Partager et gérer des agents

Vous pouvez partager les agents que vous créez à l’aide de Microsoft 365 Copilot avec des utilisateurs de votre organisation. Les agents prennent en charge plusieurs propriétaires, ce qui vous permet de partager la propriété au sein de votre équipe. Tout propriétaire peut modifier, gérer et gérer l’agent. Le partage d’un agent permet à un ensemble spécifié d’utilisateurs d’y accéder directement. Bien qu’idéal pour la collaboration d’équipe, le partage d’un agent ne permet pas le déploiement au sein de l’organisation ou l’intégration avec d’autres canaux.

Cet article explique comment partager et gérer les agents que vous créez à l’aide de la fonctionnalité Générateur d’agent dans Microsoft 365 Copilot. Pour publier un agent sur plusieurs canaux, vous devez utiliser Copilot Studio. Pour plus d’informations, consultez Publier et déployer votre agent.

Partager un agent

Après avoir créé et testé votre agent dans Microsoft 365 Copilot, sélectionnez Créer. Une fois votre agent créé, un message de confirmation indique que l’agent est privé et que vous seul pouvez le consulter. Pour partager l’agent avec d’autres personnes, sélectionnez Partager pour ouvrir la boîte de dialogue de partage.

Partager des agents depuis la liste Tous les agents

La boîte de dialogue de partage répertorie tous les utilisateurs qui ont accès, leur rôle, le bouton bascule de partage à l’échelle de l’organisation et un lien que vous pouvez copier à tout moment.

Remarque

Votre administrateur peut appliquer une stratégie qui restreint certaines options de partage d’agent. Ce changement de gouvernance s’applique au moment de la mise en œuvre et ne révoque pas les autorisations d’accès des agents existantes. Si les options de partage sont limitées dans votre organisation, un administrateur doit approuver et déployer l’agent avant qu’il ne soit disponible pour les autres utilisateurs de l’organisation. Si les stratégies de gouvernance changent, veillez à mettre à jour les options de partage pour que votre agent soit conforme avant d’apporter des mises à jour à votre agent.

Comprendre les rôles

La boîte de dialogue Partager utilise deux niveaux d’accès.

Role Description Peut converser Peut modifier et gérer
Peut modifier Propriétaire : droits complets pour modifier, partager et gérer l’agent. Oui Oui
Peut converser Utilisateur de chat : peut interagir avec l’agent uniquement. Oui Non

Un propriétaire est toute personne disposant d’un accès en modification . Tous les propriétaires ont les mêmes droits, notamment la possibilité d’ajouter ou de supprimer des personnes, de changer de rôle et d’activer le partage à l’échelle de l’organisation.

Remarque

Vous ne pouvez pas ajouter un groupe en tant que propriétaire. Lorsque vous ajoutez un groupe, il ne peut s’agir que d’un utilisateur de conversation (Peut discuter). Pour accorder des droits de propriétaire, ajoutez des utilisateurs individuels.

Ajouter des propriétaires et des utilisateurs de la conversation

  1. Ouvrez l’agent que vous souhaitez partager et sélectionnez Partager.
  2. Dans la boîte de dialogue de partage, entrez un nom, un groupe ou un e-mail dans la zone Ajouter un nom, un groupe ou un e-mail .
  3. Dans le panneau Ajouter des personnes , définissez le rôle des personnes que vous ajoutez :
    • Sélectionnez Peut modifier pour les ajouter en tant que propriétaire avec des droits de modification et de gestion complets.
    • Sélectionnez Peut discuter pour les ajouter en tant qu’utilisateur de conversation qui peut uniquement interagir avec l’agent.
  4. Laissez la case Envoyer une notification cochée pour envoyer un e-mail aux nouveaux utilisateurs afin qu’ils sachent qu’ils y ont accès. Décochez la case si vous ne souhaitez pas envoyer d’e-mail.
  5. Sélectionnez Ajouter.

