Hallinnoi jatkuvia yhteisötoimintoja

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten yhteisö pidetään sitoutuneena tapahtumien välillä ja miten määritetään järjestelmä osallistumisen seuraamiseksi ja ohjelmien jatkuvan kehittämisen tueksi.

Yhteisön sitoutuminen ja ohjelmatoiminta

Suurten tapahtumien välillä yhteisö tarvitsee jatkuvia aktiviteetteja, jotta jäsenet pysyvät aktiivisina, jakavat tietoa ja rakentavat suhteita. Nämä jatkuvat ohjelmat muuttavat kertaluonteiset tapahtumiin osallistujat pitkäaikaisiksi yhteisön osallistujiksi ja lopulta yhteisön mestareiksi.

Säännölliset sitouttamistoiminnot

Seuraavassa on joitakin tehokkaita sitoutumistoimintoja kehityksen ylläpitämiseksi:

  • Työaika ja Q&A-klinikat: Järjestä viikoittainen tai kahden viikon välein pidettävä puhelu tai keskustelu, jossa tekijät voivat esittää kysymyksiä ja saada apua Copilot Studio -projekteihinsa. Kierrätä yhteisön mestareita isännöimään, jotta vastaaminen ei jää aina ydintiimin vastuulle. Tämä aikataulu toimii turvaverkkona uusia agentteja kokeileville tekijöille. Näin varmistetaan, että tekijät eivät jää jumiin ongelmien ilmaantuessa. Se myös kannustaa työtovereiden väliseen ongelmanratkaisuun (jäsenet voivat vastata toistensa kysymyksiin).

  • Keskustelupalstat: Pidä yllä aktiivista Viva Engage- tai Teams -kanavaa yhteisölle. Kannusta vuorovaikutukseen kyselyillä (Mitä käyttötapausta käsittelisimme seuraavaksi?), haasteilla (Jaa luovin kehotteesi agentille!) ja pikavihjeillä (Tiesitkö, että voit käyttää valmiita agenttimalleja ajan säästämiseksi? Näin se onnistuu…). Tavoitteena on siirtyä ydintiimin ilmoituksista avoimiin keskusteluihin, joissa jäsenet jakavat kysymyksiä, ideoita ja opittuja asioita.

  • Mentorointi ja vertaistuki: Luo virallinen mentorointiohjelma yhteisön kasvaessa. Uudet tekijät voivat esimerkiksi ilmoittautua mukaan saadakseen parikseen kokeneen tekijän tai mestarin 4–6 viikon ajaksi. Tarjoa mentorointiopas, jossa on tapaamisehdotuksia (kuten "30 minuutin tapaaminen viikoittain mentoroitavan projektin tai oppimisen etenemisen käymiseksi läpi"). Tämä mentorointisuhde auttaa uusia työntekijöitä menestymään ja pysymään sitoutuneina. Se auttaa myös mentoreita kehittämään johtamistaitoja.

  • Pelillistäminen ja haasteet: Ota käyttöön ystävällismielisiä kilpailuja tai merkkejä, jotka lisäävät aktiivisuutta. Voit esimerkiksi järjestää kuukauden mittaisen agenttihaasteen. Jäsenet ansaitsevat pisteitä suorittamalla tehtäviä, kuten osallistumalla tapahtumaan (viisi pistettä), jakamalla vinkin (kaksi pistettä), julkaisemalla agentin tuotantoon (kymmenen pistettä) ja mentoroimalla jotakuta (viisi pistettä). Jaa kunniataulukot luodaksesi leikkimielistä kilpailua. Voit myös tarjota pieniä palkintoja.

  • Sisältöesittelyt: Järjestä teemaistuntoja, jotka ovat 15–30 minuutin minitapahtumia. Niissä jäsen jakaa vinkin tai näyttää pikaesittelyn. Esimerkiksi mestari voi rakentaa agentin livenä Teams-kokouksessa tai selittää, miten hän ratkaisi haastavan ongelman. Näin voidaan jakaa tietoa, vahvistaa esiintyjän itseluottamusta ja rohkaista muita pitämään esityksiä jatkossa.

Mestareiden kannustaminen aktiviteettien johtamiseen

Mestareiden tulee olla yhteisön ydinryhmää:

  • Kannusta mestareita johtamaan tässä aiemmin mainittuja aktiviteetteja (järjestämään neuvonta-aikoja tai moderoimaan keskustelupalstaa viikon ajan). Tämä lähestymistapa jakaa työkuormaa ja antaa heille mahdollisuuksia toimia.

