Démarrage rapide : Créer un agent classique et le publier sur Microsoft Teams

Les créateurs avec un plan Teams peuvent utiliser Copilot Studio pour créer des agents classiques pour Microsoft Teams. Ces agents disposent de fonctionnalités intégrées de traitement en langage naturel (NLP) et d’une interface graphique sans code. Avec le plan Teams, vous pouvez créer, créer, tester et publier vos agents sur Teams directement à partir de l’interface Copilot Studio.

Lorsque vous créez un agent classique, envisagez les éléments suivants :

• Les types de questions que quelqu'un pourrait poser
• Les différentes manières de poser une question
• Les réponses attendues
• Si un utilisateur a ou non des questions ou des préoccupations complémentaires

Pour vous aider à commencer à créer des agents de ressources humaines (RH), ce guide de démarrage rapide vous montre comment :

• Cartographiez votre scénario et vos besoins pour qu'ils s'alignent sur ce qu'un agent peut faire.
• Créer un agent dans Copilot Studio
• Créer et améliorer des rubriques qui répondent aux questions courantes de style RH
• Tester, publier et partager l’agent avec votre organisation

Le Bot de support RH est un agent de questions et réponses convivial qui apporte un expert en support professionnel de l’équipe RH, lorsque le personnel RH ne peut pas aider. Un employé peut poser une question à l'agent, et l'agent répond si du contenu est disponible.

Si l’agent n’a pas de réponse, l’employé peut envoyer une requête. La requête est envoyée à une équipe prédéterminée d’experts qui répondent aux notifications de requête.

Scénario

Vous travaillez dans les ressources humaines (RH) chez Contoso et devez créer un agent de support rh dans Microsoft Teams. L’agent répond aux questions rh courantes, telles que les congés des employés, avec des informations pertinentes de la base de connaissances interne de l’entreprise. L’agent contacte les experts RH et leur indique qu’un employé a besoin d’aide pour des situations inhabituelles.

Une fois l’agent publié, les employés de Contoso peuvent accéder aux informations rh dans Teams sans avoir à rechercher dans l’intranet de l’entreprise.

Créer un agent dans une équipe

1. Go vers Copilot Studio. La première fois que vous utilisez Copilot Studio, il peut vous inviter à choisir une équipe Teams pour votre agent. Cela provisionne un environnement Dataverse pour Teams pour l’équipe que vous sélectionnez.

2. Si vous y êtes invité, sélectionnez l'équipe qui gérera l'agent, puis sélectionnez Continuer. Créez une nouvelle équipe si nécessaire.

3. Sélectionnez Créer un agent vide.

4. Entrez un nom pour votre agent, par exemple « Bot de support rh ».

5. Cliquez sur Créer. L’agent est créé et la page Vue d’ensemble s’affiche.

   

6. Remplacez l’icône par défaut par un autre représentant, si vous le souhaitez.

7. Ajoutez des invites suggérées, si vous le souhaitez.

Créer une rubrique sur les congés des employés pour les requêtes courantes sur les congés

Un agent est fourni avec une collection de rubriques qui définit la façon dont il interagit avec les utilisateurs. Créons une rubrique pour répondre aux questions des employés sur les congés.

1. Accédez à la page Rubriques pour votre agent.

2. Sélectionnez Ajouter une rubrique et sélectionnez À partir de zéro.

3. Dans le nœud Déclencheur, sélectionnez Modifier. Le panneau Expressions s’affiche.

4. Utilisez la zone de texte sous Ajouter des expressions pour ajouter des expressions de déclencheur pour cette rubrique. Pour l’exemple, saisissez les phrases suivantes :

   • Besoin d’informations sur les congés
   • J’ai besoin d’aide pour les congés
   • Combien de jours de congés payés ai-je
   • Quelles sont les fêtes nationales
   • J’ai besoin d’un congé prolongé

   Les expressions de déclencheur d’une rubrique définissent les façons dont les utilisateurs posent des questions sur cette rubrique. Ces phrases correspondent à la façon dont nous prévoyons que les employés poseront des questions sur les congés.

   Copilot Studio est fourni avec des fonctionnalités de langage naturel intégrées. Vous devez uniquement définir quelques expressions déclencheuses concernant les congés, et l'agent peut déclencher le sujet avec précision en fonction des informations fournies par l'employé.

5. Fermez le panneau Expressions lorsque vous avez terminé. Le nœud Déclencheur affiche les expressions.

6. Sélectionnez Détails dans la barre d’outils. Le panneau détails de la rubrique s’affiche.

7. Nommez la rubrique « Congé de l’employé » et entrez une description appropriée.

8. Fermez le panneau Détails .

9. Cliquez sur Enregistrer.

Définir la façon dont l’agent interagit

1. Sélectionnez l’icône Ajouter un nœud sous le nœud Déclencheur , puis sélectionnez Envoyer un message. Un nœud message s’affiche.

2. Entrez le texte suivant : « Je peux vous aider à répondre aux questions relatives au congé. »

3. Sélectionnez l’icône Ajouter un nœud sous le nœud Message , puis sélectionnez Poser une question. Un nœud Question s’affiche.

