Approbations en plusieurs étapes et IA dans les flux de l'agent (version préliminaire)

[Cet article fait partie de la documentation en version préliminaire et peut faire l’objet de modifications.]

Cet article explique comment utiliser les approbations en plusieurs étapes et IA dans les flux d’agent.

Accéder aux approbations en plusieurs étapes

Les approbations en plusieurs étapes sont disponibles exclusivement dans les flux d’agent. Les flux d’agent sont des automatisations ou des flux construits dans Copilot Studio, utilisés en autonomie ou avec des agents de Copilot Studio. Pour en savoir plus sur les flux d’assistant, consultez Vue d’ensemble des flux d’assistant.

Qu’est-ce que les approbations en plusieurs étapes ?

Une approbation en plusieurs étapes est une fonctionnalité qui répond aux processus d’approbation plus complexes. Elle offre un ensemble complet de fonctionnalités qui permettent aux organisations de créer des flux de travail d’approbation robustes pour leurs processus métier, désormais améliorés avec la prise de décision optimisée par l’IA.

Les approbations en plusieurs étapes combinent les examens humains et ceux effectués par l’IA pour prendre des décisions d’approbation sur la base d’instructions, de documents et d’images donnés. Cette combinaison permet le traitement automatisé des demandes courantes tout en conservant un contrôle humain pour les décisions complexes, ce qui accélère considérablement les cycles d’approbation tout en garantissant la conformité avec les politiques organisationnelles.

Les approbations en plusieurs étapes s’appuient sur des approbations standard présentes dans les flux de cloud. Avant de vous lancer dans les approbations à plusieurs étapes, vous devriez d'abord vous familiariser avec les approbations standard. Voici quelques ressources pour démarrer :

• Démarrer avec les approbations
• Référence du connecteur d’approbations Microsoft Power Platform et Azure Logic Apps

Fonctionnalités clés des approbations en plusieurs étapes

Les approbations en plusieurs étapes offrent les fonctionnalités clés suivantes qui les distinguent des approbations standard :

• Phases d’approbation manuelle : demander l’approbation des décisions prises par les parties prenantes humaines à différentes étapes du processus.
• Phases d’approbation via l’IA : implémentez une prise de décision automatisée à des étapes clés de votre processus d’approbation à l’aide de modèles d’IA.
• Conditions/approbations conditionnelles : placez les conditions entre les étapes pour contrôler dynamiquement le flux de travail d’approbation en fonction de critères spécifiques.

Toutes ces fonctionnalités sont en version préliminaire.

Phases d’approbation manuelle

Les étapes manuelles de votre approbation en plusieurs étapes vous permettent de demander des décisions d’approbation à différents intervenants humains à différentes étapes du processus. À ces étapes, vous pouvez définir le type d’approbation comme étant « Premier à répondre » ou « Tout le monde doit approuver », le titre de la demande d’approbation, la personne à qui l’approbation doit être attribuée et les détails pertinents dont l’approbateur humain a besoin pour prendre une décision.

Phases d’approbation d’IA

Les phases IA de votre approbation en plusieurs étapes vous permettent d’implémenter la prise de décision automatisée aux points clés de votre flux de travail d’approbation. Au cours de ces étapes, vous fournissez au modèle IA des instructions spécifiques et des entrées pertinentes telles que des documents, des images, du texte et des connaissances organisationnelles, et l’IA produit une décision d’approbation ou de rejet claire en fonction de vos instructions. Vous pouvez configurer les décisions d’approbation à partir des étapes IA pour qu’elles soient examinées et approuvées par des approbateurs humains lors des étapes suivantes. L’examen humain garantit que les humains restent en contrôle tout en bénéficiant d’un traitement plus rapide des évaluations de routine.

Conditions et approbations conditionnelles

Des conditions peuvent être placées entre les étapes de votre processus d’approbation en plusieurs étapes afin d’assurer un contrôle dynamique du flux de travail en évaluant des critères spécifiques pour déterminer la prochaine action dans votre processus d’approbation. Les conditions vous permettent de définir des règles logiques basées sur des entrées et de configurer le flux de travail afin d’approuver, de rejeter, de transférer vers une autre étape ou d’ignorer complètement des étapes automatiquement, selon que ces conditions sont remplies ou non. Les conditions permettent une prise de décision flexible qui adapte votre flux de travail d’approbation à différents scénarios sans intervention manuelle.

Configurer votre processus d’approbation en plusieurs étapes

Il existe quelques étapes à suivre pour configurer une approbation en plusieurs étapes.

Ajouter l’action en plusieurs étapes

Dans votre flux, vous pouvez ajouter Exécuter une approbation en plusieurs étapes comme action via le nouveau connecteur Révision humaine.

