Gestion des tâches

La gestion des tâches vous permet de créer des tâches qui doivent être effectuées pour embaucher (intégrer), licencier (départ) et transférer (transition) des collaborateurs. La gestion des tâches utilise le concept de listes de contrôle. Une liste de contrôle est une liste de tâches d’intégration, de désintégration ou de transition. La gestion des tâches utilise des listes de contrôle pour regrouper les tâches et les affecter à des individus ou des groupes. La fonctionnalité de liste de contrôle pour l’intégration, le départ et les transitions est similaire.

Aperçu de la liste de contrôle

Une liste de contrôle est un groupe de tâches. Les listes de contrôle vous donnent un moyen flexible de regrouper des tâches et vous pouvez les réutiliser (par exemple, lorsque vous embauchez des employés supplémentaires). Vous pouvez créer autant de listes de contrôle que vous le souhaitez et vous pouvez affecter les mêmes tâches à plusieurs listes de contrôle.

Exemples

Les exemples suivants montrent comment utiliser des listes de contrôle dans le processus d’intégration. Cependant, étant donné que la fonctionnalité de liste de contrôle pour l’intégration, le départ et les transitions est similaire, les informations s’appliquent également aux processus de départ et de transition.

Dans le cadre du processus d’intégration, les professionnels des ressources humaines (RH) peuvent créer des tâches qui suivent la progression de l’intégration des collaborateurs entrants et récemment embauchés. Étant donné que le processus d’intégration peut varier en fonction du poste ou de l’emplacement géographique du collaborateur, vous pouvez créer plusieurs listes de contrôle d’intégration pour répondre à différentes situations d’embauche.

Exemple 1 :

Chaque employé embauché aux États-Unis doit effectuer des tâches telles que remplir des formulaires de retenue à la source. Cependant, des tâches telles que l’attribution d’une voiture de société peuvent ne s’appliquer qu’au personnel de direction. Dans ce cas, créez deux listes de contrôle d’intégration : les employés américains et les cadres uniquement. Ensuite, lorsque vous embauchez un responsable de niveau intermédiaire dans le États-Unis, sélectionnez la liste de contrôle des employés américains. Toutefois, lorsque vous embauchez un cadre dans le États-Unis, sélectionnez les deux listes de contrôle pour vous assurer que toutes les tâches d’intégration requises sont terminées.

Exemple 2 :

Une entreprise compte à la fois des collaborateurs saisonniers et des salariés à temps plein réguliers. Bien que certaines tâches (comme la vérification de l’heure d’arrivée du nouvel employé) s’appliquent aux collaborateurs des deux types, certaines tâches supplémentaires ne s’appliquent qu’aux salariés à temps plein réguliers. Dans ce cas, créez deux listes de contrôle. Les deux listes de contrôle incluent les tâches qui s’appliquent aux collaborateurs saisonniers et aux salariés à temps plein réguliers, mais une seule liste de contrôle inclut les tâches spécifiques aux salariés à temps plein réguliers.

Espace de travail de la gestion des tâches

L’espace de travail de gestion des tâches répertorie toutes les tâches affectées aux personnes dans les processus d’intégration, de désintérance et de transition. Pour afficher les tâches d’un processus, sélectionnez l’onglet approprié dans le coin supérieur gauche : Intégration, Départ, ou Transitions. Par défaut, seuls les professionnels des RH peuvent accéder à l’espace de travail Gestion des tâches.

L’onglet Intégration contient une liste Prochainement qui montre les employés entrants et une liste Embauches récentes qui montre les employés récemment embauchés. Dans les deux listes, vous ne pouvez sélectionner qu’un seul employé. Lorsque vous sélectionnez un collaborateur, toutes les tâches liées à l’intégration de cet employé sont affichées sur le côté droit de la page. L’onglet Intégration contient également une liste Toutes les tâches qui montre toutes les tâches pour tous les employés entrants ou récemment embauchés. Enfin, il contient une liste des tâches en retard et une liste des tâches affectées à l’utilisateur actuel.

