Vue d’ensemble des appels d’offre

Cet article fournit une vue d’ensemble des appels d’offre. Les organisations émettent des appels d’offre lorsqu’elles souhaitent comparer les offres de plusieurs fournisseurs pour les articles ou les services qu’elles doivent acheter. Dans une demande de devis, vous demandez aux fournisseurs d’indiquer les prix et les délais de livraison pour des quantités de produits que vous spécifiez. Vous pouvez également demander aux fournisseurs de spécifier s’il y a des frais accessoires, comme des frais de transport, ou si le fournisseur offre des remises pour les commandes importantes ou le paiement anticipé de la facture fournisseur.

Le processus d’appel d’offre comprend les tâches suivantes :

1. Créer et envoyer un appel d’offre à un ou plusieurs fournisseurs.
2. Recevoir et enregistrer les offres (réponses à l’appel d’offre).
3. Transférer les offres que vous acceptez pour une commande fournisseur, un contrat d’achat ou une demande d’achat.

L’illustration suivante présente une vue d’ensemble du processus d’appel d’offre.

Vous pouvez créer une demande de devis à partir des commandes planifiées, d’une demande d’achat ou par saisie manuelle. Il s’agit du document de base que vous utilisez pour délivrer un appel d’offre à chaque fournisseur.

Après avoir préparé la demande de devis et ajouté des fournisseurs, sélectionnez Envoyer (Envoyer et publier pour le secteur public) sur la demande de devis. Un journal d’appel d’offre est généré pour chaque fournisseur auquel vous envoyez l’appel d’offre. Vous pouvez configurer les options d’impression pour l’action Envoyer afin qu’elle imprime soit un rapport pour chaque fournisseur dans une archive, soit envoie un rapport à l’adresse e-mail de chaque fournisseur. En outre, vous pouvez utiliser le journal d’appel d’offre de chaque fournisseur pour générer un état que vous pouvez envoyer ou renvoyer au fournisseur ultérieurement. Vous pouvez aussi configurer l’action Envoyer pour qu’elle génère une feuille de réponse que le fournisseur peut remplir.

Cet article décrit le processus de gestion des appels d’offre lorsque la collaboration fournisseur n’est pas utilisée. Si votre système est paramétré pour la collaboration de fournisseur, les fournisseurs peuvent saisir directement les offres dans Gestion de la chaîne logistique. En savoir plus sur la collaboration entre fournisseurs et clients et la collaboration avec des fournisseurs externes.

Si vous devez modifier un appel d’offre après son envoi, vous pouvez le renvoyer aux fournisseurs lorsque vous avez terminé à l’aide des deux actions de modification : Créer et Finaliser. Lorsque vous recevez des offres par courrier électronique, vous pouvez gérer ces offres sur la page Appels d’offre.

Si une deuxième itération d’une réponse d’un fournisseur est requise, sélectionnez Retour sur la page Appel d’offre. L’action Retour génère un nouveau journal et un rapport qui seront imprimés, archivés et envoyés selon vos paramètres d’impression.

Si vous avez ajouté des critères de score à votre dossier d’appel d’offre, la demande de devis dispose d’un volet de score où vous pouvez saisir les scores. Tous les scores s’affichent sur l’appel d’offre lorsque vous comparez les réponses sur la page Comparer les réponses. Sur la page Comparer les réponses, vous pouvez également comparer les autres données de réponse, telles que le prix de la ligne, la date de réception et le prix total.

Après avoir choisi une offre ou une ou plusieurs lignes d’offre, vous pouvez accepter toutes les lignes ou seulement certaines d’entre elles et rejeter les autres. Les journaux d’acceptation, les journaux de refus et les rapports correspondants sont générés, et seront imprimés, archivés et envoyés selon vos paramètres d’impression. Lorsque vous acceptez une offre ou des lignes spécifiques d’une offre, un contrat d’achat ou une commande fournisseur est générée, ou une demande d’achat est mise à jour, selon le type d’achat de l’appel d’offre. Vous pouvez créer un contrat commercial que vous pouvez utiliser ultérieurement pour toute réponse, peu importe si vous les avez acceptées ou rejetées.

