Vue d’ensemble du budget

Presque toutes les entreprises qui utilisent les fonctionnalités Finance dans Microsoft Dynamics 365 Finance ont besoin de créer des rapports comparant le budget aux réalisations. Cet article explique la configuration minimale dont vous avez besoin pour créer des budgets dans Finance and Operations ou les importer à partir d’un programme tiers.

Overview

Vous conservez le budget approuvé pour une entité juridique dans un document appelé entrée de registre budgétaire. Les lignes d’un document d’entrée de registre budgétaire sont appelées entrées de compte budgétaire . Ils contiennent des informations sur les dimensions financières, des dates et les montants du budget approuvé. Le document d’entrée du registre budgétaire s’intègre aux rapports financiers de base et aux pages d’enquête où les montants réels du registre sont comparés aux montants budgétaires.

Vous pouvez créer des entrées de registre budgétaire de plusieurs façons :

• Entrez manuellement les informations de document sur la page Écritures de registre budgétaires.
• Utilisez le modèle Microsoft Excel que vous pouvez ouvrir en cliquant sur le bouton Ouvrir dans Excel sur la page Écritures de registre budgétaire.
• Utilisez l’entité de données Écritures de compte budgétaires dans le module Gestion des données pour importer les écritures de registre budgétaires. Envisagez d’utiliser cette méthode et d’activer le paramètre de traitement défini lorsque vous devez importer de nombreuses entrées de compte budgétaire.
• Si la société utilise la fonctionnalité de planification budgétaire pour préparer les données du budget, vous pouvez utiliser le processus périodique Générer une écriture de registre budgétaire.

L’entrée du registre budgétaire est considérée comme terminée lorsque vous mettez à jour les soldes budgétaires. Sur la page Écriture de registre budgétaire, cliquez sur Mettre à jour les soldes budgétaires pour une écriture de registre budgétaire sélectionnée ou plusieurs écritures. Après la mise à jour des soldes budgétaires, le statut de l’écriture de registre budgétaire passe à Terminé. Vous ne pouvez pas rouvrir une entrée de registre budgétaire terminée pour les modifications. Par conséquent, si vous devez ajuster les données budgétaires, vous devez créer une entrée de registre budgétaire au lieu de corriger les données dans l’entrée de registre budgétaire terminée.

Configuration

Lorsque vous configurez la budgétisation, démarrez sur la page Paramètres de budgétisation. Sur cette page, vous devez définir le journal des budgets, la souche de numéros pour les écritures de registre budgétaires, et le comportement par défaut dans les espaces de travail.

Sur la page Paramètres de budgétisation, les champs suivants sont disponibles :

• Clé de répartition : ce champ détermine comment le montant d’une écriture de compte budgétaire est attribué dans un flux de trésorerie.
• Utiliser des règles pour les transferts budgétaires : sélectionnez cette option pour activer les transferts budgétaires.
• Afficher l’enquête sur l’analyse budgétaire héritée : sélectionnez cette option pour afficher l’enquête d’analyse budgétaire héritée.
• Structure de compte par défaut : sélectionnez cette option pour remplir automatiquement la structure de compte en fonction du registre budgétaire, selon le compte principal. Cette case à cocher est disponible si la fonctionnalité Structure de compte par défaut dans l’écriture de registre budgétaire est activée dans Gestion des fonctionnalités.
• Journal budgétaire : sélectionnez un nom de journal pour les affectations budgétaires. Ce champ n’est pas disponible si le champ Activer l’appropriation budgétaire est sélectionnée sur la page Paramètres de comptabilité.

Ensuite, si les stratégies régissent l’approbation des entrées d’inscription budgétaire en fonction du type de budget (par exemple, transferts ou révisions), créez des flux de travail d’entrée d’inscription budgétaire dans la page Flux de travail de budget. S’il existe des scénarios dans lesquels les transferts peuvent être autorisés sans approbation de workflow, vous pouvez définir des règles de transfert budgétaire pour prendre en charge ces scénarios.

Dans la page Dimensions du budget , sélectionnez les dimensions financières utilisées pour le budget, en fonction des dimensions utilisées dans le graphique des comptes. Vous pouvez sélectionner toutes les dimensions financières ou un sous-ensemble de celles-ci pour la budgétisation.

Définissez un modèle de budget correspondant à tous les budgets ou à certains d’entre eux. Vous pouvez utiliser un modèle de budget unique pour toutes les écritures de registre budgétaires. Sinon, vous pouvez créer des modèles distincts basés sur le type de budget, l’emplacement géographique, ou sur une autre façon de classifier un budget.

