Tiedostojen lataaminen SharePoint mallipohjaisten sovellusten metatiimeillä

Tämä viitearkkitehtuuri kuvaa, miten voit käyttää mallipohjaisessa sovelluksessa mukautettua sivua metatietojen tallentamiseen, kun tiedostoja ladataan SharePoint. Tämä lähestymistapa parantaa mallipohjaisten sovellusten käyttökokemusta ja tukee asiakirjojen hallintaa ja haettavuutta SharePoint pakottamalla metatiedot lataushetkellä.

Arkkitehtuurikaavio

Workflow

1. Käyttäjä avaa mallipohjaisen sovelluksen ja siirtyy tietueeseen, joka edellyttää tiedoston lataamista (esimerkiksi palvelupyyntö, yhteyshenkilö tai tili).

2. Käyttäjä valitsee Lataa asiakirja -toiminnon (komentopalkkipainike), joka käynnistää mukautetun sivun valintaikkunana mallipohjaisessa sovelluksessa.

3. Mukautetulla sivulla on seuraavat tiedot:

   1. Tiedoston valinta (yksittäiset tai useat tiedostot).
   2. Metatietokentät, jotka on kohdistettu SharePoint-dokumenttikirjaston sarakkeisiin.
   3. Vahvistus ja ohjeet liiketoimintasääntöjen perusteella.
   4. Lähtöperäisen tietueen konteksti mallipohjaisen sovelluksen URL-osoitteen tietuetunnuksen kautta.

4. Kun käyttäjä lähettää lomakkeen, mukautettu sivu käynnistää Power Automate pilvipalvelun työnkulun.

5. Power Automate:

   1. Lataa tiedostot kohde-SharePoint tiedostokirjastoon ja/tai kansioon työnkulun sisäisen halutun sijaintilogiikan mukaan.

   2. Määrittää SharePoint metatiedot mukautetulla sivulla annettujen arvojen avulla.

   3. Luo tai päivittää vastaavan Document Location -tietueen Dataverseen, jotta sisäinen Dataverse- ja SharePoint-integrointi takaavat yhteensopivuuden aiempien versioiden kanssa.

6. Palveluun ladatut asiakirjat ovat seuraavat:

   • joka liittyy alkuperäiseen Dataverse-tietueeseen.
   • Haettavissa ja suodatettava SharePoint metatietojen avulla.

Skenaarion tiedot

Organisaatiot käyttävät usein SharePoint tiedostojen hallintaa mallipohjaisilla sovelluksilla yritystietueisiin liittyvien asiakirjojen tallentamiseen. Sisäinen SharePoint integrointi ei kuitenkaan salli käyttäjien täyttää vaadittuja metatietoja latauksen aikana, mikä johtaa seuraavasti:

• Epätäydelliset tai epäyhtenäiset metatiedot
• Haun heikentyminen ja vaatimustenmukaisuus
• Manuaalinen uudelleenkäsittely asiakirjojen luokittelemiseksi latauksen jälkeen

Tähän arkkitehtuuriin vastataan näihin rajoituksiin ottamalla käyttöön mukautettu sivupohjainen latauskokemus, joka tallentaa metatiedot lataushetkellä. Tämä lähestymistapa parantaa tietojen laatua, käyttökokemusta ja vaatimustenmukaisuutta pysyen samalla täysin Power Platformissa ja Microsoft 365 ekosysteemissä.

Avainliiketoiminta-arvoon kuuluvat:

• Tiedostojen hallinnan ja metatietojen laadun parantaminen
• Mallipohjaisten sovellusten johdonmukainen käyttökokemus
• Vähennetty manuaalista puuttumista ja uudelleenluokittelua
• Monimutkaisten työnkulkujen laajennettavuus ilman mukautettua koodia

Osat

Power Apps (mallipohjainen sovellus): Isännöi ydinliiketoimintakokemusta ja tarjoaa kontekstin tiedoston lataamiseen.

Power Apps mukautettu sivu: Tarjoaa joustavan, vähäisen koodin käyttöliittymän tiedoston palvelimeen lataamista ja metatietojen sieppausta varten. Se näytetään modaalisena valintaikkunana mallipohjaisessa sovelluksessa.

