Ympäristön ja tietokäytännön hallinta

Katso, miten ympäristön ja tietokäytännön pyyntöprosessi toimii.

Prosessin kuvaus

Ongelmalauseke: Kun kehitysprojekti edellyttää uutta ympäristöä ja muut kuin järjestelmänvalvojat eivät voi luoda ympäristöjä, vain järjestelmänvalvojat voivat määrittää ympäristön ja antaa käyttäjille käyttöoikeuden. Järjestelmänvalvojat voivat hidastaa kehitystä, kun ympäristöjen kysyntä on suurta, koska siihen liittyy useita vaiheita. Uudet ympäristöt saattavat myös tarvita uusia liittimiä tai tietokäytäntöjä.

Ratkaisu: Muut kuin järjestelmänvalvojat voivat käyttää seuraavaa prosessia uusien ympäristöjen ja ympäristöjen tietokäytäntöjen muutosten pyytämiseksi.

Kehittäjät (muut kuin järjestelmänvalvojat) voivat:

• Lähettää uusia ympäristöjä koskevia pyyntöjä.
• Lähetä tietokäytäntöpyyntöjä sovellettaviksi heidän ympäristöihinsä.

Järjestelmänvalvojat voivat:

• Valmistella uusia ympäristöjä kehittäjille sovellusta käyttäen.
• Katso, miten tietokäytännöt vaikuttavat uusiin ympäristöihin.
• Hyväksy tai hylkää tietokäytäntöpyyntöjä.

Kehittäjä: Ympäristön pyytäminen

Sovelluskehittäjät (muut kuin järjestelmänvalvojat) voivat pyytää uusia ympäristöjä järjestelmänvalvojansa luokiteltavaksi.

1. Avaa Ympäristön tekijä - Ympäristöpyyntö - sovellus.

2. Valitse + Uusi.

3. Valitse pikaikkunan valikosta halutut liittimet, joita tarvitset uudessa ympäristössä. Valitse sitten Seuraava.

   

4. Valitse käyttäjätilit, jotka tarvitsevat ympäristön järjestelmänvalvojan käyttöoikeudet.

   

5. Anna perustason tietoja haluamasta ympäristöstä, kuten näyttönimi, alue, tyyppi ja tarkoitus.

6. Määritä, voiko ympäristön tyhjentää automaattisesti tietyn ajanjakson jälkeen.

   1. Jos kyllä, anna kesto (päivinä) näkyviin tulevasta avattavasta luettelosta. Käytä tätä vaihtoehtoa, jos tarvitset ympäristön vain lyhytaikaiselle projektille.
   2. Jos ei, ympäristöä ei poisteta automaattisesti. Käytä tätä vaihtoehtoa, jos haluat säilyttää ympäristön pitkään.

7. Määritä, valmistellaanko Dataverse-tietokanta.

   

8. Jos tarvitset tietokantaa (vaihtopainike = kyllä), anna tarvittavat kieli- ja valuutta-arvot. Voit halutessasi määrittää käyttöoikeusryhmän rajoittamaan ympäristön käyttöoikeuksia.

   

9. Lähetä lomake valitsemalla Tallenna .

CoE Starter Kit -järjestelmänvalvojille lähetetään sähköpostiviesti, jossa pyydetään tarkistamaan uusi pyyntö.

Lähetetyt pyynnöt näkyvät pohjaan perustuvassa sovelluksessa.

Järjestelmänvalvoja: Ympäristöpyynnön hyväksyminen tai hylkääminen

Järjestelmänvalvojana voit tarkastella ja triage-pyyntöjä uusista ympäristöistä.

1. Avaa Järjestelmänvalvoja – Ympäristöpyyntö -niminen pohjaan perustuva sovellus.

2. Tarkastele odottavia ympäristön luontipyyntöjä.

   Vinkki

   Oletusarvoisesti ensin tulevat näkyviin odottavat pyynnöt. Voit muuttaa pyynnön tilan suodatinta valintanauhan oikeassa reunassa olevan avattavan valikon avulla.

