Présentation des flux de processus d’entreprise

Vous pouvez vous assurer que les utilisateurs entrent des données de façon cohérente et suivent les mêmes étapes chaque fois qu’ils travaillent avec un client en créant un flux de processus d’entreprise. Par exemple, vous pouvez créer un flux des processus d’entreprise afin que tous les utilisateurs gèrent les demandes de service client de la même façon ou qu’ils obtiennent l’approbation d’une facture avant d’envoyer une commande. Les flux de processus métier utilisent la même technologie sous-jacente que les autres processus, mais les possibilités qu’ils offrent sont différentes des autres fonctionnalités qui utilisent des processus. Pour apprendre à créer ou modifier un flux de processus d’entreprise, accédez à Créer un flux de processus d’entreprise.

Regarder une courte vidéo sur les flux des processus d’entreprise

Pourquoi les flux de processus d’entreprise sont-ils utilisés ?

Les flux des processus d’entreprise fournissent un guide aux utilisateurs pour le travail à effectuer. Ils offrent une expérience utilisateur rationalisée qui permet aux utilisateurs de suivre les processus que leur organisation définit pour des interactions devant aboutir à une conclusion donnée. Cette expérience utilisateur peut être personnalisée afin que les utilisateurs disposant de rôles de sécurité différents puissent avoir une expérience parfaitement adaptée à leurs activités.

Utilisez les flux des processus d’entreprise pour définir une série d’étapes à suivre pour obtenir un résultat donné. Ces étapes fournissent un indicateur visuel qui indique aux utilisateurs où ils en sont dans le processus d’entreprise. Les flux des processus d’entreprise réduisent le besoin de formation, car les nouveaux utilisateurs n’ont pas à se concentrer sur la table à utiliser. Ils peuvent simplement se laisser guider par le processus. Vous pouvez configurer les flux des processus d’entreprise pour prendre en charge les méthodologies courantes de vente pouvant aider vos groupes commerciaux à obtenir de meilleurs résultats. Pour les groupes de services, les flux des processus d’entreprise peuvent aider le nouveau personnel à être opérationnel plus rapidement et à éviter des erreurs qui peuvent entraîner le mécontentement des clients.

À quoi les flux des processus d’entreprise peuvent-ils servir ?

Les flux des processus d’entreprise permettent de définir un ensemble de phases et d’étapes qui sont ensuite affichées dans un contrôle en haut du formulaire.

Chaque phase est composée d’un groupe d’étapes. Chaque étape représente une colonne où les données peuvent être saisies. Vous pouvez passer à la phase suivante à l’aide du bouton Phase suivante. Dans les applications pilotées par modèle, vous pouvez travailler avec une phase de flux de processus d’entreprise à l’intérieur du menu déroulant de la phase ou vous pouvez l’épingler sur le volet latéral. Les flux de processus d’entreprise ne prennent pas en charge l’extension du menu déroulant de la phase vers le volet latéral sur les appareils mobiles.

Vous pouvez rendre une étape obligatoire et ainsi obliger les utilisateurs à entrer des données pour la colonne correspondante avant de passer à la phase suivante. Cette exigence est communément appelée « processus par phases ». Si vous ajoutez une colonne requise par l’entreprise ou par le système à une phase de flux de processus d’entreprise, ajoutez également cette colonne à votre formulaire.

Les flux des processus d’entreprise sont relativement simples par rapport aux autres types de processus, car ils ne fournissent pas de logique métier conditionnelle ou d’automatisation au-delà de l’expérience simplifiée de la saisie de données et du contrôle de l’entrée dans les phases. Toutefois, si vous les combinez avec d’autres processus et personnalisations, ils peuvent jouer un rôle important en permettant un gain de temps, la réduction des coûts de formation et l’augmentation de l’adoption par les utilisateurs.

