Intégration de la gestion des dépenses

S’applique à : Opérations de projet intégrées à ERP

Cet article fournit des informations sur l’intégration des notes de frais dans le déploiement complet des dépenses dans Project Operations à l’aide de la double écriture.

Catégories de dépenses

Dans un déploiement complet des dépenses, vous créez et maintenez les catégories de dépenses dans les applications de finance et d’exploitation. Pour créer une catégorie de dépenses, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dataverse, créez une catégorie Transaction. L’intégration en double écriture synchronise cette catégorie de transactions avec les applications de finance et d’exploitation. Pour plus d’informations, consultez Configurer les catégories de projet et Configuration et intégration des données de Project Operations. À la suite de cette intégration, le système crée quatre enregistrements de catégorie partagée dans les applications financières et opérationnelles.
2. Dans Finance, accédez à Gestion des dépenses>Configuration>Catégories partagées et sélectionnez une catégorie partagée avec une classe de transaction Expense. Définissez le paramètre Can be used in Expense sur True et définissez le type de dépense à utiliser.
3. À l’aide de cet enregistrement de catégorie partagé, créez une nouvelle catégorie de dépenses en accédant à la gestion des dépenses>Configuration>Catégories de dépenses et en sélectionnant Nouveau. Lorsque l’enregistrement est enregistré, la double écriture utilise le mappage de table, l’entité d’exportation des catégories de dépenses de projet d’intégration de Project Operations (msdyn_expensecategories) pour synchroniser cet enregistrement avec Dataverse.

Les catégories de dépenses dans les applications de finance et d’exploitation sont propres à l’entreprise ou à l’entité juridique. Il existe des enregistrements spécifiques à une entité juridique distincts dans Dataverse. Lorsqu’un responsable de projet estime les dépenses, ils ne peuvent pas sélectionner les catégories de dépenses que vous avez créées pour un projet appartenant à une société différente de celle de l’entreprise qui possède le projet sur lequel ils travaillent.

États de dépenses

Les rapports de dépenses sont créés et approuvés dans les applications financières et opérationnelles. Pour plus d’informations, consultez Créer et traiter des rapports de dépenses dans Dynamics 365 Project Operations. Une fois le rapport de dépenses approuvé par le responsable du projet, il est publié dans le registre général. Dans Project Operations, les lignes de notes de frais liées au projet sont publiées à l’aide de règles de publication spéciales :

• Le coût lié au projet (y compris les taxes non récupérables) n’est pas immédiatement publié dans le compte de coût du projet dans le registre général, mais il est plutôt publié dans le compte d’intégration des dépenses. Ce compte est configuré dans Gestion de projet et comptabilité>Configuration>Paramètres de gestion de projet et comptabilité, sous l’onglet Project Operations dans Dynamics 365 Engagement client.
• La double écriture est synchronisée avec Dataverse à l’aide de Mappage de table Entité d’exportation des dépenses de projet d’intégration de Project Operations (msdyn_expenses).
• Le livre auxiliaire fiscal, le livre auxiliaire fournisseur et les autres écritures financières sont enregistrés, en fonction de la situation, au moment de la comptabilisation des notes de frais.

Lorsqu’un enregistrement est écrit dans l’entité Expense dans Dataverse, le système déclenche le processus d’approbation automatisé de l’enregistrement. Si nécessaire, l’état du processus d’approbation automatisé peut être examiné dans Dataverse en accédant auxtravaux système>>. Une fois l’approbation terminée, les enregistrements de classe de transactions de frais sont créés dans l’entité Actuals .

Les chiffres réels liés aux dépenses sont ensuite traités à l’aide du mappage de table à double écriture Chiffres réels d’intégration Project Operations (msdyn_actuals). Pour plus d’informations, consultez Estimations de projet et valeurs réelles.

Le processus périodique Importer depuis la table intermédiaire crée des lignes de journal liées aux notes de frais dans la feuille Intégration de Project Operations. Le compte de contrepartie est par défaut le compte d’intégration des dépenses. Le journal d’intégration de comptabilisation efface le solde de compte pour la transaction de dépense et transfère le montant de la dépense vers le compte de coûts du projet. Le système crée également des transactions de sous-groupe de projet à des fins de facturation en aval et de reconnaissance des revenus.