Expérience d’administration de Recherche Microsoft Copilot

L’expérience d’administration Recherche Microsoft Copilot est une nouvelle fonctionnalité du Centre d’administration Microsoft 365. Utilisez-le pour gérer, personnaliser et optimiser l’expérience Recherche Copilot au sein de votre organisation.

Accédez à Recherche Copilot dans le Centre d’administration Microsoft 365

Vous n’avez aucune action à entreprendre pour configurer Recherche Microsoft Copilot. Si un utilisateur dispose d’une licence Microsoft Copilot éligible, il peut accéder à Recherche Copilot à partir du module Rechercher dans l’application Microsoft Copilot. Les utilisateurs sans licence Microsoft Copilot éligible reçoivent l’expérience Recherche Microsoft lorsqu’ils sélectionnent le module Recherche dans l’application Microsoft 365.

Configurer Recherche Copilot pour votre organisation

Créez une expérience Recherche Copilot personnalisée qui fournit des résultats plus pertinents pour vos utilisateurs. Par exemple, vous pouvez gérer les connecteurs, les signets et les acronymes pour Recherche Copilot de la même manière que pour Recherche Microsoft. Si vous avez déjà configuré des signets et des acronymes pour Recherche Microsoft, aucune action supplémentaire n’est requise pour activer les signets et acronymes organisés pour Recherche Copilot.

L’expérience d’administration Recherche Copilot permet aux administrateurs de :

• Configurez le contenu fréquemment recherché au sein de votre organisation, comme les signets et les acronymes.
• Personnalisez les résultats de recherche et les filtres.
• Surveillez les métriques d’utilisation, d’adoption et de performances.
• Gérez toutes vos sources de données avec plus de 100 connecteurs dans le catalogue Microsoft, des connecteurs personnalisés et des centaines de connecteurs de fournisseurs de logiciels intégrés (ISV). Pour plus d’informations, consultez Galerie des connecteurs Microsoft 365 Copilot.

Gérer les acronymes dans Recherche Copilot

Vous pouvez gérer les acronymes pour Recherche Copilot de la même manière que pour Recherche Microsoft. Si vous avez déjà configuré les acronymes pour Recherche Microsoft, tout est prêt.

La sélection d’acronymes pour vos utilisateurs permet de remédier à une frustration courante sur le lieu de travail. Les utilisateurs sont souvent confrontés à des acronymes et des abréviations inconnus utilisés dans leur organisation. Les termes spécifiques aux organisations ou aux équipes peuvent prêter à confusion pour les personnes qui passent d’une équipe à une autre, collaborent avec des équipes partenaires ou sont nouvelles dans l’organisation.

L’absence d’une source de référence unique rend difficile la recherche de définitions pour ces acronymes. Recherche Copilot résout ce problème en permettant aux administrateurs d’organiser des acronymes pour optimiser les résultats de recherche.

Configurer l’expérience d’administrateur Recherche Copilot

Dans le Centre d’administration Microsoft 365

1. Accédez à admin.microsoft.com.
2. Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez Copilot dans le menu déroulant, puis sélectionnez Rechercher.

Expérience utilisateur de recherche Copilot

Dans la zone de recherche , les utilisateurs cherchant à comprendre un acronyme peuvent entrer des requêtes telles que :

• Indicateur de performance clé
• Définir l’indicateur de performance clé
• Définition de l’indicateur de performance clé
• Développer l’indicateur de performance clé
• Extension d’indicateurs de performance clés
• Signification de l’indicateur de performance clé
• Signifie KPI
• KPI signifie

Si l’administrateur de l’organization organise l’acronyme KPI, les résultats de Recherche Copilot incluent toutes les significations de KPI que l’organization de l’utilisateur identifie.

Configurer des réponses d’acronyme

Dans le Centre d’administration Microsoft 365

1. Accédez au menu déroulant Copilot .
2. Sélectionnez Rechercher , puis Acronymes.
3. Sélectionnez Ajouter des acronymes.