L’onglet Offboarding contient une liste d’employés qui quittent l’entreprise et une liste d’employés qui ont déjà quitté l’entreprise. Dans les deux listes, vous ne pouvez sélectionner qu’un seul employé. Lorsque vous sélectionnez un collaborateur, toutes les tâches liées au départ de cet employé sont affichées. L’onglet Départ contient également une liste Toutes les tâches qui montre toutes les tâches pour tous les employés sortants ou récemment partis. Enfin, il contient une liste des tâches en retard et une liste des tâches affectées à l’utilisateur actuel.

L’onglet Transitions contient une liste Toutes les tâches qui affichent toutes les tâches pour tous les employés qui changent de poste ou qui ont récemment changé de poste. Il existe également une liste de tâches en retard et une liste de tâches affectées à l’utilisateur actuel.

Sur les trois onglets, les assistants et responsables RH peuvent effectuer les activités suivantes :

• Appliquer une liste de contrôle à un collaborateur
• Mise à jour du statut d’une tâche
• Réaffecter une tâche
• Mettre à jour la date d’échéance d’une tâche

Paramétrage des tâches

Vous pouvez créer des tâches individuellement, puis les réutiliser dans plusieurs listes de contrôle. Pour créer une tâche, sur la page Configuration d’intégration, sur l’onglet Tâches, sélectionnez Nouvelle.

Affectez une tâche créée à plusieurs listes de contrôle en sélectionnant la tâche, puis en sélectionnant Appliquer aux listes de contrôle dans le menu.

Alternativement, vous pouvez ajouter des tâches directement à une liste de contrôle. Pour ajouter une tâche à une liste de contrôle, sur la page Configuration d’intégration, sur l’onglet Liste de contrôle, créez une liste de contrôle à laquelle ajouter la tâche ou ajoutez la tâche à une liste de contrôle existante.

Pour modifier une tâche dans la bibliothèque, sélectionnez Modifier dans le menu de la bibliothèque de tâches. Si la tâche est associée à des listes de contrôle, la page Modifier la tâche affiche ces listes de contrôle. Si vous souhaitez mettre à jour les tâches dans toutes les listes de contrôle avec les modifications, sélectionnez ces listes de contrôle dans la section Appliquer aux listes de contrôle .

Pour supprimer des tâches de la bibliothèque, sélectionnez l’option Supprimer. Si une tâche est associée à une liste de contrôle, cette action ne supprime pas la tâche de cette liste de contrôle. Vous devez supprimer la tâche de la liste de contrôle dans une action distincte.

Le tableau suivant décrit les champs disponibles lorsque vous créez une tâche par l’une ou l’autre méthode.

Lien des tâches

Un lien de tâche fournit un lien vers une page web externe ou une page dans l’application Dynamics 365. Spécifiez un lien de tâche si la personne affectée à une tâche doit accéder à une page web spécifique ou à une page spécifique dans l’application Dynamics 365 pour effectuer cette tâche. Lorsque vous créez un lien de tâche, sélectionnez l’une des options suivantes :

• Élément de menu : sélectionnez cette option pour afficher la liste de toutes les pages de l’application Dynamics 365. Sélectionnez une page dans la liste.

• URL – Sélectionnez cette option et saisissez l’URL de la page Web à laquelle vous souhaitez que la personne affectée à la tâche accède. La page spécifiée peut être une page qui ne fait pas partie de l’application Dynamics 365.

• Détails du collaborateur – Si vous sélectionnez cette option, sélectionnez l’une des options suivantes :

  • Actions en libre-service des employés – Cette option affiche une liste des pages disponibles dans Libre-service pour les employés. Utilisez-le si la tâche qui a été assignée à l’employé intégré doit être terminée dans Libre-service pour les employés. Par exemple, si vous souhaitez que l’employé entre ses coordonnées personnelles, sélectionnez Actions en libre-service des employés, puis sélectionnez Détails personnels>Informations personnelles.
  • Actions de gestion des collaborateurs – Cette option affiche une liste de pages liées à l’enregistrement du collaborateur, mais qui ne sont pas accessibles à l’employé. Par exemple, si vous souhaitez que le propriétaire de la tâche entre des informations spécifiques à un travailleur intégré, telles que des informations sur la rémunération, sélectionnez actions de gestion des travailleurs, puis sélectionnez Compensation>fixe.