Power Automate: Orkestroi tiedoston palvelimeen lataamisen, metatietojen määrittämisen ja valinnaiset loppuvaiheen prosessit alkuperäisillä SharePoint- ja Dataverse-liittimillä.

SharePoint: Toimii asiakirjasäilönä tarjoten asiakirjojen hallinnan, metatiedot, versioinnin ja suojauksen.

Microsoft Dataverse: tallentaa yritystiedot ja asiakirjan sijaintitietueet, jotka linkittävät SharePoint asiakirjaa mallipohjaisen sovelluksen tietueisiin.

Huomioon otettavat vaihtoehdot (suurempi kehitys ja ylläpitotoimet):

• Mukautetut verkkoresurssit
• Power Apps Component Framework (PCF) code components

Huomioitavia seikkoja

Näillä näkökohdilla toteutetaan Power Platform Well-Architected -pilareita, joka on joukko ohjaavia periaatteita, jotka parantavat työkuorman laatua. Lue lisää artikkelista Microsoft Power Platform Well-Architected.

Luotettavuus

Tämä arkkitehtuuri varmistaa luotettavan asiakirjan latauksen ja metatietojen pysyvyyden ympäristön osien välillä.

• Käyttöliittymä ja tallennustila erotetaan toisistaan: Mukautettu sivu käsittelee käyttäjien toimia ja tietosäilöä. SharePoint hallitsee tiedostojen tallennustilaa ja metatietojen pysyvyyttä sekä SharePoint ja mallipohjaisten sovellustietueiden välisiä Dataverse-linkkejä.

• Tapahtumatiedostojen käsittely: Asiakirjan lataaminen ja metatietojen määritys ovat yksi looginen toiminto. Jos metatietosovellus epäonnistuu, prosessi lähettää latauksen uudelleen, jotta et saa orpoa tai osittain luokiteltua asiakirjaa.

• Platform-natiivi kestävyys: SharePoint tarjoaa asiakirjasäilön keston, versioinnin ja redundanssin. Dataverse varmistaa asiakirjasijainnin ja liiketoimintatietojen luotettavan pysyvyyden.

• Retry and failure handling: Power Automate käyttää alkuperäisiä uudelleenyritysten käytäntöjä ja virheenkäsittelyä tilapäisten virheiden hallintaan käsiteltäessä SharePoint tai Dataversea. Tämä lähestymistapa parantaa resilienssiä ilman mukautetun infrastruktuurin käyttöönottoa.

Security

Suojausta käytetään jatkuvasti kaikissa käyttö-, orkestrointi- ja tallennuskerroksissa.

• Identity-pohjainen käyttöoikeuksien hallinta: Käyttäjät todentavat Microsoft Entra ID kautta. Roolipohjaisen suojauksen ja SharePoint käyttöoikeuksilla hallitaan mallipohjaisen sovelluksen, mukautetun sivun ja SharePoint asiakirjojen käyttöä.

• Pienin oikeus: käyttäjät voivat ladata ja tarkastella vain niiden tietueiden tiedostoja, joihin heillä on oikeus käyttää Dataversessa.

• No suora SharePoint altistuminen: Käyttäjät eivät koskaan ole suorassa vuorovaikutuksessa SharePoint-kirjastojen kanssa. Kaikki lataukset tehdään mallipohjaisen sovelluksen mukautetun sivun kautta, mikä vähentää riskiä liiketoimintasääntöjen tai metatietovaatimusten ohittamisesta.

• Secure-liittimen käyttö: Power Automate yhteyksissä käytetään tarvittaessa hallittuja käyttäjätietoja tai palvelun päänimiä.

• Data-tietojen reunan yhdenmukaisuus: Mukautetulle sivulle tallennetut metatiedot vahvistetaan Dataverse- ja SharePoint-rakenteet vasten, mikä estää luvattomien tai epämuodostumattomien arvojen lisäämisen.

Toiminnallinen erinomaisuus

Arkkitehtuuri korostaa ylläpidettävyyttä, havaittavuus ja muutosten helppous.