  • Anna mestarin järjestää kuukausittainen tai kahden kuukauden välein kokoontuva pyöreän pöydän keskustelu muille mestareille. Kannusta heitä jakamaan palautetta osastoiltaan, koordinoimaan tulevia tapahtumia (jokainen mestari voi järjestää paikallisen tapaamisen tai koulutuksen organisaationsa osalle) ja keskustelemaan edistyneistä aiheista. Tämä tapaaminen luo yhteisöllisyyttä ja kehittää johtamistaitoja.

Säilytetään hauskuus ja palkitsevuus

Yhteisön tulee tuntua intohimon, uteliaisuuden ja ammatillisen kasvun paikalta – ei ylimääräiseltä työltä. Seuraavassa on joitakin ideoita:

  • Aloita kokoukset ja uutiskirjeet nopealla, hauskalla osiolla, kuten Nippelitietoa agenteista (tiesitkö, että Copilot Studion ensimmäinen versio osasi tehdä vain X:n?) tai meemi elämästä ennen Copilot Studiota ja sen jälkeen.

  • Käytä reaktio-ominaisuuksia (tykkäykset, kehumerkit Teamsissa) runsaasti antaaksesi tunnustusta hyödyllisille julkaisuille ja vastauksille.

  • Kun joku osallistuu (esimerkiksi vastaa kysymykseen tai jakaa komponentin), ydintiimin jäsen voi kiittää häntä ja ehdottaa kyseisen panoksen esittelyä lyhyenä demona tai blogina yhteisölle. Tämä lähestymistapa auttaa osallistujia muuttumaan ajatusjohtajiksi.

Yhteys tapahtumiin

Käytä tapahtumia välitavoitteina sitoutumiskalenterissa, mutta täytä myös niiden väliset aukot ohjelmilla esimerkiksi näin:

  • Järjestä ennen hackathonia valmistelutapaamisia (toimistoaikoja hackathon-aiheista ja tiimien muodostukseen liittyviä julkaisuja, kuten "Etsitkö tiimiä? Esittele itsesi täällä.").

  • Hyödynnä yhteisön keskustelupalstaa tapahtuman jälkeen jatkokeskusteluihin (esimerkiksi ketju "Julkaise hackathon-projektisi linkit ja päivitykset tänne") kannustaaksesi tiimejä kehittämään ratkaisujaan edelleen yhteisön palautteen avulla.

  • Vastaa kysymyksiin, joita ei käsitelty tapahtuman Q&A-osiossa keskustelupalstalla, ja merkitse kysyjät. Tämä toimintatapa osoittaa reagointikykyä ja lisää tapahtuman arvoa.

Aktiivinen yhteisö tarvitsee säännöllistä huomiota. Tarjoa useita osallistumismahdollisuuksia, joista jäsenet voivat valita itselleen parhaiten sopivan. Se voi olla esimerkiksi tapahtumaan osallistuminen, kysymyksen esittäminen verkossa, työtoverin mentorointi tai haasteeseen osallistuminen. Ajan myötä nämä vuorovaikutukset muodostavat vahvan vertaistuen ja tiedon jakamisen verkoston, jolloin yhteisöstä tulee itseohjautuva. Jäsenet alkavat vastata toistensa kysymyksiin ja järjestää tapaamisia. Tämä jatkuva osallistuminen pitää vauhtia yllä ja tekee yhteisöstä osan päivittäistä työelämää.

Mittaaminen, palaute ja vaikutus

Muodosta vahva mittaus- ja palautejärjestelmä, jos haluat osoittaa Copilot Studio -yhteisön ja tapahtumien arvon sekä oppia, mikä toimii ja mikä vaatii muutosta. Kohtele yhteisöä ja tapahtumia kuin tuotetta. Voit määritellä keskeiset tunnusluvut (KPI:t) ja käyttää tietoja iterointiin.

Tapahtuman mittarit

Sieppaa kustakin tapahtumista seuraavat:

  • Läsnäolo: Ilmoittautuneiden määrä verrattuna osallistuneiden määrään (esimerkiksi 120 ilmoittautunutta, 90 osallistunutta, 75 % osallistumisprosentti).

  • Osallistujaprofiili: Erittely rooli- tai osastokohtaisesti, jotta nähdään tavoitettavat henkilöt (esimerkiksi 50 % IT, 30 % taloushallinto, 20 % HR).

  • Tapahtuman aikainen sitoutuminen: Osallistumisprosentit, kuten esitetyt kysymykset, kyselyvastaukset, työpajan käytännön tehtävien suoritusprosentit sekä muut sitoutumisen mittarit.