3. Voit tarkastella lisätietoja valitsemalla pyynnön.

   

4. Tarkista uuteen ympäristöön pyydetyt tiedot:

   1. Ympäristön tiedot, perustelu.

   2. Järjestelmänvalvojia tarvitaan.

   3. Tarkastele pyydettyä käyttöoikeusryhmää tai lisää sellainen, jos yhtään ei ole valittu.

   4. Yhdistimet.

   5. Vaikutus käytäntöihin.

   6. Lisää kommentteja päätöksestä Muistiinpanot-paneeliin.

      

   Muistio

   Sivun yläreunassa oleva ilmoituspalkki ilmaisee, miten uuteen ympäristöön vaikuttavat vuokraajan olemassa olevat käytännöt. Vaikutusanalyysi muuttuu, kun käytäntöjä muokataan.

5. Muokkaa tietokäytäntöjä Vaikutuskohteen käytännöt -taulukossa valitsemalla ehdotetut toiminnot (jos käytettävissä).

   

   Varoitus

   Voit lisätä vain tietyntyyppisiä käytäntöjä (organisaatiotason ympäristöt, jotka eivät ole "Kaikki ympäristöt" -tyyppikäytäntöjä).

6. Valitse Näytä ja muokkaa käytäntöjä , jotta näet kaikki käytännöt ja niiden vaikutukset pyydettyihin liittimien käyttöön. Voit lisätä tai poistaa käytäntöjä muokkaamisluetteloon, jota muutat hyväksynnän yhteydessä, valitsemalla käytännön ja valitsemalla toiminnot, jotka näkyvät valintanauhassa.

   

7. Valitse käytäntö ja valitse tiedot valintanauhasta, jotta voit tarkastella liittimien vaikutusta.

   

8. Hyväksy tai hylkää pyyntö vasemman yläkulman nauhassa.

   

Hyväksytty polku

Kun pyyntö hyväksytään, järjestelmä luo ympäristön, jossa pyydetyt määritykset on esitetty. Käyttäjille myönnetään ympäristön järjestelmänvalvojan käyttöoikeus.

⏳ Uloshengitys

Ympäristö, jonka vanhentumispäivämäärä on viimeinen, poistetaan automaattisesti määritetyn keston jälkeen. Järjestelmänvalvojille lähetetään viikoittain varoitussähköpostiviestit, joissa heitä muistutetaan tallentamaan lähdekoodin hallinnassa olevat työt tai muut ympäristön ulkopuolella olevat sijainnit.

Jos vanhentumista ei ole määritetty, ympäristöä ei poisteta automaattisesti. Ympäristö on poistettava manuaalisesti Power Platform -hallintakeskuksessa.

Tietokäytännön suosituslogiikka

Järjestelmänvalvojasovellus antaa seuraavan logiikan avulla ohjeita siihen, miten tietokäytännöt määritetään pyydettyjen liittimien sallimiseksi.

Päätösmatriisi: varoituspalkki

Tämä palkki näkyy järjestelmänvalvojasovelluksessa, kun tarkastelet pyynnön tietosivua.

Päätösmatriisi: käytäntötason suositeltavia toimintoja

Käytä seuraavaa matriisia suositelluille toiminnoille käytännön ja pyydettyjen liittimien perusteella. Vaakasuuntaiset sarakkeet näyttävät kunkin käytäntötyypin, ja pystysuuntaiset rivit näyttävät käytännön vaikutuksen pyydettyihin liittimeen sen sääntöjen perusteella.

Kehittäjä: Pyydä tietokäytännön muutosta

Tekijät voivat tietokäytännön muutospyyntöjärjestelmän avulla muokata tietojen menetyksen estämiskäytäntöä, jota sovelletaan ympäristöihin, joissa he ovat järjestelmänvalvojana. Jos se hyväksytään, tämä muutos ottaa käyttöön tarvitsemasi liittimet ympäristöissä, jossa työskentelet.

1. Avaa Ympäristön tekijä - Ympäristöpyyntö - sovellus.

2. Siirry kohtaan Tietokäytännön muutospyynnöt käyttämällä vasenta siirtymisruutua.

   

3. Valitse + Uusi.

4. Valitse Pyydetty toiminto -kentässä Käytä käytäntöä ympäristöön - vaihtoehto.

5. Valitse Käytäntö-kentässä haluamasi käytäntö.

6. Vahvista, ovatko ympäristösi edellyttämät liittimet käytännössä, valitsemalla Tieto-kuvakkeen Käytäntö-kohdan vieressä.

7. Valitse ympäristö, jossa tämä käytäntö otetaan käyttöön. Voit valita vain ympäristöt, joista olet järjestelmänvalvoja.

