Créer et activer des règles d’affectation

Les règles d’attribution acheminent automatiquement les nouveaux prospects, opportunités et informations aux vendeurs ou aux équipes de vente appropriés. Créez une règle d’attribution pour les enregistrements de prospects, d’opportunités et d’analyses de vendeurs en définissant des conditions telles que le segment, les vendeurs et la répartition. Une fois que vous avez activé une règle, tout enregistrement qui satisfait aux conditions que vous avez définies pour la règle est automatiquement attribué à un vendeur. Vous passez moins de temps à créer des devoirs. Les prospects, les opportunités et les informations ne sont plus négligés, et les missions sont équilibrées entre vos vendeurs.

Une règle ne prend en compte que les enregistrements créés ou mis à jour après l’activation. Lorsqu’un enregistrement de prospect, d’opportunité ou une fiche d’information vendeur est créé, les règles d’attribution sont appliquées dans l’ordre dans lequel elles sont répertoriées, en commençant par le haut de la liste. Si un enregistrement remplit les conditions d’une règle, celle-ci est appliquée et aucune autre règle n’est prise en compte. Par défaut, les règles sont répertoriées dans l’ordre dans lequel elles ont été créées, la plus récente en bas. Cependant, vous pouvez modifier l’ordre de vos règles d’attribution à tout moment.

Regardez cette brève vidéo pour en savoir plus sur les règles d’attribution dans l’accélérateur des ventes :

Les segments et les règles d’affectation font partie de la fonctionnalité d’affectation de travail. L’affectation de travail est disponible dans Sales Accelerator version 9.1.23074.10021 et est en cours de déploiement par phases dans différentes régions. En savoir plus sur l’affectation du travail.

Prérequis

Avant de commencer à créer des règles d’attribution, assurez-vous de sélectionner les rôles de sécurité qui attribuent automatiquement des enregistrements.

Créer une règle d’attribution

  1. Connectez-vous à votre application Dynamics 365 Sales.

  2. Dans le coin inférieur gauche de la page, sélectionnez Changer de zone>Paramètres de Sales Insights.

  3. Sous Accélérateur des ventes, sélectionnez Affectation travail.

  4. Sélectionner un type d’enregistrement, puis Ajouter une règle d’attribution.

    Capture d’écran du volet Ajouter une règle d’attribution.

  5. Dans la section 1, Nom de règle, saisissez un Nom significatif pour la règle.

  6. Dans la section 2, Type d’enregistrement éligible pour cette règle, sélectionnez le segment auquel la règle s’applique.

    Par défaut, la règle s’exécute sur tous les enregistrements de ce type. Si un segment approprié n’existe pas, sélectionnez + Nouveau segment et créez-le.

Ajouter des conditions pour filtrer les enregistrements

Vous pouvez ajouter jusqu’à 10 conditions, y compris des conditions dans des groupes et des entités associées. Si vous avez besoin de plus, contactez le support Microsoft.

  1. Cliquez sur + Ajouter des conditions.

  2. Sélectionnez + Ajouter, puis utilisez les options suivantes pour créer les conditions de la règle :

    • Ajouter une ligne : ajoutez une condition. Sélectionnez un attribut, un opérateur et une valeur. Par exemple, Créé parEqualsJune Smith.

      Capture d’écran montrant une ligne de condition qui filtre les prospects où la valeur de l’attribut Créé par est égale à un nom spécifique.

    • Ajouter un groupe : ajoutez un groupe de conditions pour filtrer les enregistrements à l’aide de plusieurs attributs combinés par And ou Or. Si vous sélectionnez Et, les enregistrements doivent remplir toutes les conditions du groupe. Si vous sélectionnez Ou, les enregistrements peuvent remplir n’importe quelle condition du groupe.

    • Ajouter une entité associée : ajoutez une condition basée sur les attributs des tables associées. Sélectionnez un attribut dans la liste Entité associée, puis choisissez Contient des données ou Ne contient pas de données, puis définissez la condition.

      Capture d’écran montrant une condition ajoutée pour une entité associée.

  3. Pour définir une limite de temps pour attribuer un vendeur aux enregistrements auxquels la règle s’applique, sélectionnez Prendre en compte le type d’enregistrement créé au cours des derniers. Sélectionnez le nombre d’heures au cours desquelles la règle prend en compte les enregistrements créés pour l’attribution.

    Si aucun vendeur n’est disponible pour récupérer l’enregistrement dans ce délai, l’enregistrement est marqué en retard. La raison du statut est définie sur Vendeur non attribué, car l’enregistrement est antérieur à la période définie.

Sélectionner des vendeurs, des équipes de vente ou des files d’attente à affecter

  1. Dans la section 3, Attribuer ces types d’enregistrements au vendeur, à l’équipe ou à la file d’attente, sélectionnez l’une des options suivantes dans la liste :

    • N’importe quel vendeur : attribuez les enregistrements à tout vendeur disponible et ayant la capacité.