Une demande de devis a deux statuts : le plus élevé et le plus bas, vous pouvez consulter le statut sur la page de liste de Toutes les demandes de devis. Le statut le moins élevé correspond au stade le moins avancé de toute ligne de la demande de devis, et le statut le plus élevé au stade le plus avancé. Par exemple, si une demande de devis avec trois lignes est envoyée à deux fournisseurs, il existe deux demandes de devis avec chacune trois lignes. Toutes les lignes sont Envoyées. Ensuite, une offre est entrée par l’un des fournisseurs et les lignes de l’appel d’offre reçoivent le statut Reçues. Cela signifie que sur les trois lignes de la demande de devis, toutes sont Envoyées pour une demande de devis et Reçues pour une autre demande de devis. Le statut le plus bas sera alors Envoyé, et le statut le plus élevé sera Reçu.

Ces statuts sont décrits en détail plus loin dans cet article.

Paramétrage de la fonctionnalité de demande de devis

Avant de pouvoir créer un dossier de demande de devis, vous devez paramétrer les informations de demande de devis sur la page Paramètres d’approvisionnement. Lorsque vous créez une demande de devis, vous pouvez spécifier les valeurs par défaut qui sont copiées dans la demande de devis. Vous pouvez spécifier les valeurs par défaut suivantes :

• Le type d’achat de nouvelles demandes de devis : Commande fournisseur ou Contrat d’achat
• Décalage entre la date et l’heure d’expiration et le jour où la demande de devis a été créée.
• Type de demande, qui peut définir par défaut une méthode de notation spécifique pour le cas RFQ.
• Informations de livraison et conditions de paiement.

Vous pouvez remplacer ces valeurs pour un dossier de demande de devis spécifique.

Vous devez également configurer le processus d’avenant. Dans le cadre de cette configuration, vous pouvez activer le verrouillage du champ. Lorsque le verrouillage du champ est activé, un professionnel de l’approvisionnement qui souhaite modifier une demande de devis doit tout d’abord sélectionner Créer dans la section Avenant de l’onglet Devis de la demande de devis. Ensuite, une fois la demande de devis mise à jour avec les modifications, le professionnel d’approvisionnement doit effectuer le processus en sélectionnant Finaliser. L’action Finaliser génère un message e-mail qui informe les fournisseurs de l’appel d’offre modifié.

Sur la page Paramètres de l’approvisionnement, sélectionnez le modèle à utiliser pour la notification par e-mail qui est envoyée aux fournisseurs. Lorsqu’un modèle est créé dans Modèles d’e-mail, il peut contenir les jetons de remplacement suivants :

• %Dossier d’appel d’offre%
• %Motif de retour de l’offre%
• %Motif de l’avenant%
• %Avenant préparé par%
• %Société%
• %Nom du dossier d’appel d’offre%
• %Date et heure d’expiration%
• %Date%

Les jetons %Motif de retour de l’offre% et %Motif de l’avenant% sont remplacés par du texte que le professionnel de l’approvisionnement peut saisir lorsqu’il remplit l’avenant dans l’assistant Avenant. Les valeurs des jetons %Avenant préparé par% et %Société% sont automatiquement extraites de la demande de devis. Le jeton %Date% est remplacé par la date actuelle.

Si vous souhaitez annuler un appel d’offre envoyé, vous pouvez effectuer cela depuis la demande de devis. Pour l’annulation, un modèle d’e-mail est requis pour envoyer la notification d’annulation aux personnes à contacter chez le fournisseur. Le modèle doit être sélectionné sur la page Paramètres d’approvisionnement. Lorsque le modèle est créé, il peut contenir les jetons de remplacement suivants :

• %Motif d’annulation%
• %Dossier d’appel d’offre%
• %RFQ annulé par%
• %Société%
• %Nom du dossier d’appel d’offre%
• %Date%

Le jeton %Motif d’annulation% est remplacé par le texte que le professionnel de l’approvisionnement peut saisir dans l’assistant Annulation. Le jeton %Date% est remplacé par la date actuelle.

Si vous souhaitez utiliser des codes motif d’une offre pour indiquer la raison pour laquelle elle a été rejetée ou acceptée, vous devez paramétrer des codes motif sur la page Motifs de fournisseur.