• Voi koodin laajennettavuus: Käyttämällä mukautettuja sivuja ja Power Automate voit muuttaa metatietovaatimuksia, vahvistussääntöjä tai lataustoimintaa ilman mukautetun koodin ottamista uudelleen käyttöön.

• Huolenaiheiden selkeä erottaminen:

  • Mallipohjainen sovellus: liiketoimintakonteksti ja siirtyminen
  • Mukautettu sivu: Tiedoston lataaminen palvelimeen ja metatietojen sieppaus
  • Power Automate: Orkestrointi ja integrointi
  • SharePoint: Tiedostojen hallinta ja yhteensopivuus

• Monitoring ja diagnostics: Power Automate suoritushistoria ja Dataverse-valvonta tarjoavat näkyvyyden latausvirheisiin, metatieto-ongelmiin ja käyttäjän toimintaan. Voit tarvittaessa laajentaa tätä seurantaa Azure Application Insightsin avulla.

• Ympäristöstrategian tasaus: Ratkaisu tukee Power Platformin vakioympäristöstrategioita (kehitys, testaus, tuotanto) käyttämällä hallittuja ratkaisuja ja ympäristömuuttujia SharePoint tavoitteisiin.

• Change isolation: Voit heijastaa mukautetun sivun käyttöliittymän SharePoint metatietorakenteen muutoksia vaikuttamatta pohjana olevan mallipohjaisen sovelluksen rakenteeseen.

Suoritustehokkuus

Suorituskykyyn huomioitavat asiat keskittyvät käyttäjien odotusajan minimointiin ja tarpeettomaan käsittelyyn.

• Yhden vuorovaikutuksen lataus: Alkuperäinen lataus tallentaa ja käyttää metatietoja, joten vältät toissijaiset manuaaliset päivitykset tai taustan uudelleenkäsittelyn.

• Modaalinen, kontekstissa oleva käyttöliittymä: Mukautettu sivu suoritetaan modaalisena valintaikkunana mallipohjaisessa sovelluksessa. Tämä lähestymistapa vähentää sivuihin siirtymistä ja parantaa havaittua vasteaikaa.

• Asynkroninen käsittely: Latauksen jälkeisiä toimintoja, kuten ilmoituksia tai luokitusta, käsitellään asynkronisesti, mikä varmistaa, ettei käyttäjää estetä.

• Optimized data transfer: Tiedostot siirretään suoraan SharePoint käyttämällä alkuperäisiä liittimiä sen sijaan, että ne tallennetaan tilapäisesti Dataverseen.

• Skaalattavat käyttöympäristöpalvelut: SharePoint ja Power Automate automaattisesti tukemaan vaihtelevia asiakirjamääriä ilman manuaalista kapasiteetin suunnittelua.

Käyttökokemuksen optimointi

Tämä arkkitehtuuri tarjoaa johdonmukaisen ja intuitiivisen käyttökokemuksen.

• Kontekstin huomioon ottavat asiakirjan lataaminen: Käyttäjät lataavat tiedostoja suoraan asianmukaisesta yritystietueesta, joten järjestelmä liittää asiakirjan automaattisesti oikein.

• Ohjatut metatietojen sieppaus: Mukautettu sivu pakottaa pakolliset metatiedot, tarjoaa vahvistuksen ja voi muuttaa kenttiä dynaamisesti asiakirjatyypin tai tietuekontekstin perusteella.

• Pienempi kognitiivinen kuormitus: Modaalinen vuorovaikutus pitää käyttäjät keskittyneet tehtävään siirtymättä mallipohjaisesta sovelluksesta poispäin.

• Yhteensaus Power Platform UX:n kanssa: Ratkaisu käyttää alkuperäisiä Power Apps ohjausobjekteja ja malleja, mikä takaa helppokäyttöisyyden, reagoinnin ja tuntemisen.

• Välitön palaute: Käyttäjät saavat vahvistuksen siitä, että asiakirjat ja metatiedot on tallennettu onnistuneesti, mikä lisää luottamusta ja luottamusta järjestelmään.

Avustajat

Microsoft ylläpitää tätä artikkelia. Seuraavat avustajat kirjoittivat tämän artikkelin.

Pääasialliset tekijät:

• Kevin McDonald, suuryritysarkkitehti