1. Ouvrez le concepteur du flux dans lequel vous souhaitez ajouter une approbation à plusieurs étapes.

2. Sélectionnez le bouton + à l’emplacement entre les nœuds dans lesquels vous souhaitez ajouter l’approbation en plusieurs étapes.

3. Dans la rubrique Ajouter une carte d’action ou un volet, cherchez l’action Exécuter une approbation en plusieurs étapes dans la section Évaluation humaine . Vous pouvez également trouver la même action dans le connecteur Révision humaine de la liste. Si vous ne voyez pas l’action ou le connecteur, cherchez-les.

4. Pour un accès facile la prochaine fois, mettez l'action en favoris en sélectionnant l'icône étoile sur la carte d'action.

5. Sélectionnez Exécuter une action d’approbation en plusieurs étapes. Cette action lance une approbation, l’envoie aux assignés requis, puis attend que les demandes d’approbation soient complétées avant que le reste du flux ne se poursuive.

1. Par défaut, le nom de votre approbation multi-étapes correspond au nom de l’action, « Exécuter une approbation multi-étapes ». Pour renommer votre approbation, faites-le dans le panneau gauche. Si vous utilisez le nouveau concepteur intégré, sélectionnez le bouton sur le volet gauche pour l'ouvrir.

1. Dans le panneau de gauche, sélectionnez le nom de l’action et renommez-le si besoin.

1. Sélectionnez Configurer l’approbation pour ouvrir le modal.

Ajouter et configurer une phase manuelle

Les approbations sont configurées par phases. Les phases représentent différents points de contrôle dans le processus d’approbation où le flux se met en pause et attend qu’un approbateur désigné l’examine et l’approuve avant de continuer. Vous pouvez configurer chaque étape indépendamment, en la personnalisant pour répondre aux besoins de chaque groupe de parties prenantes.

Commençons par configurer une phase manuelle.

1. Dans le modal, sélectionnez Créer, puis sélectionnez étape manuelle dans le menu déroulant. Une seule vignette apparaît dans la visionneuse d’approbation.

2. Sur le côté droit du dialogue, sélectionnez le type d’approbation que vous souhaitez. Consultez les types d’approbation et leurs comportements pour en savoir plus sur les différents types d’approbations et leur fonctionnement.

3. D’autres options de configuration s’affichent. Configurez ces champs comme vous le feriez pour configurer une approbation standard. Les trois champs principaux sont Titre, Assigné etDétails.

Utilisation d’entrées dans une phase manuelle

Si vous avez des tokens ou variables créés dans votre flux que vous souhaitez utiliser dans votre étape d’approbation manuelle, vous devez créer des paramètres d’entrée. Vous ne pouvez pas utiliser directement des jetons ou des variables à l’intérieur de l’approbation sans créer d’abord des entrées. Dans l’image précédente, trois entrées ont été créées : l’ID de la dépense, le montant de la dépense et les détails de l’approbation du Manager. Pour ajouter une entrée, tapez une barre oblique (/) où vous voulez l’entrée, choisissez l’un de ces types, String, Number, et Boolean, puis donnez un nom à votre entrée. Après avoir sauvegardé le processus d’approbation, des champs pour les entrées que vous avez créées apparaissent dans le concepteur de flux, où vous pouvez mapper des jetons ou variables du flux vers ces entrées.

Ajouter et configurer une phase IA

Nous allons maintenant configurer une phase IA.

1. Dans le visualiseur d’approbation à gauche, sélectionnez le bouton plus (+) au-dessus de l’étape manuelle que vous avez créée.

2. Sélectionnez Phase IA dans la liste déroulante. Une seule vignette pour l’étape IA s’affiche dans la visionneuse d’approbation.

3. Sélectionnez le texte dans la tuile et renommez la scène.

4. Dans le panneau Instructions , écrivez les instructions et critères que vous souhaitez que le stade IA utilise pour prendre une décision.

1. Si vous souhaitez que l’étape IA utilise des entrées telles que des documents, des images, du texte et des connaissances pour prendre une décision d’approbation, tapez / où vous souhaitez cette entrée dans les instructions ou sélectionnez Ajouter du contenu. Un menu apparaît où vous pouvez sélectionner un type d’entrée et télécharger un échantillon pour les tests.

2. Si vous avez utilisé des entrées dans vos instructions, veillez à charger des exemples avant de les tester.

3. Depuis le sélectionneur de modèles, sélectionnez le modèle IA que vous souhaitez utiliser pour prendre la décision d’approbation.