Flux des processus métier intégrés à d’autres personnalisations

Lorsque vous ou votre utilisateur entrez des données à l’aide de flux de processus métier, les modifications de données s’appliquent également aux colonnes de formulaire afin que toute automatisation fournie par les règles métier ou les scripts de formulaire puisse être appliquée immédiatement. Vous pouvez ajouter des étapes qui définissent des valeurs pour les colonnes qui ne sont pas présentes dans le formulaire, et ces colonnes sont ajoutées au Xrm.Page modèle objet utilisé pour les scripts de formulaire. Lorsque vous enregistrez les données dans le formulaire, tous les flux de travail initiés par des modifications apportées aux colonnes incluses dans un flux de processus métier sont appliqués. Si l’automatisation est appliquée par un workflow en temps réel, l’utilisateur voit immédiatement les modifications quand il actualise les données du formulaire après avoir enregistré la ligne.

Bien que le contrôle de flux de processus d’entreprise dans le formulaire ne fournisse pas de programmabilité côté client directe, les modifications appliquées par les règles métier ou les scripts de formulaire sont automatiquement appliquées aux contrôles de flux de processus d’entreprise. Si vous masquez une colonne dans un formulaire, cette colonne est également masquée dans le contrôle de flux de processus d’entreprise. Si vous définissez une valeur à l’aide de règles métier ou de scripts de formulaire, cette valeur est définie dans le flux de processus d’entreprise.

Flux de processus simultanés

Les flux des processus d’entreprise simultanés permettent aux personnalisateurs de configurer plusieurs processus d’entreprise et de les associer à la même ligne de départ. Les utilisateurs peuvent basculer entre plusieurs processus d’entreprise exécutés simultanément, et reprendre leur travail là où ils l’avaient laissé dans le processus.

Flux des processus métier du système

Lorsque le paramètre Activer les applications Dynamics 365 est activé dans votre environnement Power Platform, les flux des processus d’entreprise suivants sont inclus. Pour comprendre comment les flux des processus d’entreprise fonctionnent, vérifiez ces flux des processus d’entreprise système :

• Processus de vente prospect-opportunité
• Processus téléphone-incident
• Processus de vente

Plusieurs tables dans les flux des processus d’entreprise

Vous pouvez utiliser un flux des processus d’entreprise pour une seule table ou englober plusieurs tables. Par exemple, vous pouvez avoir un processus qui débute par une opportunité, puis continue par un devis, une commande et enfin une facture, puis qui revient à l’opportunité pour la clôturer.

Vous pouvez concevoir des flux de processus d’entreprise qui lient les lignes de plusieurs tables différentes (jusqu’à cinq) dans un même processus afin que les utilisateurs de l’application puissent se concentrer sur le flux de leur processus plutôt que sur la table dans laquelle ils travaillent. Ils peuvent naviguer plus facilement entre les lignes de tableau associées.

Plusieurs flux des processus d’entreprise sont disponibles par table

Les utilisateurs d’une organisation ne suivent pas forcément tous le même processus ; de plus, des conditions différentes peuvent nécessiter l’application d’un autre processus. Vous pouvez avoir jusqu’à 10 flux des processus d’entreprise actifs par table pour fournir des processus adaptés aux différentes situations.

Définir le flux des processus métier à appliquer

Vous pouvez associer des flux de processus d’entreprise à des rôles de sécurité afin que seuls les utilisateurs dotés de ces rôles puissent les afficher ou s’en servir. Vous pouvez également définir l’ordre des flux de processus métier, afin de contrôler ceux définis par défaut. Cette méthode fonctionne de la même façon que la définition de plusieurs formulaires pour une table.

Lorsque quelqu’un crée une ligne de table, la liste des définitions de processus métier actives disponibles est filtrée par le rôle de sécurité de l’utilisateur. La première définition de processus d’entreprise activée disponible pour le rôle de sécurité de l’utilisateur, selon l’ordre de la liste des processus, est celle qui s’applique par défaut. Si plusieurs définitions de processus métier actives sont disponibles, les utilisateurs peuvent charger un autre à partir de la boîte de dialogue Changer de processus . À chaque changement de processus, celui qui est actuellement affiché passe en arrière-plan et est remplacé par celui qui a été sélectionné, mais il conserve son état et peut être restauré. Chaque ligne peut avoir plusieurs instances de processus associées (chacune pour une définition de flux des processus d’entreprise différente, jusqu’à un total de 10). Au chargement du formulaire, un seul flux des processus d’entreprise s’affiche. Quand un utilisateur applique un processus différent, celui-ci peut se charger par défaut uniquement pour cet utilisateur.