    • Vendeurs avec des attributs correspondants : attribuez les enregistrements aux vendeurs qui satisfont aux conditions que vous avez définies en utilisant soit les informations les concernant dans Dynamics 365, soit les attributs du vendeur que vous définissez pour les règles d’attribution.

      Par exemple, pour attribuer les enregistrements aux vendeurs basés à Seattle, sélectionnez Utiliser les champs existants des enregistrements de vendeur dans Dynamics 365, puis sélectionnez + Ajouter>Ajouter une ligne. Entrez la condition comme Ville (attribut) Équivaut à (condition) Seattle (valeur).

      Vous pouvez avoir jusqu’à cinq conditions. Une seule ligne peut être définie comme condition d’entité associée. Si vous avez besoin de plus, contactez le support Microsoft.

    • Vendeurs spécifiques : attribuez les enregistrements aux vendeurs que vous sélectionnez. Les vendeurs doivent disposer d’un rôle de sécurité qui leur accorde des autorisations d’attribution selon une règle.

    • Équipes avec des attributs correspondants : attribuez des enregistrements aux équipes qui répondent aux conditions que vous définissez dans le générateur de conditions. Vous pouvez avoir jusqu’à cinq conditions, et une seule ligne peut être définie sous une condition d’entité associée. Recommandations pour l’ajout de conditions aux règles d’attribution.

    • Équipes spécifiques : attribuez les enregistrements à l’équipe commerciale que vous sélectionnez. N’importe quel membre de l’équipe peut récupérer les enregistrements. Les équipes doivent être définies dans votre organisation et disposer d’un rôle de sécurité qui leur accorde des autorisations d’attribution via une règle.

    • Files d’attente avec attributs correspondants : affectez des enregistrements à des files d’attente qui répondent aux conditions que vous définissez dans le générateur de conditions. Vous pouvez avoir jusqu’à cinq conditions, et une seule ligne peut être définie sous une condition d’entité associée. Recommandations pour l’ajout de conditions aux règles d’attribution.

    • File d’attente spécifique : attribuez les enregistrements à une file d’attente spécifique que vous sélectionnez. N’importe quel membre de la file d’attente peut récupérer l’enregistrement. La file d’attente doit être activée et définie dans votre organisation. Découvrez comment activer une file d’attente pour une entité..

Sélectionnez la manière dont les enregistrements doivent être distribués

Si vous attribuez les enregistrements à une équipe des ventes, cette section ne s’affiche pas, car la règle ne les distribue pas aux vendeurs individuels. Au lieu de cela, les membres de l’équipe répartissent efficacement les enregistrements entre eux. Découvrez comment la capacité du vendeur est calculée.

Remarque

La section Distribuer le type d’enregistrement par est disponible uniquement pour les affectations liées au vendeur.

  1. Dans la section 4, Répartir le type d’enregistrement par, sélectionnez la manière dont la règle doit distribuer les enregistrements à vos vendeurs. En savoir plus sur la répartition des enregistrements dans les règles d’attribution.

    • Distribution circulaire : la règle distribue les enregistrements de manière égale, à tour de rôle, aux commerciaux qualifiés pour les recevoir en fonction des conditions de la règle d’affectation.
    • Équilibrage de charge : la règle distribue les vendeurs en fonction de leur charge de travail, afin que tous les vendeurs soient également occupés.

  2. (Facultatif) Pour prendre en compte les horaires de travail du vendeur lors de l’attribution d’enregistrements, sélectionnez Affecter si le vendeur est disponible dans un délai de.

    • Si vous définissez une limite de temps, la règle vérifie s’il existe des vendeurs disponibles dans ce délai afin d’attribuer l’enregistrement. Si aucun vendeur n’est disponible, la règle définit l’enregistrement comme non attribué.

    • La règle considère d’abord les vendeurs disponibles pour travailler sur les enregistrements. Si les vendeurs ne mettent pas à jour leurs disponibilité au travail, la règle les considère toujours comme disponibles.

    • Si aucun vendeur n’est disponible( peut-être en raison d’un congé de jour, le temps est en dehors des heures de travail ou lors d’une pause pendant les heures de travail), la règle considère les vendeurs qui sont disponibles dans le nombre d’heures que vous avez sélectionnées à l’étape 2.

    • Si aucun vendeur n’est disponible pour récupérer l’enregistrement dans ce délai, l’enregistrement est non attribué et marqué en retard.

  3. (Facultatif) Pour prendre en compte la charge de travail d’un vendeur, sélectionnez Attribuer le type d’enregistrement en fonction de la capacité du vendeur.