Types d’affectation

Lorsqu’un collaborateur est embauché, en fin de contrat ou transféré, une ou plusieurs listes de contrôle peuvent être sélectionnées. Une fois qu’une liste de contrôle est sélectionnée et que le processus d’embauche, de fin de contrat ou de transfert est terminé, les tâches sont créées et attribuées aux utilisateurs pour suivre les progrès.

Lorsqu’une tâche est créée, elle est attribuée à un utilisateur spécifique. L’utilisateur auquel une tâche est affectée dépend du type d’affectation sélectionné pour cette tâche. Les valeurs suivantes sont disponibles dans le champ Type d’affectation :

• Collaborateur – Attribuez la tâche à un collaborateur spécifique. Après avoir sélectionné cette valeur, sélectionnez le collaborateur dans le champ Affecté à.

• Poste – Attribuez la tâche à un poste spécifique. Après avoir sélectionné cette valeur, sélectionnez le poste dans le champ Affecté à.

  Par exemple, un ingénieur informatique est toujours responsable de la préparation d’un ordinateur portable pour un nouvel employé. Par conséquent, lorsque vous créez la tâche de configuration de l’ordinateur portable, sélectionnez Poste comme type d’affectation, puis sélectionnez Ingénieur informatique comme poste. Ensuite, lorsque vous embauchez un employé et attribuez la liste de contrôle, la tâche de configuration de l’ordinateur portable est affectée à l’employé du poste d’ingénieur informatique au moment où l’action d’embauche est entrée.

• Groupe – Affecter la tâche à un groupe de postes (groupe d’affectation). Après avoir sélectionné cette valeur, sélectionnez le groupe dans le champ Affecté à. Pour plus d’informations, voir la section Paramétrage des groupes d’affectation (Facultatif).

• Directeur – Attribuez la tâche au responsable de l’employé qui est embauché, en fin de contrat ou transféré.

  Important

  Lorsqu’une liste de contrôle est appliquée, si aucun poste n’est actuellement attribué à l’employé embauché, en fin de contrat ou transféré, le gestionnaire ne peut pas être déterminé. Dans ce cas, la tâche est attribuée au propriétaire de la liste de contrôle. Pour plus d’informations, voir la section Configuration des listes de contrôle.

• Employé – Affectez l’employé qui est embauché, en fin de contrat ou transféré.

Dates d’échéance des tâches et champ Décalage de la date d’échéance

Les dates d’échéance des tâches sont basées sur la date de début d’emploi, la date de fin ou la date de transition. Certaines tâches doivent être terminées avant la date de début d’un collaborateur, tandis que d’autres tâches peuvent être terminées après. Lorsque vous définissez une tâche, définissez le champ Décalage de date d’échéance pour spécifier une date d’échéance relative à la date de début, à la date d’arrêt ou à la date de transition. Par exemple, un ingénieur informatique doit préparer un ordinateur portable pour un nouvel employé deux jours avant la date de début de cet employé. Dans ce cas, lorsque vous créez la tâche de configuration de l’ordinateur portable, définissez le champ Décalage de la date d’échéance sur -2. Ensuite, si la date de début d’un employé est le 5 mai, la tâche est due le 3 mai.

Les dates d’échéance sont calculées en fonction du calendrier associé à la liste de contrôle. Pour plus d’informations, voir la section Configuration des listes de contrôle.

Instructions

Les tâches complexes peuvent nécessiter plusieurs étapes, ou la personne qui effectue la tâche peut avoir besoin de fournir des informations supplémentaires. Dans le champ Instructions , entrez des instructions ou des informations supplémentaires pour aider la personne affectée à la tâche.