4. Entrez les questions suivantes : « Quelles informations recherchez-vous ? »

5. Sous Options pour l’utilisateur, sélectionnez Nouvelle option, puis entrez « Vacances payantes ».

6. Sélectionnez à nouveau l’option Nouveau , puis entrez « Fêtes nationales ».

   Votre rubrique se ramifie en fonction de l’option choisie par l’utilisateur.

7. Sélectionnez le nom de variable par défaut sous Enregistrer la réponse de l'utilisateur sous pour ouvrir le panneau des propriétés de la variable et remplacez le nom par quelque chose de significatif, par exemple TimeOffType. Les modifications sont reflétées sur le canevas de création.

   

   Vous pouvez ajouter des réponses différentes pour chaque option. Pour les « congés payés », l’agent peut pointer les employés vers un site web RH interne pour rechercher des politiques de congés payés.

8. Ajoutez un nœud Message dans la branche vacances payantes avec ce message pour l’employé : « Pour les congés payés, accédez à www.contoso.com/HR/PaidTimeOff envoyer des demandes de congés. »

9. Sur le chemin des jours fériés nationaux , ajoutez un nœud Message avec le texte suivant :

   National holidays for 2020:
   -   New Year's Day: January 1st
   -   Memorial Day: May 25th
   -   Independence day: July 4th
   -   Labor Day: September 7th
   -   Thanksgiving: November 26th - 27th
   -   Christmas Eve and Christmas Day: December 24th - 25th
   

10. Sélectionnez l'icône Ajouter un nœud sous l'ensemble des branches de condition, pointez sur Gestion des rubriques>, atteindre une autre rubrique, puis sélectionnez Fin de conversation. Mettre fin à la conversation de cette façon permet à votre agent de présenter une enquête de satisfaction client.

11. Cliquez sur Enregistrer.

Tester votre assistant

Copilot Studio inclut un panneau de test intégré que vous pouvez utiliser pour tester l’agent en temps réel.

1. Pour ouvrir le panneau de test, sélectionnez Test dans la barre d’outils.

2. Entrez « J’ai besoin d’informations sur les congés ».

   Même si « J’ai besoin d’informations sur les congés » ne correspond pas exactement aux expressions de déclenchement, votre agent traite l’entrée de l’utilisateur et déclenche le sujet congés des employés.

   Lorsque vous discutez avec l’agent, vous voyez où il se trouve dans la conversation en temps réel en suivant les coches à côté de chaque nœud qui s’exécute.

3. Sélectionnez Congés payés.

   La rubrique bifurque en fonction de la réponse de l’utilisateur. Vous ouvrez le panneau Variables pour surveiller la TimeOffType variable. Cependant, que se passe-t-il si l’utilisateur recherche des informations sur les jours fériés dans sa requête ? L’utilisateur peut se sentir agacé si l’agent leur demande de se répéter. Essayons.

4. En haut du panneau de test, sélectionnez l’icône Démarrer la nouvelle session de test en haut du panneau pour redémarrer la conversation.

5. Entrez « Besoin d’informations sur les fêtes nationales. »

   L’agent contourne sa question sur le type de vacances et fournit directement des informations sur les jours fériés nationaux. Ce comportement se produit parce que Copilot Studio prend en charge, le remplissage proactif des emplacements et peut déterminer que l’utilisateur se renseigne sur les jours fériés nationaux.

   

Améliorer le sujet pour traiter des requêtes complexes en les escaladant aux experts RH.

Une fois les principes de base terminés, ajoutez une option de congé étendu plus complexe à la rubrique.

1. Revenez à votre rubrique de congé d’employé .

2. Sur le nœud Question , ajoutez une option de congé étendu .

   Étant donné que la situation personnelle de chaque employé est différente, les questions sur le congé prolongé nécessitent une discussion avec un expert en RH. Vous pouvez créer l’agent pour mettre en relation des experts RH avec vos employés.

3. Ajoutez un nœud Message qui indique « Le congé étendu nécessite l’approbation de l’expert RH ». Laissez-moi vous mettre en contact avec eux. »

   Dans cet exemple, vous ajoutez un outil pour avertir un expert RH. Cet outil envoie une carte au canal Experts RH dans Teams pour informer les experts qu'un employé a besoin qu'ils le contactent. Vous créez l'outil pour envoyer un message à un canal Teams et ensuite vous l'appelez avec les paramètres appropriés.

4. Ajoutez un nœud Question demandant une description du problème : « Comment décrire le problème ? »

5. Sous Identifier, sélectionnez Réponse complète de l’utilisateur.

6. Remplacez le nom par défaut de la variable qui contient la réponse par « Description ».

7. Sélectionnez l’icône Ajouter un nœud sous le nœud Question , pointez sur Ajouter un outil, puis sélectionnez Créer un flux. Power Automate s’ouvre.

8. Dans Power Automate, ajoutez l’étape Teams suivante : Poster un message dans une conversation ou un canal. Un nouveau flux, basé sur un modèle, s’ouvre.