1. Sélectionnez Tester pour tester les instructions.

2. Dans le panneau de décision d’approbation , examinez le résultat du test et la justification.

3. Dans l’étape suivante, selon la décision, configurez comment l’approbation s’effectue en fonction du résultat de l’étape IA. Par défaut, si l’étape IA approuve, l’approbation se poursuit à l’étape suivante. Si l’étape d’IA rejette la demande, le processus d’approbation se termine avec le statut « rejeté ». Si l’approbation ne donne pas de décision d’approbation ou de rejet, elle passe à l’étape suivante.

1. Après avoir enregistré et fermé l’approbation multi-étage, les champs pour les entrées configurées dans cette étape IA apparaissent dans le concepteur de flux.

Ajouter et configurer une condition

Les conditions sont essentielles pour diriger les approbations et approuver ou rejeter automatiquement les approbations en fonction de critères spécifiques. Si aucune condition n’est définie entre les phases, le comportement par défaut est :

• Si une phase est approuvée, le processus passe à la phase suivante.
• Si une étape est rejetée, le processus d’approbation prend fin.

Toutefois, avec des conditions, vous pouvez personnaliser le comportement par défaut de votre approbation en plusieurs étapes.

1. Pour ajouter une condition, sélectionnez + dans le visualiseur multi-étapes entre les deux niveaux.

2. Sélectionnez Condition dans le menu déroulant.

3. Ajoutez des instructions conditionnelles si nécessaire.

1. Configurez la destination de l’approbation selon que la condition est remplie ou non.

Si la condition est remplie, vous pouvez passer à l’étape suivante, approuver ou rejeter, ou passer à une autre étape.

Si la condition n’est pas remplie, vous pouvez passer à l’étape suivante, approuver ou refuser, ou passer à une autre étape.

Dans cet exemple simple, si le montant de la dépense dépasse 5 000 $, la demande reste en attente d’approbation par le gestionnaire. Si le montant est inférieur à 5 000 $ et que l’étape IA l’approuve, la demande peut contourner l’approbation du gestionnaire et se terminer automatiquement comme approuvée.

Affectation des variables de votre flux vers les entrées pour l’approbation

Si vous avez créé des entrées dans l’approbation, vous devez mapper les variables de votre flux vers ces entrées. Lorsque vous enregistrez et fermez la boîte de dialogue d’approbation, des champs permettant d’effectuer ces mappages apparaissent dans la carte d’action.

Sélectionnez les champs, puis sélectionnez les éléments des actions précédentes dans le flux que vous souhaitez utiliser dans l’approbation à l’exécution.

Exigences en matière de format de document pour les fichiers d’approbation

Les documents utilisés dans les approbations doivent être au format base64. Certains connecteurs retournent des sorties déjà en base 64. Si vous utilisez des sorties provenant de connecteurs qui ne le font pas, utilisez la fonction chaîne de Power Fx sur le fichier comme montré sur l’image suivante :

Tout réunir

Examinons un exemple de fonctionnement de ce processus d’approbation avec les phases manuelles et IA et les conditions. L’image suivante montre un processus d’approbation complet avec quatre étapes et une vérification des conditions.

1. La demande d'approbation atteint d'abord la phase de filtrage des dépenses par l'IA pendant le déroulement de l'approbation.

Si elle est approuvée, la demande passe à la vérification de la condition.

Si elle est rejetée, le processus d’approbation se termine sans atteindre la vérification des conditions.

1. Lors de la vérification de l’état :

Si le montant des dépenses est supérieur à 5 000, l’approbation est transmise au responsable pour approbation.

Si le montant de la dépense n’est pas supérieur à 5 000, le processus d’approbation se termine avec le statut « Approuvé ».

1. Pour les dépenses supérieures à 5000 qui atteignent le stade d’approbation du gestionnaire :

Si elle est approuvée, la demande passe à l’étape de vérification du budget par l’IA pour procéder à des vérifications de conformité finales.

Si elle est rejetée, le processus d’approbation se termine comme rejetée.

1. L’étape de vérification budgétaire de l’IA réalise la validation finale du budget et de la conformité :

Si l’IA approuve, la demande est transmise au service financier pour examen et traitement.

Si l’IA rejette, le processus d’approbation se termine comme rejeté.

1. Enfin, les professionnels de la finance lors de l’étape de révision financière effectuent leur propre évaluation basée sur les règles comptables, la disponibilité budgétaire et les exigences de traitement des paiements :

Si elle est approuvée, le processus d’approbation se termine avec le statut « Approuvé » et le paiement est déclenché dans le flux.

Si elle est rejetée, le processus d’approbation se termine comme rejetée.