Configurer des acronymes organisés par l’administrateur

Les administrateurs de recherche peuvent ajouter des acronymes sous l’onglet Acronymes dans l’expérience d’administration de Recherche Copilot. Vous pouvez ajouter des acronymes de n’importe quel site ou référentiel interne au centre d’administration. Ajoutez ces acronymes à l’état Publié ou Brouillon .

• État publié : Les utilisateurs de l’organisation peuvent accéder aux acronymes via Recherche Copilot.
• État du brouillon : Si vous souhaitez passer en revue un acronyme avant de le rendre disponible dans Recherche Copilot, ajoutez-le à l’état Brouillon. Les acronymes à l’état Brouillon n’apparaissent pas dans les résultats de recherche. Vous devez déplacer l’acronyme à l’état Publié pour le faire apparaître dans les résultats de recherche.
• État exclu : Si vous souhaitez empêcher l’affichage d’un acronyme dans Recherche Microsoft, utilisez l’option Exclure un acronyme . Pour empêcher l’exclusion d’un acronyme, supprimez-le et ajoutez-le ou vérifiez qu’il figure dans votre liste publiée.

Importer des acronymes

Vous pouvez ajouter des acronymes individuellement ou les importer en bloc dans un fichier .csv. Chargez un fichier .csv avec les champs figurant dans le tableau suivant :

Champs CSV

• Acronyme : Contient la forme abrégée ou l’acronyme proprement dit. Un exemple est l’indicateur de performance clé.

• Signifie : Contient la définition de l’acronyme. Un exemple est l’indicateur de performance clé.

• Descriptif : Brève description de l’acronyme qui donne aux utilisateurs plus d’informations sur l’acronyme et sa définition. Par exemple, un indicateur de performance clé est une valeur mesurable qui aide les organisations à suivre et à évaluer leurs progrès vers la réalisation d’objectifs spécifiques.

• La source : URL de la page ou du site web où vous souhaitez que les utilisateurs accèdent pour plus d’informations sur l’acronyme.

• État : Ce champ peut prendre trois valeurs :

• Brouillon : Ajoute l’acronyme à l’état Brouillon.

  • Date de publication : Ajoute l’acronyme à l’état Publié et le rend disponible dans les résultats de Recherche Copilot.
  • Exclus : Ajoute l’acronyme à l’état Exclu et l’empêche d’apparaître dans les résultats de Recherche Copilot.

• Dernière modification : Date de la dernière modification de l’acronyme. Ne modifiez pas les données de ce champ.

• Auteur de la dernière modification : L’utilisateur ayant apporté la dernière modification à l’acronyme. Ne modifiez pas les données de ce champ.

• Réf. : Identifiant unique de l’acronyme. Ne modifiez pas les données de ce champ. Si vous incluez l’ID d’un acronyme existant, le processus d’importation le remplace par les informations du fichier d’importation.

Gérer les signets dans Recherche Copilot

Les signets aident les utilisateurs à trouver des sites et des outils particulièrement importants dans une organisation en une simple recherche rapide. Chaque signet comprend un titre, une URL, un ensemble de mots clés convivial pour déclencher le signet et une catégorie.

Comment faire un bon signet ?

Un bon signet comporte quatre éléments clés :

• Un titre fort et informatif : Ne visez pas plus de huit mots ou environ 60 caractères au maximum. Vous souhaitez que vos utilisateurs sélectionnent le titre et affichent le contenu, mais évitez les pièges à clics évidents, car cela fait perdre confiance à vos utilisateurs. Considérez les exemples suivants :

• Bien : Essayez les savoureux favoris de cette semaine dans le menu de la cafétéria. Le titre est clair, concis et intéressant, mais il pourrait être trop prometteur.

• Mieux : Le menu de la cafétéria de cette semaine. Cela ne fait pas de promesses excessives et ne ressemble pas à une publicité.

• À éviter : Vous ne croirez pas ce qui arrive au menu de la cafétéria cette semaine. Utilise un appât à clics qui ressemble à une publicité.