Panneau Ajouter des personnes

Une fois le partage terminé, vous recevez une confirmation et pouvez copier le lien de conversation pour le partager directement.

Remarque

Les fonctionnalités de l’agent diffèrent en fonction de la licence de l’utilisateur. Les utilisateurs ne peuvent ajouter des agents qui sont partagés avec eux que lorsqu’ils disposent du type de licence Microsoft 365 Copilot requis pour accéder aux fonctionnalités configurées dans cet agent. Si un utilisateur ne dispose pas de la licence appropriée pour les fonctionnalités d’un agent, les tentatives d’utilisation de l’agent peuvent entraîner une erreur. Pour plus d’informations, consultez Fonctionnalités de l’agent pour les utilisateurs Microsoft 365.

Changer le rôle d’un utilisateur

En tant que propriétaire, vous pouvez modifier le rôle d’un utilisateur partagé à tout moment.

  1. Ouvrir le dialogue Partager .
  2. Sélectionnez la liste déroulante du rôle en regard de l’utilisateur.
  3. Choisissez une nouvelle option :
    • Peut modifier - promouvoir l’utilisateur en propriétaire avec tous les droits.
    • Peut discuter : remplacez l’utilisateur par un utilisateur de conversation.
    • Supprimer : révoquer l’accès de l’utilisateur.

Les modifications prennent effet immédiatement.

Liste déroulante Ajouter un rôle

La boîte de dialogue Partager affiche des liens afin que vous puissiez partager l’accès sans quitter :

  • Lien de chat : pour les utilisateurs de conversation qui ont uniquement besoin d’interagir avec l’agent.
  • Modifier le lien : pour les propriétaires qui doivent créer et gérer l’agent.

Sélectionnez Copier le lien de conversation ou sélectionnez le lien Modifier, puis collez-le dans l’e-mail, la conversation ou la documentation.

Activer le partage à l’échelle de l’organisation

Pour mettre un agent à la disposition de tous les membres de votre client, activez le partage à l’échelle de l’organisation pour l’accès aux conversations.

  1. Ouvrir le dialogue Partager .
  2. Activez le bouton bascule Partage à l’échelle de l’organisation pour l’accès aux conversations .

Lorsque vous activez le bouton bascule, les autres utilisateurs du même client peuvent voir l’agent dans le magasin d’assistants, afin qu’ils puissent le découvrir et commencer à discuter.

Contrôles de gouvernance et d’administration

Les administrateurs de client peuvent gérer qui peut partager des agents au niveau de l’organisation. Ces contrôles permettent de maintenir la conformité et d’empêcher les partages excessifs.

Les administrateurs peuvent configurer l’une des options suivantes dans le Centre dʼadministration Microsoft 365 :

  • Tous les utilisateurs (par défaut) : Tout le monde peut partager des agents avec l’organisation.
  • Utilisateurs ou groupes spécifiques : Limitez les autorisations de partage aux utilisateurs ou groupes sélectionnés.
  • Aucun utilisateur : Désactivez complètement le partage à l’échelle de l’organisation.

Remarque

Les modifications apportées aux contrôles d’administration s’appliquent uniquement aux nouvelles actions de partage. Les agents partagés existants restent accessibles, sauf si vous mettez à jour manuellement les paramètres de partage.

Lorsque le partage à l’échelle de l’organisation est désactivé, le bouton bascule de partage à l’échelle de l’organisation pour l’accès à la conversation s’affiche grisé avec une info-bulle qui explique la restriction.

Déployer un agent via un package ZIP

Microsoft 365 Copilot offre une option permettant de télécharger un package ZIP pour un déploiement manuel. Ce package ZIP contient les fichiers dont vous avez besoin pour charger un version test de votre agent dans Microsoft Teams.