Cela montre comment vous pouvez créer des workflows d’approbation intelligents qui combinent l’efficacité de l’IA et la supervision humaine, en acheminant automatiquement les demandes en fonction de règles métier spécifiques, telles que les montants des dépenses.

Réponse aux approbations

La réponse aux approbations reste cohérente entre les approbations standard et avancées. Les utilisateurs affectés aux approbations peuvent répondre via :

• application d’approbation de Microsoft Teams
• Outlook
• portail Power Automate

Plus d’informations sur les phases IA

Utilisation des approbations IA pour les cas sensibles

Si les autorisations basées sur l’IA peuvent rationaliser de nombreux processus métier, il convient toutefois de faire preuve de prudence lors de leur mise en œuvre pour les autorisations hautement sensibles telles que les transactions financières, les décisions juridiques, les mesures relatives au personnel ou les processus critiques en matière de conformité. Dans ces scénarios, assurez-vous que les stades d’approbation humaine sont atteints dans le flux afin que les humains restent en contrôle ultime des décisions importantes. Consultez ces termes pour plus d’informations : https://www.microsoft.com/en-us/business-applications/legal/legal-landing-page/

Pour plus d’informations sur l’utilisation responsable de l’IA pour les approbations, consultez FAQ sur les approbations IA.

Que se passe-t-il quand la phase IA n’est pas sûre de la décision à prendre

Parfois, la phase IA peut retourner une réponse intitulée « Échec de l’analyse ». Cela se produit généralement lorsque le modèle IA ne peut pas déterminer une décision d’approbation appropriée. Les causes courantes incluent des instructions contradictoires ou hors sujet, ou des informations insuffisantes fournies pour prendre une décision claire.

Voici un exemple où l’IA a retourné une réponse « Échec de l’analyse » en raison d’une entrée conflictuelle.

Dans cet exemple, l’étape IA est chargée d’approuver les dépenses inférieures à 500 $ et de rejeter celles au-dessus de 300 $. Toutefois, les dépenses jointes sont de 400 $, qui se situent dans les deux critères. En conséquence, l’IA ne peut pas déterminer avec certitude si elle doit approuver ou rejeter la demande.

Affichage de la décision de la phase IA et de la logique dans Power Automate

Il existe deux façons de voir la décision et la logique de la phase IA après son exécution :

• Centre d’approbations
• Écran de l'activité du constructeur de prompts

Afficher dans le centre d’approbations

Si vous êtes un approbateur dans une approbation à plusieurs étapes terminée, vous devez voir la décision et la justification des étapes de l'IA dans Power Automate.

1. Connectez-vous à make.powerautomate.com.

2. Dans le sélecteur d’environnement, sélectionnez l’environnement à partir duquel l’approbation a été exécutée.

3. Dans le volet de navigation gauche, cliquez sur Approbations.

4. Sous l’onglet Historique, sélectionnez l’approbation terminée et qui inclut la phase IA.

5. Affichez la décision d’approbation et la logique des étapes d’IA précédentes dans le volet droit qui s’ouvre.

Affichage dans l’écran d’activité du générateur d’invite

1. Connectez-vous à make.powerautomate.com.

2. Dans le sélecteur d’environnement, sélectionnez l’environnement à partir duquel l’approbation a été exécutée.

3. Sans le volet de navigation de gauche, sélectionnez Activité du générateur d’invite. Si vous ne voyez pas cette option, sélectionnez les trois points (...) >Découvrez tout.

4. Sous l’en-tête du moniteur dans l’écran Découvrir, sélectionnez Activité du générateur d’invite. Vous pouvez épingler cet écran à votre navigation pour faciliter l’accès à l’avenir.

Sur cet écran, vous pouvez voir toutes les exécutions de vos prompts IA, y compris les exécutions des étapes IA.

1. Sélectionnez l’élément Temps de traitement dans l’une des lignes pour voir la décision et la justification de cette exécution.

Ici, vous voyez l’entrée, qui est le texte, le document ou l’image donné dans l’instruction, et la sortie, qui contient la décision et la justification de l’étape IA au format JSON.

Comment écrire des instructions dans votre phase IA pour obtenir de meilleurs résultats

Les approbations sont un élément essentiel des processus métier, il est donc essentiel que vos instructions soient clairement rédigées et produisent des résultats fiables de manière constante. Suivez ces bonnes pratiques pour vous assurer que vos étapes d’approbation d’IA fournissent des décisions fiables et cohérentes.

1. Gardez les instructions centrées sur le processus métier : Assurez-vous que vos instructions d’approbation concernent des approbations de processus métier légitimes, telles que les approbations de dépenses, les ordres d’achat, les révisions de contrats et des processus similaires.