Sur la page Paramétrage d’écran du module Approvisionnements, vous pouvez configurer l’apparence de vos documents d’appel d’offre imprimés ou stockés.

Lorsque vous créez une demande de devis de type Commande fournisseur et ajoutez un article en stock à la demande de devis, un mouvement de stock ayant le statut de réception Réception de devis est également créé. Seules les lignes de demande de devis avec ce statut sont prises en compte lorsque vous utilisez un plan général pour calculer les approvisionnements. Si vous souhaitez que le plan général inclut les lignes de demande de devis comme une réception prévue, vous devez configurer ce comportement dans le paramétrage de la planification principale.

Un gestionnaire ou agent des achats peut créer et tenir à jour des types de sollicitation, afin qu’ils correspondent aux exigences d’approvisionnement de l’organisation. Chaque type de sollicitation peut être associé à une méthode d’attribution de score. Ces dernières consistent en un ensemble de critères pouvant être utilisés lorsque vous attribuez un score aux offres. Vous devez paramétrer des types de sollicitation, les méthodes d’attribution de score et les critères d’attribution de score sur les pages Type de sollicitation et Méthode d’attribution de score.

Choisir les champs par défaut à inclure dans les formulaires de réponse aux appels d’offres des fournisseurs

Vous pouvez indiquer les types d’informations spécifiques à recevoir des fournisseurs lorsqu’ils répondent à un appel d’offre. Les champs que vous marquez par défaut sont inclus sur le formulaire en ligne fourni pour la collaboration avec les fournisseurs. Pour modifier ces paramètres :

1. Accédez à Approvisionnement et sourcing > Configuration > Paramètres d’approvisionnement et de sourcing.
2. Ouvrez l’onglet Appel d’offres.
3. Sélectionnez le lien Champs Réponse de l’appel d’offre par défaut sous l’en-tête Configurer les valeurs par défaut pour les appels d’offres.
4. La boîte de dialogue Champs Réponse de l’appel d’offre par défaut s’ouvre.
5. La section Champs d’appel d’offres inclus dans les formulaires de réponse aux appels d’offres des fournisseurs comprend un curseur pour chaque champ disponible dans les formulaires de réponse aux appels d’offres. Les champs définis sur Oui dans cette section seront inclus (avec leurs valeurs) dans les formulaires de réponse aux appels d’offres. Réglez le curseur sur Non pour chaque champ dans lequel vous souhaitez empêcher les fournisseurs de voir les données lorsqu’ils examinent les offres. Cela vous permet de saisir des valeurs estimées ou attendues lors de la saisie de l’appel d’offres à des fins internes sans que le fournisseur puisse voir ce qui a été saisi.

Vous pouvez remplacer ces paramètres pour les appels d’offres individuels si nécessaire.

Création et envoi d’un appel d’offre

Vous créez une demande de devis, sélectionnez les fournisseurs pour lesquels vous souhaitez soumettre une offre sur la demande de devis, puis vous envoyez le devis aux fournisseurs. Vous pouvez utiliser les paramètres d’impression afin d’acheminer l’état des appels d’offre et les états de fiche de réponse à votre destination préférée.

Vous pouvez créer manuellement une demande de devis pour le type d’achat Commande fournisseur ou Contrat d’achat.

Si la demande de devis est de type Commande fournisseur, le comportement suivant se produit déviant d’autres types de demande de devis :

• Lorsque les lignes de demande de devis sont créées, les transactions du stock sont générées avec un statut de réception de Réception de devis.
• Lorsque vous acceptez une offre, une commande fournisseur est générée.

Si l’appel d’offre est de type contrat d’achat, le comportement suivant se produit déviant d’autres demandes de devis :

• La demande de devis est utilisée pour un accord sur l’achat d’une quantité ou d’une valeur spécifique d’un produit au fil du temps. Vous devez sélectionner l’intervalle de dates qui s’applique au contrat d’achat et le nom de la personne qui gère le contrat d’achat.
• Lorsque vous acceptez une offre, un contrat d’achat est généré.