Pour déployer un agent manuellement :

  1. Dans Microsoft 365 Copilot, dans le volet gauche, sélectionnez Nouvel agent.
  2. Sur la page Nouvel agent, sous Mes agents, choisissez Afficher tous les agents. Capture d’écran de l’option Afficher tous les agents sur la page Nouvel agent.
  3. Sélectionnez l’agent que vous souhaitez télécharger et choisissez les points de suspension (...).
  4. Choisissez Télécharger .zip fichier. Le fichier .zip inclut le manifeste de l’agent et l’icône de l’application. Capture d’écran de l’option *Télécharger .zip fichier*
  5. Chargez une version test de votre agent dans Microsoft Teams.

Remarque

  • Le package ZIP ne peut pas inclure de fichiers incorporés. Supprimez tout contenu de fichier incorporé du package ZIP.
  • Le chargement indépendant d’agents dans Teams n’est pas pris en charge sur macOS.

Partager automatiquement des fichiers et dossiers SharePoint

Lorsque vous partagez un agent, il se peut que les utilisateurs de Copilot n’aient pas accès à toutes les sources de connaissances sous-jacentes. Vous pouvez partager des sources de connaissances SharePoint avec d’autres personnes lorsque vous les ajoutez en tant qu’utilisateurs ou propriétaires de conversations. Toutefois, l’agent respecte les privilèges d’information et de sensibilité de l’utilisateur final. Ainsi, si l’utilisateur n’a pas accès à une source de connaissances, l’agent n’inclut pas le contenu de cette source lors de la génération d’une réponse.

Vous pouvez sélectionner les dossiers et fichiers SharePoint à partager. Le partage fonctionne uniquement lorsque le propriétaire de l’agent dispose déjà des autorisations pour partager ou mettre à jour les autorisations de partage. Les étiquettes de confidentialité appliquées aux fichiers dans SharePoint ou OneDrive sont respectées. Si le partage sur un fichier ou un dossier échoue, l’agent est toujours partagé avec les utilisateurs. Le propriétaire doit contacter les propriétaires du fichier ou l’administrateur du site SharePoint pour accorder l’autorisation au fichier ou au dossier directement à partir de SharePoint.

Remarque

Seuls les fichiers et dossiers que vous ajoutez spécifiquement à l’agent peuvent être partagés automatiquement. L’accès complet aux sites SharePoint n’est pas automatiquement disponible pour les personnes avec lesquelles vous partagez votre agent. Un administrateur de site doit accorder aux utilisateurs l’autorisation via les paramètres du site.

Quand l’accès d’un utilisateur à l’agent est supprimé, cela n’affecte pas son accès au fichier ou aux dossiers partagés. Gérez les autorisations des utilisateurs pour accéder aux fichiers et aux dossiers directement via SharePoint.

Mettre à jour les informations À propos de votre agent

Utilisez la boîte de dialogue À propos de cet agent pour mettre à jour les métadonnées visibles dans le magasin d’agents et dans la À propos de Microsoft 365 Copilot. Vous pouvez ouvrir cette boîte de dialogue pour n’importe quel agent que vous possédez, qu’il soit partagé ou non envoyé au catalogue de votre organisation.

Pour ouvrir la boîte de dialogue, sélectionnez Autres points de suspension (...) dans l’en-tête de création de l’agent, puis À propos de cet agent.

Les champs suivants sont disponibles :

Field Obligatoire ou facultatif Longueur maximale Description
Description courte Obligatoire 80 caractères Résumé concis de ce que fait l’agent. Affiché dans le magasin d’agents et dans les informations À propos de l’agent. Par défaut : Créé à l’aide de Microsoft 365 Copilot Agent Builder.
Site web du créateur Facultatif 2 048 caractères Un lien vers plus d’informations sur vous ou votre équipe, telles que votre page de profil, le site SharePoint de votre équipe ou une page de support interne. S’ouvre lorsque les utilisateurs sélectionnent le nom du créateur dans le volet d’informations de l’agent. Doit être une URL HTTPS valide.
Déclaration de confidentialité Facultatif 2 048 caractères Lien vers la déclaration de confidentialité de votre organisation. Doit être une URL HTTPS valide.
Conditions d’utilisation Facultatif 2 048 caractères Lien vers les conditions d’utilisation de votre organisation. Doit être une URL HTTPS valide.