2. Utilisez des modèles plus puissants pour des tâches complexes : Parce que des décisions d’approbation précises sont essentielles à votre entreprise, utilisez les modèles d’IA les plus performants disponibles autant que possible. Par exemple, préférez GPT-o3 à GPT-4.1 pour améliorer le raisonnement et la cohérence.

3. Concentrez-vous sur les raisons de rejeter ou d’approuver : Concentrez-vous sur les critères d’approbation ou de refus, et évitez les deux.

Bonne approche : « Rejeter si le montant des dépenses dépasse 500 $ ou si aucun reçu n’est joint »

Approche à éviter: « Approuver si le montant est inférieur à 500 $ mais rejeter s’il est supérieur à 500 $ sauf s’il s’agit de frais de voyage »

1. Référencez-vous spécifiquement à vos entrées : lorsque vous utilisez des entrées, documents ou données téléchargées, référez-les par leur nom et spécifiez précisément où l’IA doit chercher des informations.

Bon : « Vérifiez le dossier 'Budget_Report.pdf' et approuvez si le chiffre d’affaires du troisième trimestre dépasse 100 000 $. »

À éviter : « Vérifie le dossier budgétaire pour les chiffres de recettes. »

1. Soyez précis et concret : évitez les termes subjectifs qui peuvent être interprétés de plusieurs manières.

Bonne approche : « Approuver si la date de livraison se situe dans les cinq jours ouvrables de la date de demande »

À éviter : « Approuver si le délai est raisonnable »

1. Vérifiez la qualité des fichiers : vérifiez que les entrées telles que les images et les documents sont claires, non protégées et lisibles.

2. Testez avec des données réalistes : Pour valider que vos instructions fonctionnent comme prévu, utilisez des exemples représentatifs qui reflètent vos scénarios d’approbation réels.

3. Définissez les cas limite et le comportement de secours : spécifiez ce qui doit se produire lorsque l’IA est face à des informations inconnues, incomplètes ou inattendues.

4. Définissez des seuils clairs et des plages : évitez les limites ambiguës en définissant des points de coupure précis.

Bon : « Approuver si la note de satisfaction est de 4,0 ou plus sur une échelle de 5 points »

Éviter : « Approuver des scores de satisfaction élevés »

1. Utilisez des formats structurés pour des critères complexes : pour les évaluations en plusieurs étapes, décomposez votre logique en étapes numérotées ou arbres de décision.

Rejetez le rapport de frais si L’UNE des conditions suivantes est vraie :

• Le montant du champ « Total » dépasse 500,00 $
• Aucun fichier image de reçu n’est chargé
• La date de dépense est supérieure à 60 jours avant la date d’échéance trouvée dans les instructions relatives aux dépenses
• Le champ de signature du responsable dans le formulaire de frais est vide
• Le champ Employé ID est vide ou ne correspond pas au format XXX-XXXX (trois chiffres, tiret, quatre chiffres)

1. Incluez le contexte organisationnel pertinent : Référez des politiques spécifiques de l’entreprise, des exigences de conformité ou des règles métier que l’IA doit appliquer.

2. Évitez les références sensibles au temps : N’utilisez pas de références de date ou d’heure relatives qui deviennent obsolètes.

Bonne approche : Approuver si la date de soumission se situe dans les 30 jours suivant la date de dépense

Éviter: « Approuver si soumis ce mois-ci »

1. Utilisez une terminologie cohérente : Respectez les mêmes conditions dans vos instructions.

Limitations connues

Les limitations connues sont les suivantes :

• Seuls les contenus de fichiers encodés en base64 dans les entrées de fichiers pour les étapes IA sont pris en charge.
• Si un utilisateur dans un environnement différent d’où une approbation a été envoyée répond à cette approbation, celle-ci peut échouer. Pour éviter l’échec, identifiez l’utilisateur auquel vous souhaitez envoyer l’approbation, accédez au Centre d’administration Power Platform et ajoutez l’utilisateur à cet environnement.
• Vous ne pouvez pas affecter le même approbateur à différentes phases.
• Les pièces jointes ne sont pas actuellement prises en charge.
• La gestion du cycle de vie des applications (ALM) n’est actuellement pas prise en charge pour les approbations avancées, ce qui signifie que si vous importez un flux avec une approbation avancée, vous devez recréer l’approbation à plusieurs étapes dans le flux.
• Le partage n’est actuellement pas pris en charge, ce qui signifie que si vous partagez un flux qui contient le connecteur de révision humaine, le destinataire doit recréer l’approbation en plusieurs étapes dans le flux.