Si la demande de devis est générée à partir d’une demande d’achat, le type Demande d’achat est automatiquement attribué. Vous ne pouvez pas créer manuellement de demande de devis de type Demande d’achat.

Vous pouvez créer une demande de devis à partir d’une demande d’achat uniquement si le statut de la demande d’achat est En cours de révision et si vous êtes affecté pour effectuer la tâche de workflow suivante. Les lignes de la demande d’achat sont mises à jour automatiquement lorsque vous acceptez les lignes à partir des offres (réponses à l’appel d’offre) que vous avez reçues des fournisseurs. Vous ne pouvez pas accomplir, rejeter, approuver ou effectuer d’autres actions sur la demande d’achat tant que la ligne de demande n’est pas mise à jour avec une ligne d’appel d’offres acceptée ou que le dossier d’appel d’offres n’est pas annulé.

Lorsque vous créez une demande de devis, vous pouvez sélectionner un type de sollicitation. Le type de sollicitation détermine l’ensemble de critères d’attribution de score utilisés pour attribuer un score aux réponses d’appel d’offre à la demande de devis.

Vous pouvez ajouter un questionnaire à un dossier de demande de devis. Ce questionnaire s’affiche ensuite sur toutes les réponses d’appel d’offre une fois que vous envoyez la demande de devis. Le remplissage du questionnaire est une tâche obligatoire avant que l’offre puisse être soumise.

Bien que des valeurs par défaut soient fournies, vous pouvez modifier les paramètres Champs d’appel d’offres inclus dans les formulaires de réponse aux appels d’offres des fournisseurs pour chaque cas d’appel d’offres individuel, selon les besoins. Pour ce faire, créez ou ouvrez un dossier d’appel d’offres. Ensuite, dans le volet Actions, ouvrez l’onglet Devis et, à partir de la section Réponses, sélectionnez Définir les valeurs par défaut de réponse à l’appel d’offres. La boîte de dialogue Champs Réponse de l’appel d’offre par défaut s’ouvre ; elle fonctionne de la même manière que lors de la définition des valeurs par défaut pour les formulaires de réponse aux appels d’offres des fournisseurs, sauf que vos modifications ici n’affecteront que le dossier d’appel d’offres actuel. Pour plus d’informations sur l’activation de cette fonctionnalité et son fonctionnement, consultez Choisir les champs par défaut à inclure dans les formulaires de réponse aux appels d’offres des fournisseurs.

Il existe trois méthodes pour sélectionner les fournisseurs à ajouter à un dossier de demande de devis :

• Ajout de fournisseurs l’un après l’autre.
• Recherchez tous les fournisseurs qui répondent à des critères spécifiques.
• Ajoutez automatiquement tous les fournisseurs qui sont validés pour les catégories d’approvisionnement utilisées sur les lignes de demande de devis.

Lorsque l’appel d’offre est prêt, sélectionnez Envoyer. L’action Envoyer génère des journaux et des états qui seront imprimés, archivés et envoyés conformément à vos paramètres d’impression.

Si vous définissez Utiliser le fournisseur pour recalculer les prix et Utiliser les informations relatives à l’article spécifiques au fournisseur sur Oui sur la page Envoi de l’appel d’offre lorsque vous avez soumis l’appel d’offre à un fournisseur, certaines informations spécifiques au fournisseur sont entrées automatiquement dans l’appel d’offre pour ce fournisseur.

Modification d’une demande de devis

Parfois, vous devez modifier une demande de devis après son envoi. Vous devrez peut-être modifier une demande de devis si, par exemple, les dates de réception ont changé ou vous souhaitez des produits supplémentaires ou différentes quantités de produits. Vous pouvez configurer le processus d’avenant de manière à ce qu’il soit plus ou moins restrictif.

Si vous configurez le processus d’avenant de manière à ce qu’il soit plus restrictif, avant de modifier les champs d’un dossier d’appel d’offre qui a déjà été soumis, vous devez sélectionner Créer dans le dossier d’appel d’offre pour démarrer un avenant. Après avoir terminé vos modifications, vous devez sélectionner Finaliser. Vous êtes ensuite guidé dans le processus d’ajout d’informations pour le message électronique envoyé pour notifier les fournisseurs de l’avenant. L’état mis à jour de l’appel d’offre, qui inclut une note d’avenant, est automatiquement joint au message électronique.

