus käyttää.

Opi eri tavoista, joilla sovellus voi käyttää Excel- tai CSV-tiedostoja Work with Excel- ja CSV-tiedostoissa. Muita taulukkomuotoisia lähteitä saattaa myös olla saatavilla. Saatavuus riippuu sovelluksen ympäristöstä. Tarkista ja testaa tulos ennen sovelluksen julkaisemista, erityisesti silloin kun sovelluksen käyttäjät voivat lisätä, päivittää tai poistaa tietueita.

Vaihda tai päivitä datayhteys

Jos lähdekoodi, taulurakenne tai yhteys muuttuu, pyydä agenttia päivittämään sovelluksen datayhteys. Tarkista päivitetyt kentät ja testaa sovellusta uudelleen ennen julkaisua. Vältä luodun yhteyskoodin vaihtamista suoraan.

Yhteyden saatavuus ja ylläpitäjäkäytännöt

Sovellukset voivat käyttää tietolähteitä ja yhteyksiä, jotka ovat saatavilla ja sallittuja niiden ympäristössä. Datapolitiikat ja muut ylläpitäjän kontrollit määrittävät, mitkä lähteet ja yhteydet ovat käytettävissä.

Copilot Studio -sovelluksilla saattaa olla pääsy laajemman connector-katalogin osajoukkoon. Opi, miten ylläpitäjät luokittelevat ja ohjaavat liittimiä datapolitiikassa.

Tietolähde tai yhteys saattaa olla saatavilla jostain seuraavista syistä:

• Vakuutus estää sen.
• Ympäristön liitinluettelo ei sisällä sitä.
• Tarvittavaa yhteyttä ei ole.
• Tililläsi ei ole lupaa käyttää sitä.
• Vaadittua lupaa ei ole saatavilla.

Ota yhteyttä ylläpitäjääsi, jos odotat tietolähteen olevan saatavilla, mutta et voi valita tai käyttää sitä.

Työskentely Excel- ja CSV-tiedostojen kanssa

Voit käyttää tiedostoja monella eri tavalla, riippuen siitä, haluatko antaa kontekstia, yhdistää live-dataa vai antaa sovelluksen käyttäjien ladata tiedoston.

Liitä tiedosto sovelluksen luomisen yhteydessä

Valitse +Chatissa liittää tiedosto, joka antaa agentille enemmän kontekstia. Esimerkiksi työkirja voi auttaa agenttia ymmärtämään kentät ja tiedot, jotka sovelluksen tulisi näyttää. Tiedoston liittäminen kontekstiksi ei luo pysyvää yhteyttä kyseiseen tiedostoon.

Yhdistä Excel-taulukko

Kun Excel-liitin on saatavilla, Copilot Studio voi yhdistää sovelluksen Excel-työkirjan pöytään. Tämä yhteys käyttää reaaliaikaista dataa kertaliitteen sijaan. Työkirjassa täytyy olla määritelty Excel-taulukko, ja liittimien saatavuus ja käyttöoikeudet ovat edelleen voimassa.

Lisää tiedoston lataus sovellukseen

Copilot Studio voi myös luoda sovelluskokemuksen, jossa käyttäjä valitsee Excel- tai CSV-tiedoston, jonka sovellus käsittelee selaimessa. Tässä tapauksessa tiedosto syötetään käynnissä olevaan sovellukseen. Se ei automaattisesti muutu keskitetysti jaetuksi tai jatkuvasti synkronoiduksi tietolähteeksi.

Ymmärrä identiteetti ja käyttöoikeudet

Sovellukset käyttävät yhdistettyjä tietoja kirjautuneen käyttäjän puolesta.

Tämä ehto tarkoittaa seuraavia:

• Sovellus ei automaattisesti anna kenellekään pääsyä tietoihin, joita he eivät muuten voisi käyttää.
• Eri käyttäjät saattavat nähdä erilaisia tietoja käyttöoikeuksiensa perusteella.
• Käyttäjän voi olla tarpeen luoda tai suostua yhteyteen ensimmäisellä käyttökerralla.
• Yhdistetty dataoperaatio voi epäonnistua, jos käyttäjällä ei ole siihen lupaa.

Ennen julkaisua testaa sovellusta tilillä, jolla on käyttöoikeudet, jotka ovat samankaltaiset kuin sen tarkoitetuilla käyttäjillä.