Une URL d’espace réservé par défaut est fournie pour le site web du créateur, la déclaration de confidentialité et les conditions d’utilisation. Remplacez chaque espace réservé par une URL appropriée pour votre agent ; sinon, Agent Builder affiche un avertissement sur le champ.

Remarque

Valeurs que vous enregistrez dans À propos de cet agent : préremplissez les champs correspondants dans la boîte de dialogue de soumission lorsque vous envoyez votre agent au catalogue de votre organisation. Pour plus d’informations, consultez Déclaration de confidentialité et conditions d’utilisation.

Soumettre un agent au catalogue de votre organisation

La version partagée de votre agent et la version de l’Agent Store sont gérées séparément. Vous gérez la version partagée et pouvez continuer à itérer dessus, à modifier les personnes avec lesquelles elle est partagée ou à la garder privée pour les tests, à tout moment. Votre administrateur gère la version du magasin d’agents après que vous l’ayez soumis pour révision.

Pour rendre votre agent largement détectable dans votre organization, envoyez-le au catalogue de votre organisation. Un administrateur examine la soumission dans le Centre d’administration Microsoft 365 et, s’il est approuvé, publie l’agent dans la section Créé par votre organisation du magasin d’agents.

Pour le flux d’envoi, les champs obligatoires, le suivi du status d’approbation et les mises à jour post-approbation, consultez Envoyer des agents à partir du Générateur d’agents dans le catalogue de votre organisation.

Gérer les agents

Vous pouvez accéder aux fonctionnalités de gestion des agents dans Microsoft 365 Copilot :

Pour gérer un agent auquel vous avez accédé récemment, sélectionnez les autres points de suspension (...) dans le volet gauche à côté du nom de l’agent que vous souhaitez gérer.

Pour gérer un agent auquel vous n’avez pas accédé récemment, procédez comme suit :

  • Sélectionnez Tous les agents dans le volet de gauche.
  • Dans la boutique d’agents, sous Vos agents, choisissez En savoir plus , puis sélectionnez les points de suspension (...), en regard du nom de l’agent que vous souhaitez gérer.

Ou :

  • Sélectionnez Nouvel agent dans le volet gauche, puis choisissez Afficher tous les agents.
  • Sélectionnez les autres points de suspension (...) en regard du nom de l’agent que vous souhaitez gérer.

Remarque

Dans Agent Builder, la liste Mes agents inclut uniquement les agents que vous possédez ou pour lesquels vous disposez d’un accès en modification . Les agents partagés avec vous en tant qu’utilisateur de la conversation n’apparaissent pas dans cette liste.

Modifier un agent

Tout propriétaire d’un agent peut le modifier si des modifications sont nécessaires après le partage.

  • Accédez à la liste de vos agents à l’aide de l’une des méthodes décrites dans Gérer les agents.
  • Choisissez Modifier (l’icône en forme de crayon) dans le menu Plus de points de suspension (...).

À partir de là, vous pouvez utiliser le langage naturel pour décrire vos modifications. Vous pouvez également utiliser l’onglet Configurer pour un contrôle plus précis des fonctionnalités et des sources de connaissances de votre agent.

Les modifications apportées aux agents sont enregistrées automatiquement. Toutefois, vos modifications ne sont pas visibles pour les utilisateurs tant que vous ne les avez pas mises à disposition. Pour rendre disponibles les modifications apportées à un agent existant, choisissez Mettre à jour dans le coin supérieur droit. La mise à disposition de vos modifications peut prendre plusieurs minutes pour les utilisateurs finaux.

Remarque

Si vous mettez à jour un agent précédemment partagé qui possède une source de connaissances de fichier et dossier SharePoint, partagez-le à nouveau avec les mêmes utilisateurs. Cela permet de partager automatiquement les fichiers et les dossiers avec les utilisateurs pour garantir une expérience cohérente de l’agent.