  4. Cliquez sur Enregistrer pour créer et activer la règle.

Les règles d’attribution s’exécutent dans l’ordre dans lequel elles sont répertoriées. Par défaut, elles sont répertoriées dans l’ordre dans lequel elles ont été créées, la plus récente en bas.

Comment la capacité des vendeurs est-elle calculée ?

Vous calculez la capacité disponible d’un vendeur en soustrayant sa capacité consommée (le nombre total d’enregistrements actifs affectés à eux) de leur capacité maximale (le nombre total d’enregistrements qui peuvent être affectés à eux). La capacité consommée provient du nombre total d’enregistrements actifs dont ils sont propriétaires, tel que défini par les règles d’affectation que vous configurez pour l’entité (prospects, opportunités ou analyses). Par exemple, si les règles d’affectation s’appliquent uniquement aux prospects, la capacité consommée du vendeur provient uniquement des enregistrements de prospect actifs qu’ils possèdent.

La capacité disponible est calculée comme suit : Capacité disponible = Capacité maximale - Capacité consommée

Supposons que vous configurez des règles d’affectation uniquement pour l’entité de prospect. Alex a une capacité maximale de 50 enregistrements. Vous attribuez à Alex 20 enregistrements de prospects et 10 enregistrements d’opportunités. Les règles d’affectation ne sont pas configurées pour les opportunités, donc la capacité disponible d’Alex est de 50 (nombre maximal d’enregistrements) - 20 (prospects affectés), soit 30 enregistrements.

Considération

L’application s’exécute sur un mécanisme de mise en commun et les enregistrements récupérés sont traités à intervalles réguliers. Il peut s’écouler un délai entre le moment où un enregistrement remplit les conditions de la règle d’attribution et le moment où il est attribué à un vendeur.

Recommandations pour l’ajout de conditions aux règles d’attribution

Pour aider les règles à s’exécuter plus rapidement et plus efficacement, le système limite le nombre de conditions que vous pouvez ajouter à vos règles d’affectation. Voici quelques suggestions lorsque vous avez besoin de plus de conditions que la limite ne le permet.

  • Attributs dynamiques dans le générateur de conditions : lors de la création de conditions dans le générateur de conditions, utilisez des attributs dynamiques pour réduire le nombre de conditions requises pour un attribut spécifique. Par exemple, si vous souhaitez affecter des prospects de l’États-Unis, de l’Inde, du Japon et du Brésil aux vendeurs du même pays ou région, vous devez créer quatre conditions distinctes pour cela. Toutefois, en utilisant des attributs dynamiques, vous pouvez consolider cela dans une condition unique comme suit : Country>Equals>Lead.Country, où, si le pays ou la région d’un prospect correspond au pays ou à la région du vendeur, il est automatiquement affecté au vendeur correspondant de ce pays. Pour plus d’informations, consultez Acheminer les prospects avec des règles d’affectation dynamiques.

  • Répartissez les conditions entre les règles d’affectation et les segments. Déplacez certaines conditions vers le segment. Par exemple, si vous avez 15 conditions dans la section Type d’enregistrement éligible pour cette règle, déplacez-en cinq vers le segment associé.

  • Créer des attributs cumulatifs : utilisez des attributs cumulatifs pour éviter les problèmes de performances lorsque vous ajoutez des conditions impliquant des tables associées. Les attributs de cumul sont des champs calculés qui regroupent les valeurs des enregistrements associés. Par exemple, vous pouvez créer un attribut agrégé qui compte le nombre de contacts associés à un prospect. Découvrez comment définir les attributs cumulatifs.

  • Évitez les conditions en double. N’incluez pas les attributs déjà inclus dans le segment. Par exemple, si vous avez un segment avec la condition Ville (attribut) Égal à (condition) Seattle (valeur), évitez d’utiliser le même attribut Ville dans la règle d’attribution.

  • Utilisez uniquement le générateur d’expression : utilisez toujours le générateur d’expression pour définir ou mettre à jour les règles. Ne les mettez pas à jour via Dataverse, la plateforme de données sous-jacente de Dynamics 365. Cela pourrait générer un comportement inattendu qui affecte les enregistrements liés aux règles d’attribution.

Vous ne trouvez pas les fonctionnalités dans votre application ?

Il existe quelques possibilités :

  • Vous ne disposez pas de la licence nécessaire pour utiliser cette fonctionnalité. Consultez le tableau comparatif et le guide des licences pour voir quelles fonctionnalités sont disponibles avec votre licence.
  • Vous ne disposez pas du rôle de sécurité nécessaire pour utiliser cette fonctionnalité.
  • Votre administrateur n’a pas activé la fonctionnalité.
  • Votre organisation utilise une application personnalisée. Consultez votre administrateur pour connaître les étapes exactes. Les étapes décrites dans cet article s’appliquent spécifiquement aux applications prêtes à l’emploi Sales Hub et Sales Professional.
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