Valmistele sovellustiedot julkaistavaksi

Yleinen työnkulku on:

1. Kuvaile sovellusta ja tarkastele sovelluksen esikatselua.
2. Tarkenna sen kenttiä, näyttöjä ja toimintoja käyttämällä näytteitä tai selaimen paikallisia tietoja.
3. Yhdistä organisaation tietolähde, olipa se sitten konfiguroitu sovellukselle tai jo olemassa.
4. Tutustu sovelluksen Dataan ja Yhteyksiin.
5. Testaa tileillä, jotka edustavat tarkoitettuja käyttäjiä.
6. Julkaise sovellus.
7. Jaa sovellus ja varmista erikseen, että käyttäjät pääsevät käsiksi taustatietoihin.

Voit myös aloittaa suoraan olemassa olevasta organisaatiodatasta, kun tiedät jo, mitä lähdettä sovelluksen tulisi käyttää.

Hallinnoi yhteyksiä sovelluksessasi

Kun sovellus toimii organisaation lähdekoodin tai ulkoisen palvelun kanssa, se tekee sen liittimen kautta — valmiiksi rakennetun linkin kautta palveluun kuten Outlook, SharePoint tai Dataverse. Yhteys on valtuutettu yhteys sovelluksesi ja yhden näistä liittimistä välillä. Liittimiä on saatavilla monenlaisille Microsoft- ja kolmansien osapuolten palveluille; niiden selaamiseksi katso liitinviite.

Yhteyksiä ei luoda käsin. Kuvaile, mitä haluat sovelluksen tekevän, ja Copilot Studio lisää sovelluksen tarvitseman liittimen. Esimerkiksi pyytämällä sovellusta lähettämään viesti, kun tietue lisätään, se lisää yhteyden sähköpostiliittimeen. Poistaaksesi viestin, pyydä vain chatissa poistamaan muodostunut yhteys.

Yhteydet vaikuttavat sovelluksesi käyttäjiin seuraavilla tavoilla.

Jos odottamaasi liitintä ei ole saatavilla, ylläpitäjän käytäntö on yleisin syy. Ota yhteyttä ylläpitäjääsi selvittääksesi, mitkä liittimet ovat sallittuja ympäristössäsi.

Tarkista yhteydet sovelluksessasi

Nähdäksesi, mitä yhteyksiä sovelluksesi käyttää, valitse sovelluksen nimi komentopalkista ja valitse sitten Yhteydet. Jokaisessa liittimessä on liittimen kuvake, nimi ja lyhyt kuvaus siitä, mitä se tekee. Voit hakea listaa nimen tai kuvauksen perusteella.

Vianmääritys ja yhteydet sovelluksessasi

• Muutokset katoavat, kun sovellus latautuu. Sovellus saattaa käyttää näytedataa tai muuta väliaikaista tietolähdettä. Tarkista sen Data and Connections ja pyydä agenttia yhdistämään organisaation tietolähde.
• Data säilyy päivityksen jälkeen, mutta muut käyttäjät eivät näe niitä. Sovellus saattaa käyttää selaimen paikallista tallennustilaa. Selaimen paikallista tietoa ei jaeta automaattisesti käyttäjien, selainten tai laitteiden kesken.
• Tietolähdettä tai yhteyttä ei ole saatavilla. Tietolähde voi olla käytettävissä tai estetty ympäristössä. Varmista, että yhteys on olemassa ja että ylläpitäjän käytännöt, käyttöoikeudet ja lisenssit sallivat sen.
• Käyttäjä voi avata sovelluksen, mutta ei näe sen tietoja. Sovelluksen avaaminen ei anna oikeutta sen taustalla olevaan dataan. Varmista, että käyttäjällä on pääsy SharePoint list, Dataverse-taulukko, työkirja tai muu lähde ja että hän on suostumuksensa vaadittuun yhteyteen.
• Liitettyyn tiedostoon tehdyt muutokset eivät näy sovelluksessa. Liitteenä oleva tiedosto antaa kontekstin sovelluksen luomiselle, mutta ei automaattisesti ole live-yhteys. Yhdistä Excel-taulukko saatavilla olevan liittimen kautta, jos sovellus tarvitsee lukea ajantasaiset työkirjatiedot.
• Yhdistetty lähdekoodi muuttui, mutta sovellus käyttää edelleen vanhempaa rakennetta. Luotu yhteys saattaa joutua päivittämään tai luomaan uudelleen, jotta sovellus voi käyttää päivitettyä skeemaa. Tarkista lähdekoodi ja yhteys ennen kuin vaihdat generoitua sovelluskoodia manuaalisesti.

Aiheeseen liittyvät tiedot

• Luo sovellus Microsoft Copilot Studio:ssa
• Julkaise ja jaa sovellus Microsoft Copilot Studio:ssa