  • Palaute ja tyytyväisyys: Käytä Microsoft Formsia osallistujille tehtävässä kyselyssä tapahtuman jälkeen. Tärkeimpiä kysymyksiä ovat yleinen tyytyväisyys (1–5), Net Promoter Score (todennäköisyys työtovereille tehtävästä suosituksesta), arvokkain istunto ja yksi parannettava asia seuraavaa kertaa ajatellen. Seuraa näitä mittareita ajan kuluessa ja tavoittele nousevia trendejä ja johdonmukaisesti korkeita arvoja. Jos esimerkiksi keskimääräinen tyytyväisyys on alle tavoitteen, lue kommentteja tunnistaaksesi parannusmahdollisuudet. Kommentit voivat osoittaa, että sisältö on liian edistynyttä tai että esittelyt eivät toimineet ympäristön ongelmien vuoksi. Ne ovat tekijöitä, jotka voi korjata.

  • Välittömät seuraukset: Kysy, käynnistikö tapahtuma jotain toimintaa. Esimerkki: Aiotko aloittaa agenttiprojektin seuraavan kuukauden aikana? Koetko, että tämän tapahtuman jälkeen Copilot Studion käyttäminen on helpompaa? Jos suurin osa vastauksista on Kyllä, motivointi ja oppiminen on tehty onnistuneesti.

Yhteisön mittarit

Seuraa jatkuvasti seuraavia mittareita:

  • Jäsenmäärä ja kasvu: Yhteisön jäsenten määrä sekä kasvusuunta (esimerkiksi +30 % viimeisen neljänneksen aikana). Seuraa myös tapahtuman osallistujien yhteisön jäseniksi muuttumisen prosenttiosuutta. Jos jotkut osallistujat eivät liity keskustelupalstan jäseniksi, ota heihin yhteyttä.

  • Aktiivisuus ja sitoutuminen: Kuukausittaiset aktiiviset käyttäjät yhteisön keskustelupalstalla (julkaisut, kommentit, tykkäykset). Jos sinulla on Viva Engage -ryhmä, analytiikka näyttää aktiiviset käyttäjät ja julkaisut päivittäin tai viikoittain. Teamsissa voi tehdä manuaalisen laskennan viesteistä ja aloitetuista keskusteluista. Seuraa myös tapahtumiin osallistumista ajan myötä. Tarkista, kasvaako osallistujamäärä tapahtumien toistuessa ja ovatko osallistujat palaavia vai uusia osallistujia.

  • Mestarit ja osaamisen kasvu: Mestareiden ja aktiivisten mentoreiden määrä. Tekijöiden määrä jokaisella taitotasolla. Ylläpidä koontinäyttöä, jonka avulla voi seurata esimerkiksi sitä, kuinka moni on suorittanut aloittelijakoulutuksen, rakentanut vähintään yhden agentin tai julkaissut useita agentteja.

  • Ratkaisun vaikutus: Dokumentoi yhteisölähtöisten projektien tulokset.

    • Tuotantoon tai pilottikäyttöön otettujen sellaisten agenttien määrä, jotka ovat lähtöisin yhteisön jäseniltä tai tapahtumista.
    • Näiden ratkaisujen keskeiset tulokset (esimerkiksi ajan säästäminen, käyttäjätyytyväisyys ja virheiden vähentäminen). Esimerkki: Hackathonissa rakennettu HR:n perehdytyksen botti käsittelee 300 työntekijän kyselyä kuukaudessa. Se säästää arviolta 50 tuntia HR-henkilöstön aikaa kuukausittain.
    • Jos mahdollista, sido liiketoiminnan mittareihin (esimerkiksi yhteisön jäsenen rakentama myyntiagentti nopeutti ehdotusten käsittelyä 10 prosentin verran, ja tämä vaikutti liikevaihdon kasvuun).

  • Käyttöönoton indikaattorit: Tee yhteistyötä IT-osaston kanssa selvittääksesi, löytyykö käyttöönottomittareina käytettäviä telemetriapisteitä. Esimerkiksi:

    • Aktiivisten Copilot Studio -käyttäjien tai julkaistujen agenttien määrän kasvu vuokraajassa ajan myötä.
    • Liittyvien resurssien käyttö, mukaan lukien tiettyjen yhdistimien ja Power Platform -ympäristöpyyntöjen lisääntynyt käyttö agenttien kehittämisessä.
    • Jos organisaatio käyttää Copilotin ohjausjärjestelmää tai muita seurantatyökaluja, sisällytä niiden käyttöönoton mittarit osaksi yhteisön vaikutusten raportointia.