   Jos avattavassa valikossa ei näy ympäristöjä, sinulla ei ole ympäristön järjestelmänvalvojan roolia missään ympäristössä.

8. Anna pyynnön syy. Voit esimerkiksi tarkastella projektin tietoja ja tarvitsemiasi liittimiä.

9. Lähetä pyyntö valitsemalla Tallenna.

Jos järjestelmänvalvoja hyväksyy pyynnön, käytäntöä käytetään ympäristössä.

Järjestelmänvalvoja: Hyväksy tai estä tietokäytännön muutospyyntö

Jaettujen käytäntöjen määrittäminen

Määritä tietokäytännöt Power Platform -hallintakeskuksessa.

Esimerkkijoukko jaettuja tietokäytäntöjä, jotka koskevat ryhmien eri tasoja:

• Tuottavuus (Käytä kaikkiin ympäristöihin lukuun ottamatta): Tämä käytäntö kattaa oletusympäristön, kokeiluympäristöt ja kaikki muut ympäristöt, jotka eivät kuulu muihin ympäristöihin. Sillä on kaikkein rajoittavimmat säännöt.
• Tehokäyttäjä (Käytä useisiin ympäristöihin): Käytettävissä yksittäisissä ympäristöissä, joissa on hieman vähemmän rajoittavat säännöt kuin Tuottavuus-kohdassa.
• Pro Dev (Käytä useisiin ympäristöihin): Käytettävissä yksittäisissä ympäristöissä, joissa on pääsy useimmille liittimille Verrattuna Power-käyttäjään. Se on tarkoitettu koulutetuille käyttäjille, jotka hyväksyvät yrityksen tietosuojakäytännöt ja joiden on sisällettävä vastuusta hyväksyntä.

Synkronoi jaetut käytännöt

Koska tekijät eivät voi tarkastella kaikkia tietokäytäntöjä, pyyntöjärjestelmä määrittää nämä tiedot näkyviksi heille Dataversen kautta. Järjestelmä synkronoi esitetyt käytännöt Power Platform -palvelusta Dataverse-taulukkoon, ja tekijät voivat nähdä käytännöt, joita järjestelmänvalvoja sallii niiden tarkastelevan. Tekijät voivat pyytää kyseisten jaettujen käytäntöjen käyttöön ympäristöissä.

Jos haluat, että jaettu tietokäytäntö näkyy tekijöille, luo käytäntö tietueena Dataverse-funktiossa.

1. Avaa Järjestelmänvalvoja – Ympäristöpyyntö -sovellus.

2. Siirry vasemmassa siirtymisruudussa kohtaan Tietokäytännöt .

3. Valitse käytäntö, jonka haluat tehdä näkyväksi tekijöille, ja valitse sitten valintanauhasta Tee näkyvissä .

Sovelluksen ja ohjeiden jakaminen tekijöille

1. Anna tekijöille Tekijä – Ympäristöpyyntö -pohjasovelluksen käyttöoikeus ja määritä heille Power Platform -tekijä SR -käyttöoikeusrooli. Microsoft Entra -ryhmän käyttö helpottaa määritystä.
2. Anna käyttäjille pyyntöjärjestelmän käyttöä koskevat ohjeet.

Hyväksy tai hylkää pyyntöjä

Kun käyttäjillä on käyttöoikeus ja he aloittavat pyyntöjen tekemisen, järjestelmänvalvojat voivat nähdä nämä pyynnöt Järjestelmänvalvoja – Ympäristöpyyntö -pohjasovelluksessa.

DLP-käytännön muutospyyntöjen tarkasteleminen ja niihin vastaaminen:

1. Avaa Järjestelmänvalvoja – Ympäristöpyyntö -sovellus.

2. Siirry käytännön muutospyyntöihin käyttämällä vasenta siirtymisruutua.

3. Tarkastele pyyntöluetteloa. Voit suodattaa pyynnön tilan mukaan käyttämällä valintanauhan oikeassa reunassa olevaa tilasuodatinta.

   

4. Jos haluat tarkastella pyyntöä yksityiskohtaisemmin, valitse yksi pyynnöistä ja valitse Tiedot-toiminto valintanauhasta.

5. Jos haluat hyväksyä tai hylätä pyynnön, suodata tilaksi Odottaa ja valitse jokin pyynnöistä. Vain pyyntöihin, joiden tila on Odottaa, voidaan vastata sovelluksessa.