Créez des codes budget qui identifient le type de transactions budgétaires pour à enregistrer et tout workflow associé. Les codes budget peuvent prendre en charge les types de budget suivants :

• Budget d’origine
• Transférer
• Révision
• Engagement
• Engagement préalable
• Report de budget

Les codes budgétaires fournissent une piste d’audit des modifications budgétaires approuvées tout au long du cycle budgétaire. Si vous associez un flux de travail à un code budgétaire, le flux de travail est activé pour toutes les entrées de registre budgétaire qui utilisent ce code budgétaire, et les étapes de flux de travail doivent être effectuées avant que l’entrée de registre budgétaire puisse atteindre l’étape Terminée .

Le cas échéant, vous pouvez également paramétrer les règles de transfert budgétaire. Pour utiliser des règles de transfert budgétaire, sélectionnez Utiliser des règles pour les transferts budgétaires sur la page Paramètres budgétaires. Lorsque des règles de transfert de budget sont utilisées, si un utilisateur crée un document à l’aide d’un code budgétaire du type de transfert, les soldes budgétaires ne sont pas mis à jour si les règles de transfert budgétaire ne sont pas respectées. Par exemple, vous pouvez autoriser les documents de transfert budgétaire dans lesquels le budget des dépenses est transféré entre les principaux comptes du service Ventes et Marketing, mais vous pouvez interdire le transfert du budget depuis ou vers ce service, sauf si l’approbation du flux de travail est accordée pour ce type d’entrée de compte budgétaire.

La fonctionnalité introduite dans Microsoft Dynamics 365 Finance version 10.0.7 (janvier 2020) ajoute des fonctionnalités et une flexibilité pour les entrées d’inscription budgétaire. Pour activer ces améliorations, accédez à l’espace de travail Gestion des fonctionnalités et sélectionnez Écritures de registre budgétaires pour la quantité uniquement et/ou Défaillance d’écritures de registre budgétaires de type de montant.

La fonctionnalité Écritures de registre budgétaires pour la quantité uniquement vous permet de valider une écriture de registre budgétaire avec des montants réservés à la quantité. Par exemple, vous pouvez valider une écriture budgétaire avec une quantité de 32 et un prix de zéro, qui induit un montant à zéro. Vous pouvez ensuite utiliser cette quantité dans le contexte d’un rapport financier pour déterminer un prix par quantité. Aucune demande ni aucun rapport n’ont été mis à jour dans le cadre de cette fonctionnalité ; elle permet simplement de saisir un montant de zéro.

La fonctionnalité Défaillance d’écritures de registre budgétaires de type de montant autorise que le type de montant par défaut dans une écriture de registre budgétaire soit un type de montant autre qu’une dépense. La ligne d’écriture de registre budgétaire prend désormais comme valeurs par défaut les dépenses lorsque le type de compte principal est celui des dépenses ; elle prend comme valeur par défaut le produit lorsque le type de compte principal est celui du revenu ; et prend comme valeur par défaut la dépense pour tous les autres types de comptes.

Utilisation des espaces de travail et des pages de recherche effectuer le suivi du budget et des chiffres réels

Le responsable du budget peut consulter l’état actuel d’un budget dans l’espace de travail Budgets comptables et prévisions. Les onglets Dépense supérieure au budget et Produit inférieur au budget fournissent un aperçu rapide des combinaisons de dimensions financières dans lesquelles les cibles de budget ne sont pas atteintes ou approchent du seuil. Vous pouvez personnaliser le pourcentage de seuil budgétaire et les ensembles de dimensions financières utilisés sous ces onglets en cliquant sur Configurer mon espace de travail. Vous pouvez sélectionner des gestionnaires d’unités pour voir les travailleurs responsables de combinaisons de dimension financière spécifiques sélectionnées dans ces onglets. Par exemple, si vous constatez que le budget de dépenses du département des opérations va dépasser le seuil budgétaire, vous pouvez facilement rechercher et contacter le responsable du département pour discuter du problème.

La page de recherche Comparatif Réel/Budget vous permet de zoomer sur les détails du budget par rapport aux montants réels. Sélectionnez une ligne sur la page d’enquête, puis sélectionnez Soldes de période pour afficher le budget et les montants réels répartis entre les périodes fiscales. La page Écritures de compte budgétaires permet d’extraire les détails du montant du budget des écritures de registre budgétaires. La page Écritures du journal des opérations diverses affiche les écritures comptables incluses dans le montant Chiffres réels calculé.

Une société qui utilise la fonctionnalité de planification budgétaire peut créer et utiliser les prévisions budgétaires dans l’espace de travail Budgets comptables et prévisions.