Palautesilmukat

Tee palautteen antaminen helpoksi yhteisön jäsenille seuraavalla tavalla:

  • Käytä Forms-lomakkeita tai pikakyselyjä tapahtumien jälkeen. Harkitse myös anekdoottisen palautteen keräämistä. Anekdoottisia palautteita ovat esimerkiksi seuraava: En olisi uskonut, että voisin rakentaa tekoälyagentin, mutta työpajan jälkeen tein sen kahdessa tunnissa! Tällaiset tarinat ovat yhtä tärkeitä kuin numerot.

  • Järjestä aika ajoin yhteisössä pulssikyselyitä selvittääksesi, miltä jäsenistä tuntuu. Kokevatko he olevansa arvostettuja? Millaisia haasteita he kohtaavat? Kokevatko he saavansa tukea yhteisöltä? Hyödynnä sekä arviointikysymyksiä että avoimia tekstivastauksia saadaksesi merkityksellisiä tietoja.

  • Analysoi, mikä yhteisön sisältö on suosituin. Jos esimerkiksi SharePoint-keskuksen analytiikka osoittaa, että ohjeartikkelit saavat paljon katselukertoja, tuota niitä lisää. Jos kuukausittaisessa suorassa Q&A:ssa on vähän osallistujia ja keskustelupalstalle tulee paljon kysymyksiä, kokeile sen sijaan asynkronista Kysy minulta mitä tahansa -keskusteluketjua.

Raportoiminen ja iteroiminen

Kerää mittarit koontinäyttöön tai raporttiin sidosryhmien jäseniä varten seuraavasti:

  • Käytä Power BI:tä luodaksesi koontinäytön, joka kerää tietoa eri lähteistä (esimerkiksi Forms-tulokset ja yhteisön ympäristön analytiikka) ja tarjoaa reaaliaikaisen näkymän yhteisön kunnosta. Tämä koontinäyttö voi sisältää kaavioita jäsenmäärän kasvusta ajan myötä, tapahtumien kävijämäärien kehityksestä ja tyytyväisyyspisteistä.

  • Jaa johtajille neljännesvuosittainen yhteisöraportti, jossa kerrotaan, miten yhteisön panostukset johtavat tuloksiin. Voit esimerkiksi yhdistää mittarit kertomuksiin seuraavasti: Kolme Q2-tapahtumaamme kouluttivat 75 työntekijää (25 per tapahtuma) uusiksi Copilot Studio -tekijöiksi. Tämän seurauksena aktiivisten Copilot Studio -käyttäjien määrä organisaatiossa kasvoi 50:stä 85:een viimeisen kolmen kuukauden aikana. Yksi hackathonissa syntyneistä projekteista, automatisoitu raporttigeneraattoriagentti, on nyt kokeilussa talousosastolla, ja sen tavoitteena on säästää noin 10 tuntia manuaalista työtä kuukaudessa. Tämä raportti sisältää linkit toiminnan tuloksiin ja osoittaa, että ohjelma on tehokas.

Mittaukset eivät ainoastaan todista arvoa. Ne osoittavat myös sen, mitä voidaan parantaa. Jos jollakin osastolla osallistuminen on vähäistä, kohdista sinne erityistapahtuma tai yhteisön mestarin toimintaa. Jos koulutustilaisuuksilla on alhaiset tyytyväisyyspisteet, päivitä sisältöä tai muotoa. Suhtaudu yhteisöaloitteisiin kuin tuotteisiin, jotka ovat jatkuvan kehityksen tilassa. Hyödynnä mittareita ja palautetta käyttäjätietoina käyttäjäkokemuksen parantamiseksi.

Seuraavat vaiheet

Kun olet ottanut käyttöön jatkuvan osallistumisen ja mittausjärjestelmät, siirry seuraaviin vaiheisiin:

  1. Ota käyttöön säännölliset ohjelmat: Aloita työajasta ja keskustelupalstan aktiviteeteista.
  2. Määritä mittauskoontinäyttöjä: Aloita tärkeiden mittareiden seuranta heti ensimmäisestä päivästä.
  3. Perusta palautekanavia: Luo säännöllisiä kyselyjä ja keräystapoja palautteelle.
  4. Siirtyminen infrastruktuuriin: Luo tekninen perusta toimintojen tukemiseksi.

Kun olet luonut jatkuvan sitoutumisen ja mittausjärjestelmät, muodosta tekninen infrastruktuuri ja kumppanuudet, jotka tukevat yhteisön kasvua ja kestävyyttä.

Määritä infrastruktuuri ja kumppanuudet

  • Last updated on