Paramétrage des listes de contrôle

Une liste de contrôle est un groupe de tâches. Vous pouvez créer autant de listes de contrôle que nécessaire, et vous pouvez affecter les mêmes tâches à plusieurs listes de contrôle.

Pour créer une tâche dans une liste de contrôle, sélectionnez Nouveau sur la barre de menu Tâches. Lorsque vous créez une tâche, vous pouvez choisir de l’ajouter à la bibliothèque de tâches, afin qu’elle puisse être partagée sur plusieurs listes de contrôle. Vous pouvez ajouter la tâche à la bibliothèque uniquement si l’option Appliquer la tâche à la bibliothèque est définie sur Oui. Si vous ajoutez la tâche à la bibliothèque de tâches, vous pouvez également l’ajouter à d’autres listes de contrôle en même temps en sélectionnant ces listes de contrôle dans la section Appliquer aux listes de contrôle. Si vous n’ajoutez pas la tâche à la bibliothèque, elle existe uniquement dans la liste de contrôle dans laquelle vous la créez.

Pour modifier une tâche dans la liste de contrôle, sélectionnez Modifier. Si la tâche est associée à des listes de contrôle, ces listes de contrôle s’affichent sur la page Modifier la tâche . Si vous souhaitez que les tâches d’autres listes de contrôle soient mises à jour avec les modifications, sélectionnez ces listes de contrôle dans la section Appliquer aux listes de contrôle.

Pour supprimer des tâches de la liste de contrôle, sélectionnez Retirer. Cette action supprime simplement les tâches de la liste de contrôle. Elle ne les supprime pas de la bibliothèque de tâches. Pour supprimer une tâche de la bibliothèque, accédez à la page de la bibliothèque de tâches et sélectionnez Supprimer.

Lorsque vous créez une liste de contrôle, vous spécifiez un propriétaire et un calendrier.

Si le champ Type d’affectation d’une tâche est défini sur Position, Manager ou Groupe, mais qu’aucun individu spécifique ne peut être dérivé du type d’affectation, la tâche est affectée au propriétaire de la liste de contrôle. Voici quelques exemples de situations où les tâches sont affectées au propriétaire de la liste de contrôle :

• Aucun poste n’est affecté à le collaborateur qui est embauché ou en fin de contrat. Étant donné que le collaborateur n’a pas d’affectation de poste, son gestionnaire ne peut pas être déterminé.
• Le champ Type d’affectation est défini sur Poste, mais aucun salarié n’est affecté au poste au moment de la création de la tâche. Par exemple, la tâche Configurer un ordinateur portable est affectée au numéro de poste 000876 (Spécialiste du support technique). Au moment de l’embauche d’un salarié, aucun salarié n’est affecté au poste 000876. Par conséquent, une tâche est créée pour le propriétaire de la liste de contrôle.
• Le champ Type d’affectation est défini sur Groupe, mais aucun salarié n’est affecté aux postes du groupe au moment de la création de la tâche.

Le calendrier spécifié pour une liste de contrôle est utilisé pour calculer la date d’échéance des tâches qui font partie de cette liste de contrôle. Les jours ouvrés et non ouvrés sont définis dans la configuration du calendrier. Les jours ouvrés sont inclus lorsque la date d’échéance des tâches est calculée et que les jours non ouvrés sont exclus. Les jours non ouvrés incluent les week-ends et les jours fériés.

Après avoir configuré un calendrier, associez-le à un modèle de liste de contrôle. De cette façon, la date d’échéance de chaque tâche de la liste de contrôle est calculée de la même manière. Vous pouvez configurer plusieurs calendriers, mais chaque liste de contrôle ne peut être associée qu’à un seul calendrier.

Configurer des groupes d’affectations (facultatif)

Parfois, un groupe d’individus est responsable d’une tâche. Par exemple, un groupe d’informaticiens peut être chargé de préparer les ordinateurs portables pour les nouvelles recrues.