• Une description succincte : Environ 300 caractères qui résument l’objectif ou la fonctionnalité de la ressource liée.

• Collection de mots clés : Pour aider les utilisateurs à trouver le signet lorsqu’ils effectuent une recherche. Utilisez au moins cinq mots clés. Incluez également des variantes que les membres de votre organisation peuvent utiliser. Par exemple, le menu à manger, le menu du déjeuner et le menu du café peuvent tous être des variantes du menu de la cafétéria.

• Ensemble utile de catégories : Cela facilite le tri et le filtrage des signets dans le Centre d’administration. Vos utilisateurs ne voient jamais les catégories affectées.

Créer des réponses aux signets

Dans le Centre d’administration Microsoft 365

1. Accédez au système de contrôle Copilot et sélectionnez Rechercher.
2. Sélectionnez Signets et choisissez comment vous souhaitez créer de nouveaux signets :
   • Ajouter des signets
   • Importer les résultats SharePoint
   • Importer des signets

Ajouter des signets

Les administrateurs peuvent ajouter des signets dans le Centre d’administration Microsoft 365 et les publier ou les enregistrer en tant que brouillons. Lorsque vous publiez un signet, l’index de recherche s’actualise immédiatement, de sorte que les utilisateurs peuvent le découvrir immédiatement. Vous pouvez également programmer un signet en spécifiant la date et l’heure de sa publication.

• Date de publication : Les utilisateurs de l’organisation peuvent accéder aux signets via les résultats de Recherche Copilot.
• Brouillon : Les utilisateurs ne peuvent pas accéder aux signets enregistrés en tant que brouillons. Utilisez ce status si vous souhaitez consulter ou mettre à jour les signets avant leur publication.
• Prévu : Les signets sont définis pour être publiés à la date et à l’heure spécifiées.

Importer des signets

Ajoutez des signets un à la fois ou importez-les en bloc à l’aide d’un fichier .csv. Chargez un fichier .csv avec les champs figurant dans le tableau suivant :

Éviter les erreurs d’importation

Vous recevez une erreur si des données requises sont manquantes ou non valides. De plus, un fichier journal est généré avec plus d’informations sur les lignes et les colonnes à corriger. Apportez les modifications nécessaires et essayez à nouveau d’importer le fichier. Vous ne pouvez importer ou enregistrer aucun signet tant que vous n’avez pas résolu toutes les erreurs.

Pour éviter les erreurs, assurez-vous que votre fichier d’importation est correctement mis en forme et :

• qu’il inclut la ligne d’en-tête ainsi que toutes les colonnes qui se trouvaient dans le modèle d’importation ;
• que l’ordre des colonnes est le même que celui du modèle d’importation.
• Toutes les colonnes ont des valeurs, sauf les trois qui peuvent être vides : ID, Dernière modification et Dernière modification par
• La colonne État n’est pas vide, elle nécessite des informations
• Pour les signets Publié, Suggéré, Planifié ou Brouillon, les colonnes Titre, URL et Mots clés sont obligatoires
• Pour les signets exclus, la colonne URL est obligatoire

Pour éviter les erreurs de duplication d’un signet à l’autre :

• N’utilisez pas la même URL dans différents signets. Vous obtenez une erreur si vous essayez d’importer un signet avec une URL utilisée dans un signet existant. Cette règle s’applique également aux URL en double dans d’autres types de réponses.
• Lorsque vous mettez à jour des signets existants, utilisez la colonne ID de signet. Vous pouvez mettre à jour toute autre propriété d’un signet existant, telle que le mot clé ou la description, mais vérifiez que l’ID de signet se trouve dans la colonne appropriée du fichier d’importation. Si l’ID de signet est présent, il n’est pas traité comme un nouvel ajout et n’est pas traité comme une erreur.

Vidéo : acronymes et signets

La vidéo suivante est une vue d’ensemble de la création et de la gestion des acronymes et des signets dans la recherche Microsoft Copilot. Elle dure 1 minute et 54 secondes.