Si vous configurez le processus d’avenant de manière à ce qu’il soit moins restrictif, il n’est pas nécessaire de sélectionner Créer pour pouvoir modifier les champs d’un dossier d’appel d’offre qui a déjà été envoyé. Toutefois, vous devez ajouter manuellement une note d’avenant dans l’appel d’offre et renvoyer le dossier. Cette approche ne peut être utilisée que si aucune des réponses (enchères) n’a été modifiée. Si vous avez entré une réponse et que son état est Reçu, le bouton Envoyer n’est pas disponible. Dans ce cas, vous devez sélectionner Créer puis Finaliser, comme vous devez le faire dans le processus plus restrictif. La réponse est ensuite réinitialisée pour refléter les modifications du dossier d’appel d’offre.

Si les fournisseurs utilisent l’interface de collaboration fournisseur pour saisir des offres, vous devez toujours utiliser le processus d’avenant pour informer les fournisseurs des modifications du dossier d’appel d’offre. Ce processus permet d’éviter la situation où les fournisseurs font une offre sur un dossier d’appel d’offre obsolète alors que leur offre est en cours. Pour plus d’informations sur la collaboration fournisseur, voir Collaboration fournisseur avec des fournisseurs externes.

Si vous voulez inviter d’autres fournisseurs à faire une offre et qu’aucune modification n’a été apportée au dossier d’appel d’offre, vous pouvez utiliser le bouton Envoyer. Les fournisseurs que vous avez ajoutés s’affichent sur la page Envoyer et reçoivent l’invitation par courrier électronique.

Réception et enregistrement des réponses à la demande de devis

Lorsque vous envoyez une demande de devis, une feuille de réponse est automatiquement générée. Lorsque vous recevez des offres sur une RFQ, vous devez les saisir via la page Demande de devis en sélectionnant l’action Modifier la réponse à l’appel d’offres (RFQ). Cela vous permettra d’entrer les informations d’enchères dans un formulaire dédié. Au départ, la progression de la Réponsen’est pas lancée. Lorsque vous sélectionnez Modifier la réponse à l’appel d’offres, le statut d’avancement est : L’acheteur est en cours de mise à jour jusqu’à ce que l’offre soit soumise. Sélectionnez Soumettre lorsque vous avez saisi les informations de l’offre. Le statut de progression de la réponse passe à Soumis par l’acheteur. De même, avec la collaboration avec le fournisseur activée, la progression de la réponse sera mise à jour au fur et à mesure que le fournisseur interagit avec l’enchère. Le statut passe ensuite L’acheteur effectue une mise à jour à Soumis par le fournisseur. Lorsque l’offre est envoyée, un journal est créé comme Reçu. La réponse (offre) doit être envoyée pour être enregistrée comme reçue, et c’est ensuite seulement qu’elle peut être encore été traitée comme acceptée ou de refusée.

Si vous devez mettre l’offre à jour, vous devez passer par le même processus comme ci-dessus et la soumettre de nouveau.

Vous ne pouvez modifier le formulaire de demande de devis qu’avec des informations relatives au traitement de l’offre, et non à la soumission de celle-ci. Pour entrer ou modifier l’enchère, sélectionnez Modifier la réponse à l’appel d’offres.

Lorsque vous entrez les informations de soumission, et si le cas de demande permet des lignes alternatives, vous pouvez ajouter des lignes alternatives pour des lignes qui n’ont qu’une catégorie d’approvisionnement et aucun article de catalogue spécifié. Sélectionnez Ajouter une alternative pour ajouter des lignes alternatives.

Si vous avez entré une réponse, mais si vous avez besoin d’une nouvelle offre du fournisseur, vous pouvez retourner l’appel d’offre. Un nouveau journal et un nouveau rapport sont générés, qui peuvent être envoyés au fournisseur.

Vous pouvez consulter un aperçu de toutes les demandes de soumissions et de leurs statuts : Envoyé, Reçu, Accepté, Refusé, Annulé, Refusé sur la page de suivi de la demande de devis .