Supprimer votre agent

Tout propriétaire d’un agent peut le supprimer. Après avoir supprimé un agent, vous ne pouvez pas l’utiliser et il n’est pas disponible pour les autres propriétaires ou les utilisateurs avec lesquels vous l’avez partagé.

Importante

La suppression d’un assistant est définitive et ne peut pas être annulée.

Pour supprimer un agent :

  • Accédez à la liste de vos agents à l’aide de l’une des méthodes décrites dans Gérer les agents.
  • Sélectionnez le menu Plus de points de suspension (...), puis choisissez Supprimer (icône de la corbeille).

Réattribuer la propriété d’un agent

Vous pouvez partager la propriété d’un agent directement en ajoutant des utilisateurs avec le rôle Peut modifier dans la boîte de dialogue de partage. Tous les propriétaires ont les mêmes droits pour modifier, partager et gérer l’agent. Pour plus d’informations, consultez Ajouter des propriétaires et des utilisateurs de conversation.

Les administrateurs peuvent également mettre à jour le propriétaire d’un agent partagé au sein de l’organisation. Pour plus d’informations, consultez Réattribuer la propriété des agents partagés.

Pour réattribuer la propriété via PowerShell, consultez Réaffecter le propriétaire d’un agent avec PowerShell.

Résolution des problèmes

Lors du partage d’un agent et de ses sources de connaissances, vous pouvez rencontrer les erreurs répertoriées dans le tableau suivant.

Problème Description
Une erreur s’est produite Une erreur de service interne s’est produite. Contactez le support si cette erreur persiste.
Impossible de partager L’utilisateur ne dispose pas des privilèges nécessaires pour mettre à jour les autorisations de partage sur certains fichiers. L’erreur répertorie les fichiers qui n’ont pas pu être partagés. Le propriétaire de l’agent doit aller dans SharePoint pour essayer de mettre à jour ces autorisations manuellement. Pour plus d’informations, reportez-vous aux rubriques suivantes :
Échec du partage de l’agent, accès aux connaissances non accordé En cas d’échec du partage de l’agent, les sources de connaissances sous-jacentes peuvent ne pas être partagées avec les utilisateurs ou groupes prévus. Par conséquent, les utilisateurs qui n’ont pas accès à ces fichiers ne reçoivent pas de réponses générées en fonction de ces fichiers. Pour résoudre ce problème, assurez-vous que toutes les personnes et tous les groupes avec lesquels vous partagez votre agent existent dans votre organisation, puis partagez à nouveau les sources de connaissances en les sélectionnant dans les paramètres de partage pour accorder l’accès des utilisateurs à celles-ci.
Impossible de mettre à jour l’agent Cette erreur se produit lorsque les paramètres de partage actuels de votre agent ne sont plus conformes aux nouvelles stratégies d’administration. Les propriétaires de l’agent doivent modifier les paramètres de partage afin d’utiliser une option conforme avant de procéder à la mise à jour de l’agent. Une bannière vous guide pour effectuer cette modification.
Nous ne parvenons pas à créer cet agent en raison d’une erreur. Se produit lorsque le système rencontre des problèmes de publication d’un agent. Réessayez dans quelques minutes.
Cet agent inclut au moins un fichier avec une étiquette de confidentialité non prise en charge. Vérifiez vos fichiers chargés et supprimez-les. Se produit lorsque vous téléchargez un fichier avec une étiquette de confidentialité qui n’est pas prise en charge. Vérifiez l’icône du bouclier en regard de vos fichiers téléchargés et supprimez ceux qui ont une icône d’erreur rouge. Pour plus d’informations, consultez Scénarios d’étiquettes de confidentialité non pris en charge.
Votre agent ne peut pas être mis à jour, car cela pourrait encourager des actions nuisibles. Se produit lorsque le système détecte un contenu dangereux. Examinez le nom, la description et les instructions de votre agent et supprimez tout contenu dangereux, puis essayez à nouveau de mettre à jour votre agent. Pour plus d’informations. voir Validation de l’IA responsable.

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