   1. Si Power Automate vous invite à authentifier la connexion à Teams, sélectionnez Sign in sous Ce flux se connecte à.

   2. Sélectionnez le premier nœud du flux, When Copilot Studio appelle un flux, pour ajouter les entrées que votre agent doit passer à ce flux : autrement dit, un titre pour le message et la question à publier sur le canal.

      1. Sélectionnez Ajouter une entrée, sélectionnez Texte, remplacez le nom d’entrée par défaut « Text » par « Subject », puis laissez l’autre champ vide.

      2. Sélectionnez à nouveau Ajouter une entrée , sélectionnez Texte, remplacez le nom d’entrée par défaut par « Question », puis laissez l’autre champ vide.

   3. Sélectionnez le nœud Publier un message dans une conversation ou un canal, puis renseignez les paramètres de l’étape Teams.

      1. Pour Publier en tant que, sélectionnez Utilisateur.

      2. Pour Publier, sélectionnez Canal.

      3. Pour Team et Channel, sélectionnez ou entrez l’équipe et le canal dans lesquels vous souhaitez publier des messages aux experts RH.

      4. Pour Message, insérez le paramètre d’entrée Question .

      5. Sous Paramètres avancés, sélectionnez Objet, puis insérez le paramètre d’entrée Subject .

   4. Remplacez le nom du modèle par défaut par un nom représentatif pour votre flux( par exemple, « Publier une question RH à un expert » et enregistrez-le.

      

9. Revenez à Copilot Studio, enregistrez votre rubrique et rechargez la page pour actualiser la liste des flux disponibles.

10. Sélectionnez à nouveau l’icône Ajouter un nœud sous le nœud Question , pointez sur Ajouter un outil, puis sélectionnez votre nouveau flux.

    1. Pour le paramètre Subject , entrez « Question de congé étendu ».

    2. Pour Message, sélectionnez la variable Description , qui est collectée pendant la conversation avec l’employé.

       Tip

       Votre agent Copilot Studio est directement intégré à Teams. Il sait avec quel employé il discute. Cette fonctionnalité vous permet de créer des réponses d’agent personnelles et personnalisées.

       Pour utiliser le nom de la personne qui discute avec l’agent, il existe une variable prédéfinie nommée bot.UserDisplayName que vous pouvez utiliser comme n’importe quelle autre variable.

    Vous pouvez informer l’employé que sa demande est envoyée aux experts.

11. Ajoutez un nœud de message avec le message « Nous avons averti l’expert. Ils prendront contact sous peu.

12. Enregistrez le sujet.

Vous pouvez ajouter d’autres rubriques afin que le bot de support RH puisse répondre à davantage de questions posées par les employés Contoso.

Publier votre agent et le rendre disponible pour d’autres employés

1. Cliquez sur Publier en haut de la page.

   Tip

   Si vous êtes déjà dans une conversation avec l’agent, vous pouvez taper « recommencer » après avoir publié vos modifications. Cette commande redémarre la conversation avec la dernière version de l’agent.

   Pour rendre l’agent disponible pour les employés, procédez comme suit.

2. Accédez à la page Canaux.

3. Sélectionnez le canal Microsoft 365 et Microsoft Teams.

   1. Sélectionnez Ajouter un canal.

   2. Vous pouvez éventuellement personnaliser l’apparence de l’agent.

   3. Partagez votre agent avec votre équipe.

      L’affichage de l’agent dans la section Built with Power Platform du magasin d’applications Teams est une solution de contournement pour la tester, car l’approbation de l’administrateur n’est pas requise et évite tout courrier indésirable à l’administrateur.

4. Lorsque vous êtes entièrement satisfait, partagez l’agent avec votre organisation. Cette étape nécessite l’approbation de l’administrateur.

Rechercher votre agent dans le magasin d’applications Teams

Un employé nommé Melissa peut trouver l’agent que vous avez créé dans le magasin d’applications Teams.

Selon la façon dont vous avez partagé votre agent, Melissa peut le trouver dans la section Copilot extensions ou dans la section Built pour votre organisation de l’App Store Teams. Pour qu’un agent apparaisse dans la section Built pour votre organisation , un administrateur doit d’abord l’approuver.

Melissa sélectionne l’application agent et sélectionne Ajouter pour moi. L’agent apparaît dans la barre d’application Teams.

Le Salutation rubrique accueille automatiquement Melissa.

Melissa a besoin de congés en juillet et août pour des raisons personnelles et entre « besoin d’informations sur les congés ». Melissa sélectionne les vacances payantes et un site web apparaît où elle peut en savoir plus sur les congés payés.

L’agent collecte ensuite les données de satisfaction des clients et termine la conversation.

Melissa examine le site rh pour les congés payés et comprend qu’elle a besoin d’un congé prolongé. Melissa revient à l’agent et tape « J’ai besoin d’un congé prolongé ».

L’agent informe Melissa qu’un expert rh est nécessaire pour la demande de congé prolongée et demande à Melissa une description de la question.

L’agent avertit un expert, qui communique ensuite avec Melissa.

Dans la chaîne de l’équipe d’experts RH, vous pouvez voir que l’agent a exécuté le flux et publié la demande de Melissa sur la chaîne.