Acceptation et rejet des offres, et transfert des offres reçues vers les documents en aval

Après avoir identifié l’offre la plus intéressante, par exemple celle offrant le meilleur prix total, vous pouvez accepter l’offre. Vous pouvez recevoir certaines lignes d’une offre et rejeter d’autres. Vous pouvez également recevoir des lignes de différents fournisseurs. Si vous acceptez certaines répliques, vous êtes invité à rejeter toutes les autres. Par conséquent, si vous souhaitez accepter d’autres lignes, vous devez sélectionner Annuler à l’invite. Le statut de la réponse à l’appel d’offre pour chaque fournisseur dont vous acceptez des offres ou des lignes est mis jour sur Accepté.

Si, pendant la préparation du bon de commande ou du contrat d’achat, vous devez ajouter une ligne supplémentaire à la demande d’offres, vous pouvez le faire en sélectionnant Ajouter une ligne sur la grille de la page de demande de devis . Vous pouvez uniquement afficher et modifier cette ligne sur la page Appel d’offre. Elle sera visible sur la page d’appel d’offres lorsqu’elle sera acceptée.

Lorsque vous acceptez une offre ou une ou plusieurs lignes d’une offre, une commande fournisseur ou un contrat d’achat est automatiquement généré. Vous pouvez ensuite rejeter les offres de tous les autres fournisseurs.

Dans la réponse, vous pouvez ajouter un code motif pour expliquer la raison pour laquelle vous avez accepté ou rejeté une offre.

Lorsque vous acceptez une offre de type Demande d’achat, les lignes de la demande d’achat sont mises à jour avec les informations suivantes qui reflètent les informations de l’offre acceptée :

• Prix unitaire
• Pourcentage de remise
• Montant de la remise
• Frais sur achat
• Frais de ligne
• Fournisseur
• Numéro externe
• Description externe

Le tableau suivant indique les changements de statut de la demande de devis à mesure que vous acceptez et refusez les offres des fournisseurs.

Status – le moins élevé et le plus élevé.

Sous l’onglet Fournisseur de la demande de devis, vous pouvez afficher les lignes ayant le statut le plus élevé et le moins élevé d’un fournisseur spécifique. Lorsque le vendeur est ajouté et qu’aucune ligne n’a encore été envoyée, les statuts les plus bas et les plus élevés sont créés. Lorsque l’appel d’offres est envoyé au fournisseur avec toutes les lignes, le statut des deux lignes sera Envoyé. Si certaines lignes d’une offre d’un vendeur sont acceptées et d’autres sont rejetées, les lignes rejetées auront le statut le plus bas, qui est Refusé, et les lignes acceptées auront le statut le plus élevé, qui est Accepté.

Sur les lignes de demande de devis, vous pouvez afficher le statut le plus élevé et le moins élevé par ligne dans tous les fournisseurs. Si vous avez soumis une ligne à tous les fournisseurs de la demande de devis et que personne n’ont répondu, le statut le moins élevé et le plus élevé sont Envoyée. Lorsqu’au moins un fournisseur répond, le statut le plus élevé devient Reçue. Si vous ajoutez un nouveau fournisseur à la demande, le statut le moins élevé passe à Créé

Le statut le plus élevé et le plus bas dans le cas RFQ est une agrégation du statut dans l’onglet Fournisseur et dans l’onglet Lignes .

Les statuts sont classés de la plus basse à la plus haute : Créé, Envoyé, Reçu, Rejeté, Accepté, Refusé, Annulé.

Le tableau suivant indique les changements de statut de demande de devis lorsque vous créez une demande de devis avec des lignes et l’envoyez aux fournisseurs.

Toutes les lignes de l’appel d’offre associées à la demande de devis seront dans l’état Envoyées.

Le tableau suivant indique les changements de statut d’appel d’offre à mesure que vous recevez des offres et enregistrez les informations sur la feuille de réponse de l’appel d’offre.

L’exemple ci-dessous présente les statuts le plus élevé et le moins élevé de la demande de devis pour laquelle est une offre a été reçue et l’autre offre a été acceptée. Lorsqu’une offre reçue est rejetée, le statut le moins élevé passe de reçu à rejeté dans l’en-tête et la ligne de la demande de devis.