6. Valitse valintanauhan toimintojen avulla, hyväksy tai hylkää valittu pyyntö.

   • Jos hyväksyt pyynnön, sovelluksen tilaksi päivitetään Hyväksytty. Tämä päivitys käynnistää työnkulun, joka ottaa valitun käytännön automaattisesti käyttöön valitussa ympäristössä. Työnkulku poistaa ympäristön myös kaikista muista käytännöistä, joilla on "sisällytä"-ympäristöalue, ja lisää ympäristön kaikkiin käytäntöihin, joilla on "poissulku" ympäristöalue. Ennen jatkamista on varmistettava, että tämä toiminta vastaa yrityksesi suojausvaatimuksia. Kun automaatio on valmis, pyynnön tilaksi asetetaan "Fulfilled" ja tietueen aktivointi poistetaan.

   • Jos hylkäät pyynnön, sovellus määrittää tilaksi "Hylätty" ja poistaa tietueen aktivoinnin.

Ympäristönhallintakomponenttien luominen Power Apps -tunnelman avulla

Voit luoda omia mukautettuja ratkaisuja käyttämällä vibe-kokemusta Power Apps:ssä. Tämän mallikehotteen avulla voit esimerkiksi luoda sovelluksen, joka yhdenmukaistaa sitä, miten tekijät pyytävät uusia ympäristöjä ja tietokäytännön muutoksia ja miten järjestelmänvalvojat tarkistavat ja hyväksyvät ne. Sopeuta kehotetta organisaatiosi erityistarpeisiin ja prosesseihin.

Build an Environment Management app with two experiences: a Maker view and an Admin view.
Maker View: 
The maker experience allows developers and business users to submit two types of requests:
1. Environment Creation Request
   Show a multi-step form where makers can:
   - Select connectors they need (multi-select list, such as SharePoint, Teams, SQL, Salesforce)
   - Choose one or more environment administrators from a people picker
   - Enter environment details: display name, region (dropdown), environment type (Sandbox, Production, Developer), and business purpose (text field)
   - Toggle auto-cleanup on or off; if on, specify the number of days before auto-deletion
   - Choose whether to provision a Dataverse database 
     - If yes, select language, currency, and optionally a security group to restrict access
   - Submit the request
After submission, show a "My Pending Environment Requests" screen listing all submitted requests
with status badges (Pending, Approved, Rejected, Fulfilled).
2. Data Policy Change Request
   Allow makers to request that an existing data policy be applied to one of their environments:
   - Select a data policy from a list (only policies marked visible by an admin)
   - Select a target environment (only environments where the maker is an admin)
   - Enter a business justification
   - Submit the request
Show a "My Pending Policy Change Requests" view with status tracking.

Admin View
The admin experience has two main sections accessible from a left navigation panel:
1. Environment Creation Requests
    Default view is a list of all pending environment creation requests, filterable by status
    When a request is selected, open a detail panel showing: 
    - All maker-submitted information (name, region, type, purpose, connectors, admins, Dataverse configuration)
    - A Policy Impact section with a color-coded matrix showing how existing data policies affect the requested connectors (green for unblocked, yellow for warning, red for blocked)
    - A notes field for the admin to add comments
   Actions include Approve or Reject:
    - Approve creates the environment, grants admin access, and sets expiration if configured
    - Reject marks the request as rejected and notifies the maker
2. Policy Change Requests
   List of pending data policy change requests, filterable by status (Pending, Approved, Rejected, Fulfilled)
   Selecting a request opens details showing policy name, target environment, and the maker's justification
   Actions include Approve or Reject 
   - Approve applies the selected policy to the environment and marks the request as Fulfilled once complete

Data Model
Create the following tables:
- Environment Requests: request ID, maker, display name, region, type, purpose, connectors (multi-select), admins, auto-cleanup toggle, cleanup days, provision Dataverse, language, currency, security group, status, admin notes
- Policy Change Requests: request ID, maker, policy name, target environment, justification, status
- Data Policies: policy name, description, connectors allowed, visibility flag (admin-controlled)

Design
- Use a clean, professional design with a top app bar showing the app name and current version number
- Use color-coded status badges: blue for Pending, green for Approved or Fulfilled, red for Rejected
- Allow navigation between Maker and Admin views via a role-based toggle or separate screens
- Ensure the layout is mobile responsive