Pour garantir qu’un processus métier se charge par défaut pour tous les utilisateurs (comportement équivalent à « épingler » le processus), ajoutez un script d’API client personnalisé (ressource web) sur la charge de formulaire qui charge spécifiquement une instance de processus métier existante en fonction de l’ID de définition de processus métier.

Considérations relatives aux flux de processus d’entreprise

Vous pouvez définir des flux des processus d’entreprise uniquement pour les tables qui les prennent en charge. Vous devez également connaître les limites du nombre de processus, d’étapes et d’étapes que vous pouvez ajouter.

Flux de processus d’entreprise qui appellent un workflow

Vous pouvez appeler des workflows à la demande depuis un flux des processus d’entreprise. Vous configurez cette fonctionnalité à partir du concepteur de flux de processus métier en faisant glisser un composant de flux de travail vers une étape de processus ou vers la section Flux de travail globaux .

Quand vous incluez un workflow que vous souhaitez déclencher à la Sortie d’une phase de votre flux de processus d’entreprise et que cette phase est la dernière du flux, le concepteur donne l’impression que le workflow est déclenché à la fin de cette phase. Toutefois, le workflow n’est pas déclenché, car une transition de phase ne se produit pas. Vous ne recevez aucun message d’avertissement ou d’erreur vous empêchant d’inclure le flux de travail dans l’étape. Quand un utilisateur interagit avec le flux de processus d’entreprise, le fait de terminer ou d’abandonner le processus n’entraîne pas une transition de phase et le workflow n’est donc pas déclenché. Étudions les exemples suivants :

• Vous créez un flux de processus d‘entreprise avec deux phases. S1 se connecte à S2, avec un workflow sur la phase S2 et définit le déclencheur sur Sortie de phase.

• Vous créez un flux de processus d’entreprise avec trois phases, P1 se connecte à P2 et P2 se branche sur P3. Vous ajoutez un workflow sur S2 et définissez le déclencheur sur Sortie de phase.

Le workflow ne se déclenche dans aucun des deux cas. Pour contourner ce problème, ajoutez un workflow global et ajoutez-y le workflow que vous souhaitez déclencher afin qu’il soit déclenché pour le processus d’entreprise, plutôt que pour une phase du processus. Vous pouvez définir le déclencheur pour un workflow global sur Processus abandonné ou Processus terminé afin que le workflow soit déclenché quand un utilisateur abandonne ou termine le processus d’entreprise.

Tables qui peuvent utiliser des flux des processus d’entreprise

Toutes les tables personnalisées peuvent utiliser des flux des processus d’entreprise. Les tables standard suivantes peuvent également utiliser des flux de processus d’entreprise. Certaines tables nécessitent une application Dynamics 365, comme Dynamics 365 for Sales ou Dynamics 365 for Customer Service.

• Compte
• Rendez-vous
• Campagne
• Activité de campagne
• Réponse de campagne
• Concurrent
• Contact
• Courrier électronique
• Droit d’accès
• Télécopie
• Cas
• Facture
• Prospect
• Lettre
• Liste de marketing
• Opportunité
• Appel téléphonique
• Produit
• Article de liste de prix
• Devis
• Rendez-vous périodique
• Documentation commerciale
• Activité sociale
• Ordre
• Utilisateur
• Tâche
• Équipe

Pour activer une table personnalisée pour les flux de processus d’entreprise, cochez la case Flux de processus d’entreprise (les champs seront créés) dans la définition de la table. Vous ne pouvez pas annuler cette action.

Nombre maximal de processus, de phases et d’étapes

Pour garantir des performances acceptables et la facilité d’utilisation de l’interface utilisateur, tenez compte des limitations suivantes lorsque vous utilisez des flux de processus métier :

• Vous pouvez activer jusqu’à 10 processus de flux de processus métier par table.
• Chaque processus peut contenir jusqu’à 30 étapes.
• Les processus multi-tables peuvent contenir jusqu’à cinq tables.

Prise en charge de la personnalisation des tables de flux des processus d’entreprise

Les tables de flux de processus métier peuvent apparaître dans le système afin que les données de ligne de table puissent être disponibles dans les grilles, les vues, les graphiques et les tableaux de bord.