Pour configurer un groupe d’affectations, procédez comme suit :

1. Dans la page Affectation du groupe, sélectionnez Nouveau.
2. Entrez un nom (par exemple, Ordinateur portable informatique) et une description du groupe.
3. Cliquez sur Enregistrer.
4. Dans le raccourci Membres, sélectionnez Ajouter.
5. Dans le champ Postes, sélectionnez tous les postes qui sont responsables de la tâche.

Une fois qu’un groupe d’affectations est créé, il peut être sélectionné lors de la création d’une tâche. Pour sélectionner un groupe spécifique pour une tâche, vous devez sélectionner Groupe dans le Type d’affectation. Le groupe que vous avez créé sera alors disponible pour la sélection dans le champ Affecté à.

Configurer des groupes de tâches (facultatif)

Un processus d’intégration, de départ ou de transition peut inclure de nombreuses tâches. Pour faciliter l’attribution de toutes les tâches requises à une liste de contrôle, créez des groupes de tâches facultatifs pour classer les tâches associées. Par exemple, les services RH, informatique et de la paie doivent chacun effectuer des tâches spécifiques pour embaucher un nouvel employé. Par conséquent, vous créez les groupes de tâches suivants : RH, Informatique, et Paie. Ensuite, lorsque vous créez une tâche, vous pouvez lui associer l’un de ces groupes de tâches.

Lorsque vous souhaitez ajouter une tâche à une liste de contrôle, filtrez la liste des tâches par le groupe de tâches auquel la tâche souhaitée est affectée. Par exemple, lorsque vous créez un modèle de liste de contrôle, vous pouvez filtrer la liste de sorte que seules les tâches informatiques affectées au groupe de tâches Informatique sont affichés. Par conséquent, vous pouvez vous assurer que seules les tâches informatiques pertinentes sont sélectionnées.

Utiliser des listes de contrôle

Lorsqu’un collaborateur est embauché, en fin de contrat ou transféré, une ou plusieurs listes de contrôle peuvent être sélectionnées. Les dates d’échéance des tâches et les affectations des collaborateurs sont créées une fois le processus d’embauche, de fin de contrat ou de transition terminé. Par exemple, lorsque vous sélectionnez le bouton Embaucher ou Embaucher et ajouter des détails, les tâches sont créées pour les individus, en fonction du type d’affectation.

Attribuez une date d’échéance à chaque tâche en ajoutant ou en soustrayant le décalage de date d’échéance de la date de début de l’employé. Pour plus d’informations, consultez la section Dates d’échéance des tâches et champ Décalage de la date d’échéance.

Si vous utilisez des actions du personnel, les tâches sont créées lorsque le bouton Terminer est sélectionné ou l’action est approuvée.

Dans l’espace de travail Gestion des tâches, vous pouvez appliquer une liste de contrôle à un employé en sélectionnant l’employé sur la page de liste simple ou la page de détails, puis en sélectionnant Appliquer la liste de contrôle. La valeur du champ Date cible sera utilisé pour calculer la date d’échéance des tâches. En règle générale, la date cible doit correspondre à la date d’embauche, de fin de contrat ou de transition du collaborateur.

Vous pouvez également appliquer une liste de contrôle à un employé en ouvrant sa page Collaborateur et en sélectionnant Listes de contrôle au menu.

Achèvement des tâches

Sur la page Libre-service pour les employés, un employé peut visualiser toutes les tâches qui lui sont assignées. Pour chaque tâche affectée, la page affiche les valeurs de tâche, de description, d’instructions et de personne contact . De plus, pour chaque tâche, le collaborateur peut ouvrir la page web externe associée ou la page associée dans l’application Dynamics 365.

Vous pouvez également afficher des tâches sur le tableau de bord par défaut. Pour afficher les tâches sur le tableau de bord par défaut :

1. Accédez aux options utilisateur – Préférences – Gestion des tâches.
2. Définissez les tâches d’affichage sur l’option de tableau de bord par défautsur Activé.

Les tâches peuvent être marquées comme En cours, annulées ou terminées. Si une tâche a été affectée à un groupe, elle est marquée comme Terminée lorsqu’une personne du groupe l’a terminée.

Vous pouvez également réaffecter des tâches.