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Activer ou désactiver la génération de fichiers PDF à partir des enregistrements de vente
Autorisez vos utilisateurs à créer et à partager avec les clients des fichiers PDF professionnels contenant les enregistrements des entités de vente.
Activer ou désactiver la génération de PDF
La fonctionnalité de génération PDF permet aux utilisateurs de générer des fichiers PDF directement à partir d’enregistrements Dynamics 365. La possibilité de créer des fichiers PDF est assurée pour les entités suivantes : Comptes, Contacts, Prospects, Opportunités, Devis, Commandes et Factures, sur les applications web et mobiles. Vous pouvez sélectionner les entités pour lesquelles activer la génération de PDF.
Sélectionnez un onglet en fonction de l’application de vente que vous utilisez :
Pour activer ou désactiver la génération de fichiers PDF :
Dans l’angle supérieur gauche de l’écran, sélectionnez Changer de zone, puis sélectionnez Paramètres de l’application.
Dans le plan du site, sélectionnez Vue d’ensemble et recherchez Convertir en PDF dans la zone de recherche. Vous pouvez également sélectionner Outils de productivité, puis sélectionnez Convertir au format PDF.
Sur la page Convertir en PDF, sélectionnez les entités pour lesquelles vous souhaitez activer la fonction de génération de PDF.
Pour ne voir que les entités sur lesquelles la génération de fichier PDF est actuellement activée, activez le bouton à bascule Afficher uniquement les entités activées.
Pour filtrer la liste des entités et rechercher une entité spécifique sur laquelle vous souhaitez activer la génération de PDF, utilisez le champ Filtrer par nom d’entité. Par exemple, pour activer la génération de PDF sur l’entité Opportunité, saisissez opp et vous verrez la liste des noms d’entités filtrée affichant les noms d’entités commençant par opp.
Cliquez sur Enregistrer.
La génération de fichier PDF est activée pour les entités sélectionnées.
Passez en revue les modèles prêts à l’emploi et créez de nouveaux modèles selon vos besoins. Pour plus d’informations, consultez Créer et gérer des modèles Word.
Note
Vous ne pouvez pas créer de fichier PDF pour un enregistrement d’entité si aucun modèle n’est disponible pour cette entité.
Une fois que vous avez activé la génération PDF, les vendeurs pourront générer un fichier PDF, le télécharger sur leur ordinateur local, l’enregistrer dans Dynamics 365 en tant que notes ou l’enregistrer dans SharePoint.
Pour activer ou désactiver la génération de fichiers PDF :
Sur le plan de site, sous Configuration, sélectionnez Paramètres des ventes.
Sous Paramètres avancés, sélectionnez Génération de fichier PDF.
Sur la page Convertir en PDF, sélectionnez les entités pour lesquelles vous souhaitez activer la fonction de génération de PDF.
Pour afficher uniquement les entités sur lesquelles la génération de PDF est actuellement activée, définissez l’option Afficher uniquement les entités activées sur Oui.
Pour filtrer la liste des entités et rechercher une entité spécifique sur laquelle vous souhaitez activer la génération de PDF, utilisez le champ Filtrer par nom d’entité. Par exemple, pour activer la génération de PDF sur l’entité Opportunité, saisissez opp et vous verrez la liste des noms d’entités filtrée affichant les noms d’entités commençant par opp.
Cliquez sur Enregistrer. La génération de fichier PDF est activée pour les entités sélectionnées.
Vous ne pouvez pas créer de fichier PDF pour un enregistrement d’entité si aucun modèle n’est disponible pour cette entité.
Une fois que vous avez activé la génération PDF, les vendeurs pourront générer un fichier PDF, le télécharger sur leur ordinateur local, l’enregistrer dans Dynamics 365 en tant que notes ou l’enregistrer dans SharePoint.
Important
Le bouton Saver vers SharePoint est disponible pour les utilisateurs lorsque l’intégration SharePoint est activée pour votre organisation et que la case à cocher Document management est cochée sur la page d’entité. S'ils ne voient pas le bouton, vérifiez que SharePoint'intégration et la gestion des documents sont activés. Pour plus d’informations sur la caseà cocher Gestion de documents, voir Activer ou désactiver les options d’entité.
Le bouton Save à Dynamics est disponible pour les utilisateurs lorsque Notes est activé pour l’entité principale. S’ils ne voient pas le bouton, assurez-vous que la case à cocher Notes (avec pièces jointes) est cochée sur la page d’entité dans la zone Personnalisation. Par défaut, les notes sont activées sur toutes les entités prêtes à l’emploi. Pour plus d’informations sur la case à cocher Notes, consultez Options d’entité qui peuvent seulement être activées.
Activer ou désactiver la génération PDF si vous utilisez le Dynamics 365 pour les téléphones mobiles
Si vous utilisez l'application mobile Dynamics 365 pour téléphones, vous pouvez activer la fonctionnalité de création de fichiers PDF uniquement sur les entités suivantes : comptes, contacts, prospects, opportunités, devis, commandes et factures.
Sur le plan de site, sous Configuration, sélectionnez Paramètres des ventes.
Sous Paramètres avancés, sélectionnez Génération de fichier PDF.
Pour activer ou désactiver la génération PDF, dans la page Generate PDF file page, sous Électionnez si les fichiers PDF peuvent être créés, enregistrés et électroniques en fonction des enregistrements d’entité Dynamics 365 Sales, définissez le bouton bascule de l’entité sur Enabled ou Disabled. Par exemple, si vous souhaitez activer la génération de PDF sur les enregistrements d’Opportunité, définissez le basculement Opportunité sur Activé.
Cliquez sur Enregistrer.
Vous ne trouvez pas la fonctionnalité dans votre application ?
Il existe quelques possibilités :
Vous n’avez pas la licence nécessaire pour utiliser cette fonctionnalité. Consultez le tableau de comparaison et le guide de licence pour voir quelles fonctionnalités sont disponibles avec votre licence.
Vous ne disposez pas du rôle de sécurité nécessaire pour utiliser cette fonctionnalité.
Votre administrateur n’a pas activé la fonctionnalité.
Votre organisation utilise une application personnalisée. Consultez votre administrateur pour connaître les étapes exactes. Les étapes décrites dans cet article sont spécifiques aux applications préconfigurées Sales Hub et Sales Professional.
, puis sélectionnez Paramètres de l’application.