Utiliser des lignes de tableau de flux des processus métier avec des grilles, des vues, des graphiques et des tableaux de bord

Lorsque des flux de processus métier sont disponibles sous forme de tableau, vous pouvez utiliser des recherches, des vues, des graphiques et des tableaux de bord avancés provenant de données de flux de processus métier pour une table donnée, comme un prospect ou une opportunité. Les personnalisateurs et les administrateurs système peuvent créer des tableaux de bord, des vues, des graphiques et des grilles de flux des processus d’entreprise personnalisés similaires à ceux créés avec toute autre table.

Pour accéder à une vue de flux des processus d’entreprise par défaut, accédez à Power Apps, sélectionnez Solutions, ouvrez la solution que vous souhaitez, sélectionnez Tables sur le volet de navigation de gauche, et ouvrez la table de traitement que vous souhaitez, par exemple Processus de vente prospect-opportunité. Sélectionnez Vues, puis sélectionnez la vue souhaitée.

Plusieurs vues par défaut sont disponibles et peuvent être affichées sous forme de graphique, par exemple la vue Processus de vente des opportunités actives.

Interagir avec la table de flux des processus d’entreprise à partir d’un workflow

Vous pouvez également interagir avec les tables de flux des processus d’entreprise à partir d’un workflow. Par exemple, vous pouvez créer un workflow pour la ligne de la table Flux de processus d’entreprise pour changer la Phase active quand une colonne de la ligne de table Opportunité est mise à jour. Découvrez comment procéder dans Automatiser les étapes de flux de processus métier à l’aide de flux de travail.

Exécuter des flux des processus d’entreprise hors connexion

Vous pouvez utiliser des flux des processus d’entreprise hors connexion si les conditions suivantes sont remplies :

• Vous utilisez le flux de processus métier à partir d’une application Power Apps.
• Vous activez l’application Power Apps pour une utilisation hors connexion.
• Le flux des processus d’entreprise comporte une seule table.

Les trois commandes suivantes sont disponibles pour un flux de processus métier lorsque l’application Power Apps est hors connexion :

• Phase suivante
• Phase précédente
• Définir la phase active

Colonne de recherche dans une étape d’un flux des processus métier

Vous pouvez afficher les lignes récentes dans une colonne de recherche pour une application pilotée par un modèle. Pour éviter que les éléments utilisés récemment apparaissent dans la recherche, procédez comme suit :

1. Lorsque vous êtes dans le concepteur de formulaires avec un formulaire de table pour une table utilisée dans un flux de processus d’entreprise, sélectionnez votre étape de données de colonne de recherche dans l’Arborescence du volet de navigation de gauche.

2. Cochez Désactiver les éléments utilisés le plus récemment

   

3. Enregistrez et publiez.

Limitations de l’utilisation des tables de flux des processus d’entreprise

• Actuellement, vous ne pouvez pas créer de formulaires personnalisés pour des tables selon un flux des processus d’entreprise.

• Si une solution inclut une table de flux de processus métier, vous devez ajouter manuellement la table de flux de processus métier à la solution avant de l’exporter. Sinon, la table de flux de processus métier n’est pas incluse dans le package de solution. Pour en savoir plus, consultez créer et modifier des tables.

• L’ajout de la table de processus à une application pilotée par modèle peut entraîner des fonctionnalités limitées. Apprenez-en davantage sur la création et la modification de flux de processus métier.

• Le nom d’un flux de processus métier ne change pas après avoir créé le flux pour un formulaire. Si vous modifiez le nom dans la définition du flux des processus d’entreprise, les nouveaux flux des processus d’entreprise affichent le nom mis à jour, mais les plus anciens affichent le nom d’origine. Le nom ne se traduit pas une fois que vous l’avez défini. Si les paramètres de langue du créateur de flux ont été définis en espagnol lorsque l’instance de flux de processus métier a été créée, le nom est en espagnol pour tous les utilisateurs, même si le créateur de flux a changé leur langue ultérieurement.

Informations associées

• Démarrage avec Power Apps
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• Livre blanc : Activation des processus avec Dynamics 365